Vertrag über die Durchführung von Druckdienstleistungen im Rahmen eines Output-Management-Systems für die pronova BKK – Ausschreibung 909

Einkaufsverbund der Krankenkassen (EVdK) für die pronova BKK, Körperschaft des öffentlichen Rechts

Die automatisierte Produktion und Versendung des täglichen Briefverkehrs, sowie der Massenversand von Serienbriefen stellt höchste Ansprüche an moderne Drucktechnik. Just-in-Time Produktion mit Kuvertierung, White-Space Marketing, Print-On-Demand-Beilagenzusteuerung und portooptimierter taggleicher Aussendung erfordern einen stabilen Prozess, Flexibilität in der Produktion, Kontinuität in Qualität sowie Zuverlässigkeit in Logistik und Versand.
Gegenstand des Verfahrens und des daraus hervorgehenden Vertrages ist die Durchführung der Druckdienstleistungen im Rahmen eines Output-Management-Systems für die Produktion der täglichen Geschäftspost und der Serienbriefe der pronova BKK.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-10-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-10-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• docsellent GmbH

Wer?

• Einkaufsverbund der Krankenkassen (EVdK) für die pronova BKK, Körperschaft des öffentlichen Rechts

Wie?

• Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse › Verschiedene Druckerzeugnisse

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt
• Köln › Leverkusen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-10-04	Auftragsbekanntmachung
2017-03-16	Ergänzende Angaben
2017-05-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse
Menge oder Umfang:

Es wird von einem Gesamtvolumen pro Jahr von ca. 4 000 000 Briefen ausgegangen, dies entspricht ca. 11 150 000 Blatt. Der Anteil der Serienbriefproduktion beträgt ca. 20 %. Aufgrund möglicher Fusionen während der Ausschreibung kann sich das Mengengerüst verändern.Bei sämtlichen Angaben zum Vertragsvolumen und seiner voraussichtlichen Verteilung auf die einzelnen Positionen handelt es sich um Schätzungen. Eine verbindliche Prognose für die Zukunft kann hieraus nicht abgeleitet werden; die Mengenangaben können sich während der Vertragslaufzeit nach oben oder unten verändern. Folglich besteht kein Anspruch der Auftragnehmer auf die Beauftragung bestimmter Leistungen oder eines bestimmten Umfangs einer Leistung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Einkaufsverbund der Krankenkassen (EVdK) für die pronova BKK, Körperschaft des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Butzweilerhof Allee 2
Postleitzahl: 50829
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.pronovabkk.de 🌏
E-Mail: christina.friebe@evdk.com 📧
Telefon: +49 221567853906 📞
Fax: +49 221567859906 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-04 📅
Einreichungsfrist: 2016-10-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 194-350333
ABl. S-Ausgabe: 194
Zusätzliche Informationen

Mit Zuschlagserteilung erfolgt die Umsetzungs- und Implementierungsphase in Abstimmung mit der Auftraggeberin in Teilschritten bis zum 31.3.2017. Ist die Implementierungsphase zum Leistungsbeginn am 1.4.2017 aufgrund von Umständen, die die Auftraggeberin zu vertreten hat, noch nicht abgeschlossen, wird diese darüber hinaus fortgeführt und der damit verbundene Aufwand als Mehraufwand vergütet. Die Entlohnung wird im Rahmen der Angebotsphase und der wirtschaftlichen Bewertung festgestellt. Bitte beachten Sie, dass Paketsendungen nur innerhalb der regulären Geschäftszeiten montags bis freitags von 8:00 bis 16:00 Uhr entgegengenommen werden können. Bitte achten Sie ebenfalls auf nicht bundeseinheitliche Feier- oder Brauchtumstage. Bieteranfragen sind je Bieter auf eine Anfrage zu beschränken! Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 18.10.2016 – 12:00 Uhr per E-Mail an die genannte Kontaktstelle zu senden. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt am 21.10.2016. Die Mitteilung des Ausschreibungsergebnisses erfolgt ausschließlich per E-Mail. Alle Unterlagen sind vollständig und im Original unterzeichnet und mit Stempel versehen in Papierform einzureichen. Ergänzend dazu sind eine vollständige Kopie des Originals in ausgedruckter Form sowie ein Scan des vollständigen Originals als PDF-Datei auf einem Datenträger einzureichen. Sind beschreibbare Excel-Dateien im Rahmen der Ausschreibung gefordert, sind diese zu befüllen und zusätzlich zum PDF als offene Datei auf dem Datenträger beizufügen. Die Teilnahmeunterlagen sind gelocht und einzeln entnehmbar abgeheftet (z. B. in einem Ordner oder Hefter), jedoch unter keinen Umständen geleimt, gebunden o. ä. einzureichen. Der Datenträger oder dessen Hülle ist mit Firmierung und Ausschreibungsnummer zu kennzeichnen. Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen in den Antragsunterlagen inkl. aller Anlagen führen zum sofortigen Ausschluss. Auf den geschlossenen, nicht einsehbaren Umschlag oder das Paket ist der beiliegende zum Download bereitgestellte Versandvermerk zu kleben oder der Vermerk „Ausschreibungsnummer 909 – Teilnahmeantrag“ bzw. zur späteren Angebotsabgabe „ Ausschreibungsnummer 909 – Angebot“ zu schreiben. Es ist darauf zu achten, dass der Vermerk von außen eindeutig lesbar ist. Fehlt dieser Vermerk oder ist er nicht einsehbar und der Umschlag wird vor dem Öffnungstermin geöffnet, so scheidet das Angebot aus.

