Vergabe eines Rahmenvertrages für die Gestaltung von Printprodukten in den Jahren 2016 bis 2020

Menge oder Umfang

A) Allgemeine AnforderungenI. Auftragsinhalt:Gegenstand des Rahmenvertrags ist die Gestaltung von Printprodukten des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Soziales, Familie und Integration (StMAS) in den Jahren 2016 bis 2020. Ebenso umfasst ist die Aktualisierung bereits bestehender Produkte, z.B. im Falle eines Nachdrucks.II. Beschäftigung von schwerbehinderten oder diesen gleichgestellten Menschen:Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Ausführung des Auftrags mindestens einen schwerbehinderten oder diesem gleichgestellten Menschen zu beschäftigen.Eine Schwerbehinderung in diesem Sinne liegt bei einem Grad der Behinderung von wenigstens 50 vor. Schwerbehinderten Menschen gleichgestellt werden behinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung von weniger als 50, aber wenigstens 30, wenn sie infolge ihrer Behinderung ohne die Gleichstellung einen geeigneten Arbeits-platz im Sinne des § 73 SGB IX nicht erlangen oder nicht behalten können.Der Auftragnehmer kann dieser Verpflichtung auch dadurch nachkommen, dass einzelne Leistungen an Nachunternehmer vergeben werden, die diese Vorgaben erfüllen. Ebenso ist der Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft möglich.Mit der Angebotsabgabe hat der Auftragnehmer die geforderte Beschäftigung eines schwerbehinderten oder diesem gleichgestellten Menschen nachzuweisen und zu beschreiben, inwieweit der schwerbehinderte oder diesem gleichgestellte Mensch bei der Auftragserfüllung beschäftigt wird. Der Nachweis der Beschäftigung kann durch eine Kopie des Schwerbehindertenausweises oder des Gleichstellungsbescheids erfolgen.B) Bedarf/Vorhaben:I. Bedarf:Im Hinblick auf den Fokus, in den die Aufgaben des StMAS in den kommenden Jahren rücken werden, soll das Image des StMAS im Rahmen einer strategischen Kommunikation weiter zu einem modernen, problemlösungsorientierten und kompetenten Image ausgebaut werden. Dies muss mit einer hohen Emotionalität (soziale Themen!) und unmittelbar erlebbarer Relevanz für die Zielgruppe „breite Öffentlichkeit“ verbunden sein. Die Kommunikation dient der Profilierung und Positionierung des StMAS in der öffentlichen Wahrnehmung. Dabei liegt eine große Herausforderung darin, die zahlreichen Aufgaben und Kompetenzfelder des Hauses zu berücksichtigen, kommunikative Schwerpunkte zu setzen und ein prägnantes Gesamtbild zu vermitteln. Wesentliches Element der Kommunikation des StMAS ist dabei die Marke „Zukunftsministerium / Was Menschen berührt“, die seit 2011 aufgebaut und etabliert worden ist. Die Marke steht für das StMAS als modernen, kompetenten und glaubwürdigen Absender politischer Informationen und Botschaften.Wie bisher wird das StMAS auch in den kommenden Jahren eine Vielzahl an Flyern, Broschüren, Einladungen, Plakaten und anderen Printmaterialien gestalten und produzieren lassen.II. Vorhaben:1. Allgemeine Vorhabenbeschreibung:Es ist das Ziel des Auftrags, gemeinsam mit dem Auftragnehmer Printprodukte des StMAS in den kommenden Jahren zu gestalten bzw. bestehende Produkte im Falle eines Nachdrucks – soweit erforderlich – zu aktualisieren.Bei der Gestaltung ist das Corporate Design „Zukunftsministerium“ des StMAS (CD) einzuhalten. Das CD ist im Internet abrufbar unter www.stmas.bayern.de/design. Die dort hinterlegten Vorlagen sind soweit möglich zu verwenden.a) Allgemeines zur Gestaltung der Printprodukte:Die individuelle Ausgestaltung des Produkts unter Beachtung der Vorgaben des CD wird bei Bedarf in einem Briefinggespräch festgelegt werden. Die Produkte sollen einen informativen und ansprechenden Charakter haben, ohne aufdringlich oder aggressiv zu