Beratung und Erbringung von Konfigurationsleistungen der Software "helpLine"

Kurze Beschreibung

Rahmenvertrag für die Konzeption, Umsetzung und Dokumentation eines workflow unterstützten Logging Systems „new Daily Log (nDL)“ auf Basis und als Erweiterung des beim Auftraggeber im Einsatz befindlichen ITSM Produkts helpLine des Herstellers Fa. helpLine GmbH (Arbeitspaket 1) und Erbringung von Konfigurationsleistungen zur Umsetzung des Konzepts nDL auf Basis des ITSM Produkts helpLine des Herstellers Fa. helpLine und Dokumentation der Umsetzung (Arbeitspaket 2). Konzeption und Umsetzung erfolgen iterative und in enger Abstimmung mit den zukünftigen Nutzern und Betreibern des nDL.

Beschreibung der Beschaffung

Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH (nachstehend DFS genannt) beabsichtigt ein workflow gestütztes neues Logging System (nDL, new Daily Log) für die Unterstützung des Flugsicherungsbetriebs in den Bereichen Technik und operative Flugsicherung einzuführen. Das nDL soll auf Basis des bei der DFS in der administrativen IT genutzten ITSM Tool helpLine umgesetzt werden. Das nDL soll an allen Center Standorten, an allen Tower Standorten, beim zentralen Flugberatungsdienst und bei der bundesweiten operativen Flugsicherungstechnik eingeführt werden. Es wird im Endausbau von über 3 000 Mitarbeitern der Flugsicherungsdienste 24/7 genutzt. Die Nutzergruppenspezifischen Logeinträge müssen in Abhängigkeit ihrer Klassifizierung und Kritikalität per Workflow zu verschiedenen Bearbeitern weitergeleitet werden und sollen in Abhängigkeit ihres Bearbeitungsstatus mit zusätzlichen Informationen angereichert werden.Aufgrund der Komplexität und des engen Zeitrahmens werden für diese Beschaffungsmaßnahme zwei Arbeitspakete für zwei Skill-Profile ausgeschrieben. Arbeitspaket 1 für das Skill-Profil Senior Consultant: Erstellung eines übergreifenden Konzepts zur Umsetzung des new Daily Logs auf Basis des ITSM Tools helpLine. Aus diesem Konzept müssen fünf Teilkonzepte abgeleitet werden, die die individuellen Anforderungen der Nutzergruppen abdecken. Die Konzepte und die daraus entstehenden Workflows und Bearbeitungsmasken müssen in enger Zusammenarbeit mit dem Anforderungsmanagement nDL und Vertretern der zukünftigen Nutzergruppen sowie des Betreibers erfolgen. Arbeitspaket 1 beinhaltet auch Prozessberatung, die Dokumentation der Konzepte, die Planung der Umsetzung in enger Zusammenarbeit mit dem technischen Ansprechpartner der DFS, Implementierung und Konfiguration von helpLine zur Umsetzung des nDL, Dokumentation der Umsetzung und die Steuerung von weiteren Consultants (Arbeitspaket2) bei der Umsetzung, Test, Abnahme, Inbetriebnahme des nDL incl. der Erstellung der Inbetriebhaltungsdokumentation und Schulung der zukünftigen Nutzer und der Betreiber.
Arbeitspaket 2 für das Skill-Profil Consultant: Eigenständige Umsetzung der Konzepte nDL in enger Zusammenarbeit mit dem/den Senior Consultants, dem Anforderungsmanagement, den Nutzern und dem Betreiber des nDL. Die Umsetzung / Konfiguration (Workflows, Masken) von helpLine muss iterative unter Berücksichtigung des Gesamtkonzepts erfolgen. Dokumentation der Umsetzung, Test, Abnahme, Inbetriebnahme und Schulung. Für das nDL liegt ein Grobkonzept vor, dass allgemeine technische und funktionale Rahmenbedingungen beschreibt. Die Detailierung erfolgt mit dem Anforderungsmanagement und den Vertretern der Nutzergruppen, weshalb hier für beide Arbeitspakete nur Consultants zum Einsatz kommen können, die ausgeprägte Kenntnisse im Requirements Engineering haben und tiefgreifende Kenntnisse des Produktes helpLine besitzen und in der Lage sind in Form einer iterativen Herangehensweise die geforderten Teilkonzepte zu erarbeiten. Die Schwerpunkte hierbei sind die Gestaltung und Umsetzung komplexer Masken und die Umsetzung der Bearbeitungsprozesse der Logeinträge in Form von regelbasierten Workflows. Das nDL soll auf der schon seit langem im Einsatz befindlichen helpLine ITSM-Infrastruktur der administrativen IT implementiert werden ohne die dort schon genutzten Funktionen zu beeinflussen. Die DFS beabsichtigt, für die vorgenannten Lieferungen und Leistungen einen Rahmenvertrag abzuschließen. Im Auftragsfall verpflichtet sich der Auftragsnehmer, bis Ende 2018 bis zu 460 Personentage für die Erbringung der beschriebenen Leistung im Rahmen von Abrufen zum Rahmenvertrag vorzuhalten. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zum Abruf von Konfigurationsleistungen und zur Erteilung von Einzelaufträgen aus dem Rahmenvertrag besteht nicht. Für die Umsetzung des AP 1 werden ca 40 % der genannten Personentage, für das AP 2 ca. 60 % benötigt. Für das AP 2 sind optional 100 Personentage im Verhältnis 40 % zu 60 % vorgesehen.