Zusätzliche Informationen

Mit Zuschlagserteilung erfolgt die Umsetzungs- und Implementierungsphase in Abstimmung mit der Auftraggeberin in Teilschritten bis zum 31.3.2017. Ist die Implementierungsphase zum Leistungsbeginn am 1.4.2017 aufgrund von Umständen, die die Auftraggeberin zu vertreten hat, noch nicht abgeschlossen, wird diese darüber hinaus fortgeführt und der damit verbundene Aufwand als Mehraufwand vergütet. Die Entlohnung wird im Rahmen der Angebotsphase und der wirtschaftlichen Bewertung festgestellt.

Bitte beachten Sie, dass Paketsendungen nur innerhalb der regulären Geschäftszeiten montags bis freitags von 8:00 bis 16:00 Uhr entgegengenommen werden können. Bitte achten Sie ebenfalls auf nicht bundeseinheitliche Feier- oder Brauchtumstage.

Bieteranfragen sind je Bieter auf eine Anfrage zu beschränken! Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 18.10.2016 – 12:00 Uhr per E-Mail an die genannte Kontaktstelle zu senden. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt am 21.10.2016.

Die Mitteilung des Ausschreibungsergebnisses erfolgt ausschließlich per E-Mail.

Alle Unterlagen sind vollständig und im Original unterzeichnet und mit Stempel versehen in Papierform einzureichen. Ergänzend dazu sind eine vollständige Kopie des Originals in ausgedruckter Form sowie ein Scan des vollständigen Originals als PDF-Datei auf einem Datenträger einzureichen. Sind beschreibbare Excel-Dateien im Rahmen der Ausschreibung gefordert, sind diese zu befüllen und zusätzlich zum PDF als offene Datei auf dem Datenträger beizufügen.

Die Teilnahmeunterlagen sind gelocht und einzeln entnehmbar abgeheftet (z. B. in einem Ordner oder Hefter), jedoch unter keinen Umständen geleimt, gebunden o. ä. einzureichen. Der Datenträger oder dessen Hülle ist mit Firmierung und Ausschreibungsnummer zu kennzeichnen.

Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen in den Antragsunterlagen inkl. aller Anlagen führen zum sofortigen Ausschluss.

Auf den geschlossenen, nicht einsehbaren Umschlag oder das Paket ist der beiliegende zum Download bereitgestellte Versandvermerk zu kleben oder der Vermerk „Ausschreibungsnummer 909 – Teilnahmeantrag“ bzw. zur späteren Angebotsabgabe „ Ausschreibungsnummer 909 – Angebot“ zu schreiben. Es ist darauf zu achten, dass der Vermerk von außen eindeutig lesbar ist. Fehlt dieser Vermerk oder ist er nicht einsehbar und der Umschlag wird vor dem Öffnungstermin geöffnet, so scheidet das Angebot aus.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Verfahrens und des daraus hervorgehenden Vertrages ist die Durchführung der Druckdienstleistungen im Rahmen eines Output-Management-Systems für die Produktion der täglichen Geschäftspost und der Serienbriefe der pronova BKK.

