Scandienstleistungen

Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern

Die IHK für München und Oberbayern plant im Zuge der Digitalisierung ihres Aktenbestandes die Beauftragung eines externen Dienstleisters im Kalenderjahr 2018.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-01-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-12-21.

Wer?

• Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-12-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2017-12-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 2017-V033
Kurze Beschreibung:

Die IHK für München und Oberbayern plant im Zuge der Digitalisierung ihres Aktenbestandes die Beauftragung eines externen Dienstleisters im Kalenderjahr 2018.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern
Postanschrift: Balanstraße 55-59
Postleitzahl: 81541
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://www.ihk-muenchen.de/ 🌏
E-Mail: vergabe@muenchen.ihk.de 📧
Fax: +49 89511681942 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y65Y0LG 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y65Y0LG 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-21 📅
Einreichungsfrist: 2018-01-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 247-519307
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 159-329474
ABl. S-Ausgabe: 247
Zusätzliche Informationen

Nur wenn Sie sich im Deutschen Vergabeportal registrieren, erhalten Sie kontinuierlich Informationen zum Stand des Verfahrens, Bieterfragen -Antworten und ggf. Aktualisierungen von Vergabeunterlagen. Angebote welche die aktuellen Informationen des Vergabeverfahrens nicht berücksichtigen, müssen ausgeschlossen werden, weshalb wir Ihnen dringend anraten möchten sich zu registrieren.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Volumen der in 2018 zu scannenden Unterlagen (Kleinmengen auch in 2019, 2020 und 2021) beträgt und basiert auf den durch die Fachabteilungen gemeldeten Ordnerzahlen:

— ca. 6 000 Registraturakten mit ca. 2 125 000 Blatt (ca. 60 % doppelseitig),

— ca. 40 000 Gewerberechtstaschen mit ca. 3 600 000 Blatt (ca. 5 % doppelseitig),

— ca. 2 500 Prüfungsakten mit ca. 1 075 000 Blatt (ca. 50 % doppelseitig),

— ca. 29 800 Firmentaschen mit ca. 4 470 000 Blatt (ca. 20 % doppelseitig),

— ca. 46 000 Auszubildendentaschen mit ca. 322 000 Blatt (ca. 20 % doppelseitig).

Die zu digitalisierenden Dokumente sind aktuell in Ordnern oder Hängeregistern zusammengeheftet. Die Papierformate betragen zu ca. 99 % DIN A4 bis DIN A3 und zu ca. 1 % kleinere Formate. In den Ordnern ist momentan jegliche Art von Papierqualität gelagert - von Thermo- und Durchschlagspapier bis hin zu dünner Pappe (max. Stärke 230 g/m).

Die Indizierung der Ordner soll nach Identnummer der Firma oder Person (10 Zeichen) bzw. der IHK-Systematiknummer (14 Zeichen) und die Indexierung der Dateien nach bis zu 5 Dokumentenklassen geschehen (Gewerberecht, Prüfung, Firmen und Auszubildende). Zusätzlich ist eine Datumserfassung je Dokument erforderlich (automatisiert, jüngstes Datum in Maschinenschrift). Alle Daten sind in passenden Metadatendateien auszugeben.

Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

81541; München; weitere Leistungen in kleinerem Umfang in Ingolstadt, Rosenheim, Mühldorf, Weilheim und Feldkirchen-Westerham.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Drei Referenzen für bereits erfolgreich umgesetzte, vergleichbare Projekte zur Digitalisierung von Akten, davon mindestens ein Projekt für eine Körperschaft des öffentlichen Rechts oder einen öffentlichen Auftraggeber sind nachzuweisen.

Mindeststandards:

Angebote die keinen entsprechenden Nachweise zu den Referenzen enthalten und / oder deren Referenzen keine vergleichbaren Projekte enthalten, werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Zudem hat der Bieter den Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit einer versicherten Summe von mindestens 1 Mio. Euro pro Schaden und Jahr mit dem Angebot vorzulegen. Ausserdem ist zwingend erforderlich dass der Anbieter/Auftragnehmer am geplanten Standort der Scanproduktion über mindestens 10 Mitarbeiter in Festanstellung verfügt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Es ist im Angebot ein verantwortlicher Projektleiter und ein Ansprechpartner aus der Scanproduktion zu benennen.

