IT-Servicemanagementsystem mit integriertem ISMS

Universitätsklinikum Jena

Es soll ein neues IT-Servicemanagement (ITSM) – Werkzeug eingeführt werden, mit dem die operativen Prozesse des IT-Bereichs direkt unterstützt werden. Im Laufe der Vertragslaufzeit sollen auch geeignete non-IT-Bereiche bzw. deren Prozesse direkt unterstützt werden.
Das neue Werkzeug soll die Funktionen Servicedesk, Assetmanagement, Servicekatalog, Anwenderportal, Lizenzmanagement, Vertragsmanagement und Mobile Device Management umfassen (Module) und täglich rund um die Uhr verfügbar sein. Zusätzlich soll es möglich sein, sicherheitskritische Vorfälle gemäß Vorgaben des BSI im Sinne eines IT-Security Management Systems (ISMS) zu dokumentieren und prozessseitig zu unterstützen.
Das Universitätsklinikum Jena hat sich entschlossen, als kritische Infrastruktur im Sinne des IT-Sicherheitsgesetz, der Auditverpflichtung über die Zertifizierung nach ISO 27001 nachzukommen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-10-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-09-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Consulting4IT GmbH

Wer?

• Universitätsklinikum Jena

Wie?

Wo?

• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-09-20	Auftragsbekanntmachung
2017-09-25	Ergänzende Angaben
2018-01-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-09-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: 647.V.17.085
Kurze Beschreibung:

Es soll ein neues IT-Servicemanagement (ITSM) – Werkzeug eingeführt werden, mit dem die operativen Prozesse des IT-Bereichs direkt unterstützt werden. Im Laufe der Vertragslaufzeit sollen auch geeignete non-IT-Bereiche bzw. deren Prozesse direkt unterstützt werden. Das neue Werkzeug soll die Funktionen Servicedesk, Assetmanagement, Servicekatalog, Anwenderportal, Lizenzmanagement, Vertragsmanagement und Mobile Device Management umfassen (Module) und täglich rund um die Uhr verfügbar sein. Zusätzlich soll es möglich sein, sicherheitskritische Vorfälle gemäß Vorgaben des BSI im Sinne eines IT-Security Management Systems (ISMS) zu dokumentieren und prozessseitig zu unterstützen. Das Universitätsklinikum Jena hat sich entschlossen, als kritische Infrastruktur im Sinne des IT-Sicherheitsgesetz, der Auditverpflichtung über die Zertifizierung nach ISO 27001 nachzukommen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Software-Wartung und -Reparatur 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Jena
Postanschrift: Paul-Schneider-Str. 2
Postleitzahl: 07740
Postort: Jena
Kontakt
Internetadresse: http://www.uniklinikum-jena.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Telefon: +49 036419320180 📞
Fax: +49 036419320082 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0E3 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0E3 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-20 📅
Einreichungsfrist: 2017-10-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-23 📅
Datum des Beginns: 2018-02-01 📅
Datum des Endes: 2023-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 183-375322
ABl. S-Ausgabe: 183
Zusätzliche Informationen

Fragen zur Ausschreibung und den Verdingungsunterlagen sind ausschließlich über DTVP an die Stabstelle Vergabe zu richten. Fragen werden in regelmäßigen Abständen annonymisiert beantwortet und allen Bewerbern zur Verfügung gestellt. Die vorgegeben Formblätter sind zwingend zu verwenden. Der Teilnahmeantrag ist unter Verwendung des Bewerbungsbogens zu erstellen und einzureichen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das neue Werkzeug soll die Funktionen Servicedesk, Assetmanagement, Servicekatalog, Anwenderportal, Lizenzmanagement, Vertragsmanagement und Mobile Device Management umfassen (Module) und täglich rund um die Uhr verfügbar sein. Zusätzlich soll es möglich sein, sicherheitskritische Vorfälle gemäß Vorgaben des BSI im Sinne eines IT-Security Management Systems (ISMS) zu dokumentieren und prozessseitig zu unterstützen.

