Beratungsdienstleistungen für eine Vorstudie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Landeswohlfahrtsverband Hessen

Beratungsdienstleistungen für eine Vorstudie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems inkl. Erstellen einer vergaberechtskonformen Leistungsbeschreibung für ein zukünftiges DMS-System.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-11-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-10-07.

Wer?

• Landeswohlfahrtsverband Hessen

Wie?

• Systemberatung und technische Beratung › Beratung im Bereich Software-Integration

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-10-07	Auftragsbekanntmachung
2016-11-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-10-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemberatung und technische Beratung
Referenznummer: 2016-242
Kurze Beschreibung:

Beratungsdienstleistungen für eine Vorstudie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems inkl. Erstellen einer vergaberechtskonformen Leistungsbeschreibung für ein zukünftiges DMS-System.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemberatung und technische Beratung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeswohlfahrtsverband Hessen
Postanschrift: Ständeplatz 6-10
Postleitzahl: 34117
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: http://www.lwv-hessen.de 🌏
E-Mail: stefan.asbrand@lwv-hessen.de 📧
Telefon: +49 56110042651 📞
Fax: +49 56110042645 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=60-2363 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-07 📅
Einreichungsfrist: 2016-11-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 196-353605
ABl. S-Ausgabe: 196
Zusätzliche Informationen

Die Vorstudie soll innerhalb von 6 Monaten nach Auftragsvergabe abgeschlossen sein. Ende der Ausführungsfrist kann sich aufgrund technischer oder rechtlicher Probleme i. Z. m. der EU-Ausschreibung ggf. nach hinten verschieben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 240 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

1. Abgrenzung des Leistungsumfangs mit Bildung überschaubarer und sukzessiv implementierbarer Teil-Projekte (innerhalb welcher Teil-Projekte werden welche Dokumente und welche Prozesse implementiert?).

2. Aufzeigen der voraussichtlichen Kosten bzw. der externen und internen Aufwände pro Teilprojekt sowie des monetär bewerteten Nutzens.

3. Ermittlung der Wirtschaftlichkeit pro Teil-Projekt mit Aussprache von Empfehlungen für oder gegen die Umsetzung eines Teil-Projekts.

4. Priorisierung der Teil-Projekte unter Berücksichtigung des LWV-Gesamtprojekts "Vorbereitung und Umsetzung der personenzentrierten Steuerung der Eingliederungshilfe (PerSEH-Verfahren) in Hessen, Organisationsentwicklung des Dezernates Leistungen SGB und KOF und Weiterentwicklung des Controllings.

5. Erarbeitung von Vorschlägen für die Projektierung auf Grundlage des V-Modells des LWV.

6. Erarbeitung einer vergaberechtskonformen Leistungsbeschreibung für ein zukünftiges DMS-System inkl. der erforderlichen externen Unterstützung.

Anforderungen:

Der Anbieter besitzt die ISO 9001-Zertifizierung im Bereich des Qualitätsmanagements. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.

Der Anbieter verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der konzeptionellen Beratung und in der Projektierung von DMS-Projekten, möglichst in Verbindung mit dem V-Modell des Bundes. Referenzen entsprechender Projekte der letzten 5 Jahre werden nachgewiesen.

Der Bieter verfügt über mindestens 5 Mitarbeiter mit…

… nachgewiesener langjähriger Erfahrung auf allen Gebieten des Dokumentenmanagements sowie der methodischen Auswahl und Einführungsberatung.

… nachgewiesener langjähriger Erfahrung und Methodenkompetenz mit vergleichbaren DMS-Projekten in der öffentlichen Verwaltung unter Einsatz des V-Modell des Bundes.

… nachgewiesener langjähriger Erfahrung in der Problematik der Schnittstellenintegration zu Fachverfahren.

… einem fundierten Überblick über das aktuelle Lösungsangebot an DMS-Systemen sowie der rechtlichen und verfahrenstechnischen Rahmenbedingungen und Normen des DMS-Einsatzes in der öffentlichen Verwaltung.

… nachgewiesener hoher Sozialkompetenz sowie fundierter Kenntnis der rechtlichen und verfahrenstechnischen Anforderungen an barrierefreie IT-Systeme und den besonderen Anforderungen des Datenschutzes in der Sozialhilfebearbeitung der öffentlichen Verwaltung.

Der Bieter verfügt über mindestens 5 deutschsprachige Mitarbeiter und wird beim LWV Hessen nur Mitarbeiter mit guten Deutschkenntnissen in Schrift und Sprache einsetzen.

Die vom Bieter vorgesehenen Mitarbeiter werden ihre Tätigkeit mit mindestens 80 % der eingesetzten Kapazitäten in den Räumlichkeiten des LWV Hessen erbringen.

Dauer: 6 Monate
Zusätzliche Informationen:

Die Vorstudie soll innerhalb von 6 Monaten nach Auftragsvergabe abgeschlossen sein.

Ende der Ausführungsfrist kann sich aufgrund technischer oder rechtlicher Probleme i. Z. m. der EU-Ausschreibung ggf. nach hinten verschieben.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kassel.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit Abgabe des Teilnahmeantrags haben die Unternehmen (bei Bietergemeinschaften jedes Einzelunternehmen) ihre fachliche und wirtschaftliche Eignung gemäß § 42 VgV i. V. m. §§ 122 ff GWB nachzuweisen.

Für alle nachfolgend dargestellten Eigenschaften/Tatbestände genügt die Vorlage einer aktuellen Präqualifizierungsurkunde bzw. eines den Anforderungen des Artikel 64 der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates genügenden Zertifizierungsnachweises. Des Weiteren können die Nachweise auch über die den Vergabeunterlagen Unterlagen beigefügte Eigenerklärung oder durch eine ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllte Einheitliche Europäische Eigenerklärung gem. § 50 VgV (EEE) belegt werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mindeststandards: Siehe dazu II.2.4) Anforderungen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:30
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-12-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-04-10 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzprojekte, die Kenntnisse und Erfahrungen der vorgesehenen Berater beschreiben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 85
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Maßnahme zur Qualitätssicherung in Projekten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Maßnahmen hinsichtlich Mitarbeiterfortbildung und Mitarbeiterentwicklung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Gewichtung des Preises: 0

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=60-2363 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antragsteller hat einen von ihm festgestellten Verstoß gegen Vergabevorschriften nach Erkennen binnen 10 Tagen zu rügen. Lehnt die Vergabestelle es ab, der Rüge abzuhelfen, so muss der Antragsteller innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, dieser Rüge nicht abzuhelfen, den Antrag auf die Einleitung eines Vergabenachprüfungsverfahrens stellen (vgl. § 160 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 196-353605 (2016-10-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-11-24)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-11-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-11-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 230-419381
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 196-353605
ABl. S-Ausgabe: 230

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

2. Aufzeigen der voraussichtlichen Kosten bzw. der externen und internen Aufwände pro Teilprojekt sowie des monetär bewerteten Nutzens;

3. Ermittlung der Wirtschaftlichkeit pro Teil-Projekt mit Aussprache von Empfehlungen für oder gegen die Umsetzung eines Teil-Projekts;

4. Priorisierung der Teil-Projekte unter Berücksichtigung des Gesamtprojekts "Vorbereitung und Umsetzung der personenzentrierten Steuerung der Eingliederungshilfe in Hessen, Organisationsentwicklung des Dezernates Leistungen SGB/KOF und Weiterentwicklung des Controllings;

5. Erarbeitung von Vorschlägen für die Projektierung auf Grundlage des V-Modells des LWV;

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentarle Vergabestelle
Quelle: OJS 2016/S 230-419381 (2016-11-24)

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