AsylbLG

Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe

Als eine der wenigen Städte bundesweit verfügt die Landeshauptstadt München über kein zeitgemäßes IT-Verfahren für die Sachbearbeitung im Asylbewerber—leistungsgesetz (AsylbLG).
Für die Sachbearbeitung steht lediglich das 1995 als Interimslösung eingeführte Fachverfahren „AsylFM“ zur Verfügung. Mit diesem Verfahren können weder Fälle in Wohnungen,
städtischen Notunterkünften oder Einrichtungen bzw. mit Einkommen bearbeitet werden noch das gesetzlich vorgeschriebene Sozialhilfeab—gleichsverfahren mit dem Rententräger
bzw. die ebenfalls gesetzlich vorgeschriebene Asylbewerber—leistungsstatistik für das Bayerische Landesamt für Statistik durchgeführt werden. Nicht zuletzt angesichts der
dramatisch steigenden Fallzahlen ist die Einführung eines zeitgemäßen IT-Verfahrens nötig.
Aktuell steht der Sachbearbeitung eine Software für die Fallverwaltung, genannt „AsylFM“, zur Verfügung, sowie eine Reihe von Calc-Makros für die Leistungsberech—nung und Verbescheidung.
Es handelt sich um ein Programm ei—ner exter—nen Firma, das 1995 ursprünglich als Interimslösung mit stark eingeschränk—tem Funktions—umfang für die LHM erstellt wurde.
Der Funktionsumfang ist nicht adäquat und technisch ist die Software nicht für einen dauerhaft stabilen Mehr-Standorte- und Mehrbenutzerbetrieb geeignet.
Zudem ist die Anwendung ab—hängig von einem Windows-Betriebssystem. Daher kommt diese Software sowohl hinsichtlich fachlicher als auch technischer
Leis—tungsfähigkeit an ihre Grenzen, so dass der Fachbereich mittelfristig keine ad—äquate IT-Un—terstützung hat, um bei steigenden Mengen an Fällen und Anwendern die
Anforderun—gen des Tagesgeschäftes zu bewältigen.
Da sich die Fallzahlen im Sommer 2015 nochmal stark erhöht haben, ist die Einführung einer adäquaten IT-Unterstützung zeitlich dringlich.
Gegenstand der Ausschreibung ist
1. Lieferung und Installation einer Standardsoftware für die Sachbearbeitung des Bereichs AsylbLG.
2. Realisieren der ggf. nötigen Anpassungen der Standardsoftware an die Anforderungen der LHM.
3. Unterstützung bei der Konfiguration und der Inbetriebnahme des Fachverfahrens: Beratungsleistungen bei Workshops im Vorfeld,
sowie persönlich in Form von Ansprechpartnern für das Anforderungsmanagement und die Fachverfahrensbetreuung und bei Tests,
4. Durchführung von Schulungen für ca. 300 Nutzer, Betreuer und Administratoren des neuen Fachverfahrens.
5. Die Migration der Falldaten aus dem Fallverwaltungssystem in das Fachverfahren.
6. Service, Anpassungen an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen und Wartung des Fachverfahrens über 5 Jahre, mit optionaler Vertragsverlängerung um weitere 5 Jahre.
