Beschaffung einer Lösung für das elektronische Kundenmanagement der IHK Schwaben

Industrie- und Handelskammer Schwaben

Die IHK Schwaben möchte zur Professionalisierung ihres Kundenmanagements eine IT-Lösung mit einer Datenhaltung beim Auftraggeber und der zusätzlichen Möglichkeit zur Nutzung auf mobilen Endgeräten einführen, die mindestens folgende Grundfunktionalitäten umfasst:
— Firmenprofil mit Auswahlmöglichkeiten von Ansprechpartnern und weiteren Informationen,
— Veranstaltungs-, Gremien und Ehrenamtsmanagement mit Kalenderfunktion, Teilnehmerstatistik und Serienbrieffunktion, Einladung, Verwaltung der verschiedenen Gremienmitglieder, Online-Anmeldung, Protokollversand etc.,
— Auswahl von Firmen / Kontakten nach beliebigen Suchkriterien,
— Versendungsmanagement, d. h. Nachweis je Kontakt / Ansprechpartner, welche Aussendungen (Einladungen etc.) wann versandt wurden,
— Statistikfunktionen,
— Exportierbare Reports in druckbaren Formaten (mindestens als Excel-Tabelle und pdf-Datei),
— Intuitive und ergonomische Bedienoberfläche,
— CTI-Integration.
Datenbasis bildet das Stammdatenverwaltungssystem deZent (Branchenlösung für IHKn; ca. 1 000 000 vorhandene Datensätze). Ziel ist es, künftig definierte Pflichtfelder für jeden Kundendatensatz im Kundenmanagement aktuell vorliegen zu haben. Diese werden je nach Kundenart, Branche oder Fragestellung um weitere Informationen ergänzt. Zudem soll bei jedem Kontakt mit einem Kunden für den Nutzer ersichtlich sein, welche Schwerpunkte für den Kunden relevant sind (z. B. Außenhandelsbeziehungen mit bestimmten Ländern), welche Interaktionen (z. B. Veranstaltungsteilnahmen, Serienbriefe, Besuche) in der Vergangenheit mit der IHK Schwaben stattfanden und welche bereits geplant sind.
Schnittstellen sind mindestens zu folgenden Systemen vorzusehen:
— deZent (Produktbroschüre unter http://www.t-m-g.de/de/public-sector/dezent/einleitung/), />— E-Mail-System Lotus Notes,
— MS Office,
— Ihk24,
— DocuWare (DMS).
Die Bieter werden aufgefordert, ihr Projektvorgehen zur Einführung einer Lösung zur Wahrnehmung des Kundenmanagements bereits im Teilnahmeantrag zur Bewertung der Eignung darzustellen. Dabei sind insbesondere das methodische Vorgehen, der geplante zeitliche Ablauf mit Meilensteinen, die Eigenleistungen des Auftraggebers und die Art der Einführung zu beschreiben. Der Auftraggeber beabsichtigt, mit der Einführung im II. Quartal 2016 zu beginnen.
Neben der Lieferung, Installation, Konfiguration der Lösung für das Kundenmanagement incl. der notwendigen Lizenzen auf den Servern und Endgeräten umfasst der Auftrag folgende Leistungen:
— Definition der notwendigen Infrastruktur basierend auf den Standards und Vorgaben der IHK Schwaben,
— Implementierungskonzept mit Zeitplan,
— Migrationskonzept zur Übernahme der im Stammdatensystem vorhandenen Daten und Informationen,
— Installation in der Testumgebung,
— Testmigration,
— Test des Gesamtsystems inkl. Leistungstest, um das Verhalten im Endausbau nachzuweisen,
— Konfiguration und Installation der Produktivumgebung inkl. aller Vorgaben aus dem Testsystem (z. B. Datenschutz, Datensicherheit nach Vorgaben des Auftraggebers und der Rechnungsprüfungsstelle),
— Datenschutzkonforme Konfiguration und Implementation von Zugriffsberechtigungen zur Erfüllung der Vorgaben durch den Gesetzgeber und der IHK Schwaben,
— Integration in das bestehende Datensicherungskonzept,
— Migration mittels aktualisierter Daten (neuer Datenabzug nach Testphase) über die Schnitt-stellen,
— Implementierung der Lösung auf der Produktivumgebung,
— Schulungen der Administratoren und Anwender,
— Roll-out,
— Dokumentation nach den Vorgaben des Auftraggebers,
— Inbetriebnahme inkl. Übergabe und Abnahme durch den Auftraggeber,
— Support-, Pflege- und Wartungsvertrag.
Der Auftraggeber behält sich vor, Pilotierungen durchzuführen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Adito Software GmbH

Wer?

• Industrie- und Handelskammer Schwaben

Wie?

Wo?

