Dienstleistungen E-Government und Digitalisierung

Kurze Beschreibung

Gegenstand ist die Erbringung von Dienstleistungen zu verschiedenen Aufgabengebieten bei der Gestaltung und Umsetzung der Digitalisierungs- und E-Government-Strategien der Verw. in den Ländern HB, FHH, ST und SH, sowie des Auftraggebers Dataport.
E-Government beinhaltet den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IT) in öff. Verw. in Verbindung mit org. Veränderungen in den Geschäftsprozessen zur Durchführung von IuK- und Transaktionsprozessen innerhalb und zwischen staatl. Institutionen, sowie zu Bürgern oder Unternehmen. Digitalisierung umfasst zusätzlich IT-Lösungen, die unabhängig von Verwaltungsprozessen das private und privatwirtschaftliche Umfeld betreffen.
Bei der Digitalisierung sind die o.g. Verw. und Dataport durch unterschiedliche Beratungsleistungen zu unterstützen. Dabei sollen die IT-gestützten Verfahren der Verw. unter Einbeziehung rechtl. u. org. Vorgaben nutzerbezogen, effizienter, innovativer, interaktiver u. barrierefrei (digital) gestaltet werden.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Vergabe ist die Erbringung von Dienstleistungen zu verschiedenen Aufgabengebieten bei der Gestaltung und Umsetzung der Digitalisierungs- und E-Government-Strategien der Verwaltungen in den Ländern Bremen, Hamburg, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein, sowie des Auftraggebers Dataport.
E-Government beinhaltet den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IT) in öffentlichen Verwaltungen in Verbindung mit organisatorischen Veränderungen in den Geschäftsprozessen zur Durchführung von IuK- und Transaktionsprozessen innerhalb und zwischen staatlichen Institutionen, sowie zu Bürgern oder Unternehmen. Digitalisierung umfasst zusätzlich IT-Lösungen, die unabhängig von Verwaltungsprozessen das private und privatwirtschaftliche Umfeld betreffen.
Bei der Digitalisierung sind die o.g. Verwaltungen und Dataport durch unterschiedliche Beratungsleistungen zu unterstützen. Dabei sollen die IT-gestützten Verfahren der Verwaltungen unter Einbeziehung rechtlicher und organisatorischer Vorgaben nutzerbezogen, effizienter, innovativer, interaktiver u. barrierefrei (digital) gestaltet werden.
Über diese Leistungen soll ein Rahmenvertrag geschlossen werden. Zur Erfüllung dieser Aufgaben ist es unverzichtbar, dass der auszuwählende Rahmenvertragspartner seinen Tätigkeitsschwerpunkt u.a. im Public Sector hat und die Bereiche Digitalisierung einschließlich E-Government durch sein Portfolio abdeckt. Wünschenswert ist dabei auch die Einbringung von Know-how aus dem privatwirtschaftlichen Bereich.
Die vom Rahmenvertragspartner eingesetzten Expertinnen und Experten müssen einerseits Strukturen und Verfahrensspezifika von Landes- und Kommunalverwaltungen kennen. Andererseits sollen diese jedoch auch in der Lage sein, die Verwaltungen durch Kreativität und fachübergreifendes Denken im digitalen Transformationsprozess zu unterstützen.
Der Personaleinsatz wird dabei in unterschiedlicher Konstellation erfolgen. Neben dem alleinigen Einsatz des Rahmenvertragspartners werden die einzelne Projekte durch interdisziplinäre oder auch gemischte Teams (sequenziell, parallel, gemeinsam) mit dem jeweiligen Bezugsberechtigten und Auftraggeber zu leisten sein.
Der Rahmenvertragspartner muss im Zuge der Aufgabenerfüllung in personeller und organisatorischer Hinsicht unbedingt in der Lage sein, auch kurzfristig adäquaten personellen Austausch zu gewährleisten und weitere Ressourcen in ein Projekt einzubringen. Dazu ist zur weiteren Flexibilisierung die Möglichkeit der Nutzung von nearshoring- und/oder onshoring-Centern oder dem Einsatz von Freelancern zulässig, sofern weitere gesetzliche Anforderungen dem nicht entgegenstehen.
