IT-Kooperation: Beratung und Unterstützung des Auftraggebers bei der Etablierung einer IT-Partnerschaft mit einem oder mehreren anderen Unfallversicherungsträgern zur Einführung eines neuen IT-Kernsystems und weiteren IT-Systemen

Menge oder Umfang

Als Projektbeginn ist der Juli 2016 vorgesehen. Der Beratungsbedarf bis zum Zeitpunkt der Einführung des neuen, von einem oder mehreren Kooperationspartnern gestellten IT-Kernsystems bei der BG RCI wird auf ca. 300 Arbeitstage für Seniorberater (Typ A) und auf ca. 720 Arbeitstage für Juniorberater (Typ B) geschätzt. Der zusätzliche Beratungsbedarf nach Einführung des neuen IT-Kernsystems zur Sicherstellung der mit der neuen IT-Partnerschaft angestrebten Ziele wird auf ca. 120 Arbeitstage für Seniorberater (Typ A) und auf ca. 210 Arbeitstage für Berater (Typ B) geschätzt. Die angegebenen Arbeitstage sind eine Aufwandsschätzung. Eine verbindliche Abnahmemenge ist damit nicht verbunden. Abweichungen vom Auftragsvolumen sind jederzeit möglich und zulässig.

Zusätzliche Informationen

A) Für die Abgabe der Teilnahmeanträge sollen Bewerber/Bewerbergemeinschaften die vom Auftraggeber vorbereiteten Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb verwenden. Die Vorlage ist bei der oben genannten Kontaktstelle per E-Mail unter DL-Beschaffung@bgrci.de anzufordern.

b) Fragen können bis zum 21. April 2016, 13:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an die Adresse DL-Beschaffung@bgrci.de gerichtet werden. Später eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht beantwortet bzw. nicht berücksichtigt. Die Vergabestelle behält sich vor, diese Fragen ausnahmsweise zu beantworten, wenn sie von wesentlichem Interesse sind. Mündlich oder in anderer Form gestellte Fragen werden nicht beantwortet. Die Auftraggeberin wird die Fragen und Antworten zum Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung allen interessierten Unternehmen anonymisiert und einheitlich zur Verfügung stellen. Fragen, die Geschäftsgeheimnisse eines Bewerbers betreffen, werden nur diesem Bewerber gegenüber beantwortet.

c) Die Vorlage für die Teilnahmeanträge ist an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen sowie entsprechend zu unterzeichnen. Für den Teilnahmeantrag ist die Textform im Sinne des § 126b BGB ausreichend, so dass eingescannte oder gefaxte Unterschriften dem Formerfordernis genügen. Der Teilnahmeantrag muss in einem verschlossenen Umschlag bis spätestens zum 25.04.2016, 13:00 Uhr (Ortszeit) der Vergabestelle – KC IT Beschaffung, Theodor-Heuss-Straße 160, 30853 Langenhagen zugegangen sein.

d) Der Teilnahmeantrag soll in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden (ein Original, eine Kopie und zusätzlich eine elektronische Kopie auf einem elektronischen Speichermedium). Sowohl das Original als auch die Kopie sind in gebundener Form einzureichen. Das Original ist als solches zu kennzeichnen. Das Einreichen der Bewerbung per Fax oder als E-Mail ist nicht ausreichend.

e) Bewerber, welche die nach Abschnitt III.2.1) bis III.2.3) dieser Bekanntmachung geforderten Eigenerklärungen nicht vorlegen, können vom Verfahren ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Die Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.

f) Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber/Bieter sind ausgeschlossen.

