Archivdienstleistung Politisches Archiv

Auswärtiges Amt

Abschluss eines Vertrags zur Erbringung von vor- und nachbereitenden Archivdienstleistungen in den Räumen des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts inkl. Qualitätssicherungsmaßnahmen zu Digitalisaten, die im Rahmen des Projekts „Digitalisierung des Politischen Archivs“ erstellt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-09-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-08-30.

Wer?

• Auswärtiges Amt

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven › Dienstleistungen von Archiven

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-08-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-08-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Archiven
Menge oder Umfang:

Das Politische Archiv des Auswärtigen Amts verwahrt die Akten zur deutschen Außenpolitik seit 1867 sowie die völkerrechtlichen Verträge der Bundesrepublik Deutschland und ihrer Rechtsvorgänger. Im Rahmen des Projektes „Digitalisierung des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts“ sollen bis zum 31.12.2018 – auf mehrere Lose verteilt- verschiedene Archivalientypen digitalisiert werden.Die Digitalisierung umfasst folgenende Archivalientypen:1. gebundene oder gelumbeckte Akten, ca. 34 500 Bände und 527 Amtsbücher.2. fadengeheftete Akten, ca. 18 000 Bände.3. lose Akten, ca. 51 000 Bände.4. ca. 44 000 Mikrofiches und ca. 320 Rollfilmen.Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind vor- und nachbereitende Tätigkeiten zur Durchführung der Digitalisierungsmaßnahme sowie Qualitätssicherungsaufgaben. Eine Herausforderung und wichtiges Ziel ist es, die Archivalien zunächst in ausreichender Menge und in Absprache mit dem Digitalisierungsdienstleister form- und fristgerecht für die Übergabe vorzubereiten. Nach der Digitalisierung müssen die übergebenen Archivalien unversehrt, vollständig und zweifelsfrei korrekt zugeordnet in die Aktenbestände zurückgeführt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Archiven 📦

Verfahren
Verfahrensart: Beschleunigtes Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Auswärtiges Amt
Postanschrift: Werderscher Markt 1
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.auswaertiges-amt.de 🌏
E-Mail: 118-0@auswaertiges-amt.de 📧
Telefon: +49 301817-3159 📞
Fax: +49 301817-3433 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-08-30 📅
Einreichungsfrist: 2016-09-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-09-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 170-306606
ABl. S-Ausgabe: 170

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Menge oder Umfang:

Die Digitalisierung umfasst folgenende Archivalientypen:

1. gebundene oder gelumbeckte Akten, ca. 34 500 Bände und 527 Amtsbücher.

2. fadengeheftete Akten, ca. 18 000 Bände.

3. lose Akten, ca. 51 000 Bände.

4. ca. 44 000 Mikrofiches und ca. 320 Rollfilmen.

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind vor- und nachbereitende Tätigkeiten zur Durchführung der Digitalisierungsmaßnahme sowie Qualitätssicherungsaufgaben. Eine Herausforderung und wichtiges Ziel ist es, die Archivalien zunächst in ausreichender Menge und in Absprache mit dem Digitalisierungsdienstleister form- und fristgerecht für die Übergabe vorzubereiten. Nach der Digitalisierung müssen die übergebenen Archivalien unversehrt, vollständig und zweifelsfrei korrekt zugeordnet in die Aktenbestände zurückgeführt werden.

Referenznummer: VV-118-2016-0045
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Auswärtiges Amt, Referat 117, Werderscher Markt 1, 10117 Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Mindeststandards:

Ausschlussgründe gemäß EEE.

Angabe mindetsens eines Referenzprojekts, dass mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar ist.

Alle mit Projektaufgaben betrauten Mitarbeiter/innen müssen über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (vergleichbar mit Stufe „Kompetente Sprachanwendung“ C2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens) verfügen.

Der/Die Projektleiter/in verfügt über einen Studium- bzw. Ausbildungsabschluss als Diplom-Archivar/in, Archiv B.A. oder vergleichbar.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es gilt deutsches Recht. AGB des AA in der bei Bekanntmachung geltenden Fassung. AGB des Auftragnehmers sind ausgeschlossen. Vertragsordnung für Leistungen in der aktuellen Fassung (VOL/B).

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bewerber- und Bietergemeinschaften sind zugelassen. Bewerbergemeinschaften und damit auch Bietergemeinschaften für das anschließende Verhandlungsverfahren sind nur zulässig, sofern bereits im Teilnahmeantrag alle Mitglieder der Gemeinschaft und ein bevollmächtigter Vertreter (Federführer) benannt werden und die Zusammensetzung der Teilnehmer im Teilnahmewettbewerb und im Verhandlungsverfahren unverändert bleibt. Der Teilnahmeantrag ist vom Federführer zu unterschreiben. Hierfür ist der Bewerbung eine entsprechende schriftliche Vollmacht – von allen Mitgliedern der Bewerber unterschrieben – beizulegen. Im Teilnahmeantrag ist zu erklären, dass der Federführer als bevollmächtigter Vertreter die anderen Mitglieder ohne Einschränkungen gegenüber dem Auftraggeber vertritt und insbesondere berechtigt ist, mit Wirkung für jedes Mitglied ohne Einschränkungen Zahlungen anzunehmen. Dazu ist Anlage 12 „Bietergemeinschaft“ zu benutzen.

