Neuentwicklung des Intrantes der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH auf Basis Microsoft SharePoint 2016

Kurze Beschreibung

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH ging 2015 aus der Zusammenlegung von Liegenschaftsfonds Berlin und BIM hervor.Im Auftrag des Landes Berlin ist sie für Vermietung, Bewirtschaftung,Optimierung u Verkauf von ca. 4 500 landeseigenen Immobilien verantwortlich.Das Intranet der BIM soll basierend auf MS SharePoint 2016ff neuentwickelt werden.Es soll zu einem festen Arbeitsinstrument im Unternehmen werden u die Zusammenarbeit,den Wissensaustausch u die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander deutlich verbessern.Das neue Intranet soll verstärkt auf Interaktivität u Zwei-Wege-Kommunikation setzen u sich von der zentral gesteuerten Informationsbereitstellung u Top-Down-Kommunikation immer mehr verabschieden.
Das Verfahren wird unter der Nr E17006-21120000-001-825-01 geführt.Bitte geben Sie diese bei jedem Schriftwechsel an.Wir weisen darauf hin, dass in dieser Bekanntmachung nur die wesentlichen Informationen angegeben sind.Dies ist aufgrund der Zeichenbegrenzung so vorgesehen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Konzeption (Leistungsphase I), Entwicklung und Implementierung (Leistungsphase II) eines neuen Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint 2016 sowie der Support u softwareseitige Pflege des Systems (Leistungsphase III).
In der Konzeption müssen die heterogenen Interessen bezüglich der Intranet-Nutzung und -Akzeptanz evaluiert werden. Am Ende der Konzeption legt der Auftragnehmer ein Leistungsverzeichnis für die Entwicklung und Implementierung vor.Oberste Priorität ist es, die Handhabung besonders intuitiv u leicht zu gestalten, damit möglichst viele Mitarbeiter das Angebot des neuen Intranets nutzen wollen.
Das neue Intranet soll als zentraler Einstiegspunkt für alle Mitarbeiter u als Schnittstelle zu anderen Portalen der BIM dienen.Diese Portale sind u. a. SAP S4/HANA – SAP-Fiori-Apps, Conject FM (Computer-Aided Facility Management System), FM Portal, mehrere .NET Portale auf Basis conjectFM (z. B. Einkaufsportal, KBU-Portal), FLOWFACT (CRM-System mit GIS-Schnittstelle),Sharepoint 2010 (aktuelles Intranet), Deltamaster für Analysen und Berichte, Sharepoint 2013 (Dokumentenverwaltung und Dokumentenbasierte Prozesse I. D. A.)
Phasenübergeifende Leistungen: u. a.
— Projektmanagement,
— Anforderungs-/Änderungsmanagement,
— Risikomanagement,
— Datenschutz.
Leistungsphase I-Konzeption: u. a.
— Ist-/Bedarfsanalyse durch Umfragen und Workshops,
— Kommunikation&Change,
— Betreuungsmodell für das Intranet nach dem GoLive,
— Infrastrukturkonzept,
— Monitoringkonzept,
— Backup-/Restorekonzept,
— Sicherheits- und Berechtigungskonzept,
— Migrationskonzept,
— Der Auftragnehmer erstellt ein Umsetzungskonzept und beschreibt darin die Leistungen in Form von User-Storys und Konzepten, die er in der zweiten Phase des Auftrages umsetzt,
— Im Umsetzungskonzept sind folgende Basisfunktionalitäten zu beschreiben:
— Sitemap, Styleguide, Berechtigungskonzept, Suche, Metadaten, Benachrichtigung, Freigabe-/Redaktionsprozess, Modul Workflow Management, Personal Dashboard
— Im Umsetzungskonzept sind folgende Einzelfunktionalitäten zu beschreiben:
— Blog, Foren, Gebäude- und Adresslisten,Hilfe-/Schulungsthemen, Instant Messaging, Kantinenplan, Kooperation/Team-/Datenräume/Up-/Downloadportale, Managementsystem/Qualitätsmanagement, Mitarbeiterkontaktliste/internes Telefonbuch, Multimediale Inhalte, Newsfeed, Newsletter, Pressespiegel, Schwarzes Brett, Pinnwand, Standortpläne, Startseite, Umfragen, Veranstaltungskalender, Vorlagencenter, Wiki, Organigramm
Leistungsphase II-Entwicklung und Implementierung
In der Leistungsphase II ist das im Rahmen der Konzeption erstellte Leistungsverzeichnis umzusetzen. Die zu erbringenden Leistungen beinhalten das Customizing von Standardsoftware (Microsoft Sharepoint),die Erstellung und Überlassung von Individualsoftware sowie die Anpassungen von Standard- oder Individualsoftware.Das neue Intranet muss sich in die IT-Umgebung der BIM einpassen.Alle Funktionalitäten sollen auf Basis SharePoint 2016ff bereitgestellt werden.
Sofern eine Beauftragung der Leistungsphase III (Support und Pflege) durch die BIM erfolgt, gilt diese Beauftragung für einen Zeitraum von 3 Jahren.
Für den Produktivbetrieb gelten folgende Rahmenbedingungen:
— 500 interne User (tägliche, gleichzeitige und intensive Nutzung),
— 1000 externe User (ca. 50 gleichzeitige Zugriffe, geringe Nutzungsintensität),
— Das Produktivsystem soll ausfallsicher sein. Z. B. durch separate, redundante Server für Web-Frontend-Server, Datenbank-Server, Sharepoint-Application-Server, Office-Web-Apps-Server etc. oder vergleichbare Maßnahmen,
— Der Betrieb soll, bis auf geplante Wartungen, permanent gewährleistet sein–365 Tage, 24h pro Tag,
— Geplante Wartungen oder Updates sollen innerhalb der Dialogzeiten (werktäglich 6:00-22:00 Uhr) durchgeführt werden und den Produktivbetrieb nicht beeinträchtigen,
— bis zu 24h zusammenhängende Nichtverfügbarkeit sind zulässig,
— Daten dürfen ausschließlich auf Servern der BIM GmbH gespeichert werden;Ausnahme sind die temporäre Speicherung auf mobilen Endgeräten.