Das Universitätsklinikum Jena hat sich entschlossen, als kritische Infrastruktur im Sinne des IT-Sicherheitsgesetz, der Auditverpflichtung über die Zertifizierung nach ISO 27001 nachzukommen.

Geschätzter Gesamtwert: 525 210 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das IT-Servicemanagement (ITSM) am UK Jena soll hinsichtlich der Prozesse und Werkzeuge erneuert werden. Ein neues System soll eine serviceorientierte Arbeitsweise ermöglichen u. den zentralen Anlaufpunkt zur Aufgabe von Service Requests zur Verfügung stellen. Gleichzeitig sollen Aspekte, die sich aus dem IT-Sicherheitsgesetz ergeben, Berücksichtigung finden. Dazu gehört unter anderem ein leicht bedienbares Nutzerportal, nachvollziehbare Dokumentation von Vorgängen u. Darstellung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Im Verfahren integriert sind die Funktionen bzw. ein weiteres transparent eingebundenes Verfahren eines Information Security Management Systems (ISMS). Es werden die IT-Services und Organisationsstrukturen im System abgebildet um ein Informations- und Buchungssystem zu ermöglichen. Das System soll in der Endausbaustufe aus folgenden Komponenten bestehen:- Workflowgestütztes Service Request Management / – Incidentmanagement / Problemmanagement / – Changemanagement- Nutzer-Service.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 525 210 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Weitere Softwarepflege und Systembetreuung soweit am eingeführten System festgehalten wird.

Beschreibung der Optionen:

Lt. Vergabeunterlage und Fortführung des Vertrages nach erfolgreichen Ablauf der Vertragslaufzeit.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Jena; Am Klinikum 1; 07747; Jena; diverse Standorte im Stadtgebiet.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

— Kurze Unternehmensdarstellung, insbesondere bzgl. Geschäftstätigkeit, Darstellung der Gesellschafterstruktur, ggf. Konzernzugehörigkeit verbundener Unternehmen i.S.v. § 15 AktG, sonstige Beteiligungen an anderen einschlägigen Unternehmen, Nennung Ansprechpartner

— Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

gemäß §123 und §124 GWB

— Eigenerklärung Eintragung Handels- oder Berufsregister

— Erklärungen zum Thüringer Vergabegesetz: Formblätter nach ThürVgG.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung zur gegenwärtigen Finanz- und Liquiditätslage

— Eigenerklärung zum Versicherungsschutz über Personen- und / oder Sachschäden (>=1 500 000 EUR) sowie Vermögensschäden (>=500 000 EUR)

— Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 Geschäftsjahre

— Angabe zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten 3 Jahren beschäftigten Mitarbeiter.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Benennung und Darstellung des gesamten Teams, bestehend aus 5 Senior Consultants mit folgenden Anforderungen an jedes Teammitglied: Angabe zu Anzahl Jahre Berufserfahrung (mind. 3), nachweisliche Expertise in der Implementierung u. Betrieb des geforderten Systems, Nennung des Namens des Senior Consultants

— Nennung von mind. einer Einrichtung/Betrieb mit einer Mitarbeiterzahl >1000 (Mindestkriterium), in welchem eine erfolgreiche Systemrealisierung innerhalb der letzten 5 Jahre erfolgte (d.h. ab dem 01.01.2012). Wertung unter den folgenden Leitlinien:

— Bewertung der Vergleichbarkeit der Referenzen

— Systemrealisierungen für Krankenhäuser, möglicherweise Universitätsklinika

— Systemrealisierungen für Einrichtungen/Betriebe mit mehr als 1.000 MA

— Referenzqualität, Nachweis z.B. über Referenzschreiben bzgl. Qualität der Leistung, Prozessqualität

Weitere Referenzen können benannt werden. Die Bewerber werden jedoch gebeten, sich auf inhaltlich vergleichbare Referenzen zu beschränken, wenn möglich nicht mehr als 4 Referenzen für einen Bewertungsgegenstand einzureichen und die eingereichten Referenzen nach eigenem Ermessen nach dem Maß der Vergleichbarkeit mit der hier ausgeschriebenen Maßnahme zu sortieren.