7. Dienstleistungskontingent über Stundensätze von ggf. später – außerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen – notwendig werdenden Anpassungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-03-03 Auftragsbekanntmachung
2016-06-23 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2016-03-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Menge oder Umfang: 1 329 200
Gesamtwert des Auftrags: 1 329 200 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Postanschrift: Marienplatz 8
Postleitzahl: 80331
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.muenchen.de 🌏
E-Mail: itm.vergabe@muenchen.de 📧
Fax: +49 89-233-784990 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-03 📅
Einreichungsfrist: 2016-04-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 047-077917
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen
Zusätzliche Unterlagen: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument, Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und die weiteren Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw. — ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rückfragen: Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten. — ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Bieterfragen: Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 06.04.2016 17:00 Uhr an folgende EMail Adresse gesendet werden: itm.vergabe@muenchen.de Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. — ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Unterstützung des Auftraggebers Die Landeshauptstadt München wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie insbesondere bei der Bewertung der Angebote von einem Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieses Beratungsunternehmens zugänglich gemacht. Diese unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu den Inhalten der Angebote der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert. Der Auftraggeber trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Der externe Dienstleister schlägt insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen des Auftraggebers orientierter Weise vor und überprüft die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz, Transparenz, Produktneutralität etc.). Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden. — --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Abweichung vom Grundsatz der Losbildung Die Landeshauptstadt München ist sich des Umstandes bewusst, dass sie als öffentlicher Auftraggeber nach § 2 EG Abs. 2 Satz 2 VOL/A den Beschaffungsgegentand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder Fachgebiete abzielt. Insofern ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und auch Fachlosen selbständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden sind. Eine Abweichung vom Grundsatz der Losbildung ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Es wurde überprüft, ob die Bildung von Losen zu einem unverhältnismäßig hohen finanziellen Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Aufträgen und Störungen führen würde. Von der Bildung von Fachlosen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen. Eine Losaufteilung käme hier grundsätzlich in Betracht hinsichtlich der Leistungen Softwareüberlassung (1), Customizing (2), Softwarepflege (3) sowie Schulungen (4). Die Leistungen (2) und (3) sind jedoch unmittelbar an das mittels Softwareüberlassung zu beschaffende Standardsoftwareprodukt geknüpft. Hier können aus technischen Gründen Customizing- und Pflegeleistungen nur von demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, welches auch das Standardsoftwareprodukt selbst entwickelt hat. Weiterhin ist damit zu rechnen, dass Standardsoftwareprodukte angeboten werden, deren Source Code nicht frei zugänglich ist. Hier bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionen seitens des Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte unmöglich machen. Hinsichtlich der Schulungsleistungen (4) ist von ähnlichen Restriktionen auszugehen. Ergebnis: Eine Aufteilung in Fach- oder Teillose ist wie oben beschrieben nicht möglich. Eine Einzelfallabwägung, ob in Losen vergeben werden kann, eröffnet sich demnach nicht. Das zu beschaffende Fachverfahren AsylbLG kann, wie oben ausgeführt, nur als Gesamtvergabe beschafft werden. — --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Als eine der wenigen Städte bundesweit verfügt die Landeshauptstadt München über kein zeitgemäßes IT-Verfahren für die Sachbearbeitung im Asylbewerber—leistungsgesetz (AsylbLG).
Für die Sachbearbeitung steht lediglich das 1995 als Interimslösung eingeführte Fachverfahren „AsylFM“ zur Verfügung. Mit diesem Verfahren können weder Fälle in Wohnungen,
städtischen Notunterkünften oder Einrichtungen bzw. mit Einkommen bearbeitet werden noch das gesetzlich vorgeschriebene Sozialhilfeab—gleichsverfahren mit dem Rententräger
bzw. die ebenfalls gesetzlich vorgeschriebene Asylbewerber—leistungsstatistik für das Bayerische Landesamt für Statistik durchgeführt werden. Nicht zuletzt angesichts der
dramatisch steigenden Fallzahlen ist die Einführung eines zeitgemäßen IT-Verfahrens nötig.
Aktuell steht der Sachbearbeitung eine Software für die Fallverwaltung, genannt „AsylFM“, zur Verfügung, sowie eine Reihe von Calc-Makros für die Leistungsberech—nung und Verbescheidung.
Es handelt sich um ein Programm ei—ner exter—nen Firma, das 1995 ursprünglich als Interimslösung mit stark eingeschränk—tem Funktions—umfang für die LHM erstellt wurde.
Der Funktionsumfang ist nicht adäquat und technisch ist die Software nicht für einen dauerhaft stabilen Mehr-Standorte- und Mehrbenutzerbetrieb geeignet.
Zudem ist die Anwendung ab—hängig von einem Windows-Betriebssystem. Daher kommt diese Software sowohl hinsichtlich fachlicher als auch technischer
Leis—tungsfähigkeit an ihre Grenzen, so dass der Fachbereich mittelfristig keine ad—äquate IT-Un—terstützung hat, um bei steigenden Mengen an Fällen und Anwendern die
Anforderun—gen des Tagesgeschäftes zu bewältigen.
Da sich die Fallzahlen im Sommer 2015 nochmal stark erhöht haben, ist die Einführung einer adäquaten IT-Unterstützung zeitlich dringlich.