Jedes Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch.

Sonstige besondere Bedingungen:

Im Falle einer Auftragserteilung sind innerhalb von sieben Tagen die Mitarbeiter für die Sicherheitsüberprüfung (SÜ1) namentlich zu benennen, welche mit Projektaufgaben betraut werden.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens:

Ein früheres Vergabeverfahren blieb ohne Teilnahmeantrag. Daher muss das Vergabverfahren wiederholt werden. Aufgrund der Verbindung zur Digitalisierungsleistung ist eine Fristverkürzung zwingend erforderlich.

Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:

Schritt 1: Formale Prüfung

Im Rahmen der formalen Prüfung werden folgende Punkte geprüft:

— Rechtzeitigkeit des Eingangs des Teilnahmeantrages;

— Signatur der entsprechenden Dokumente im Original mit Firmenstempel;

— unzulässige Änderungen der Unterlagen;

— Vollständigkeit der Unterlagen;

— unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Absprachen;

— Teilnahmeanträge, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind.

Sind die eingereichten Unterlagen nicht vollständig, behält sich die Vergabestelle vor, diese mit entsprechender Frist nachzufordern. Sollten diese Unterlagen auch dann nicht vollständig eingereicht werden, führt dies, wie auch bei allen anderen oben aufgelisteten Punkten, zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

Schritt 2: Prüfung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber

In dieser Stufe wird die grundsätzliche Eignung der Bewerber festgestellt. Die Eignung umfasst Fachkunde, Leistungsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit.

Fachkundig ist ein Bewerber, wenn er die für die fach- und fristgerechte Ausführung der zu vergebenden Leistung erforderlichen Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten besitzt.

Leistungsfähig ist ein Bewerber, der nachweist, dass er über das erforderliche Personal verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht auszuführen.

Die Zuverlässigkeit eines Bewerbers ist gegeben, wenn er aufgrund der Erfüllung früherer Verträge eine einwandfreie Ausführung erwarten lässt. Die Gesetzestreue setzt voraus, dass der Bewerber seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt.

Schritt 3: Bewertung der Referenzen der geeigneten Bewerber für das Ranking

Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden geeigneten Bewerber erfolgt anhand einer Bewertung der von den Bewerbern zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde eingereichten Unternehmensreferenzen.

Die Bewertung einer Unternehmensreferenz erfolgt auf Grundlage der Vergleichbarkeit, insbesondere dem Deckungsgrad, zwischen den vom Bewerber nachgewiesenen erbrachten Leistungen mit den innerhalb des jeweiligen Arbeitspaketes/Teilaspektes des Auftrags geforderten Anforderungen bzw. Leistungen.

In einem ersten Schritt werden die einzelnen Kriterien/Anforderungen mit 0, 1, 3 oder 5 Punkten bewertet. Die Punktevergabe erfolgt nach den im Kriterienkatalog für diesen Teilnahmewettbewerb definierten Abstufungen pro Bewertungskriterium (siehe Anlage 11).

In einem zweiten Schritt werden für jedes Bewertungskriterium die erzielten Punkte mit der vorgegebenen Gewichtung multipliziert und ergeben so eine Ergebnispunktezahl. Die Ergebnispunktezahlen aller Bewertungskriterien werden zum Gesamtergebnis addiert.

Anhand der Gesamtergebnisse wird eine Rangfolge der Bewerber erstellt. Bei gleichem Gesamtergebnis entscheidet das Los über den höheren Rangplatz. Zur einfacheren Orientierung ist das Tabellenfeld mit dem Gesamtergebnis in der Anlage 11 dunkelgrau hinterlegt.

Die Vergabestelle wird die drei erstplatzierten Teilnehmer zur Abgabe eines Angebots auffordern.

Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche formalen Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen er¬füllen. Die fehlende Fachkunde und/oder fehlende Leistungsfähigkeit und/oder mangelnde Zuverlässigkeit/Gesetzestreue des Bewerbers führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften

— genügt hinsichtlich der Fachkunde, dass diese mindestens bei einem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorliegt;

— kommt es hinsichtlich der Leistungsfähigkeit auf die insgesamt zur Verfügung stehende Kapazität an;

— führt fehlende Zuverlässigkeit und/oder mangelnde Gesetzestreue und/oder mangelnde Loyalität des Bewerbers sowie ein Versagen des Einverständnisses zur Sicherheitsprüfung von für das Auswärtige Amt vorübergehend tätigen Personen bereits eines einzigen Mitglieds zum Ausschluss des Bewerbers.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-09-22 📅
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-11-30 📅
Öffnungsort: Entfällt.
Ort des Eröffnungstermins: Entfällt.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat 118 (Vergabestelle)
Fr. Petersohn-Barnhusen
Internetadresse: www.auswaertiges-amt.de 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe-online.de 🌏
URL der Dokumente: www.auswaertiges-amt.de/ausschreibungen 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-11-14 📅
Datum des Endes: 2018-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VV-118-2016-0045

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499-163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Auswärtigen Amt. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen beim Auswärtigem Amt zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder den weiteren im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auswärtigen Amt geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auswärtigen Amt geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt das Auswärtige Amt dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Auswärtige Amt geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Auswärtige Amt.

Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2016/S 170-306606 (2016-08-30)

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