wirken. Sie haben den besonderen Bedürfnissen der Kommunikation mit der jeweiligen Zielgruppe Rechnung zu tragen. Der Auftragnehmer hat die Produkte auf der Grundlage jeweils vom StMAS zu liefernder Texte in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber grafisch umzusetzen. Die Texte werden als Word-Dateien zur Verfügung gestellt.In Ausnahmefällen ist es erforderlich, dass die gelieferten Texte redaktionell überarbeitet, oder aus vom Auftraggeber bereitgestellten Informationsquellen Texte neu erstellt werden. Insbesondere die letzte Tätigkeit erfolgt durch den Auftragnehmer nach einem eingehenden Briefing mit dem Auftraggeber zur Struktur und zum Sprachstil des zu er-stellenden Textes.b) Barrierefreie PDF-Dateien:Die Printprodukte des StMAS, insbesondere Broschüren und Faltblätter, werden regelmäßig auf der Website des Ministeriums zum Download angeboten. Gemäß der Bayerischen Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik (BayBITV – zum Download unter http://gesetze-bayern.de/Content/Document/BayBITV) ist das StMAS verpflichtet, nur barrierefrei gestaltete PDF-Dokumente auf seiner Website zum Herunterladen anzubieten. Soweit der Auftraggeber im Einzelfall nichts anderes mitteilt, ist daher mit Fertigstellung der Druckdaten umgehend eine internetfähige barrierefreie PDF-Datei zu übermitteln.Der Auftraggeber prüft die Barrierefreiheit der übergebenen PDF-Dokumente in jedem Einzelfall mit Hilfe des PDF Accessibility Checker (PAC 2) der Schweizerischen Stiftung zur behindertengerechten Technologienutzung „Zugang für alle“. Diese Software ist weit verbreitet und anerkannt in der Bewertung von barrierefreien PDF-Dateien. Sie kann kostenlos unter http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac.html heruntergeladen werden und ist daher für alle Bieter ohne weitere Einschränkungen verfügbar.c) Verwendung von Fotos:Für die Gestaltung sind auch Fotos zu verwenden. Die im StMAS vorhandenen themenbezogenen Bilder werden zur Verfügung gestellt. Das Angebot hat insbesondere die Auswahl der Bilder und ihre Bearbeitung (Generierung des StMAS-Bildlooks) vor-zusehen. Sollte die Recherche in kommerziellen Bilddatenbanken erforderlich werden, wird dieser Aufwand gesondert abgerechnet. Dies gilt auch für den gegebenenfalls erforderlichen Erwerb von Bildern. Eventuell erforderliche Scans und Proofs werden nach Bedarf zusätzlich abgerechnet. Die Produkte sind in der Regel vierfarbig zu gestalten.d) „Printprodukte“:Unter dem Begriff „Print“ ist in der Regel der klassische Papierdruck zu verstehen. Für den Druck auf Papier hat das StMAS einen Rahmenvertrag mit einer Druckerei geschlossen, an welche die Druckdaten zu übergeben sind. Das Angebot hat den Auf-wand für die Abstimmung mit der Druckerei zu umfassen sowie die Überwachung der Produktion und die Abnahme.Im Einzelfall umfasst der Begriff „Print“ darüber hinaus auch das Aufbringen einer durch den Auftragnehmer gestalteten, grafischen Vorlage auf andere Materialien wie beispielsweise Textilien, Metall oder Kunststoff. Soweit derartige Printprodukte erstellt werden sollen (d. h. auf andere Materialien als Papier), ist es Aufgabe des Auftragnehmers, mindestens drei Vergleichsangebote von geeigneten, leistungsfähigen und zuverlässigen Subunternehmern einzuholen und dem Auftraggeber gegenüber darzulegen, welches Subunternehmerangebot das wirtschaftlichste ist. Anschließend ist es Aufgabe des Auftragnehmers – nach Einholung der Zustimmung des Auftraggebers – den wirtschaftlichsten Anbieter mit der Produktion zu beauftragen, diese zu überwachen und das fertige Printprodukt abzunehmen.Sowohl für den klassischen Papierdruck als auch für die Sonderfälle (andere Materialien) ist insbesondere das Layout, die Abstimmung mit dem Auftraggeber (ggf. mit ein-zuschaltenden Subunternehmern und evtl. weiteren beteiligten Stellen), die Korrektur, das Lektorat, die Schlussredaktion, die Reinzeichnung und die Druckvorbereitung anzubieten. Soweit der Auftraggeber im Einzelfall nichts anderes mitteilt, ist mit Fertigstellung der Druckdaten umgehend eine internetfähige barrierefreie PDF-Datei zu übermitteln. Die Druckdateien mit allen Bildern und Schriften sind dem Auftraggeber nach Fertigstellung des jeweiligen Produktes auf einem Datenträger zu übergeben.e) Bearbeitungszeit:Für Flyer und Plakate ist von einer Vorlaufzeit von etwa 20 Arbeitstagen vor dem Liefertermin der Printprodukte (eintreffend beim Empfänger) auszugehen. Die Inhalte der Flyer, Großflächenplakate und Plakate müssen dem Auftragnehmer somit spätestens 20 Arbeitstage vor dem geforderten Anlieferungstermin vorliegen. Für Broschüren wird die Vorlaufzeit je nach Umfang mit dem Einzelauftrag individuell vereinbart.2. Vorhaben im Besonderen:Die zu vergebenden Leistungen sind insbesondere:a) Broschüren:Das StMAS geht von jährlich 15 Broschüren während der Vertragslaufzeit aus. Die Broschüren sind im Format DIN A 4, DIN A 5 oder DIN lang zu gestalten.b) Flyer:Die voraussichtlich zu erstellenden Flyer unterteilen sich in folgende Gruppen:— Allgemeine Flyer zu verschiedenen Themen des Hauses.Das StMAS geht von jährlich 5 bis 10 Flyern während der Vertragslaufzeit aus. Die Flyer sind als 6-Seiter im Format DIN lang mit Wickelfalz, alternativ als 8-Seiter im Format DIN lang mit Altarfalz anzulegen.— Einladungsflyer:Die zuständigen Fachabteilungen des StMAS veranstalten jährlich Fachveranstaltungen zu verschiedenen Themen. Für diese sind jeweils Einladungsflyer zu produzieren. Die Einladungen sind in der Regel als 6-Seiter im Format DIN lang zu gestalten. Es ist von fünf bis acht Einladungsflyern auszugehen.— Flyer zu Wanderausstellungen:Das StMAS bietet Wanderausstellungen zur kostenlosen Entleihung an. Aktuell ist dies nur eine Wanderausstellung. Es ist allerdings davon auszugehen, dass weitere Wanderausstellungen hinzukommen. Zu den Wanderausstellungen gehört auch die Gestaltung und Produktion von Flyern, die jeweils an den Entleiher/örtlichen Aussteller angepasst werden: Eingetragen werden der Entleiher/örtlicher Aussteller ggf. mit Logo, die Ausstellungsdauer und der Ausstellungsort mit Öffnungszeiten. Die erforderlichen offenen InDesign-Dateien werden dem Auftragnehmer nach Vertragsschluss zur Verfügung gestellt. Das StMAS teilt dann den Ausstellern die Kontaktdaten des Auftragnehmers mit und veranlasst eine direkte Kontaktaufnahme mit ihm. Der Auftragnehmer hat die Produktion des Flyers mit dem jeweiligen Entleiher/lokalen Aussteller und der genannten Druckerei auf der Grundlage der genannten Vorgaben grundsätzlich selbstständig abzuwickeln. Das StMAS steht jedoch im Bedarfsfall – etwa bei Abstimmungsdifferenzen – als Ansprechpartner zur Verfügung. Die individualisierten und mit den Entleihern/lokalen Ausstellern abgestimmten Flyer sind dem StMAS als PDF-Datei zur endgültigen Druckfreigabe zuzuleiten. Pro Wanderausstellung ist von zwölf Flyern jährlich auszugehen.c) Plakate:Es werden immer wieder Plakate und Großflächen zu verschiedenen Themen und für unterschiedlichste Zielgruppen in den Formaten A3 bis A0 bzw. 18/1 benötigt. Das StMAS geht von jährlich 5 Plakatmotiven und 10 Großflächenplakatmotiven während der Vertragslaufzeit aus. Die Großflächen werden für vier Stellwände produziert, die sich auf dem Gelände des StMAS befinden.d) Weitere Printprodukte:— Postkarten,Voraussichtlich wird der Auftraggeber jährlich ein bis zwei Postkartenmotive gestalten und produzieren lassen (Format DIN A6 quer).— Mappen,Voraussichtlich wird der Auftraggeber jährlich ein Motiv für die Produktion von Mappen anlegen lassen.