Digitalisierung von Akten des Baugenehmigungsverfahrens

Kreis Steinfurt

Der Kreis Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, 48565 Steinfurt, lässt sein Bauaktenarchiv der Standorte 48565 Steinfurt und 49545 Tecklenburg digitalisieren. Monatlich können ca. 4 000 Baugenehmigungsakten bereitgestellt werden; jährlich ca. 40 000. Die jährlich tatsächlich zu digitalisierende Gesamtzahl Akten ist abhängig vom monetären Ergebnis dieses Ausschreibungsverfahrens.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-02-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-01-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ALPHA COM Deutschland GmbH

Wer?

• Kreis Steinfurt

Wie?

• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Münster › Steinfurt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-01-11	Auftragsbekanntmachung
2018-04-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenarchivierung
Referenznummer: 30-10-123-EU
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Steinfurt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Steinfurt
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Postort: Steinfurt
Kontakt
Internetadresse: http://www.kreis-steinfurt.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de 📧
Telefon: +49 2551691290 📞
Fax: +49 25516991290 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPWYY295X8 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPWYY295X8 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-11 📅
Einreichungsfrist: 2018-02-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-13 📅
Datum des Beginns: 2018-05-01 📅
Datum des Endes: 2020-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 009-015924
ABl. S-Ausgabe: 9
Zusätzliche Informationen
Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Inhalt der Ausschreibung ist die Digitalisierung von Bauakten (Baugenehmigungsverfahren der Unteren Bauaufsichtsbehörde).

Bei dem Schriftgut handelt es sich überwiegend um Akten des Zeitraumes von 1934 bis 1975. Die Papierstärke kann auch <80g/qm betragen. Einzelne Dokumente sind farbig gestaltet bzw. auf farbigem Papier gedruckt. Bestandteil der Akte können auch Fotos sein. Diese sind aus Fotopapier bzw. Drucke einer Sofortbildkamera und auf Papier aufgeklebt. Zudem befinden sich in diesen Akten bis zu zwei Karteikarten im Format DIN A5 Karton. Das Schriftgut ist tlw. vergilbt und an der offenen Aktenseite „ausgefranst“.

Zusätzlich zu diesen Altakten werden jüngere und aktuelle Akten fertiggestellter Bauvorhaben zur Verfügung gestellt. Deren Schriftgut besteht überwiegend aus Recyclingpapier bzw. weißem Papier im Format DIN A4, 80g/qm.

Normales Schriftgut wechselt sich mit Plänen ab. Die durchschnittliche Blattmenge der zu digitalisierenden Bauakten beträgt je Akte ca. 80 Blatt (vorwiegend DIN A4, mehrfach DIN A5, DIN A6), wobei die Anzahl der Blätter und deren Qualität pro Akte schwankt. Teilweise sind die Blätter doppelseitig beschriftet. Zu jeder Akte gehören durchschnittlich fünf einseitig bedruckte Baupläne im Format DIN A3 bis DIN A0.

Den Bietern wird dringend empfohlen, vor Angebotsabgabe die Akten hinsichtlich der Art, des Umfangs und der Qualität des Schriftgutes anzusehen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftrag wird über 2 Jahre vergeben mit der Option der einmaligen Verlängerung um ein Jahr. Der Auftrag beginnt zum 1.5.2018. Die Verlängerungsoption wird ausgeübt, wenn nicht bis zum 1.11.2019 ausdrücklich erklärt wird, dass die Option verfallen soll.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kreis Steinfurt

Tecklenburger Str. 10

48565 Steinfurt

Abholung der Akten an folgenden Anschriften des Auftraggebers:

— in der Verwaltungsstelle Tecklenburg, Landrat-Schultz-Str. 1, 49545 T…

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Qualitätssicherungsmaßnahmen nach DIN EN ISO 9000 ff. oder gleichwertige Maßnahmen müssen nachgewiesen werden.

Die Bieter müssen den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR nachweisen.

Dem Angebot ist eine Referenzliste beizufügen, aus der hervorgeht, dass seit 2015 bereits für mindestens drei vergleichbare Projekte (Digitalisierung von (Bau-)Akten inkl. (Bau-)Plänen) durchgeführt wurden. Vergleichbar sind die Projekte nur dann, wenn die gescannten Akten in Umfang und Aufbau mind. vergleichbar sind (wechselseitiger Schriftverkehr und großformatige Pläne). In der Referenzliste sind die Namen der Verwaltungen, die Art der Maßnahmen und ein konkreter Ansprechpartner zu nennen. In der Referenzliste ist anzugeben, wenn die Leistungen durch Subunternehmen erbracht wurden.

Bei einer beabsichtigten Vergabe von (Teil-)Leistungen an Sub- oder Nachunternehmen ist der Sub-/Nachunternehmer bereits mit der Abgabe des Angebotes zu benennen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen

Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue und Mindestentlohnung

Der Bieter muss diese Erklärungen, soweit er für den Zuschlag vorgesehen ist, innerhalb einer kurzen Frist (3 bis 5 Tage) nachreichen. Wird die Erklärung nicht fristgerecht eingereicht, so ist das Angebot zwingend auszuschließen und der nächste Bieter wird aufgefordert, die Erklärung vorzulegen.

— Eigenerklärung zu Tariftreue und Mindestlohn,

— Verpflichtungserklärung zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Es ist eine Qualitätskontrolle bei jedem Arbeitsschritt (Vorbereitung, Scannen, Datenerfassung, …) zu garantieren. Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber und seinem Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit, sich vor Ort von den Prozessen zu überzeugen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-04-05 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-02-14 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:30
Ort des Eröffnungstermins: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum 3026
Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPWYY295X8 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Abrechnung der Leistung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen. Rechnungen sind als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse:

rechnung@kreis-steinfurt.de zu senden.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYY295X8

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt wurde, ist der Verstoß gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

Quelle: OJS 2018/S 009-015924 (2018-01-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-04-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 249396.80 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 2551691291 📞
Fax: +49 25516991291 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 070-155756
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 009-015924
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY29MVS

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bei dem Schriftgut handelt es sich überwiegend um Akten des Zeitraumes von 1934 bis 1975.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kreis Steinfurt; Tecklenburger Str. 10; 48565; Steinfurt; Abholung der Akten an folgenden Anschriften des Auftraggebers:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-04-10 📅
Quelle: OJS 2018/S 070-155756 (2018-04-10)

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