Auswahl und Einführung eines Dokumentes Management Systems (DMS) mit elektronischer Archivierung

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz-Gemeinschaft

Bis Ende 2019 sollen zur Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten ein DMS und die Fachapplikation Einkaufsakte mit einer Anbindung an das SAP-System sowie die dafür notwendigen fachlichen Ablaufstrukturen in der Verwaltung in Betrieb sein. Auf dieser Basis können weitere Fachapplikationen wie z. B. die elektronische Rechnungsprüfung und die Personalakte systemisch und organisatorisch implementiert werden. Dabei muss eine rechtssichere Archivierung und Verarbeitung über regelbasierte Arbeitsabläufe für die genannten und zukünftigen Fachapplikationen der DESY-Verwaltung gewährleistet sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-04-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz-Gemeinschaft

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-03-01	Auftragsbekanntmachung
2018-04-03	Ergänzende Angaben
2018-11-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-03-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: EV004-18
Kurze Beschreibung:
“Bis Ende 2019 sollen zur Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten ein DMS und die Fachapplikation Einkaufsakte mit einer Anbindung an das...”
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz-Gemeinschaft
Postanschrift: Notkestraße 85
Postleitzahl: 22607
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.desy.de 🌏
E-Mail: warenwirtschaft.v4sk@desy.de 📧
Telefon: +49 40 / 8998-2480 📞
Fax: +49 40 / 8998-4009 📠
URL der Dokumente: http://warenwirtschaft.desy.de/ausschreibungen/index_ger.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-01 📅
Einreichungsfrist: 2018-04-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 044-096298
ABl. S-Ausgabe: 44
Zusätzliche Informationen

“Wichtige Hinweise: 1. Teilnahmeanträge müssen schriftlich in einem verschlossen Umschlag mit folgender Kennzeichnung: „Europäisches Verhandlungsverfahren...”

Zusätzliche Informationen

Wichtige Hinweise:

1. Teilnahmeanträge müssen schriftlich in einem verschlossen Umschlag mit folgender Kennzeichnung: „Europäisches Verhandlungsverfahren mit Teilnehmerwettbewerb DESY EV004-18, Termin für die Einreichung der Teilnahmeanträge: 4.4.2018“ per Briefpost oder Boten bis spätestens zu dem unter Buchstabe IV.2.2) genannten Termin beim Deutsches-Elektronen-Synchrotron DESY; Haus- und Lieferanschrift: Notkestraße 85, 22607 Hamburg; Briefpost: 22603 Hamburg eingehen.

Elektronisch übermittelte Angebote können nicht angenommen und gewertet werden.

2. Die Matrix „Teilnahmewettbewerb“ muss zwingend in elektronischer Form (als xls. oder xlsx Excel-Datei) auf einem Stick oder einer CD zur Verfügung gestellt werden.

3. Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens zum 28.3.2018 zu richten an: Deutsches Elekronen-Synchrotron DESY, Abteilung V4 – Warenwirtschaft, Notkestraße 85, 22607 Hamburg; E-Mail: warenwirtschaft.v4sk@desy.de oder Fax: +49 40/ 8998-4009.

4. Nach Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebotserstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 17.5.2018 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Deutsches Elekronen-Synchrotron DESY,Abteilung V4 – Warenwirtschaft, Notkestraße 85, 22607 Hamburg; E-Mail: warenwirtschaft.v4sk@desy.de oder Fax: +49 40/ 8998-4009.

5. Zur Überprüfung der Angaben aus dem Teilnahmewettbewerb wird die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesministerium der Justiz anfordern.

6. Rechtsform der Bietergemeinschaft an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Es muss eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung vorliegen, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Es muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden, der durch eine rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft legimentiert ist.