Mindeststandards:

Der eingesetzte Projektleiter muss über mind. 5 Jahre Berufserfahrung verfügen und in dieser Rolle vergleichbare Projekte verantwortet haben. Angebote die keine entsprechenden Nachweise enthalten werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Bieter hat ausserdem den geplanten Standort für die Digitalisierung der Bestandsakten (Scanproduktion) sowie einen Ausweichstandort (für den Katastrophenfall) zu nennen; beide müssen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland oder in der EU verortet sein. Eine Verlagerung in einen Staat außerhalb des Hoheitsgebiets der Bundesrepublik Deutschland oder der EU bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Die besonderen Voraussetzungen der §§ 4b, 4c BDSG/Art. 21 BayDSG bleiben unberührt. Mit Blick auf die DS-GVO vereinbaren die Parteien, dass eine Verlagerung von Dokumenten, die einem Berufsgeheimnis (§ 203 StGB) unterliegen, in ein Drittland generell nicht erfolgen darf.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Ein erheblicher Anteil der Akten enthält außer personenbezogenen Daten auch besonders schutzbedürftige Daten nach §3, Abs. 9 BDSG ("besondere Arten personenbezogener Daten"). Ihre Verarbeitung ist an strengere Voraussetzungen gebunden als die Verarbeitung sonstiger personenbezogener Daten. Daher werden an den Auftragnehmer hohe Anforderungen bezüglich der Einhaltung der konkreten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gelegt. Angebote von Anbietern, die die in Form von K.-o.-Kriterien formulierten Datenschutzanforderungen nicht einhalten können, werden daher ausgeschlossen. Eine Liste der genannten K-o. Kriterien ist in der den Vergabeunterlagen beigefügten Datenschutzvereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung enthalten, die elektronisch "unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und unmittelbar" (§ 41 VgV) erhältlich ist. Gemäß VK 2-135/15 ist die Verlinkung dieser Kriterien zulässig.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-04-11 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-01-23 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle VIII-C-1
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y65Y0LG 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Sie haben die Möglichkeit die Unterlagen kostenlos in elektronischer Form über das Vergabeportal. http://www.dtvp.de/Center/ zu erhalten.

Fragen oder Hinweise können nur in deutscher Sprache und ausschließlich über das Vergabeportal. http://www.dtvp.de/Center/ gestellt werden. Soweit für die Erstellung der Angebote relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise auch an alle anderen Unternehmen versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Unternehmen noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise bis spätestens 16.1.2018 eingehen. Bitte beziehen Sie sich auf unsere Referenznummer "2017-V033-Scandienstleistungen".

Ihre Angebote senden Sie bitte in Papierform in fest verschlossenem Umschlag unter Verwendung des beigefügten Rücksendeaufklebers an unsere Postanschrift. Zusätzlich ist die elektronische Abgabe über das Vergabeportal http://www.dtvp.de/Center/ zulässig. Es bestehen ausschließlich diese beiden Abgabewege. Angebote per Fax oder E-Mail sind nicht zugelassen.

Nur die über das "Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union für das das europäische öffentliche Auftragswesen" veröffentlichten Bekanntmachungen können als verbindlich und autorisiert betrachtet werden. Sie stehen interessierten Bewerbern zur Verfügung. Etwaige Aktualisierungen oder Ergänzungen von Bekanntmachungen erfolgen ebenfalls auf diesen Wegen. Nachteile, die daraus resultieren, dass diese Hinweise nicht beachtet werden, gehen nicht zu Lasten des Auftraggebers.

Für die Erstellung des Angebotes findet keine Kostenerstattung statt.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y65Y0LG.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Siehe "Einlegung von Rechtsbehelfen"
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens im Rahmen der vorliegenden Beschaffung erfolgt nicht auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß §§ 99 ff GWB, sondern auf Grundlage einer freiwillig beschlossenen Beschaffungsordnung der Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern. Der Rechtsweg zu den Vergabekammern gemäß §§ 155 ff GWB ist daher vorliegend nicht eröffnet, vgl. VK Sachsen, Beschl. v. 12.11.2015 - 1/SVK/033-15." Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB).

Quelle: OJS 2017/S 247-519307 (2017-12-21)

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