Beschaffung einer Lösung für das elektronische Kundenmanagement der IHK Schwaben
Die IHK Schwaben möchte zur Professionalisierung ihres Kundenmanagements eine IT-Lösung mit einer Datenhaltung beim Auftraggeber und der zusätzlichen Möglichkeit zur Nutzung auf mobilen Endgeräten einführen, die mindestens folgende Grundfunktionalitäten umfasst:
— Firmenprofil mit Auswahlmöglichkeiten von Ansprechpartnern und weiteren Informationen,
— Veranstaltungs-, Gremien und Ehrenamtsmanagement mit Kalenderfunktion, Teilnehmerstatistik und Serienbrieffunktion, Einladung, Verwaltung der verschiedenen Gremienmitglieder, Online-Anmeldung, Protokollversand etc.,
— Auswahl von Firmen / Kontakten nach beliebigen Suchkriterien,
— Versendungsmanagement, d. h. Nachweis je Kontakt / Ansprechpartner, welche Aussendungen (Einladungen etc.) wann versandt wurden,
— Statistikfunktionen,
— Exportierbare Reports in druckbaren Formaten (mindestens als Excel-Tabelle und pdf-Datei),
— Intuitive und ergonomische Bedienoberfläche,
— CTI-Integration.
Datenbasis bildet das Stammdatenverwaltungssystem deZent (Branchenlösung für IHKn; ca. 1 000 000 vorhandene Datensätze). Ziel ist es, künftig definierte Pflichtfelder für jeden Kundendatensatz im Kundenmanagement aktuell vorliegen zu haben. Diese werden je nach Kundenart, Branche oder Fragestellung um weitere Informationen ergänzt. Zudem soll bei jedem Kontakt mit einem Kunden für den Nutzer ersichtlich sein, welche Schwerpunkte für den Kunden relevant sind (z. B. Außenhandelsbeziehungen mit bestimmten Ländern), welche Interaktionen (z. B. Veranstaltungsteilnahmen, Serienbriefe, Besuche) in der Vergangenheit mit der IHK Schwaben stattfanden und welche bereits geplant sind.
Schnittstellen sind mindestens zu folgenden Systemen vorzusehen:
— deZent (Produktbroschüre unter
http://www.t-m-g.de/de/public-sector/dezent/einleitung/),
— E-Mail-System Lotus Notes,
— MS Office,
— Ihk24,
— DocuWare (DMS).
Die Bieter werden aufgefordert, ihr Projektvorgehen zur Einführung einer Lösung zur Wahrnehmung des Kundenmanagements bereits im Teilnahmeantrag zur Bewertung der Eignung darzustellen. Dabei sind insbesondere das methodische Vorgehen, der geplante zeitliche Ablauf mit Meilensteinen, die Eigenleistungen des Auftraggebers und die Art der Einführung zu beschreiben. Der Auftraggeber beabsichtigt, mit der Einführung im II. Quartal 2016 zu beginnen.
Neben der Lieferung, Installation, Konfiguration der Lösung für das Kundenmanagement incl. der notwendigen Lizenzen auf den Servern und Endgeräten umfasst der Auftrag folgende Leistungen:
— Definition der notwendigen Infrastruktur basierend auf den Standards und Vorgaben der IHK Schwaben,
— Implementierungskonzept mit Zeitplan,
— Migrationskonzept zur Übernahme der im Stammdatensystem vorhandenen Daten und Informationen,
— Installation in der Testumgebung,
— Testmigration,
— Test des Gesamtsystems inkl. Leistungstest, um das Verhalten im Endausbau nachzuweisen,
— Konfiguration und Installation der Produktivumgebung inkl. aller Vorgaben aus dem Testsystem (z. B. Datenschutz, Datensicherheit nach Vorgaben des Auftraggebers und der Rechnungsprüfungsstelle),
— Datenschutzkonforme Konfiguration und Implementation von Zugriffsberechtigungen zur Erfüllung der Vorgaben durch den Gesetzgeber und der IHK Schwaben,
— Integration in das bestehende Datensicherungskonzept,
— Migration mittels aktualisierter Daten (neuer Datenabzug nach Testphase) über die Schnitt-stellen,
— Implementierung der Lösung auf der Produktivumgebung,
— Schulungen der Administratoren und Anwender,
— Roll-out,
— Dokumentation nach den Vorgaben des Auftraggebers,
— Inbetriebnahme inkl. Übergabe und Abnahme durch den Auftraggeber,
— Support-, Pflege- und Wartungsvertrag.
Der Auftraggeber behält sich vor, Pilotierungen durchzuführen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-12.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-02-12
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Auftragsbekanntmachung
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| 2017-01-05
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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