Gegenstand der Ausschreibung ist
1. Lieferung und Installation einer Standardsoftware für die Sachbearbeitung des Bereichs AsylbLG.
2. Realisieren der ggf. nötigen Anpassungen der Standardsoftware an die Anforderungen der LHM.
3. Unterstützung bei der Konfiguration und der Inbetriebnahme des Fachverfahrens: Beratungsleistungen bei Workshops im Vorfeld,
sowie persönlich in Form von Ansprechpartnern für das Anforderungsmanagement und die Fachverfahrensbetreuung und bei Tests,
4. Durchführung von Schulungen für ca. 300 Nutzer, Betreuer und Administratoren des neuen Fachverfahrens.
5. Die Migration der Falldaten aus dem Fallverwaltungssystem in das Fachverfahren.
6. Service, Anpassungen an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen und Wartung des Fachverfahrens über 5 Jahre, mit optionaler Vertragsverlängerung um weitere 5 Jahre.
7. Dienstleistungskontingent über Stundensätze von ggf. später – außerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen – notwendig werdenden Anpassungen.
Beschreibung der Optionen:
— Option auf einmalige Verlängerung um 5 Jahre
— Aufstockung der Nutzerlizenzen (vgl. Leistungsbeschreibung und Bewerbungsbedingungen)
— Dienstleistungskontingent über Stundensätze von ggf. später – außerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen – notwendig werdenden Anpassungen. (vgl. Leistungsbeschreibung und Bewerbungsbedingungen)
— sowie weitere Leistungen vgl. Leistungsbeschreibung und Bewerbungsbedingungen (z.B. weitere Schulungen etc.).
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 60 Monate
Dauer: 60 Monate
Referenznummer: ITM-2016-AsylbLG-RNB
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadtgebiet der Landeshauptstadt München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
HINWEIS:
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument,
Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den Dokumenten für die
Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.
Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf
die genannten Dokumente.
Die Bewerbungsbedingungen und die weiteren Dokumente enthalten darüber hinaus unter
anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen
Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte,
Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.
A.1.1 Dokumente
Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Dokumente (z.Bsp. Arbeitspapiere,
Monatsberichte) in deutscher Sprache verfasst und der LHM in digitaler
Form (als *.pdf und OpenOffice-Formate ab Version 3.x) zur Verfügung
gestellt werden.
(Ausschlusskriterium „Ja“/„Nein“)
A.1.2 Deutsche Sprache
Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter die
deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im
Projekt anwenden werden.
Eigenerklärungen – Vordrucke zur Erstellung des Angebots
Die in der folgenden, abschließenden Auflistung (vgl. Abschnitt 4 der Bewerbungsbedingungen) genannten Eigenerklärungen sind dem
Angebot beizufügen.
Dabei ist dem jeweiligen Vordruck zu entnehmen, wer die Erklärung auszufüllen hat (Bieter, Nachunternehmer,
einzelnes Mitglied der Bietergemeinschaft).
Die Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten und mit Datum, ggf. Firmenstempel und Unterschrift
versehen werden. Falls erforderlich, können die Angaben auf gesonderten Blättern unter zwingender Einhaltung
des Schemas des jeweiligen Vordrucks gemacht werden. Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Angebots
oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen.
Eigenerklärungen können auch ohne Originalunterschrift (z. B. aufgrund der Übermittlung per Fax von einem
Nachunternehmer an den Generalunternehmer) eingereicht werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch
vor, die Originale unter Fristsetzung nachzufordern. Sollten diese dann nicht innerhalb der Frist nachgereicht
werden, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Angebots.
Liste der Nachweise gem. § 9 EG Abs. 4 VOL/A:
— Erklärung zur Bieterkonstellation
— Bevollmächtigung der Bietergemeinschaft
— Übersicht aller Nachunternehmer
— Erklärung über die Bereitstellung von Ressourcen
— Zuverlässigkeit / Sozialversicherung
— Berufshaftpflichtversicherung
— Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit
— Datenschutzrechtliche Einwilligung
— Scientology-Schutzerklärung
— geforderte Daten für das Auskunftsersuchen gem. §19 Abs. 4 MiloG
— Erklärung „Verbindliches Angebot“ inkl. Preispositionen
— ggf. geforderte bzw. gewünschte Zertifikate je Eignungs- und Leistungskriterium
HINWEIS
Die Eigenerklärung 4.5 – Berufshaftpflichtversicherung enthält einen Mindeststandard:
Der Auftraggeber fordert eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare
Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU mit folgenden Mindestdeckungssummen (Mindeststandard je
Schadensfall(Mindeststandard):
Personenschäden mindestens 1 000 000 EUR
Sachschäden mindestens 1 000 000 EUR
Vermögensschäden mindestens 1 000 000 EUR
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
HINWEIS:
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument,
Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den Dokumenten für die
Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.
Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf
die genannten Dokumente.
Die Bewerbungsbedingungen und die weiteren Dokumente enthalten darüber hinaus unter
anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen
Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte,
Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.
A.2.2 Gesamtjahresumsatz
Bitte bestätigen Sie, dass der Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens in
jedem einzelnen der letzten 3 Geschäftsjahre mindestens 3,5 Mio. Euro
netto (Mindeststandard) betragen hat.
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von
Nachunternehmern werden die Umsatzzahlen addiert, sind jedoch getrennt
nach den beteiligten Firmen aufzuführen.
Geben Sie neben der Bestätigung („Ja“/„Nein“) auch die
Nettoumsatzzahlen Ihres und aller beteiligten Unternehmen für die
Geschäftsjahre 2013, 2014 und 2015 an.
(Ausschlusskriterium „Ja“/„Nein“ und Angaben von Nettoumsatzzahlen)
A.2.3 Jahresumsatz bezogen auf die angebotene Softwarelösung
Bitte bestätigen Sie, dass der Jahresumsatz Ihres Unternehmens bezogen
auf die angebotene Softwarelösung in jedem einzelnen der letzten 3
Geschäftsjahre mindestens 600.000 Euro netto (Mindeststandard)
betragen hat.
A.2.4 Personal für Softwareentwicklung
Bitte bestätigen Sie, dass Sie die Zahl der fest angestellten Entwicklerinnen
und Entwickler für die angebotene Softwarelösung in jedem der letzten
zwei Geschäftsjahre (2014/2015) mindestens 4 Personen (Mindeststandard) umfasst.
Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert, sind
jedoch getrennt nach den beteiligten Firmen aufzuführen.
(Ausschlusskriterium „Ja“/„nein“ und Angaben der Anzahl an
Entwicklerinnen und Entwickler)
B.2.5 Software-Engineering Kompetenz (100 GP)
Beschreiben Sie hier bitte den Softwareentwicklung-Prozess. Nehmen Sie
hierbei Bezug auf die folgenden Themenfelder: Qualitätssicherung (QS),
Test- und Defectmanagement, Versions- und Releasemanagement, Changemanagement
und auf die verwendeten Technologien/Tools und Frameworks.
Hinweis: die Darstellung sollte pro Themenfeld auf 0,5 Seiten erfolgen und
max. 3 Seiten umfassen (Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5).
Erfüllungsgrad:
Für eine schlüssige Beschreibung des Softwareentwicklungsprozesses
— Vorgehensmodell (1 Punkt)
— Qualitätssicherung (QS) (1 Punkt)
— Test- und Defectmanagement (1 Punkt)
— Versions- und Releasemanagement (1 Punkt)
— Changemanagement (1 Punkt)
Für die eingesetzten Technologien/Tools
— Sourcecodeverwaltung (1 Punkt)
— Issue Tracking (1 Punkt)
— CI-System (1 Punkt)
— Buildsystem (1 Punkt)
— Testframeworks (1 Punkt).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
HINWEIS:
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument,
Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den Dokumenten für die
Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.
Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf
die genannten Dokumente.
Die Bewerbungsbedingungen und die weiteren Dokumente enthalten darüber hinaus unter
anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen
Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte,
Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.
B.3.1 Referenzprojekte (420 GP)
Stellen Sie drei IT-Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand
„Einführung und Pflege einer Standardsoftware zur Sachbearbeitung im
Asylbewerberleistungsgesetz“ dar.
Hierbei sollen Projekte bei öffentlichen Auftraggebern dargestellt werden.
Entsprechend dem vorliegenden Auftragsgegenstand werden
Informationen zum Einführungsprojekt im Vorfeld des Produktivbetriebs
und zum nachfolgenden Systemservice während des Produktivbetriebs der
Software abgefragt.