— Angaben zur Servicebereitschaft über die Mindestanforderung hinaus mit genauer Zeitangabe zur Servicebereitschaft für jeden Wochentag (Mo.-Fr.).

Mindeststandards:

— Nennung von mind. einer Einrichtung/Betrieb mit einer Mitarbeiterzahl >1000, in welchem eine erfolgreiche Systemrealisierung innerhalb der letzten 5 Jahre erfolgte (d.h. ab dem 01.01.2012).

— Bereitstellung von Modulen:

nachstehende Module können ohne Erstentwicklungsaufwand bereitgestellt werden:

— Incident Management

— Problem Management

— Change Management

— Nutzer- und Kundenportal

— Release Management

— Software Asset Management

— Lizenzmanagement

— Service Katalog / Service Request Katalog

— Computer Telephony Integration (CTI)

— Enterprise Mobility Management (Mobile Device Management)

— Information Security Management ISMS-Modul

— Asset (AM) und Configuration Management (CM)

— Schnittstellen zu Drittprodukten

— Dashboard

— Reporting

Service- /Rufbereitschaft:

— Eigenerklärung zur Servicebereitschaft/Rufbereitschaft mind. Mo.-Fr. von 10:00-16:00 Uhr.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Fachkunde: 50 %:

erfolgreiche Systemrealisierungen in den letzten 5 Jahren, d.h. ab dem 1.1.2012. Nennung mindestens 1 Referenz für eine Einrichtung/Betrieb mit einer Mitarbeiterzahl > 1.000 MA (Mindestkriterium). – Wertung unter den folgenden Leitlinien:

— Bewertung der Vergleichbarkeit der Referenzen

— Systemrealisierungen für Krankenhäuser, möglicherweise Universitätsklinika

— Systemrealisierungen für Einrichtungen/Betriebe mit mehr als 1.000 MA

— Referenzqualität, Nachweis z.B. über Referenzschreiben bzgl. Qualität der Leistung, Prozessqualität.

maximal 50 Punkte nach erfolgter Wichtung

— Leistungsfähigkeit: 40 %:

Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit anhand der Mitarbeiteranzahl (MA)

(Mittelwert der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre) und der Berufserfahrung (BE) des Projektteams (Summe der Jahre Berufserfahrung der Teammitglieder)

(0 Punkte: <= 30 MA; 50 Punkte > 50 MA, Punktevergabe linear zwischen 30 und 50).

(0 Punkte: <= 15 Jahre BE; 50 Punkte > 100 Jahre BE, Punktevergabe linear zwischen 15 und 100)

maximal 40 Punkte nach erfolgter Wichtung

— Servicebereitschaft: 10 %:

Service / Rufbereitschaft Mo.- Fr., bis 6 Stunden -> 25 Punkte

Service / Rufbereitschaft Mo.- Fr., bis 8 Stunden -> 50 Punkte

Service / Rufbereitschaft Mo.- Fr., bis 10 Stunden -> 75 Punkte

Service / Rufbereitschaft Mo.- Fr., bis 14 Stunden -> 100 Punkte

maximal 10 Punkte nach erfolgter Wichtung.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Mindestvertragslaufzeit von 5 Jahren aufgrund von wirtschaftlichen, betriebstechnischen, organisatorischen und sicherheitstechnischen Belangen und Aspekten.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-10-26 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-02-28 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Implementierungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Terminplanung
Kostenkriterium: Preis / Leistungsverhältnis
Gewichtung der Kosten: 35 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
Adresse des Käuferprofils: http://www.uniklinikum-jena.de/stabsstellevergabe.html 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0E3 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Hinweis gemäß § 41 VgV sind die Vergabeunterlagen mit Veröffentlichung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung zu stellen.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes / der Bewerbung sind lediglich die Unterlagen entsprechend Ziffer III.1 einzureichen. Dafür ist der beiliegende Bewerbungsbogen zu verwenden.

Fragen zur Ausschreibung und den Verdingungsunterlagen sind ausschließlich schriftlich über DTVP (vgl. Ziffer I. 3) an die Vergabestelle zu richten.

Die Fragen der Bewerber werden beantwortet und in regelmäßigem Abstand in anonymisierter Form allen Bewerbern zur Verfügung gestellt.

