Bereitstellung, Implementierung sowie Betreuung von Software für Enterprise Content Management und Software für Enterprise Service Bus/Datenintegration, Umsetzung von Pilotprojekten und Schulung von Mitarbeitern
Die Stadtverwaltung Herne ist auf der Suche nach einer leistungsfähigen Standardanwendungssoftware für das Enterprise Content Management (prozessorientiertes Dokumentenmanagement), welche über einen vollwertigen und autark nutzbaren Enterprise Service Bus (Werkzeug für die Datenintegration) verfügt. Die Lösung soll unter anderem folgende übergeordnete Funktionsbausteine anbieten:
— Leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System:
o Revisionssicheres elektronisches Archiv,
o Aufbewahrungs- und Löschfristen,
o Werkzeuge für die Verwaltung von Dokumenten,
o Werkzeuge für die Bearbeitung von Dokumenten,
o Elektronisches Aktenmanagement,
o Integration in Dritt-Systeme (z. B. SAP);
— Leistungsfähige Workflow-Suite:
o Freie Definition von Workflowmodellen für die elektronische Prozessbearbeitung,
o Ausführung der Workflowmodelle,
Prozessteuerung,
Prozessteilautomatisierung,
Prozesskontrolle,
Bereitstellung von Oberflächen für die Teilnahme an den Workflows,
o Nutzung von Daten aus Drittsystemen;
— Leistungsfähiger Enterprise Service Bus/Werkzeug für die Datenintegration:
o Import von Daten aus Fremdsystemen,
o Mapping von verschiedenen Datenmodellen,
o Ausführung von mathematischen Operationen auf Basis der Daten,
o Datenhaltung sowie Aufbau von Datenbanken,
o Export von Daten in Fremdsysteme,
o Ablösung von IBM Notes Datenbanken.
Es wurden vier Pilotprojekte identifiziert, welche auf Basis der zu beschaffenden Technologie umgesetzt werden sollen:
— Aufbau einer elektronischen Personalakte;
— Erstellung eines Workflows für die elektronische Realisierung des Prozesses „Teilzeitantrag“;
— Migration einer auf Basis von IBM Notes/Domino erstellten Datenbank und Abbildung der Datenbank über das eigene System;
— Aufbau einer Schnittstelle zum Austausch von Dateien des Typs MDAT und IDAT (hilfsweise auch XFinanz o. ä. Konvertierungsprogramme) sowie ZSTP (hilfsweise MT 940) zwischen SAP Kommunalmaster der DZBW und dem ECM/ESB.
Hauptziel der Ausschreibung ist es, einen leistungsfähigen Partner zu finden, der:
— die Software bereitstellt,
— die Software implementiert,
— die Pilotprojekte umsetzt,
— die Schulung übernimmt und
— den Support nach vereinbarten Service-Leveln anbietet.
Im Rahmen der Umsetzung der Pilotprojekte ist es Aufgabe des Auftragnehmers zusammen mit den Mitarbeitern der Stadtverwaltung Herne (insbesondere der Administratoren des künftigen Systems sowie den jeweiligen fachlichen Verantwortlichen) die jeweiligen Feinkonzepte zu erstellen, die Implementierung (inklusive Erstellung von Workflows, Customizing, Anbindung Drittsysteme) durchzuführen und bei Test- und Go-Live zu unterstützen.
Die Lösung wird zunächst nur von 50 Mitarbeitern genutzt. Allerdings ist es geplant die Lösung im Rahmen von weiteren Folgeprojekten weiter auszurollen. Hierbei werden dann weitere Behörden/Fachbereiche, Integrationen in Drittsysteme und Themen adressiert, wodurch die Zahl der Anwender und die Zahl der realisierten Lösungen/Workflows steigen werden.
Langfristig soll die strategisch wichtige Softwarelösung folgende Aufgaben übernehmen:
— Umfassendes Management von Dokumenten und Akten der Stadt Herne;
— Unterstützung beim Datentransfer und der Datenaufbereitung zwischen verschiedenen heterogenen Fachanwendungen;
— Gezielte Abbildung von Fachlogik und Prozessen, um mögliche inhaltliche Lücken von Fachverfahren auszugleichen;
— Anbieten von Fachlogik und Prozessen für Themen, für die es keine Fachverfahren gibt;
— Anknüpfung an das Finanz-/Rechnungswesen der Stadt Herne.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-07.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-04.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-02-04
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-11-14
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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