Zusätzliche Informationen

Hinweis zu Ziffer I.3: Nach Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt die Festlegung der Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die ausgewählten Unternehmen erhalten dann einen Zugang zu den Vergabeunterlagen (Auftragsunterlagen/Beschaffungsunterlagen).

1) Falls der Bewerber plant, sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Unternehmen gemäß § 47 VgV zu bedienen, sind entsprechende Angaben / Informationen / Unterlagen auch von diesem Unternehmen zu den Ziffern III.1.2 und III.1.3 einzureichen. Damit die Angaben / Informationen / Unterlagen von diesem Unternehmen mit in die Bewertung mit einbezogen werden können, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung gemäß § 47 VgV diesem Unternehmen einzureichen. Die Verpflichtungserklärung muss eine verbindliche Aussage des Unternehmens enthalten, dass die erforderlichen Mittel bei der Erfüllung des Auftrages im Auftragsfall zur Verfügung stehen. Die Verpflichtungserklärung muss in schriftlicher Form, unterzeichnet von diesem Unternehmen, zusammen mit dem Teilnahmeantrag, eingereicht werden;
2) Im Falle von Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften haben mit Ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;
3) Die Korrespondenz im Rahmen des Vergabeverfahrens und bei der Vertragsdurchführung erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache;
4) Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in zweifacher Ausfertigung (sowie auf Datenträger) inklusive aller geforderten Unterlagen/ Nachweise / Informationen in einem verschlossenen Umschlag bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist bei der unter I.1) genannten Stelle einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit dem Hinweis Nicht öffnen, Teilnahmeantrag im Vergabeverfahren „Rahmenvertrag für Erstellung eines Konzepts zur Umsetzung des new Daily Logs (nDL) – Arbeitspaket 1/Umsetzung der nDL Konzepte – Arbeitspaket 2, Vergabenummer 5740,“ zu kennzeichnen;
5) Für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote erhält der Bewerber / Bieter keine Kostenerstattung;
6) Die Abgabe eines Teilnahmeantrags schließt nicht das Recht auf die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ein;
7) Folgende Phasen sind für die Vergabe u. a. vorgesehen:
— Eingang und Bewertung der Teilnahmeanträge,
— Festlegung des Teilnehmerkreises der Bewerber für die Angebotsabgabe (max. 7 Bewerber anhand der Ergebnisse der Bewertung),
— Aufforderung zur Angebotsabgabe,
— Eingang der Angebote / erste Bewertung der Angebote,
— Abschließende Bewertung der Angebote,
— Entscheidung für die Vergabe des Vertrags.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.