Für den Teilnahmeantrag sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Formblätter zwingend zu verwenden.

Allen ausgewählten Bewerbern werden die Vergabeunterlagen dann mit der Angebotsaufforderung verbindlich zur Verfügung gestellt.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAY0E3.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 36137739354 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist nachfolgendauf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.

Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.

Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.

Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.

Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber demAuftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Universitätsklinikum Jena, Stabsstelle Vergabe
Postanschrift: Paul-Schneider-Straße 2
Postort: Jena
Postleitzahl: 07747
Telefon: +49 36419320180 📞
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Fax: +49 36419320082 📠
Internetadresse: http://www.uniklinikum-jena.de/stabsstellevergabe.html 🌏
Quelle: OJS 2017/S 183-375322 (2017-09-20)

Ergänzende Angaben (2017-09-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 186-381420
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 183-375322
ABl. S-Ausgabe: 186
Quelle: OJS 2017/S 186-381420 (2017-09-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-01-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es sollte ein neues IT-Servicemanagement (ITSM) - Werkzeug eingeführt werden, mit dem die operativen Prozesse des IT-Bereichs direkt unterstützt werden. Im Laufe der Vertragslaufzeit sollen auch geeignete non-IT-Bereiche bzw. deren Prozesse direkt unterstützt werden. Das neue Werkzeug soll die Funktionen Servicedesk, Assetmanagement, Servicekatalog, Anwenderportal, Lizenzmanagement, Vertragsmanagement und Mobile Device Management umfassen (Module) und täglich rund um die Uhr verfügbar sein. Zusätzlich soll es möglich sein, sicherheitskritische Vorfälle gemäß Vorgaben des BSI im Sinne eines IT-Security Management Systems (ISMS) zu dokumentieren und prozessseitig zu unterstützen. Das Universitätsklinikum Jena hat sich entschlossen, als kritische Infrastruktur im Sinne des IT-Sicherheitsgesetz, der Auditverpflichtung über die Zertifizierung nach ISO 27001 nachzukommen.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 36419320180 📞
Fax: +49 36419320082 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 003-003522
ABl. S-Ausgabe: 3
Zusätzliche Informationen

Der Gesamtwert der Beschaffung und des Auftrages werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers nicht bekannt gegeben. Daher die fiktive Angabe von 0,01 EUR Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYLUR

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das IT-Servicemanagement (ITSM) am UK Jena soll hinsichtlich der Prozesse und Werkzeuge erneuert werden. Ein neues System soll eine serviceorientierte Arbeitsweise ermöglichen u. den zentralen Anlaufpunkt zur Aufgabe von Service Requests zur Verfügung stellen. Gleichzeitig sollen Aspekte, die sich aus dem IT-Sicherheitsgesetz ergeben, Berücksichtigung finden. Dazu gehört unter anderem ein leicht bedienbares Nutzerportal, nachvollziehbare Dokumentation von Vorgängen u. Darstellung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Im Verfahren integriert sind die Funktionen bzw. ein weiteres transparent eingebundenes Verfahren eines Information Security Management Systems (ISMS). Es werden die IT-Services und Organisationsstrukturen im System abgebildet um ein Informations- und Buchungssystem zu ermöglichen. Das System soll in der Endausbaustufe aus folgenden Komponenten bestehen:- Workflowgestütztes Service Request Management / - Incidentmanagement/Problemmanagement / - Changemanagement- Nutzer-Service.

Beschreibung der Optionen:

Lt. Vergabeunterlage und Fortführung des Vertrages nach erfolgreichen Ablauf der Vertragslaufzeit

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Jena, Am Klinikum 1, 07747 Jena, diverse Standorte im Stadtgebiet

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-12-20 📅

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Gesamtwert der Beschaffung und des Auftrages werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers nicht bekannt gegeben. Daher die fiktive Angabe von 0,01 EUR

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYLUR

Quelle: OJS 2018/S 003-003522 (2018-01-03)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Softwareprogrammierung und -beratung (>20)

Dienstleistungen in Verbindung mit Software (>20)