Die Referenzen sollen nicht älter als 10 Jahre ausgehend vom
Projektabschluss des Einführungsprojekts sein. Geben Sie dazu die im
Abschnitt 2.3.3 der Bewerbungsbedingungen aufgelisteten Angaben an.
Bitte orientieren Sie sich an dieser Auflistung. Es müssen sich alle
genannten Punkte möglichst in der vorgegebenen Reihenfolge
wiederfinden.
Hinweis: die Darstellung sollte insgesamt max. 6 DIN A4 Seiten umfassen
(max. 2 Seiten DIN A4 pro Referenz), Schriftgrad Arial 11 Pkt.,
Zeilenabstand 1,5.
Sofern Sie die maximale Seitenzahl überschreiten, werden nur die Seiten 1
— 2 pro Referenz bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Gleiches gilt,
wenn in der Referenz auf Anlagen verwiesen wird oder der Referenz
Anlagen beigefügt sind und in Summe die maximale Seitenzahl
überschritten wird.
Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum
Ausschluss des Antrages führen. Es wird der Ansprechpartner des
Referenzkunden verlangt. Die Benennung des auftragnehmerseitigen
Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) genügt nicht. Die LHM
behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu
prüfen.
Jedes, jedoch maximal die ersten drei von Ihnen benannten Referenzen, in
der von ihnen eingereichten Reihenfolge, fließt maximal zu einem Drittel
der hier erreichbaren Gewichtungspunkte ein.
Erfüllungsgrad:
Es wird die Relevanz des Referenzprojekts hinsichtlich wesentlicher Aspekte des vorliegenden Auftragsgegenstand
bewertet:
Sollte das von Ihnen benannte Referenzprojekt älter als 10 Jahre ausgehend vom Projektabschluss des Einführungsprojekts
sein, wird dieses Referenzprojekt automatisch mit 0 Eignungspunkten bewertet. Auch wenn
es ansonsten alle bzw. die anderen Erwartungen an den Erfüllungsgrad erfüllt.
B 3.1.3 Branche des Kunden:
0 Punkte für sonstige Branchen
0,5 Punkte für öffentlicher Auftraggeber
B 3.1.4 Projektbeginn:
0,0 Punkte für > 10 Jahre
0,5 Punkte für 6 – 10 Jahre
0,75 Punkte für 3 – 5 Jahre
1 Punkt für < 3 Jahre
B 3.1.5 Projektinhalte
B 3.1.5.a Projektinhalte Einführungsprojekt
Relevanz des eingesetzten Softwaresystems für den Auftragsgegenstand:
0 Punkte für Relevanz des eingesetzten Softwaresystems für den Auftragsgegenstand fachlich/technisch
nicht nachvollziehbar
0,75 Punkte für Relevanz des eingesetzten Softwaresystems für den Auftragsgegenstand
fachlich/technisch teilweise gegeben
1,5 Punkte für Relevanz des eingesetzten Softwaresystems für den Auftragsgegenstand
fachlich/technisch in vollem Maße gegeben
Leistungsumfang des Einführungsprojekts (im Sinne der durch den Anbieter verantworteten Arbeitspakete)
0 Punkte für Relevanz des Leistungsumfangs für den Auftragsgegenstand nicht nachvollziehbar
0,5 Punkte für Relevanz des Leistungsumfangs für den Auftragsgegenstand teilweise gegeben
1 Punkt für Relevanz des Leistungsumfangs für den Auftragsgegenstand in vollem Maße gegeben
Anzahl der eingesetzten Schnittstellen in der Software:
0 Punkte für < 3 Schnittstellen
0,5 Punkte für 3 – 5 Schnittstellen
1 Punkt für >= 6 Schnittstellen
Umfang der Schulungen:
0 Punkte für < 50 Schulungsteilnehmer
0,25 Punkte für 50 – 149 Schulungsteilnehmer
0,75 Punkte für 150 – 300 Schulungsteilnehmer
1 Punkt für > 300 Schulungsteilnehmer
B. 3.1.5.b Projektinhalte Systemservice in der Betriebsphase
Leistungsumfang des Systemservice in der Betriebsphase