7. Dieses Verfahren ist in 2 Verfahrensschritte gegliedert:

a) Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/Erklärungen einzureichen gemäß der Matrix Teilnahmewettbewerb;

b) Im 2. Verfahrensschritt der Angebotsaufforderung werden die geeigneten Teilnehmer zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Schritt werden die endgültigen Ausschreibungsunterlagen sowie die Wertungsmatrix zur Verfügung gestellt;

c) Die Teilnehmer, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden und ein gültiges Angebot eingereicht haben, werden gebeten ab KW 28 einen Termin für eine Präsentation vorzumerken. Die Einladung für den Workshop/ Präsentationstermin sowie das Versenden der Agenda erfolgt spätestens in der KW25. Eine

Geplante 2. Verhandlungsrunde für den Vertragsabschluss ist ab KW 31 geplant.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Mit der Einführung einer DMS-/ECM-Lösung sollen bei DESY folgende groben Anforderungen erfüllt bzw. Ziele erreicht werden:”

“— Aufbau einer offenen DMS-Infrastruktur zur Verwaltung „beliebiger“ Dokumententypen (sowohl „lebende“, aktive, als auch abgeschlossene Dokumente), die in...”

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“— schnelles und gezieltes Auffinden von Dokumenten und Dokumentversionen; u. a. Suche nach Attributen und Volltext (auch beides kombiniert),”

“— E-Mails und elektronische Dokumente sollen in einer einheitlichen Ablageumgebung einfach abgelegt und verwaltet werden können. Dazu soll auch der Kontext...”

“— in einigen Bereichen ist eine mehrstufige Versionierung (Minor-/Major-Versionierung) erforderlich. Das DMS soll in diesen Fällen die Historie...”

“— die heute teils ungewollten, teils aber auch unvermeidbaren Mehrfachablagen (Papierkopien) von Dokumenten sollen in den E-Akten weitgehend vermieden...”

“— Schutz vor versehentlichem oder absichtlichem Löschen vor Ablauf von definierbaren Schutzfristen (Löschschutz, Aufbewahrungsfrist),”

“— Abbilden von Arbeitsabläufen/-prozessen mithilfe von Workflows (strukturierte und ad-hoc) sowie Postkörben mit dem Ziel, Prozesse und Laufzeiten zu...”

“— Möglichst nahtlose Integration in die vorhandene Client-Anwendungsumgebung (Windows, MS Office, SAP und andere).”

“Folgende Punkte sind aus heutiger Sicht nicht im Fokus des laufenden Projektes:”

“— Abbildung aller erhobenen und unten dargestellten Anforderungen im Projekt-rahmen: nur definierte Anforderungen (siehe Beschreibung Phase 1a + 1b sowie...”

“— Abbildung aller Dargestellten Prozesse: Für übergreifende Prozesse soll beim DESY möglichst das vorhandene IBM BPM (Komponente im DESY User-Portal)...”

“— Abbildung von Anforderungen, die Intranet und Kollaboration betreffen sind nicht im Projektfokus. Sofern das angebotene Produkt im Standard über...”

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
“Es besteht die Option seitens des Auftraggebers, die Leistung bis zu zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern.”
Beschreibung der Optionen:
“Es ist geplant, einen EVB-IT Erstellungsvertrag abzuschließen. Eine Fassung dieses EVB-IT Vertrages wird den ausgewählten Bietern mit der Einladung und...”
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY”

“Notkestraße 85”

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“22607 Hamburg”

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 4
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Jedes Bewertungskriterium innerhalb der Eignungsprüfung wird einzeln mit Bewertungspunkten bewertet, die den Erfüllungsgrad der Anforderung widerspiegeln....”
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-04-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept und Vorgehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs-/Kriterien-/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Gewichtung des Preises: 30

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Öffentlich geförderte Stiftung privaten Rechts
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: http://warenwirtschaft.desy.de/ausschreibungen/index_ger.html 🌏
Dokumente URL: http://warenwirtschaft.desy.de/ausschreibungen/index_ger.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

“Wichtige Hinweise:”

“1. Teilnahmeanträge müssen schriftlich in einem verschlossen Umschlag mit folgender Kennzeichnung: „Europäisches Verhandlungsverfahren mit...”

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“Elektronisch übermittelte Angebote können nicht angenommen und gewertet werden.”

“2. Die Matrix „Teilnahmewettbewerb“ muss zwingend in elektronischer Form (als xls. oder xlsx Excel-Datei) auf einem Stick oder einer CD zur Verfügung...”

“3. Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens zum 28.3.2018 zu richten an: Deutsches Elekronen-Synchrotron...”