Kurze Beschreibung

Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (nachfolgend „BG RCI“) betreibt ein selbst entwickeltes IT-Kernsystem, welches die spezifischen Anforderungen der Berufsgenossenschaft und ihrer Fachbereiche bei der Verarbeitung von Daten weitgehend abdeckt. Es wird auf unterschiedlichen Endgeräten verwendet (Desktop-Arbeitsplätze, Thin-Clients, Home-Office Arbeitsplätze, Laptops und Smart Devices für den Außeneinsatz). Dieses System soll bis spätestens 1. Januar 2019 durch ein neues System ersetzt werden. Die BG RCI plant, ihren Bedarf an IT-Leistungen, einschließlich des IT-Kernsystems, ab dem 1. Januar 2019 nicht mehr selbst zu erbringen, sondern durch eine Partnerschaft mit einem oder mehreren anderen Unfallversicherungsträgern zu ersetzen. Ab dem 1. Januar 2019 soll möglichst der vollständige Bedarf der BG RCI an IT-Leistungen durch einen oder mehrere Kooperationspartner erbracht werden. Die bisher durch die IT-Abteilung der BG RCI erbrachten Leistungen sollen (sukzessive) eingestellt werden. Zur Umsetzung dieses Ziels wurde das Projekt IT-Kooperation (nachfolgend „Projekt“) initiiert. Das Projekt umfasst die Konzeption, den Aufbau und die Umsetzung eines BG RCI-weiten Änderungsprozesses für die Umstellung auf das neue IT-Kernsystem und weitere IT-Dienstleistungen durch den oder die zukünftigen Kooperationspartner. Hiervon ist auch die Stellen- und Personalorganisation umfasst. Das Projekt wird durch eine Gesamtprojektleitung, Teilprojektleitungen und ein Projektbüro der BG RCI betreut. Für das Projekt wird ein Dienstleister gesucht, der die Projektleitung, die Teilprojektleitungen und das Projektbüro in ihren Aufgabenbereichen unterstützt und berät: Zu den Aufgaben gehört insbesondere die Beratung und Unterstützung bei Aufsetzen und der Überwachung des Änderungsprozesses für die Einführung neuer IT-Systeme, bei der Auswahl und Einführung neuer IT-Leistungen, bei der Planung des Ablaufs des Projektes und der Sicherstellung des Fortschritts und der Erreichung der Projektziele, bei der Steuerung des Projektes und der Teilprojekte, bei der Weiterentwicklung des Projektplans und der Teilprojektpläne, bei der Qualitätssicherung, bei der Koordinierung zwischen den Beteiligten, bei der Kommunikation und bei der Dokumentation des Projektes und seiner Teilschritte. Nicht umfasst sind rechts- und steuerliche Beratung, sowie die technische IT-Beratung (z.B. die technischen Umsetzung von Datenmigrationen; Erstellen von Schnittstellenbeschreibungen etc.).