(im Sinne der durch den Anbieter verantworteten Serviceleistungen)
0 Punkte für Entspricht dem vorliegenden Auftragsgegenstand nur mit deutlichen Abstrichen
0,5 Punkte Entspricht dem vorliegenden Auftragsgegenstand mit Abstrichen
1 Punkt Entspricht dem vorliegenden Auftragsgegenstand
Anzahl der produktiv eingesetzten AsylbLG Lizenzen (im Sinne der Anzahl der Mitarbeiter, die ganztags nur
mit AsylblG arbeiten)
0 Punkte für < 50 Lizenzen
0,5 Punkte für 50 – 149 Lizenzen
0,75 Punkte für 150 – 300 Lizenzen
1 Punkt für > 300 Lizenzen
Umfang des Fallvolumens
0 Punkte für < 5000 aktive Fälle
0,25 Punkte für 5000 – 19999 aktive Fälle
0,5 Punkte für >= 20000 aktive Fälle
B 3.1.6 Größe des Projektteams:
0 Punkte für < 2 MA
0,25 Punkte für 2 – 3 MA
0,5 Punkte für >= 4 MA
B 3.1.7 Dauer der Realisierung
(Vertragsabschluss bis zum initialen Go-Live der Software in Produktion):
0 Punkte für > 18 Monate
0,5 Punkte für 12-18 Monate
0,75 Punkte für 6-11 Monate
1 Punkt für < 6 Monate
B.4.1 Profile für Projektleitung (140 GP)
Bitte weisen Sie nach, dass Sie für den Ausschreibungsgegenstand eine
geeignete Projektleiterin oder einen geeigneten Projektleiter einsetzen
können.
Bitte geben Sie dazu zwei Profile an.
Erwartet werden langjährige Erfahrung (>= 3 Jahre) bezogen auf den
Auftragsgegenstand bei
— Terminplanung und gemeinsame Aufwandsschätzung
(Terminmanagement)
— Lösung von Konflikten (Konfliktmanagement)
— Abwägen von Risiken (Risikomanagement)
Geben Sie dazu jeweils die in Abschnitt 2.3.4 der Bewerbungsbedingungen
aufgelisteten Angaben an und beachten Sie die dortigen verbindlichen
Hinweise.
Hinweis: Jedes, jedoch maximal die ersten zwei von Ihnen benannten
Profile, in der von Ihnen eingereichten Reihenfolge, fließen mit maximal
jeweils der Hälfte der erreichbaren Gewichtungspunkte (GP) ein.
Firmenzugehörigkeit (max. 1 Punkt)
bis zu 12 Monate (0 Punkte)
>12 Monate (1 Punkt)
Art des Beschäftigungsverhältnisses (max. 1 Punkt)
Festangestellter Mitarbeiter (1 Punkt)
Freier Mitarbeiter (0 Punkte)
Projektleitungserfahrung mit der angebotenen Softwarelösung (max. 4 Punkte)
bis zu 1 Jahr (1 Punkt),
bis zu 2 Jahre (2 Punkte),
bis zu 3 Jahre (3 Punkte),
mehr als 3 Jahre (4 Punkte)
Praxiserfahrung mit Relevanz zu den Profilanforderungen (max. 2 Punkte)
Grundkenntnisse (1 Punkt)
Vertiefte Kenntnisse (2 Punkte)
Fortbildung (max. 2 Punkte)
Allgemeine Fortbildung (1 Punkt)
Fortbildung mit Relevanz zu den Profilanforderungen (2 Punkte)
B.4.2 Profile für Consulting (140 GP)
geeignete Beraterin oder einen geeigneten Berater einsetzen können.
— Installation und Konfiguration der angebotenen Softwarelösung,
— Fehleranalyse und -behebung sowie
— Analyse und Realisierung von neuen Anforderungen, insbesondere
Schnittstellen
Consultingerfahrung mit der angebotenen Softwarelösung (max. 4 Punkte)
B.4.3 Profile für Softwaretraining (100 GP)
geeignete Trainerin oder einen geeigneten Trainer einsetzen können.
Erwartet werden Erfahrung (>= 2 Jahre) bezogen auf den
Auftragsgegenstand bei:
— Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für die
angebotene Softwarelösung für Anwender, Fachadministratoren und
technische Administratoren.
Trainererfahrung mit der angebotenen Softwarelösung (max. 4 Punkte)
mehr als 2 Jahre (4 Punkte)
B.4.4 Profile für 3rd Level Support (100 GP)
geeignete Supporterin oder einen geeigneten Supporter einsetzen können.