Menge oder Umfang:

Bei sämtlichen Angaben zum Vertragsvolumen und seiner voraussichtlichen Verteilung auf die einzelnen Positionen handelt es sich um Schätzungen. Eine verbindliche Prognose für die Zukunft kann hieraus nicht abgeleitet werden; die Mengenangaben können sich während der Vertragslaufzeit nach oben oder unten verändern. Folglich besteht kein Anspruch der Auftragnehmer auf die Beauftragung bestimmter Leistungen oder eines bestimmten Umfangs einer Leistung.

Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und hat eine Laufzeit bis zum 31.3.2020. Danach ist er jederzeit mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende kündbar. Bis zum Leistungsbeginn ab dem 1.4.2017 ist die Umsetzungs- und Implementierungsphase bzw. Testphase eingeplant.

Referenznummer: Ausschreibung 909
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Der Vertrag wird am Standort der pronova BKK in Leverkusen und Köln betreut.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis der Eignung sind folgende geforderte Unterlagen beizubringen:

Unterzeichnete Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage 2).

Unterzeichnete Eigenerklärung Eignungsprüfung (Anlage 3).

Unterzeichnete Eigenerklärung Bietergemeinschaft (Anlage 4).

Unterzeichneter Datenschutzerklärung (Anlage 5).

Unterzeichneter Datenschutzfragebogen (Anlage 6)

Ausführliche Unternehmensvorstellung und Unternehmensdaten inkl. Aufstellung aller Gesellschafter und Unternehmensbeteiligungen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Es werden bis zu 5 Teilnehmende zur Angebotsabgabe aufgefordert. Zur Feststellung der geeigneten Teilnehmenden am Ausschreibungsverfahren ist neben der ausführlichen Unternehmensvorstellung auch eine Erläuterung über die grundsätzlich vorhandene fachliche Eignung bezüglich der ausgeschriebenen Leistungen einzureichen. In diesem Zusammenhang bitten wir um ausführliche Stellungnahme zu folgenden Thematiken: – Darstellung der fachlichen Eignung in Bezug auf – die Qualifikation der Mitarbeitenden – den vorhandenen Maschinenpark im Hinblick auf Print-On-Demand, White-Space-Marketing sowie die automatisierte Zusteuerung von Beilagen – die taggleiche Produktion und Vorbereitung zur Postauflieferung von bis zu ca. 20 000 Einzelbriefen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Datenbereitstellung durch die Auftraggeberin in mehreren Schritten letztmalig bis 16:00 Uhr erfolgen kann und die Postauflieferung so frühzeitig erfolgt, dass die Briefe über den Postdienstleistenden ebenfalls taggleich versendet werden können. Die Darstellung ist auf max. 3 DIN A 4 Seiten je Punkt zu beschränken. Die Bewertung dieser Punkte erfolgt mit je 20 %. – Beschreibung der Anbindung an die Software L-Vin von pawisda im Rahmen der Umsetzungs- und Implementierungsphase und des hierfür vorgegebenen Zeitfensters bis zum Vertragsbeginn. Folgende Bedingungen sind für die Testphase zu beachten: Die Entwicklungs- und Testumgebungen müssen so dimensioniert sein, dass ein vollständiger Ablauf des Prozesses möglich ist. Falls ein Produktionssystem im Verbund von Servern läuft, muss dies auch im Testsystem auf einer Hardwareinstanz als auch mit virtuellen Servern simulierbar sein. Zur Beschreibung sind mind. 5 DIN A 4 Seiten einzureichen. Die Bewertung dieses Punktes erfolgt mit 20 %. – Eskalationsmechanismen, Regelungen für die Auslieferung von Softwareanpassungen und andere Fehlerbereinigungen für einen reibungslosen Betrieb müssen in einem Service- und Supportplan erläutert werden. Diese sind unter Berücksichtigung möglicher Störfaktoren und deren Lösungsmöglichkeiten darzustellen. Zur Darstellung sind mind. 5 DIN A 4 Seiten einzureichen. Die Bewertung dieses Punktes erfolgt mit 20 %. Ist eine objektive Auswahl der Teilnehmer für das Vergabeverfahren nicht gegeben, wird ein transparentes und dokumentiertes Losverfahren zur Teilnehmerauswahl durchgeführt.

