Bereitstellung und Einführung eines neuen HR-Informationssystems inkl. Payroll-Dienstleistung sowie Kindergeldberechnung/-beratung und Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung für die Max Weber Stiftung

Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland

LOS 1 – Outsourcing HR-Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung:
Bereitstellung und Einführung eines HR-Informationssystems inkl. Payroll-Dienstleistung. Das HR-Informationssystem umfasst insbesondere die Funktionalitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Tarifwerke (TVöD BUND, TVÜ, TV Beschäftigte Ausland, BbesG, TV Leistung), einschließlich Beamte, Zusatzversorgungskassen, Personalinformation und Stammdatenverwaltung, Stellenplan, Stellenplanverwaltung, Terminüberwachung, Personalhochrechnung, Personalkostenplanung, Personalcontrolling, statistische Auswertungen sowie Ausfallzeitenverwaltung. Die Geschäftssprache des HR-Informationssystems muss Deutsch sein. Schnittstellen werden insbesondere zur Finanzbuchhaltung benötigt. Es soll zusätzlich die Übernahme von Dienstleistungen im Bereich Abrechnung erfolgen wie bspw. Durchführung Monatsabschluss, Pflege des Lohnartenstamms, der Krankenkassendaten und Tarife, Drucken und Kuvertieren der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und eventuell anteilige Datenerfassung.
LOS 2 – Kindergeldberechnung/-beratung:
Vergabe der Kindergeldfestsetzung sowie die Betreuung der Max Weber Stiftung in allen Belangen der Familienkasse.
LOS 3 – Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung:
Vergabe der Beihilfe-Festsetzung bei Krankheits-, Pflege- und Geburtsfällen sowie bei Fürsorgemaßnahmen nach §17 SGB V.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-02-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-21.

Wer?

• Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-01-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-01-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland
Postanschrift: Rheinallee 6
Postleitzahl: 53173
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://maxweberstiftung.de 🌏
E-Mail: romanowski@maxweberstiftung.de 📧
Telefon: +49 22837786-15 📞
Fax: +49 22837786-19 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-21 📅
Einreichungsfrist: 2016-02-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 017-026081
ABl. S-Ausgabe: 17
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich um ein mehrstufiges Verfahren. Bewerber werden aufgefordert, sich in der 1. Stufe formlos schriftlich bis zum unter IV.3.4) genannten Schlusstermin um die Teilnahme an der Stufe 2 (Verhandlungsverfahren) zu bewerben. Dazu sind die erforderlichen Unterlagen inkl. Eigenerklärungen in Papierform und digital (CD oder USB-Stick) gemäß III.2) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeunterlagen Max Weber Stiftung“ bei der genannten Kontaktstelle persönlich oder postalisch einzureichen. Im nächsten Schritt erhalten die ausgewählten Teilnehmer im Zeitraum 7.3.2016 bis 11.3.2016 die Unterlagen zur Angebotsabgabe inkl. Angaben zu Bewertungskriterien und der entsprechenden Gewichtung. Mit ausgewählten Bietern erfolgt der Eintritt in die Verhandlungen, diese bestehen aus Bieterpräsentation, Referenzbesuchen (Los 1) und Bietergespräch. Die Zeitvorgaben werden bei Angebotsaufforderung angegeben. Die Zuschlagserteilung erfolgt vorbehaltlich der notwendigen Beschlüsse und Freistellung der benötigten Mittel.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

LOS 1 – Outsourcing HR-Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung:

Bereitstellung und Einführung eines HR-Informationssystems inkl. Payroll-Dienstleistung. Das HR-Informationssystem umfasst insbesondere die Funktionalitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Tarifwerke (TVöD BUND, TVÜ, TV Beschäftigte Ausland, BbesG, TV Leistung), einschließlich Beamte, Zusatzversorgungskassen, Personalinformation und Stammdatenverwaltung, Stellenplan, Stellenplanverwaltung, Terminüberwachung, Personalhochrechnung, Personalkostenplanung, Personalcontrolling, statistische Auswertungen sowie Ausfallzeitenverwaltung. Die Geschäftssprache des HR-Informationssystems muss Deutsch sein. Schnittstellen werden insbesondere zur Finanzbuchhaltung benötigt. Es soll zusätzlich die Übernahme von Dienstleistungen im Bereich Abrechnung erfolgen wie bspw. Durchführung Monatsabschluss, Pflege des Lohnartenstamms, der Krankenkassendaten und Tarife, Drucken und Kuvertieren der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und eventuell anteilige Datenerfassung.