Zur zweckgerechten Aufgabenerfüllung ist die Generierung wissenschaftlichen Wissens ebenso selbstverständlich wie eine produktneutrale Ausrichtung in den Dienstleistungen.
Der Rahmenvertragspartner muss gewährleisten, dass den eingesetzten Expertin-nen und Experten das neueste Fachwissen und die einschlägigen Firmenerfahrungen zur Verfügung stehen.
Neben expliziten Vorgaben für die Ausgestaltung des zukünftigen operativen Geschäftes erwartet der Auftraggeber auch Vorschläge zur Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, wie z.B. dem Betrieb einer Geschäftsstelle, dem Partner- und Eskalationsmanagement und die Nutzung von Instrumente zum Monitoring und der Erfolgsmessung.
Auf Basis der bisherigen Planungen beläuft sich der geschätzte Personalbedarf aktuell in Summe für eine Vertragslaufzeit von vier Jahren auf ca. 73 100 Personentagen. Dafür sucht Dataport einen Rahmenvertragspartner, der passend qualifiziertes Personal termingerecht bereitstellen kann.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber hat verschiedene Mindest- und Bewertungskriterien zur Überprüfung der Bereiche Fachkunde, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit festgelegt. Diese sind unter III. ausführlich und in den Vergabeunterlagen abschließend dargestellt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Als fachkundig ist nur derjenige Bewerber anzusehen, der über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung verfügt, um den zu vergebenden Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen.
Ein Bewerber gilt in diesem Vergabeverfahren als fachkundig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Bei Bewerbergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmerschaften gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens bzw. eines privilegierten Unterauftragnehmers für die Beurteilung des Teilnahmeantrags in dieser Hinsicht.
Zur Feststellung der Fachkunde werden die Angaben zum Eignungskriterium Unternehmensbeschreibung ausgewertet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es wurden folgendes Mindestkriterium für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:
a) Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages
Die Angaben in der ANLAGE 2 Umsatz werden daraufhin überprüft, ob der Umsatz in den angegebenen Geschäftsjahren (2015, 2016, 2017) mindestens 19 Mio. Euro im Tätigkeitsbereich des Auftrags beträgt.
Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Der Nachweis Anlage Umsatzkennzahlen ist im Falle von Bewerbergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern für jedes Mitglied bzw. jedes Unternehmen getrennt einzureichen. Die Umsatzkennzahlen von Bewerbergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden addiert.
Neben den o.a. Unterlagen werden für die Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit die Anlagen Liste privilegierter Unterauftragnehmer, Erklärung Unterauftragnehmer sowie Erklärung Bewerbergemein-schaft ausgewertet.
Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er die o.g. Mindestanforderungen an Umsatzkennzahlen erfüllt.
Erfüllt ein Bewerber zwar die Voraussetzungen nach vorstehendem Satz, haben der Auftraggeber oder die Vergabestelle aber Kenntnis von Umständen, die der Annahme der Leistungsfähigkeit des Bewerbers gleichwohl entgegenstehen könnten, so wird die Leistungsfähigkeit des Bewerbers abschließend nach allgemeinen Grundsätzen bewertet.
Der Auftraggeber und die Vergabestelle behalten sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bewerber zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es wurden folgende Mindestkriteren für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit festgelegt:
— Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er in der Nutzwertanalyse hinsichtlich der Bewertungskriterien zumindest einen Gesamtnutzwert von 250 Punkten des maximal erzielbaren Gesamtnutzwertes von 500 Punkten erreicht.
— Zusätzlich wird die technische und berufliche Leistungsfähigkeit in folgenden Fällen verneint:
1) Die Anlage 3 Referenzliste enthält kein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt.
2) In der ANLAGE 4 Erklärung Beschäftigtenzahl liegen die Zahlen des dritten Geschäftsjahrs jeweils 30 % oder mehr unterhalb des ersten Geschäftsjahrs.
3) In der ANLAGE 5 Erklärung qualifiziertes Personal ergibt die Summe der auszufüllenden Spalten je Skill/Skillkategorie nicht mindestens die Zahl, die in der letzten Spalte „Mindestpersonenanzahl“ vorgefüllt ist (siehe im Einzelnen unten).