Objektive Auswahlkriterien

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-11-14 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: pronova BKK
Postanschrift: Brunckstraße 47
Postort: Ludwigshafen
Postleitzahl: 67063
Kontakt
Kontaktperson: Christina Friebe
Internetadresse: www.pronovabkk.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.evdk.com 🌏
URL der Dokumente: www.evdk.com/Ausschreibungen 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Ausschreibung 909
Zusätzliche Informationen

Bitte beachten Sie, dass Paketsendungen nur innerhalb der regulären Geschäftszeiten montags bis freitags von 8:00 bis 16:00 Uhr entgegengenommen werden können. Bitte achten Sie ebenfalls auf nicht bundeseinheitliche Feier- oder Brauchtumstage.

Bieteranfragen sind je Bieter auf eine Anfrage zu beschränken! Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 18.10.2016 – 12:00 Uhr per E-Mail an die genannte Kontaktstelle zu senden. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt am 21.10.2016.

Die Mitteilung des Ausschreibungsergebnisses erfolgt ausschließlich per E-Mail.

Alle Unterlagen sind vollständig und im Original unterzeichnet und mit Stempel versehen in Papierform einzureichen. Ergänzend dazu sind eine vollständige Kopie des Originals in ausgedruckter Form sowie ein Scan des vollständigen Originals als PDF-Datei auf einem Datenträger einzureichen. Sind beschreibbare Excel-Dateien im Rahmen der Ausschreibung gefordert, sind diese zu befüllen und zusätzlich zum PDF als offene Datei auf dem Datenträger beizufügen.

Die Teilnahmeunterlagen sind gelocht und einzeln entnehmbar abgeheftet (z. B. in einem Ordner oder Hefter), jedoch unter keinen Umständen geleimt, gebunden o. ä. einzureichen. Der Datenträger oder dessen Hülle ist mit Firmierung und Ausschreibungsnummer zu kennzeichnen.

Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen in den Antragsunterlagen inkl. aller Anlagen führen zum sofortigen Ausschluss.

Auf den geschlossenen, nicht einsehbaren Umschlag oder das Paket ist der beiliegende zum Download bereitgestellte Versandvermerk zu kleben oder der Vermerk „Ausschreibungsnummer 909 – Teilnahmeantrag“ bzw. zur späteren Angebotsabgabe „ Ausschreibungsnummer 909 – Angebot“ zu schreiben. Es ist darauf zu achten, dass der Vermerk von außen eindeutig lesbar ist. Fehlt dieser Vermerk oder ist er nicht einsehbar und der Umschlag wird vor dem Öffnungstermin geöffnet, so scheidet das Angebot aus.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Quelle: OJS 2016/S 194-350333 (2016-10-04)

Ergänzende Angaben (2017-03-16)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-16 📅
Einreichungsfrist: 2017-04-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 056-104694
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 194-350333
ABl. S-Ausgabe: 56
Quelle: OJS 2017/S 056-104694 (2017-03-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-05-12)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Einkaufsverbund der Krankenkassen (EVdK) für die pronova BKK, Körperschaft des öffentlichen Rechts.

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-05-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 094-185656
ABl. S-Ausgabe: 94

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bewertung Preis (70)
2. Bewertung Fachlichkeit (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-05-03 📅
Name: docsellent GmbH
Postanschrift: Mühlenstr. 57
Postort: Korschenbroich
Postleitzahl: 41352
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Land: Deutschland 🇩🇪

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2017/S 056-104694

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle verweist auf die Regelungen zu Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach § 160 Absatz 1 bis 3 GWB.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Einkaufsverbund der Krankenkassen (EVdK)
Postanschrift: Butzweilerhof Allee 2
Postort: Köln
Postleitzahl: 50829
Telefon: +49 221567853906 📞
Internetadresse: http://www.evdk.com 🌏
Fax: +49 221567859906 📠
Quelle: OJS 2017/S 094-185656 (2017-05-12)

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