• Bayern › Schwaben

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-02-12	Auftragsbekanntmachung
2017-01-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-02-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Menge oder Umfang:

Es ist geplant drei Verträge abzuschließen: Liefervertrag (EVB-IT System), Dienstleistungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag;Beginn: II. Quartal 2016, geplante Projektlaufzeit: 6 Monate, zzgl. Support- und Pflegevertrag für 48 Monate.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Industrie- und Handelskammer Schwaben
Postanschrift: Stettenstraße 1 + 3
Postleitzahl: 86150
Postort: Augsburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.schwaben.ihk.de 🌏
E-Mail: einkauf@schwaben.ihk.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-12 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-02-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 033-052837
ABl. S-Ausgabe: 33
Zusätzliche Informationen

Rückfragen: Es werden schriftliche Rückfragen (per Post, Telefax oder E-Mail) in deutscher Sprache beantwortet, die bei der angegebenen Kontaktstelle eingehen. Eine rechtzeitige Beantwortung der Rückfragen vor Ablauf der Angebotsfrist kann nur erfolgen, wenn die Rückfragen bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist bei der angegebenen Kontaktstelle eingehen. Später eingehende Rückfragen werden nur beantwortet, sofern dies aus Sicht des Auftraggebers noch rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist möglich ist.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Firmenprofil mit Auswahlmöglichkeiten von Ansprechpartnern und weiteren Informationen,

— Veranstaltungs-, Gremien und Ehrenamtsmanagement mit Kalenderfunktion, Teilnehmerstatistik und Serienbrieffunktion, Einladung, Verwaltung der verschiedenen Gremienmitglieder, Online-Anmeldung, Protokollversand etc.,

— Auswahl von Firmen / Kontakten nach beliebigen Suchkriterien,

— Versendungsmanagement, d. h. Nachweis je Kontakt / Ansprechpartner, welche Aussendungen (Einladungen etc.) wann versandt wurden,

— Statistikfunktionen,

— Exportierbare Reports in druckbaren Formaten (mindestens als Excel-Tabelle und pdf-Datei),

— Intuitive und ergonomische Bedienoberfläche,

— CTI-Integration.

Datenbasis bildet das Stammdatenverwaltungssystem deZent (Branchenlösung für IHKn; ca. 1 000 000 vorhandene Datensätze). Ziel ist es, künftig definierte Pflichtfelder für jeden Kundendatensatz im Kundenmanagement aktuell vorliegen zu haben. Diese werden je nach Kundenart, Branche oder Fragestellung um weitere Informationen ergänzt. Zudem soll bei jedem Kontakt mit einem Kunden für den Nutzer ersichtlich sein, welche Schwerpunkte für den Kunden relevant sind (z. B. Außenhandelsbeziehungen mit bestimmten Ländern), welche Interaktionen (z. B. Veranstaltungsteilnahmen, Serienbriefe, Besuche) in der Vergangenheit mit der IHK Schwaben stattfanden und welche bereits geplant sind.

Schnittstellen sind mindestens zu folgenden Systemen vorzusehen:

— deZent (Produktbroschüre unter http://www.t-m-g.de/de/public-sector/dezent/einleitung/),

— E-Mail-System Lotus Notes,

— MS Office,

— Ihk24,

— DocuWare (DMS).

Die Bieter werden aufgefordert, ihr Projektvorgehen zur Einführung einer Lösung zur Wahrnehmung des Kundenmanagements bereits im Teilnahmeantrag zur Bewertung der Eignung darzustellen. Dabei sind insbesondere das methodische Vorgehen, der geplante zeitliche Ablauf mit Meilensteinen, die Eigenleistungen des Auftraggebers und die Art der Einführung zu beschreiben. Der Auftraggeber beabsichtigt, mit der Einführung im II. Quartal 2016 zu beginnen.

Neben der Lieferung, Installation, Konfiguration der Lösung für das Kundenmanagement incl. der notwendigen Lizenzen auf den Servern und Endgeräten umfasst der Auftrag folgende Leistungen:

— Definition der notwendigen Infrastruktur basierend auf den Standards und Vorgaben der IHK Schwaben,

— Implementierungskonzept mit Zeitplan,

— Migrationskonzept zur Übernahme der im Stammdatensystem vorhandenen Daten und Informationen,

— Installation in der Testumgebung,

— Testmigration,

— Test des Gesamtsystems inkl. Leistungstest, um das Verhalten im Endausbau nachzuweisen,

— Konfiguration und Installation der Produktivumgebung inkl. aller Vorgaben aus dem Testsystem (z. B. Datenschutz, Datensicherheit nach Vorgaben des Auftraggebers und der Rechnungsprüfungsstelle),

— Datenschutzkonforme Konfiguration und Implementation von Zugriffsberechtigungen zur Erfüllung der Vorgaben durch den Gesetzgeber und der IHK Schwaben,

— Integration in das bestehende Datensicherungskonzept,

— Migration mittels aktualisierter Daten (neuer Datenabzug nach Testphase) über die Schnitt-stellen,

— Implementierung der Lösung auf der Produktivumgebung,

— Schulungen der Administratoren und Anwender,

— Roll-out,

— Dokumentation nach den Vorgaben des Auftraggebers,

— Inbetriebnahme inkl. Übergabe und Abnahme durch den Auftraggeber,

— Support-, Pflege- und Wartungsvertrag.

Der Auftraggeber behält sich vor, Pilotierungen durchzuführen.