Objektive Auswahlkriterien

Der Auftraggeber wählt mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs drei Bewerber aus, die zur Abgabe eines verbindlichen Endangebots aufgefordert werden. Die Auswahl erfolgt unter den Bewerbern, die alle unter III. 2.1) bis III.2.3) geforderten Erklärungen abgegeben haben und die darin enthaltenen Mindestbedingungen erfüllen anhand der Eignung nach den folgenden Kriterien: a) Bewertung zu III.2.2.a) Jährlicher Umsatz im Bereich Unternehmens- und Organisationsberatung: Mit dem Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Unternehmens und Organisationsberatung können insgesamt bis zu 100 Punkte erzielt werden. Bei der Bewertung wird wie folgt vorgegangen: Die drei genannten Umsatzzahlen werden addiert und anschließend durch drei geteilt. Macht ein Bewerber für ein oder mehrere Jahre keine Angaben wird das entsprechende Jahr mit 0 bewertet. Der so errechnete durchschnittliche Umsatz wird zu allen anderen Bewerbern ins Verhältnis gesetzt. Der Bewerber mit dem höchsten durchschnittlichen Umsatz erhält 100 Punkte. Die übrigen Bewerber erhalten eine Punktzahl entsprechend des linearen Verhältnisses ihres Umsatzes zum Bewerber mit dem höchsten Umsatz (Beispiel: Ein Bewerber mit einem Umsatz, der der Hälfte des Umsatzes des Bieters mit dem höchsten Umsatz entspricht, erhält 50 Punkte). b) Bewertung zu III.2.3.a) Erklärung des Bewerbers über das jährliche Mittel der Beschäftigten im Bereich Unternehmens- und Organisationsberatung: Mit der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten im Bereich Unternehmens- und Organisationsberatung in den letzten drei Geschäftsjahren können insgesamt bis zu 200 Punkte erzielt werden. Bei der Bewertung wird wie folgt vorgegangen: Die drei genannten jährlichen Mittel werden addiert und anschließend durch drei geteilt. Macht ein Bewerber für ein oder mehrere Jahre keine Angaben wird das entsprechende Jahr mit 0 bewertet. Das so errechnete durchschnittliche Mittel wird zu allen anderen Bewerbern ins Verhältnis gesetzt. Der Bewerber mit dem höchsten durchschnittlichen Mittel an Mitarbeitern erhält 200 Punkte. Die übrigen Bewerber erhalten eine Punktzahl entsprechend des linearen Verhältnisses ihres Wertes zum Bewerber mit dem höchsten durchschnittlichen Mittel (Beispiel: Ein Bewerber mit einem durchschnittlichen Mittel, das der Hälfte des durchschnittlichen Mittels des Bewerbers mit dem höchsten durchschnittlichen Mittel entspricht, erhält 100 Punkte). c) Bewertung zu III.2.3.b) Referenzen: Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen. Werden mehr als vier Referenzen abgegeben, werden nur die vier besten Referenzen in die Bewertung einbezogen. Gibt ein Bewerber weniger als vier Referenzen an, erhält er für die nicht angegebenen Referenzen 0 Punkte. Mit jeder Referenz können bis zu 175 Punkte erzielt werden. Mit den vier Referenzen, die in die Bewertung einbezogen werden, können demnach bis zu 700 Punkte erzielt werden. Jede Referenz wird nach den drei Kriterien (1.) „Art der erbrachten Leistungen“, (2.) „Umfang der erbrachten Leistungen“ und (3.) „Schwierigkeit der erbrachten Leistungen“ bewertet. 1. Art der erbrachten Leistungen (45 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier die Art der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte darauf ein, welche Beratungsleistungen von der Tätigkeit umfasst waren und ob diese auch organisatorische Aspekte umfassten. 2. Umfang der erbrachten Leistungen (45 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier den Umfang der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte auf die aufgewendeten Personentage und die Dauer der Beratungsleistung ein. Bitte nehmen Sie auch dazu Stellung, ob die Leistungen an mehreren Standorten des Auftraggebers erbracht wurden und wie hoch deren Anzahl war. 3. Schwierigkeit der erbrachten Leistungen (85 Punkte): Bitte beschreiben Sie hier die Schwierigkeit der Leistungen, die in der jeweiligen Referenz erbracht wurden. Gehen Sie dabei bitte auf die Branche des Auftraggebers und die jeweiligen besonderen Schwierigkeiten ein. In den Kriterien „Art der erbrachten Leistungen“ und „Umfang der erbrachten Leistungen“ können jeweils bis zu 45 Punkte erreicht werden. Für jedes dieser Kriterien werden 0, 9, 18, 27, 36 oder 45 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung der Kriterien „Art der erbrachten Leistungen“ und „Umfang der erbrachten Leistungen“ der jeweiligen Referenz erfolgt wie folgt: – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen vollumfänglich vergleichbar: 45 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im hohen Maße vergleichbar: 36 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im befriedigenden Maße vergleichbar: 27 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im ausreichenden Maße vergleichbar: 18 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im geringen Maße vergleichbar: 9 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen nicht vergleichbar: 0 Punkte. Im Kriterium „Schwierigkeit der erbrachten Leistungen“ können bis zu 85 Punkte erreicht werden. Für dieses Kriterium werden 0, 17, 34, 51, 68 oder 85 Punkte vergeben. Andere Punktehöhen (beispielsweise 7 Punkte) können nicht erzielt werden. Die Bewertung des Kriteriums „Schwierigkeit der erbrachten Leistungen“ der jeweiligen Referenz erfolgt wie folgt: – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen vollumfänglich vergleichbar: 85 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im hohen Maße vergleichbar: 68 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im befriedigenden Maße vergleichbar: 51 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im ausreichenden Maße vergleichbar: 34 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen im geringen Maße vergleichbar: 17 Punkte – Die Referenz ist im jeweiligen Kriterium mit den zu erbringenden Leistungen nicht vergleichbar: 0 Punkte.