Das Vergabeverfahren gliedert sich in einen Öffentlichen Teilnahmewettbewerb und ein Verhandlungsverfahren. Interessierte Unternehmen können sich im Öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren für die Auftragsvergabe „Klimaschutzaktionsplan zur Aktivierung der Stadtgesellschaft“ bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag im verschlossenen Umschlag mit den unter III.1) aufgeführten Unterlagen einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Klimaschutzaktionsplan – Abgabetermin: 29.10.2016“ oder mit dem in den Auftragsunterlagen befindlichen Aufkleber zu kennzeichnen. Der Teilnahmeantrag muss Namen und Anschrift des Bewerbers, einen Ansprechpartner, eine Telefonnummer, eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse enthalten und der Antrag muss unterschrieben sein. Nach der Auswahl der geeigneten Bewerber erfolgt die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes voraussichtlich in der 47./48. KW 2016. Die Abwicklung des Verhandlungsverfahrens ist in verschiedene, aufeinander folgende Phasen zur Begrenzung der Zahl der Angebote beabsichtigt. In jeder Phase werden die eingegangenen Angebote anhand der vorgegebenen Kriterien gewertet. Sollten aus Sicht der LHM jeweils Änderungen an den Angeboten erforderlich sein, werden die in Frage kommenden Bieter aufgefordert, ein überarbeitetes Angebot abzugeben. Die Bieter werden dazu (voraussichtlich Ende Januar 2017) zu einem Verhandlungsgespräch im Direktorium-Vergabestelle 1, Birkerstr. 18, 80636 München eingeladen. Die Einladung zum Verhandlungsgespräch unter Angabe des exakten Datums und der genauen Uhrzeit erhalten die Bieter zeitnah nach Abgabe ihres Angebotes. In diesem Verhandlungsgespräch, an dem ein Auswahlgremium teilnimmt, ist das Grobkonzept in einer 20-minütigen Präsentation kurz darzustellen, in weiteren 20 Minuten werden mögliche noch offene Fragen geklärt.