Auswahl und Einführung eines Dokumentes Management Systems (DMS) mit elektronischer Archivierung

Kurze Beschreibung

Bis Ende 2019 sollen zur Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten ein DMS und die Fachapplikation Einkaufsakte mit einer Anbindung an das SAP-System sowie die dafür notwendigen fachlichen Ablaufstrukturen in der Verwaltung in Betrieb sein. Auf die-ser Basis können weitere Fachapplikationen wie z. B. die elektronische Rechnungsprüfung und die Personalakte systemisch und organisatorisch implementiert werden. Dabei muss eine rechts sichere Archivierung und Verarbeitung über regelbasierte Arbeitsabläufe für die genannten und zukünftigen Fachapplikationen der DESY-Verwaltung gewährleistet sein.

Beschreibung der Beschaffung

Mit der Einführung einer DMS-/ECM-Lösung sollen bei DESY folgende groben Anforderungen erfüllt bzw. Ziele erreicht werden:
– Aufbau einer offenen DMS-Infrastruktur zur Verwaltung „beliebiger“ Dokumententypen (sowohl „lebende“, aktive, als auch abgeschlossene Dokumente), die in kaufmännischen oder operativen Prozessen heute und zukünftig zum Einsatz kommen,
– schnelles und gezieltes Auffinden von Dokumenten und Dokumentversionen; u. a. Suche nach Attributen und Volltext (auch beides kombiniert),
– E-Mails und elektronische Dokumente sollen in einer einheitlichen Ablageumgebung einfach abgelegt und verwaltet werden können. Dazu soll auch der Kontext mit Hilfe von Aktenfunktionen und Verknüpfungen abgebildet werden können,
– in einigen Bereichen ist eine mehrstufige Versionierung (Minor-/Major-Versionierung) erforderlich. Das DMS soll in diesen Fällen die Historie freigegebener Versionen und den Entstehungsprozess dokumentieren bzw. protokollieren und gleichzeitig gewähren, dass standardmäßig immer die aktuellste Dokumentenversion gefunden wird,
– die heute teils ungewollten, teils aber auch unvermeidbaren Mehrfachablagen (Papierkopien) von Dokumenten sollen in den E-Akten weitgehend vermieden werden. Stattdessen sollen Dokumente – sofern erforderlich – an unterschiedlichen Stellen referenziert werden können bzw. durch eine geeignete Ablage- und Berechtigungsstruktur für alle Stakeholder zugänglich sein,
– Schutz vor versehentlichem oder absichtlichem Löschen vor Ablauf von definierbaren Schutzfristen (Löschschutz, Aufbewahrungsfrist),
– Abbilden von Arbeitsabläufen/-prozessen mit Hilfe von Workflows (strukturierte und ad-hoc) sowie Postkörben mit dem Ziel, Prozesse und Laufzeiten zu optimieren, z. B. 4-Augen-Freigaben, Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) oder Erfassung von papierenem und elektronischen Posteingang, etc.,
– möglichst nahtlose Integration in die vorhandene Client-Anwendungsumgebung (Windows, MS Office, SAP und andere).
Folgende Punkte sind aus heutiger Sicht nicht im Fokus des laufenden Projektes:
– Abbildung aller erhobenen und unten dargestellten Anforderungen im Projekt-rahmen: nur definierte Anforderungen (siehe Beschreibung Phase 1a+1b sowie Preisabfrage) werden im Rahmen des Projektes umgesetzt. Dennoch soll die auszuwählende Lösung alle dargestellten Anforderungen erfüllen können,
– Abbildung aller Dargestellten Prozesse: Für übergreifende Prozesse soll beim DESY möglichst das vorhandene IBM BPM (Komponente im DESY User-Portal) eingesetzt werden. Dementsprechend sind Prozesse ggf. nicht ausschließlich im DMS umzusetzen, sondern es ist eine Schnittstelle vorzusehen,
– Abbildung von Anforderungen, die Intranet und Collaboration betreffen sind nicht im Projektfokus. Sofern das angebotene Produkt im Standard über Collaboration-Funktionen verfügt, kann über deren Einsatz im Rahmen des Implementierungsprojektes entschieden werden.

Beschreibung der Optionen

Es ist geplant, einen EVB-IT Erstellungsvertrag abzuschließen. Eine Fassung dieses EVB-IT Vertrages wird den ausgewählten Bietern mit der Einladung und Agenda zur ersten Verhandlungsrunde als Mustervorlage zur Verfügung gestellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

a) Gemäß § 134 Abs.2 GWB darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die geplante Auftragsvergabe an die nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Tage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter oder Bewerber kommt es nicht an;
b) § 160 Abs. 3 GWB: Der Antrag auf Einleitung des Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit:
(1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Tagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.