LOS 2 – Kindergeldberechnung/-beratung:

Vergabe der Kindergeldfestsetzung sowie die Betreuung der Max Weber Stiftung in allen Belangen der Familienkasse.

LOS 3 – Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung:

Vergabe der Beihilfe-Festsetzung bei Krankheits-, Pflege- und Geburtsfällen sowie bei Fürsorgemaßnahmen nach §17 SGB V.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Outsourcing HR-Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung
Kurze Beschreibung:

Um die Prozesse im Bereich Personal an aktuelle Erfordernisse anzupassen, soll ein neues HR-Informationssystem eingeführt und bereitgestellt werden. Die Bereitstellung des HR-Informationssystems soll auf Basis eines Outsourcingmodells für die Max Weber Stiftung erfolgen und eine effiziente und effektive Unterstützung der Strukturen und Abläufe im HR-Informationssystem…

… gewährleisten.Das HR-Informationssystem soll insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfassen, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Tarifwerke (TVöD Bund inkl. der Verweise auf BBesG, TVÜ, TV Leistung, TV Beschäftigte Ausland, für zugewiesene Beamte und beamtenrechtsähnliche Verträge BBesG, für studentische Hilfskräfte feste Stundensätze), Zusatzversorgungskassen, Personalinformation und Stammdatenverwaltung, Stellenplan, Stellenplanverwaltung, Terminüberwachung, Personalhochrechnung, Personalcontrolling, statistische Auswertungen sowie Ausfallzeitenverwaltung. Die Geschäftssprache des HR-Informationssystems muss Deutsch sein. Schnittstellen werden insbesondere zur Finanzbuchhaltung benötigt.Es soll zusätzlich die Übernahme von Dienstleistungen im Bereich Abrechnung erfolgen wie bspw. Durchführung Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. Monatsabschluss, Pflege des Lohnartenstamms, der Krankenkassendaten und Tarife, Drucken und Kuvertieren der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und eventuell anteilige Datenerfassung. Inwieweit eine Übernahme der Datenerfassung durch Mitarbeiter der Max Weber Stiftung erfolgen soll/kann, wird im Laufe des Verfahrens geklärt und richtet sich u.a. nach den angebotenen Dienstleistungsvarianten.

… gewährleisten.

Das HR-Informationssystem soll insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfassen, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Tarifwerke (TVöD Bund inkl. der Verweise auf BBesG, TVÜ, TV Leistung, TV Beschäftigte Ausland, für zugewiesene Beamte und beamtenrechtsähnliche Verträge BBesG, für studentische Hilfskräfte feste Stundensätze), Zusatzversorgungskassen, Personalinformation und Stammdatenverwaltung, Stellenplan, Stellenplanverwaltung, Terminüberwachung, Personalhochrechnung, Personalcontrolling, statistische Auswertungen sowie Ausfallzeitenverwaltung. Die Geschäftssprache des HR-Informationssystems muss Deutsch sein. Schnittstellen werden insbesondere zur Finanzbuchhaltung benötigt.

Es soll zusätzlich die Übernahme von Dienstleistungen im Bereich Abrechnung erfolgen wie bspw. Durchführung Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. Monatsabschluss, Pflege des Lohnartenstamms, der Krankenkassendaten und Tarife, Drucken und Kuvertieren der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und eventuell anteilige Datenerfassung. Inwieweit eine Übernahme der Datenerfassung durch Mitarbeiter der Max Weber Stiftung erfolgen soll/kann, wird im Laufe des Verfahrens geklärt und richtet sich u.a. nach den angebotenen Dienstleistungsvarianten.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Kindergeldberechnung/-beratung
Kurze Beschreibung:

Vergabe der Kindergeldfestsetzung (hoheitliche Aufgabe mit Erlass von Verwaltungsakten) sowie die Betreuung der Max Weber Stiftung in allen Belangen der Familienkasse.

Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: MWS P14.3
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass ein Eintrag im Berufs-, Handels-, oder Gewerbezentralregister als AG, GmbH oder weiterer handelsrechtlicher Gesellschaftsformen besteht und die gemachten Angaben zum Unternehmen mit diesen übereinstimmen.

2. Eigenerklärung, dass kein aktuell laufendes Insolvenzverfahren, gerichtliches Vergleichsverfahren oder Liquidationsverfahren bzw. kein aufgrund eines in anderen Rechtsvorschriften vorgesehenes gleichartiges Verfahren besteht.

3. Verpflichtungserklärung nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung über Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft.

2. Eigenerklärung zu abgeschlossenen Produkt- und Betriebshaftpflichtversicherungen inkl. Versicherungssummen.

3. Angaben zu Umsätzen 2013/2014/2015 für:

das Gesamtunternehmen;

den Unternehmensbereich HR-Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung (Los 1);

den Unternehmensbereich Kindergeldberechnung/-beratung (Los 2);

den Unternehmensbereich Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung (Los 3).

4. Angabe der Anzahl von tätigen Mitarbeitern (Entwicklung, Implementierung und Support) in den Jahren 2013/2014/2015 für

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Los 1 Outsourcing HR-Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung:

Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen:

1. Referenzangaben zu langjähriger (> 3 Jahre) Erfahrung mit der Bereitstellung und Einführung eines neuen HR-Informationssystems (HR-Software) im Teil- bzw. Voll-Outsourcing mit gegenwärtiger Kundenstruktur.

2. Qualität der Referenzen: Auftraggeber fragt ggf. beim Referenzgeber nach und bewertet inhaltlich die Referenzen.

3. Profilübersicht von Projektleitern des Auftragnehmers mit Erfahrung bei Bereitstellungen und Einführungen eines neuen HR-Informationssystems (HR-Software) im Teil- oder Volloutsourcing.

4. Systembeschreibung des HR-Informationssystems mit Details und Übersicht der Funktionen, insbesondere zu Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung unterschiedlicher Tarifwerke (TVöD BUND, TVÜ, TV Beschäftigte Ausland, BbesG, TV Leistung), einschließlich Beamte, Zusatzversorgungskassen, Personalinformation und Stammdatenverwaltung, Stellenplan, Stellenplanverwaltung, Terminüberwachung, Personalhochrechnung, Personalkostenplanung, Personalcontrolling und statistischen Auswertungen. Die Geschäftssprache des HR-Informationssystems muss Deutsch sein. Schnittstellen werden insbesondere zur Finanzbuchhaltung benötigt.

5. Beschreibung von Payroll-Dienstleistungen wie bspw. Durchführung Monatsabschluss, Pflege des Lohnartenstamms, der Krankenkassendaten und Tarife, Drucken und Kuvertieren der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und anteilige Datenerfassung.

6. Beschreibung von Dienstleistungen hinsichtlich der Beratung bei Entsendungen.

7. Beschreibung der Rechenzentrumsbetriebsleistungen im Bereich „HR-Informationssystems“.

Los 2 Kindergeldberechnung/-beratung:

1. Referenzangaben zu langjähriger (> 3 Jahre) Erfahrung in der Durchführung der Kindergeldberechnung/-beratung durch den Dienstleister mit gegenwärtiger Kundenstruktur.

3. Beschreibung der Dienstleistungen zur Kindergeldberechnung/-beratung.

4. Beschreibung der Rechenzentrumsbetriebsleistungen im Bereich Kindergeldberechnung/- beratung.

Los 3 Beihilfe-und Fürsorgefestsetzung/-beratung:

1. Referenzangaben zu langjähriger (> 3 Jahre) Erfahrung in der Durchführung der Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung durch den Dienstleister mit gegenwärtiger Kundenstruktur.

3. Beschreibung der Dienstleistungen zur Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung Beschreibung der Rechenzentrumsbetriebsleistungen im Bereich Beihilfe- und Fürsorgefestsetzung/-beratung.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Eine ggf. auftretende Bietergemeinschaft muss unter der Führung einer einzelnen juristischen Person auftreten, die gesamthaftender Auftragnehmer und alleiniger Vertragspartner wird. Eine entsprechende Erklärung, von allen Bietern der Bietergemeinschaft unterzeichnet, ist beizufügen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Beate Romanowski

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: MWS P14.3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: daniela.vinkeloe@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-2120 📞
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Antragsbefugt zur Einlegung von Rechtsbehelfen ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gem. § 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen. Es ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang einer Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.1)
Quelle: OJS 2016/S 017-026081 (2016-01-21)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe (9)

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung (3)

Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) (1)