Tourismusmarketing Kühlungsborn

Stadt Ostseebad Kühlungsborn

Die Stadt Ostseebad Kühlungsborn hat das Tourismusmarketing und den Tourismusservice für Kühlungsborn an einen externen Dienstleister übertragen. Diese Beauftragung läuft zum 31.12.2018 aus und soll neu vergeben werden. Die Schwerpunkte der hier ausgeschriebenen Tätigkeit liegen neben dem Betrieb einer oder mehrerer Touristinformation(en) in der Entwicklung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen, dem Printmarketing und PR, dem Online-Marketing, der Durchführung von Messen und Verkaufsförderungen, der Vertretung der Stadt Ostseebad Kühlungsborn und des Tourismus in Vereinigungen und Institutionen, die den Fremdenverkehr fördern, dem Qualitätsmanagement und der Betreuung und Unterstützung der touristischen Betriebe.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-06-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-05-05.

Wer?

• Stadt Ostseebad Kühlungsborn

Wie?

Wo?

• Bad Doberan

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-05-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2017-05-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Referenznummer: Vg 07/2017
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Marketing-Beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bad Doberan 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Ostseebad Kühlungsborn
Postanschrift: Ostseeallee 20
Postleitzahl: 18225
Postort: Ostseebad Kühlungsborn
Kontakt
Internetadresse: http://www.stadt-kuehlungsborn.de 🌏
E-Mail: p.reimer@stadt-kborn.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YMGYB5H%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-05-05 📅
Einreichungsfrist: 2017-06-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-05-10 📅
Datum des Beginns: 2019-01-01 📅
Datum des Endes: 2023-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 089-174806
ABl. S-Ausgabe: 89
Zusätzliche Informationen

1. Zu Ziffer II.2.10: Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten. 2. Bewerber-/ Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1. Betrieb der Touristinformation(en) und lfd. Gästeinformation/Gästeservice

— Anmietung von Räumlichkeiten im Haus des Gastes „Laetitia“ in der Ostseeallee 19 in 18225 Kühlungsborn als Hauptstandort der Touristinformation von der Stadt Ostseebad Kühlungsborn

— optional: Betrieb weiterer Touristinformationspunkte, bspw. am Hafen

— folgende Mindestöffnungszeiten für den Hauptstandort

o Mo-Sa: 9:00 – 18:00 Uhr

o So, FT: 10:00 – 15:00 Uhr

— Befolgung aller gängigen Zertifizierungen (i-Marke, ServiceQualität Deutschland)

2. Entwicklung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen

— Entwicklung, Planung und Durchführung eines breiten Veranstaltungsprogramms in Eigenregie und durch Unterstützung Dritter, das alle relevanten Zielgruppen anspricht, Haupt- und Nebensaison angemessen abdeckt sowie folgende Veranstaltungsorte ausgewogen berücksichtigt:

o Konzertgarten West,

o Konzertgarten Ost,

o ausgewiesene Strandflächen,

o Baltic Platz,

o Bootshafen.

3. Printmarketing und PR

— Erstellen von Katalogen, Broschüren und sonstigen Printerzeugnissen, mindestens

o das Gastgeberverzeichnis,

o Stadtpläne und Stadtführer,

o einen monatlichen Veranstaltungskalender.

— regelmäßige Pressemitteilungen regional und überregional sowie aktive Pressearbeit.

4. Online-Marketing

— Betrieb der touristischen Website unter www.kuehlungsborn.de,

— regelmäßige Website-Pflege und Aktualisierung,

— Bereitstellung eines Online-Buchungssystems,

— Google Optimierungen und Kampagnen,

— Einbeziehung von Social Media Plattformen.

5. Messen und Verkaufsförderungen

— Auswahl geeigneter Fachmessen unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Analyse,

— Auswahl innovativer Ansätze in der Endkunden-Ansprache/Verkaufsförderung.

6. Vertretung der Stadt Ostseebad Kühlungsborn und des Tourismus in Vereinigungen und Institutionen, die den Fremdenverkehr fördern, insbesondere im

— Verband Mecklenburgischer Ostseebäder e.V. (Vertretung, Stadt bleibt Mitglied),

— Bäderverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. (Vertretung, Stadt bleibt Mitglied),

— Marina Verband Ostsee MVO (Mitgliedschaft und Vertretung),

— TMV Landestourismus Verband Mecklenburg-Vorpommern (Vertretung, Mitgliedschaft durch VMO).

7. Qualitätsmanagement

— Blaue Europa Flagge,

— regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter und Gastgeber,

— jährliche Gästebefragung und Auswertung der Daten für den Auftraggeber und die touristischen Leistungsträger vor Ort,

— Auswertung und Interpretation der touristischen Statistiken (Daten werden von KSK unter Beachtung von Datenschutzrichtlinien geliefert) über alle Betriebe nach Betriebsarten, Ankünfte und Übernachtungen, Herkunft, Alter, Auslastung der Beherbergungsbetriebe und Ableitung von Maßnahmen.

8. Betreuung und Unterstützung der touristischen Betriebe

— Bereitstellung von Informationen zu allen aktuellen Marketingmaßnahmen und Veranstaltungen,

— Bereitstellung von Textbausteinen und Fotomaterial zur Verwendung durch Leistungsträger,

— Unterstützung der Leistungsträger bei der Entwicklung von Produkten und Urlaubspauschalen,

— Beratung und Begleitung bei Strand- und Flächennutzungen, bei Außenwerbung und Außengastronomie,

— Koordinationsfunktion in Richtung Verwaltung,

— Weitergabe von Informationen an Betriebe über neue Regelungen, Rahmenbedingungen, Verordnungen, Satzungsänderungen, etc.

9. Berichtswesen

— Jahresplanung für das jeweilige Folgejahr, beginnend für 2019.

— Jährlicher Verwendungsnachweis, basierend BWA.

— Leistungsbericht über das jeweils abgelaufene Tourismusjahr.

— Monatliche und bedarfsweise Gespräche,

— Berichte zur Entwicklung und Erfolgskontrolle.

Beschreibung der Verlängerungen:

Zweimalige Verlängerungsoption des Auftraggebers der ursprünglichen Vertragslaufzeit um jeweils ein Jahr.

Zusätzliche Informationen:

1. Zu Ziffer II.2.10: Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten.

2. Bewerber-/ Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Ostseebad Kühlungsborn; Ostseeallee 20; 18225; Ostseebad Kühlungsborn.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.

Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5)). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:

PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.

PL2. Eigenerklärung mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen, Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.

PL3. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und von einer Krankenkasse (diejenige, bei der die meisten Mitarbeiter des Bewerbers versichert sind), dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß beigekommen ist (Nachweise; Kopien sind ausreichend, auch wenn die Gültigkeit der Bescheinigung auf das Original beschränkt ist; das Ausstellungsdatum darf nicht älter als sechs Monate sein), ggf. Bescheinigung für das beherrschende Unternehmen.

Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.

Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

WL1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

WL2. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen (Tourismusmarketing und -services) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

Die Stadt behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.

Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der Stadt für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung kaufmännisch, Marketing & PR, Veranstaltungsplanung/ Eventmanagement, sonstiges). Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

TL2. Referenzen über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag (Betrieb von Touristinformationen und touristisches Marketing) in den letzten maximal 3 Jahren (Eigenerklärung). Bitte fügen Sie Beschreibungen der Aufträge bei, aus denen sich die Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag ableiten lässt. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit.

Im Fall von Bietergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bietergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Der Auftraggeber kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 30 % (Leistungsfähigkeit) zu 70 % (Fachkunde). Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3) (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden (Punkte-)Skala/Notenstufen. Pro Eignungskriterium (Leistungsfähigkeit und Fachkunde) werden bis zu 10 Bewertungspunkte vergeben:

— 10 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung bzw. seiner Erfahrung hervorragend geeignet.

— 8 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung bzw. seiner Erfahrung gut geeignet.

— 6 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung bzw. seiner Erfahrung hinreichend geeignet.

— 4 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung bzw. seiner Erfahrung ausreichend geeignet.

— 2 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -Ausstattung bzw. seiner Erfahrung lediglich hinsichtlich einzelner Aspekte geeignet.

Im Bereich zwischen 2 und 10 Punkten können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (3 P., 5 P., 7 P., 9 P.), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunter liegenden geraden Punktezahl zugeordnet werden. Eine Bewertung eines Eignungskriteriums mit 0 Punkten würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Die Gesamtbewertung erfolgt pro Teilnahmeantrag, indem die Punktzahl pro Eignungskriterium mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor multipliziert und dann addiert wird. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um die Zuschlagskriterien.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-05-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Philipp Reimer
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YMGYB5H%22 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: GLC Glücksburg Consulting AG
Postanschrift: Albert-Einstein-Ring 5
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22761
Kontaktperson: Victoria Binz
Telefon: +49 4085400-635 📞
E-Mail: vbinz@glc-group.com 📧
Fax: +49 4085400-638 📠
Land: Hamburg 🏙️
Internetadresse: http://www.glc-group.com/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Auftraggebers erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.

2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 16. Juni 2017 über die in Ziffer I.3) angegebene Kommunikationsplattform gestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.

3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.

4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass der Auftraggeber keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.

5. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.

6. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.

7. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bieter voraussichtlich am 28.7.2017 die Vergabeunterlagen mit einer Einladung zu den Verhandlungsgesprächen zugesandt. Die Verhandlungsgespräche sind für die 42. KW vorgesehen.

8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Auftraggeber seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGYB5H.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 3855884855817 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2017/S 089-174806 (2017-05-05)

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