Für die Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Bewertungskriterien festgelegt:
a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand: 45 %
[Auswertung der Anlage 3 Referenzliste]
Der Bewerber benennt in der Anlage 3 Referenzliste im Wesentlichen ver-gleichbare Referenzprojekte, die er nach dem 30.6.2015 erfolgreich abgeschlossen hat oder die jetzt noch erfolgreich erbracht werden. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese gemessen vom Tag des Ablaufs der Antragsfrist dieser Vergabe seit mindestens 6 Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können. (Nähere Angaben zu der Bewertung der Referenzen und den Vorgaben zu den Referenzen finden sich in den Vergabeunterlagen)
b) Beschäftigtenzahl: 15 %
[Auswertung der Anlage 4 Erklärung Beschäftigtenzahl]
Hier wird vor allem die Kontinuität der Beschäftigtenzahl bewertet.
Nähere Angaben zu der Bewertung der Beschäftigtenzahl und den Vorgaben zu den Beschäftigtenzahlen finden sich in den Vergabeunterlagen
b) Qualifiziertes Personal: 30 %
[Auswertung der Anlage 5 Erklärung qualifiziertes Personal]
Der Bewerber reicht die Anlage 5 Erklärung qualifiziertes Personal vollständig ausgefüllt ein. Je Jobprofil werden in den vorgesehenen Zeilen die jeweiligen Karrieresstufen gefüllt mit dem tatsächlich vorhandenen Personal. Die Summe der auszufüllenden Zeile je Karrierestufe muss mindestens die Zahl ergeben, die in der letzten Spalte „Mindestpersonenanzahl“ vorgefüllt ist. Ist dies nicht der Fall, kann die Prognose, dass der Bewerber den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, nicht gestellt werden, so dass die Leistungsfähigkeit verneint und der Antrag von der weiteren Wertung ausgeschlossen wird.
Über diese Mindestanforderung hinaus werden die Punkte wie folgt vergegeben:
Für jede Karrierestufe wird getrennt eine Note gebildet. Anschließend werden alle so erteilten Einzelnoten addiert und anschließend durch die Anzahl der Karrierestufen-Zeilen geteilt (es wird ein Mittelwert gebildet, dieser wird kaufmännisch gerundet in der zweiten Stelle nach dem Komma, z.B. von 4,512 auf 4,51). Der auf diese Weise sich ergebende Punktwert ist der bewertungsrelevante Punktwert für das Kriterium „Qualifiziertes Personal“.
Nähere Angaben zu der Bewertung der Qualifikation des Personals und den Vorgaben zu der Qualifikation des Personals finden sich in den Vergabeunterlagen
c) Qualitätsmanagement: 10 %
[Auswertung der Anlage 6 Qualitätsmanagement]
Für die Darstellung des Qualitätsmanagementsystems haben Einzelbewerber den Vordruck ANLAGE 6 Qualitätsmanagement und Bewerbergemeinschaften sowie Bewerber mit privilegierten Nachunternehmerschaften den Vordruck Anlage 6-1 Qualitätsmanagement zu verwenden. Nähere Angaben zu der Bewertung des Qualitätsmanagementes und den Vorgaben zu dem Qualitätsmanagement finden sich in den Vergabeunterlagen

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung;
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung;
— Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz Schleswig-Holstein (TTG);
— Erklärung zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung;
— Zertifizierung nach SÜG.

Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Teilnahmeantrags-/Angebotserstellung und –einreichung können vom Bewerber/Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bewerber/Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle ausschließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes/des Teilnahmeantrages erstmalig initiiert hat. Der Bewerber/Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.
Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bewerbers/Bieters (s.o.) senden.
Dem Bewerber obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Teilnahmeantrag/Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bewerbers/Bieters.
Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet darum, jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teilnahmeunterlage).
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes inhaltliche Fragen der Bewerber zum Entwurf der Leistungsbeschreibung, den dazugehörigen Anlagen sowie den weiteren vertraglichen Regelungen nur in dem Umfang beantwortet werden, wie es zur Erstellung des Teilnahmeantrages erforderlich ist.
Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers eröffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bewerber bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies unverzüglich mitzuteilen.
Ebenso mitzuteilen ist jeder Umstand, der eine/mehrere Erklärung/en des Teilnahmeantrages nachträglich in Frage stellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Der Auftraggeber weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit.