Scandienstleistung E-Akte BFD

Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Sibille-Hartmann-Str. 2 – 8, 50969 Köln, wurde 1973 als Bundesoberbehörde eingerichtet. Damals noch als Bundesamt für den Zivildienst (BAZ). Es gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ).
Ab dem 1.1.2020 sind alle Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zu diesem Zweck plant das BAFzA im Rahmen einer E-Akte, den Restbestand der Papierakten extern einscannen und digitalisieren zu lassen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-07-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-07-28 Auftragsbekanntmachung
2017-11-21 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2017-07-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Kurze Beschreibung:
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Sibille-Hartmann-Str. 2 – 8, 50969 Köln, wurde 1973 als Bundesoberbehörde eingerichtet. Damals noch als Bundesamt für den Zivildienst (BAZ). Es gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). Ab dem 1.1.2020 sind alle Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zu diesem Zweck plant das BAFzA im Rahmen einer E-Akte, den Restbestand der Papierakten extern einscannen und digitalisieren zu lassen.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Postanschrift: Sibille-Hartmann-Str. 2-8
Postleitzahl: 50969
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.bafza.de 🌏
E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de 📧
Telefon: +49 22136734050 📞
Fax: +49 22136734664 📠
URL der Dokumente: http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-28 📅
Einreichungsfrist: 2017-09-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 145-299645
ABl. S-Ausgabe: 145
Zusätzliche Informationen
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet. — Ergänzende Unterlagen können unter http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html heruntergeladen werden. Darüber hinaus können die Unterlagen bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Daniel Lehmann, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich – auch per E-Mail oder Fax – angefordert werden. — Zur Abgabe eines gültigen Angebotes muss ein Scann einer Musterakte erstellt und mit der digitalen Fassung des Angebots auf handelsüblichem Datenträger eingereicht werden. Für die Abforderung der Musterakte ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen ein Formschreiben beigefügt — Fragen können bis zum 25.8.2017 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Antworten werden als Ergänzung unter http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html bekannt gemacht. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht — Das Angebot ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift) — Senden Sie das Angebot zweifach (einmal im Original und einmal auf handelsüblichem Datenträger) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Nicht öffnen! Angebot E-Akte BFD“ an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Daniel Lehmann, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln — Das Angebot ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen — Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der Bieter/die Bieterin hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Angebote innerhalb der Angebotsfrist bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bieter/der Bieterin zugerechnet. — Angebote, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden. — Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss. — Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter den Bestimmungen des § 62 VgV.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Sibille-Hartmann-Str. 2 – 8, 50969 Köln, wurde 1973 als Bundesoberbehörde eingerichtet. Damals noch als Bundesamt für den Zivildienst (BAZ). Es gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ).
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Ab dem 1.1.2020 sind alle Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zu diesem Zweck plant das BAFzA im Rahmen einer E-Akte, den Restbestand der Papierakten extern einscannen und digitalisieren zu lassen.
Das Bundesamt ist als selbstständige Bundesoberbehörde in vielen Themenbereichen tätig. Es werden neben der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes zusätzlich zahlreiche Aufgaben im freiwilligen Engagement, in der Stärkung der Jugend, der Integration, der Extremismusbekämpfung sowie in der Unterstützung der älteren Generation erfüllt.
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Auch die Verwaltung verschiedener Programme aus dem Europäischen Sozialfonds, die Führung der Geschäftsstelle der Conterganstiftung oder die Bereitstellung des Hilfetelefons „Gewalt gegen Frauen“ gehören zu den Aufgaben des BAFzA.
Weitere über diese Beschreibung hinausgehende Informationen zu den Aufgaben und der Organisation des BAFzA finden Sie im Internet unter http://www.bafza.de
Der Umfang beträgt ca. 380 000 Akten mit durchschnittlich 25 Blatt. Zum größten Teil handelt es sich um Seiten im Format DIN A4. In Einzelfällen, weit weniger als 1 % der Gesamtblattmenge, können auch andere Formate, z. B. Briefumschläge, Dienstausweise, Broschüren oder Notizzettel vorhanden sein.
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Folgende Besonderheiten sind bei den Akten zu berücksichtigen:
— Die Akten enthalten grundsätzlich Dokumente mit den Standardformaten DIN A4 und A5. Kleinere und größere Formate sind möglich.
— Die Papierstärken variieren von 54 bis 190g/m
— Es wird teilweise farbiges Papier verwendet.
— Es wird Kontaktpapier verwendet.
— Vereinzelt sind auch Urkunden mit Prägung und Schnur vorhanden.
— Dokumente sind teilweise doppelseitig beschriftet (ca. 10 %).
— Dokumente sind maschinen- und handschriftlich erstellt.
— Auf den Dokumenten sind Kommentare, Vermerke, Mitzeichnungen, Stempel u.Ä. in unterschiedlichen Farben angebracht.
— Einige Dokumente enthalten schraffierte Flächen mit oder ohne Text.
Es wird darauf hingewiesen, dass die tatsächliche Aktenmenge sowohl nach unten als auch nach oben variieren kann (380 000 Akten sind ein Richtwert).
Zu dem Auftrag gehört ebenso die Übermittlung der eingescannten Dokumente sowie die Entsorgung der Papierakten.
Abgerechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung.
Für die Abgabe eines Angebotes ist die Abforderung einer Akte beim Auftraggeber zwingend erforderlich. Für die Abforderung der Akte ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen ein Formschreiben beigefügt. Hin-und Rückversand der Akte erfolgt für den Bieter kostenfrei.
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Dauer: 6 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bieter/die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 – Seite)
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Person(en)
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB (Die Eigenerklärungen sind vorformuliert den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt). Der Bewerber/ Die Bewerberin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhalten, dass der Bieter/die Bietrin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine/ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat.
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d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Der Bieter/die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie den unter Punkt a) geforderten Nachweis auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bieter/die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
a) Der Bieter/die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert.
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen.
d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber.
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e) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden.
f) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-09-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:01

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, 50964 Köln
Internetadresse: www.bafza.de 🌏
Dokumente URL: http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet.
— Ergänzende Unterlagen können unter http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html heruntergeladen werden. Darüber hinaus können die Unterlagen bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Daniel Lehmann, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich – auch per E-Mail oder Fax – angefordert werden.
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— Zur Abgabe eines gültigen Angebotes muss ein Scann einer Musterakte erstellt und mit der digitalen Fassung des Angebots auf handelsüblichem Datenträger eingereicht werden. Für die Abforderung der Musterakte ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen ein Formschreiben beigefügt
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— Fragen können bis zum 25.8.2017 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Antworten werden als Ergänzung unter http://www.bafza.de/aufgaben/zentrale-vergabestelle.html bekannt gemacht. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht
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— Das Angebot ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift)
— Senden Sie das Angebot zweifach (einmal im Original und einmal auf handelsüblichem Datenträger) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Nicht öffnen! Angebot E-Akte BFD“ an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Daniel Lehmann, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln
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— Das Angebot ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen
— Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der Bieter/die Bieterin hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Angebote innerhalb der Angebotsfrist bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bieter/der Bieterin zugerechnet.
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— Angebote, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
— Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
— Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter den Bestimmungen des § 62 VgV.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden.
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Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden.
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Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden.
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Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
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Quelle: OJS 2017/S 145-299645 (2017-07-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-11-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-11-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-11-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 226-471053
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 145-299645
ABl. S-Ausgabe: 226

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Weitere über diese Beschreibung hinausgehende Informationen zu den Aufgaben und der Organisation des BAFzA finden Sie im Internet unter http://www.bafza.de.
— Auf den Dokumenten sind Kommentare, Vermerke, Mitzeichnungen, Stempel u. Ä. in unterschiedlichen Farben angebracht.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Gewichtung des Preises: 70

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-11-07 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2017/S 226-471053 (2017-11-21)
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