— Zertifikate, Teilnahmebestätigungen, Urkunden.In unregelmäßigen Abständen händigt das StMAS im Rahmen verschiedener Projekte individualisierte Zertifikate und Urkunden aus. Einige Felder des Zertifikates sind variabel und müssen individuell befüllt werden. Zu diesem Zweck stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer für das jeweilige Projekt den zu verwendenden Text und eine Excel-Datei mit den individuellen Angaben zur Verfügung. Die Dateien (offene Druckdaten) der vorhandenen Master werden als Vorlagen übermittelt. Der Auftraggeber geht von etwa 100 Zertifikaten, Teilnahmebestätigungen bzw. Urkunden pro Jahr basierend auf bis zu fünf Motiven aus.3. Gestaltung von Kommunikationsmitteln aus dem Themenbereich „Kindertagesbetreuung“ als Bestandteil des AngebotsAls Grundlage und als Beispiele für die Auftragsvergabe sind dem Angebot Entwürfe für zwei Projekte aus dem Bereich der Kindertagesbetreuung beizulegen. Zum einen soll die Broschüre „Bildungs- und Erziehungspartnerschaft zwischen Eltern und Kindertageseinrichtungen“ aus dem Jahr 2009 gestalterisch an das CD „Zukunftsministerium“ angepasst werden. Zum anderen soll auch das Faltblatt „Eine Aufgabe mit Zukunft / Tagesmutter – Tagesvater“ aus dem Jahr 2006 nach zeitgemäßen Standards und den Vorgaben des CD „Zukunftsministerium“ gestaltet werden. Dem Angebot ist darüber hinaus eine barrierefreie PDF-Datei des neu gestalteten Faltblatts beizufügen.Zum Thema „Kindertagespflege“ sollen überdies zwei Plakate (DIN A2 und Großfläche) entworfen werden, die interessierte Personen für eine Tätigkeit in der „Kindertages-pflege“ (als Tagesmutter oder Tagesvater) gewinnen sollen. Es obliegt jeweils dem Bieter zu entscheiden, welche Bilder verwendet werden. Für die einzureichenden Entwürfe sind keine hochauflösenden Bilder erforderlich (es reichen Layout-Bilder).a) Zur Verfügung gestellte Dokumente und Links:(1) Die PDF-Dateien zur Broschüre (2009) und zum Flyer (2006) können unter dem folgenden Link abgerufen werden: http://www.stmas.bayern.de/wir/vergabe.htm(2) Das Manual zum Corporate Design „Zukunftsministerium“ sowie Seitenvorlagen können unter http://www.stmas.bayern.de//design/ heruntergeladen werden.(3) Das Logo des Staatsinstituts für Frühpädagogik (ifp) und das Logo zur Kindertagespflege in Bayern können ebenfalls unter http://www.stmas.bayern.de//design/ heruntergeladen werden.(4) Weiterhin wird allen Bietern auf Anfrage die Hausschrift des StMAS (Novel-Sans-StMAS) für Gestaltungsarbeiten im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellt. Anfragen sind an das Postfach oeffentlichkeitsar-beit@stmas.bayern.de zu richten.Im Einzelnen sind dem Angebot folgende Gestaltungsentwürfe beizulegen:b) Broschüre „Bildungs- und Erziehungspartnerschaft zwischen Eltern und Kindertageseinrichtungen“ (Format DIN A4):Zu gestalten sind gemäß den Vorgaben des CD „Zukunftsministerium“:— die Titelseite sowie— der Inhalt der folgenden Seiten bis einschließlich Seite 17 (Teil 1 Informationen zum Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz. Das Vorwort ist textlich unverändert als Vorwort der Frau Staatsministerin (mit Foto und Unterschrift) zu gestalten. Durchschnittlich sollte auf jeder dritten Doppelseite ein Bild platziert werden.Die Broschüre „Bildungs- und Erziehungspartnerschaft zwischen Eltern und Kindertageseinrichtungen“ wurde im Jahr 2009 herausgegeben. Das StMAS wird die Broschüre in 2016 textlich aktualisiert als professionell gestaltete Broschüre neu veröffentlichen. Gestalterisch sind dabei die Vorgaben des CD „Zukunftsministerium“ zu berücksichtigen.Hintergrundinformation:Zielgruppe der Broschüre sind Eltern, deren Kinder eine Kindertageseinrichtung in Bayern besuchen. Die