Menge oder Umfang:

Es ist geplant drei Verträge abzuschließen: Liefervertrag (EVB-IT System), Dienstleistungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag;

Beginn: II. Quartal 2016, geplante Projektlaufzeit: 6 Monate, zzgl. Support- und Pflegevertrag für 48 Monate.

Beschreibung der Optionen:

Es ist geplant, die Verlängerung des Wartungs- und Pflegevertrags optional vorzusehen.

Dauer: 6 Monate
Referenznummer: IHK-2016/EU0117
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Augsburg (beim Auftraggeber).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist, in Kopie, nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Sofern eine Eintragung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, genügt eine Eigenerklärung über etwaige wirtschaftliche Verknüpfungen mit anderen Unternehmen (Beteiligungsverhältnisse, Konzernstrukturen).

Eigenerklärung (nach Formblatt):

— Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, Leistungsspektrum, Niederlassungen),

— Erklärung, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, welche die Zuverlässigkeit in Frage stellt,

— Erklärung zu Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz und Arbeitnehmerentsendegesetz,

— Erklärung zur ordnungsgemäßen Erfüllung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung,

— Erklärung zur Anwendung des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns,

— Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungserbringung vorhanden sind.

Bei Bewerbergemeinschaften müssen die Eigenerklärungen von jedem Mitglied vorgelegt werden.

Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sowie zu Umsatz mit Auftraggebern der öffentlichen Hand sowie mit Projekten mit Schwerpunkt Datenmanagement (jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre),

— Angabe über die in den letzten drei Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten festangestellten Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen sowie die jeweilige Anzahl der festangestellten Mitarbeiter / Mittarbeiterinnen im Customer Support für die ausgeschriebene Leistung,

— Angaben über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR,

— Angabe, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde, oder der Bieter sich in Liquidation befindet

Die Vergabestelle behält sich vor bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern.

Mindeststandards:

— Vorliegen oder Abschluss einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR,

— Es darf kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden sein oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden sein, oder der Bieter sich in Liquidation befindet.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Es sind mindestens je eine Referenz zu folgenden drei Bereichen vorzulegen:

— Implementierung eines CRM, das mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist,

— Projekt zur Einführung eines IT-Systems bei einem Auftraggeber der öffentlichen Hand mit mindestens 200 Nutzern,

— Projekt zur Konzeption und Umsetzung einer Datenmanagementlösung mit einem Datenvolumen von mindestens 1 000 000 Datensätzen.

Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein.

Anzugeben sind jeweils:

— Auftraggeber mit Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ansprechpartner,

— Projektname,

— Projektlaufzeit,

— Projektvolumen in EUR,

— Projektbeschreibung,

— Darlegung der Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand (für die erste Referenz),

— Aufgaben im Projekt,

— Anzahl und Funktion des eingesetzten Personals.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Zahlung erfolgt nach erfolgreicher Abnahme; der Support-, Wartungs- und Pflegevertrag wird gesondert vergütet.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung und bevollmächtigtem Vertreter.

Sonstige besondere Bedingungen:

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,

— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Auswahlkriterien:

Auswahl erfolgt gemäß den in den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb aufgeführten Kriterien.

Zahlungsweise für die Unterlagen:

Der Bieter erhält auf Anforderungen einen Link per E-Mail zum kostenlosen Download der Unterlagen zugesendet.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: IHK Schwaben, Einkauf Zimmer 1.107, Stettenstraße 1 + 3, 86150 Augsburg
Herrn Römer

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: IHK-2016/EU0117
Zusätzliche Informationen

Rückfragen:

Es werden schriftliche Rückfragen (per Post, Telefax oder E-Mail) in deutscher Sprache beantwortet, die bei der angegebenen Kontaktstelle eingehen. Eine rechtzeitige Beantwortung der Rückfragen vor Ablauf der Angebotsfrist kann nur erfolgen, wenn die Rückfragen bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist bei der angegebenen Kontaktstelle eingehen.

Später eingehende Rückfragen werden nur beantwortet, sofern dies aus Sicht des Auftraggebers noch rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist möglich ist.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80354
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
Internetadresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de 🌏
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der Ausschreibenden Stelle zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber der aus-schreibenden Stellegeltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2–3 GWB). Teilt die ausschreibende Stelle dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a

GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die ausschreibende Stelle geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die ausschreibende Stelle.

Quelle: OJS 2016/S 033-052837 (2016-02-12)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-01-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Stettenstraße 1+3
Kontakt
Telefon: +49 8213162-285 📞
Fax: +49 8213162-276 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-01-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-01-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 005-007591
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 033-052837
ABl. S-Ausgabe: 5

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-12-19 📅
Name: ADITO Software GmbH
Postanschrift: Gutenbergstraße 1
Postort: Geisenhausen
Postleitzahl: 84144
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Vertrag ist von Anfang an unwirksam, wenn gegen § 101a Abs. 1 GWB verstoßen wurde oder ein öffentlicher Auftrag unmittelbar an ein Unternehmen erteilt wurde ohne andere Unternehmen am Vergabeverfahren zu beteiligen ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Wurde die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2017/S 005-007591 (2017-01-05)

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