“4. Nach Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebotserstellung (2....”

“5. Zur Überprüfung der Angaben aus dem Teilnahmewettbewerb wird die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim...”

“6. Rechtsform der Bietergemeinschaft an die der Auftrag vergeben werden soll:”

“Bietergemeinschaften sind zugelassen. Es muss eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung vorliegen, dass...”

“7. Dieses Verfahren ist in 2 Verfahrensschritte gegliedert:”

“a) Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/Erklärungen einzureichen gemäß der Matrix Teilnahmewettbewerb;”

“b) Im 2. Verfahrensschritt der Angebotsaufforderung werden die geeigneten Teilnehmer zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Schritt werden die...”

“c) Die Teilnehmer, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden und ein gültiges Angebot eingereicht haben, werden gebeten ab KW 28 einen Termin für eine...”

“Geplante 2. Verhandlungsrunde für den Vertragsabschluss ist ab KW 31 geplant.”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:”

“a) Gemäß § 134 Abs.2 GWB darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die geplante Auftragsvergabe an die nicht...”

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“b) § 160 Abs. 3 GWB: Der Antrag auf Einleitung des Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit:”

“(1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Tagen...”

“(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten...”

“(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur...”

“(4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem...”

Quelle: OJS 2018/S 044-096298 (2018-03-01)

Ergänzende Angaben (2018-04-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Bis Ende 2019 sollen zur Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten ein DMS und die Fachapplikation Einkaufsakte mit einer Anbindung an das...”
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-03 📅
Einreichungsfrist: 2018-04-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 066-147575
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 044-096298
ABl. S-Ausgabe: 66
Quelle: OJS 2018/S 066-147575 (2018-04-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-11-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Bis Ende 2019 sollen zur Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten ein DMS und die Fachapplikation Einkaufsakte mit einer Anbindung an das...”
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-11-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-11-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 216-494570
ABl. S-Ausgabe: 216

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“– Aufbau einer offenen DMS-Infrastruktur zur Verwaltung „beliebiger“ Dokumententypen (sowohl „lebende“, aktive, als auch abgeschlossene Dokumente), die in...”

“– schnelles und gezieltes Auffinden von Dokumenten und Dokumentversionen; u. a. Suche nach Attributen und Volltext (auch beides kombiniert),”

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“– E-Mails und elektronische Dokumente sollen in einer einheitlichen Ablageumgebung einfach abgelegt und verwaltet werden können. Dazu soll auch der Kontext...”

“– in einigen Bereichen ist eine mehrstufige Versionierung (Minor-/Major-Versionierung) erforderlich. Das DMS soll in diesen Fällen die Historie...”

“– die heute teils ungewollten, teils aber auch unvermeidbaren Mehrfachablagen (Papierkopien) von Dokumenten sollen in den E-Akten weitgehend vermieden...”

“– Schutz vor versehentlichem oder absichtlichem Löschen vor Ablauf von definierbaren Schutzfristen (Löschschutz, Aufbewahrungsfrist),”

“– Abbilden von Arbeitsabläufen/-prozessen mit Hilfe von Workflows (strukturierte und ad-hoc) sowie Postkörben mit dem Ziel, Prozesse und Laufzeiten zu...”

“– möglichst nahtlose Integration in die vorhandene Client-Anwendungsumgebung (Windows, MS Office, SAP und andere).”

“– Abbildung aller erhobenen und unten dargestellten Anforderungen im Projekt-rahmen: nur definierte Anforderungen (siehe Beschreibung Phase 1a+1b sowie...”

“– Abbildung aller Dargestellten Prozesse: Für übergreifende Prozesse soll beim DESY möglichst das vorhandene IBM BPM (Komponente im DESY User-Portal)...”

“– Abbildung von Anforderungen, die Intranet und Collaboration betreffen sind nicht im Projektfokus. Sofern das angebotene Produkt im Standard über...”

Verfahren
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-10-22 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstraße 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“a) Gemäß § 134 Abs.2 GWB darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die geplante Auftragsvergabe an die nicht...”

“(1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Tagen...”

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“(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten...”

“(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur...”

Quelle: OJS 2018/S 216-494570 (2018-11-07)

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