Beschreibung der Optionen

Es wird zunächst lediglich die Leistungsphase I (Konzeption) beauftragt. Die Leistungsphasen II („Umsetzungsprojekt“) und III („Support und Pflege“) kann die BIM jeweils durch einseitige Erklärung in Textform gegenüber dem Auftragnehmer gesondert beauftragen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine Beauftragung mit den Leistungsphasen II und/oder III besteht nicht. Sofern eine Beauftragung der Leistungsphase III („Support und Pflege“) durch die BIM erfolgt, gilt diese Beauftragung für einen Zeitraum von drei Jahren.
In der Leistungsphase I (Konzeption) wird ein Umsetzungskonzept erstellt. Die grundlegenden Anforderungen, die das künftige Intranet erfüllen muss, sind im Lastenheft definiert.
Optional besteht die Möglichkeit, dass zusätzliche Anforderungen (bspw. Templates, User-Storys) bzw. Anforderungsanpassungen, die im Rahmen der Erstellung des Umsetzungskonzeptes festgestellt werden, durch den Auftragnehmer ausgeführt werden.

Zu Punkt IV: Die Vergabeunterlagen werden auf der elektronischen Vergabeplattform des Landes Berlin http://www.vergabeplattform.berlin.de zum Download zur Verfügung gestellt. Eine Bewerbung ist lediglich über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de möglich. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen in Papier versendet, sondern ausschließlich in elektronischer Form bereit gestellt. Eine Bewerbung in schriftlicher Form kann nicht angenommen und bearbeitet werden. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf der Internetseite https://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/registrierung-firma/ notwendig.
Zu Punkt IV.2.2: Es werden nur Teilnahmeanträge zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist unterschrieben in Papierform abgegeben wurden.
Mit dem Teilnahmeantrag ist der Bewerberbogen (Bestandteil der Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt abzugeben. Der Teilnahmeantrag besteht aus einem bzw. mehreren ausgefüllten Bewerberbögen mit den geforderten Angaben und nummerierten Anlagen. Er ist bis zu der unter IV.2.2) genannten Frist bei der unter I.1 genannten Stelle unter Angabe der Bezeichnung des Auftrages und des Aktenzeichens in einem fest verschlossenen Umschlag einzureichen. Für die Einhaltung der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge ist der Eingang und nicht das Datum des Poststempels maßgeblich.
Bei einer Bietergemeinschaft sind die Formulare je Mitglied vollständig auszufüllen und einzureichen. Beabsichtigt der Bieter Nachunternehmer einzusetzen, um seine Eignung nachzuweisen, sind die Formulare je Nachunternehmer vollständig auszufüllen und einzureichen. Die Bieter haben in diesem Fall mit der Bewerbung die beiliegende Verpflichtungserklärungen dieser Nachunternehmer einzureichen.
Für den Einsatz von sonstigen Nachunternehmern genügen die Angaben im Bewerberbogen (unter Nachweis der fachlichen Eignung). Auf Verlangen ist eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Der Einsatz sonstiger Nachunternehmer erfolgt dann, wenn Leistungen grundsätzlich in Eigenleistung erbracht werden können, jedoch z.B. auf Grund fehlender Kapazitäten dies nicht möglich ist.
Es wird darauf hingewiesen, dass Doppelangebote, also die mehrfache Beteiligung von Bietern und/oder Nachunternehmern, das vergaberechtliche Gebot des Geheimwettbewerbs und den Gleichbehandlungsgrundsatz verletzen können und daher gegebenenfalls vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden müssen.
Fragen zum Verfahren sind bis spätestens bis zum 17.2.2017; 12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen oder direkt an die ausschreibende Stelle zu richten. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist.
Zu Pkt II.2.5):
Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen erhalten im Rahmen der geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen bei den Regelungen des § 1, 7 und 8 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz entsprechenden und sonst gleichwertigen Angeboten die Unternehmen bevorzugt den Zuschlag, die Ausbildungsplätze bereitstellen, sich an tariflichen Umlageverfahren zur Sicherung der beruflichen Erstausbildung oder an Ausbildungsverbünden beteiligen. Als Nachweis wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter eine Bescheinigung der für die Berufsausbildung zuständigen Stellen eingeholt. Gemäß Frauenförderverordnung (FFV) müssen die Bieter eine entsprechende Erklärung abgeben, die den Angebotsunterlagen beigefügt ist. Angebote, die keine oder unvollständige Erklärungen gemäß § 1 Abs. 2 FFV enthalten, werden nicht berücksichtigt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften in Bezug auf § 134 GWB sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich, jedoch bis spätestens 30 Kalendertage, nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union anzuzeigen.