— Herstellereigene Spezialisten für Support und Unterstützungsleistung der
angebotenen Softwarelösung für Fachadministratoren und technische
Administratoren.
Supporterfahrung mit der angebotenen Softwarelösung (max. 4 Punkte)
Fortbildung mit Relevanz zu den Profilanforderungen (2 Punkte).
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Der Zahlungsplan ist im EVB-IT Systemlieferungsvertrag hinterlegt.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Keine, aber gesamtschuldnerische Haftung der Bewerber-/Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber ist Voraussetzung für Vertragsschluss.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-07-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Ina Bellmann / Markus Reif
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ITM-2016-AsylbLG-RNB
Zusätzliche Informationen
Zusätzliche Unterlagen:
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument,
Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den Dokumenten für die
Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügung gestellt.
Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf
die genannten Dokumente.
Die Bewerbungsbedingungen und die weiteren Dokumente enthalten darüber hinaus unter
anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen
Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte,
Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.
Rückfragen:
Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten.
Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 06.04.2016 17:00 Uhr an folgende EMail
Adresse gesendet werden:
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt
und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen
Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt.
Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Unterstützung des Auftraggebers
Die Landeshauptstadt München wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie insbesondere bei der Bewertung der Angebote von einem Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieses Beratungsunternehmens zugänglich gemacht. Diese unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu den Inhalten der Angebote der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert.
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Der Auftraggeber trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Der externe Dienstleister schlägt insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen des Auftraggebers orientierter Weise vor und überprüft die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz, Transparenz, Produktneutralität etc.).
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Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.
Abweichung vom Grundsatz der Losbildung
Die Landeshauptstadt München ist sich des Umstandes bewusst, dass sie als öffentlicher Auftraggeber nach
§ 2 EG Abs. 2 Satz 2 VOL/A den Beschaffungsgegentand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt
vergeben muss. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher
Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder
Fachgebiete abzielt. Insofern ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und auch
Fachlosen selbständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden
sind.
Eine Abweichung vom Grundsatz der Losbildung ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe
dies erfordern. Es wurde überprüft, ob die Bildung von Losen zu einem unverhältnismäßig hohen finanziellen
Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Aufträgen und Störungen führen
würde.
Von der Bildung von Fachlosen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen.
Eine Losaufteilung käme hier grundsätzlich in Betracht hinsichtlich der Leistungen Softwareüberlassung (1), Customizing (2),
Softwarepflege (3) sowie Schulungen (4). Die Leistungen (2) und (3) sind jedoch unmittelbar an das mittels Softwareüberlassung
zu beschaffende Standardsoftwareprodukt geknüpft. Hier können aus technischen Gründen Customizing- und Pflegeleistungen nur
von demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, welches auch das Standardsoftwareprodukt selbst entwickelt hat.
Weiterhin ist damit zu rechnen, dass Standardsoftwareprodukte angeboten werden, deren Source Code nicht frei zugänglich ist.
Hier bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionen seitens des
Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte unmöglich machen.
Hinsichtlich der Schulungsleistungen (4) ist von ähnlichen Restriktionen auszugehen.
Ergebnis: Eine Aufteilung in Fach- oder Teillose ist wie oben beschrieben nicht möglich.
Eine Einzelfallabwägung, ob in Losen vergeben werden kann, eröffnet sich demnach nicht.
Das zu beschaffende Fachverfahren AsylbLG kann, wie oben ausgeführt, nur als Gesamtvergabe beschafft werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die
Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben gegenüber der Vergabestelle unverzüglich,
das heißt ohne schuldhaftes Zögern, zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften,
die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist
zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3
GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der
Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter
nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle
diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4
GWB).
Quelle: OJS 2016/S 047-077917 (2016-03-03)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-06-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-06-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-06-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 121-216616
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 047-077917
ABl. S-Ausgabe: 121

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: ITM-2016-AsylblG-RNB

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-06-21 📅
Name: Lämmerzahl GmbH
Postanschrift: Am Uhlenhorst 1
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44225
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Markus Reif

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Telefon: +49 89-2176-2411 📞
Fax: +49 89-2176-2847 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 121-216616 (2016-06-23)
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