Handreichung gibt den Eltern einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und wichtigen Inhalte des Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetzes (BayKiBiG) und dessen Ausführungsverordnung (AVBayKiBiG). Sie führt in die pädagogischen Grundlagen des Bayerischen Bildungs- und Erziehungsplans (BayBEP) ein und soll die Eltern zur Mitarbeit in den Einrichtungen motivieren.Bildungspartnerschaft als gemeinsame Entwicklungsaufgabe von Eltern und Kindertageseinrichtungen ist ein zentraler Punkt des BayKiBiG und BayBEP. Die aktive Einbeziehung der Eltern in das Einrichtungsgeschehen ist wichtig für alle Beteiligten insbesondere für die Kinder. Forschungsbefunde zeigen auf, dass sich eine gute Kooperation zwischen Familie und Einrichtung positiv auf die Entwicklung der Kinder auswirkt. Mit Stärkung des Bildungsauftrags von Kindertageseinrichtungen gewinnen die Kooperation und Vernetzung der Bildungsorte Familie und Kita zunehmend an Bedeutung und Gewicht. Nur gemeinsam wird die Herausforderung gelingen, eine hohe Bildungsqualität für alle Kinder von Anfang an sicherzustellen.Die Handreichung versteht sich als Arbeitsgrundlage und Nachschlagewerk für Elternbeiräte, aber auch für alle anderen Eltern, die sich in das Kita-Geschehen aktiv ein-bringen wollen. Sie umfasst drei ineinander greifende Teile, die zugleich für sich stehen und lesbar sind:— Informationen zum BayKiBiG,— Informationen zum BayBEP,— Elternmitwirkung – Was Sie als Eltern(beirat) bewegen und bewirken können.In einem Anhang finden sich für die Elternbeiräte wichtige Vorschriften, ein Glossar und wertvolle Literaturhinweise.c) Faltblatt und Plakate zum Thema „Kindertagespflege in Bayern“:Zu gestalten sind gemäß den Vorgaben des CD „Zukunftsministerium“:— das Faltblatt „Eine Aufgabe mit Zukunft / Tagesmutter – Tagesvater“ (Wickelfalz),— ein Plakat DIN A2 im Hochformat sowie— ein Großflächenplakat 18/1.Das Plakat DIN A2 und das Großflächenplakat 18/1 sind auf DIN A3 ausgedruckt ein-zureichen. Darüber hinaus ist auf Datenträger eine barrierefreie PDF-Datei des neu gestalteten Faltblatts beizufügen.Hintergrundinformation zur Kindertagespflege:Die Kindertagespflege ist neben institutionalisierten Betreuungsformen wie Krippen und altersgeöffneten Kindergärten, insbesondere für unter Dreijährige eine unverzichtbare Ergänzung des Betreuungsangebots. Sie hat ihre Stärken insbesondere in der Familiennähe und in flexiblen Betreuungszeiten. 70 Prozent der von Tagesmüttern und Tagesvätern betreuten Kinder in Bayern sind im Alter unter drei Jahren.Das Faltblatt „Eine Aufgabe mit Zukunft / Tagesmutter – Tagesvater“ aus dem Jahr 2006 soll nach den Vorgaben des CD „Zukunftsministerium“ gestaltet werden und modernen und zeitgemäßen Ansprüchen gerecht werden. Die Texte können unverändert übernommen werden. Auf dem Faltblatt und den Plakaten ist das Logo zur Kindertagespflege in Bayern sowie die Web-Adresse www.kindertagespflege.bayern.de zu platzieren. Im Vorwort des Faltblatts sind Bild und Unterschrift von Frau Staatsministerin Müller anzubringen (Bild und Unterschrift sind bereits Teil der zum Download angebotenen Seitenvorlage DIN-lang).Barrierefreie PDF-Datei zum Faltblatt:Die PDF-Datei muss barrierefrei gemäß der Bayerischen Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik (BayBITV) sein. Der Auftraggeber prüft die Barrierefreiheit des übergebenen PDF-Dokuments mit Hilfe des PDF Accessibility Checker (PAC 2) der Schweizerischen Stiftung zur behindertengerechten Technologienutzung „Zugang für alle“. Die Software kann kostenlos unter http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac.html heruntergeladen werden. PDF-Dokumente, welche den Test nicht bestehen, führen zwingend zum Ausschluss des Bieters.500 000