Digitalisierung von Personalakten

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Dienstleistung zur Digitalisierung von Bestandsakten und der Rücklieferung der digitalen Daten für den Import der digitalen Dokumente in eine digitale Personalakte (im Folgenden als „DPA“) für die GIZ, Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit GmbH.
Vom Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“) sind folgende Leistungen zu erbringen:
1) Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung;
2) Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART);
3) Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten;
4) Digitalisierung der Papierakten;
5) Rücklieferung von digitalisierten Akten;
6) Vernichtung der Papierakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-03-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-02-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH

Wer?

• Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Darmstadt › Main-Taunus-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-02-16	Auftragsbekanntmachung
2018-03-06	Ergänzende Angaben
2018-11-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-02-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Kurze Beschreibung:

Dienstleistung zur Digitalisierung von Bestandsakten und der Rücklieferung der digitalen Daten für den Import der digitalen Dokumente in eine digitale Personalakte (im Folgenden als „DPA“) für die GIZ, Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit GmbH. Vom Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“) sind folgende Leistungen zu erbringen: 1) Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung; 2) Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART); 3) Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten; 4) Digitalisierung der Papierakten; 5) Rücklieferung von digitalisierten Akten; 6) Vernichtung der Papierakten.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Main-Taunus-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Postanschrift: Dag-Hammerskjöld-Weg 1-5
Postleitzahl: 65760
Postort: Eschborn
Kontakt
Internetadresse: http://www.giz.de 🌏
E-Mail: bernhard.kern@giz.de 📧
Telefon: +49 6196792549 📞
Fax: +49 619679806177 📠
URL der Dokumente: http://www.giz.de/ausschreibungen-dienstleistungen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-02-16 📅
Einreichungsfrist: 2018-03-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-02-20 📅
Datum des Beginns: 2018-06-01 📅
Datum des Endes: 2019-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 035-076413
ABl. S-Ausgabe: 35

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vom Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“) sind folgende Leistungen zu erbringen:

1) Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung;

2) Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART);

3) Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten;

4) Digitalisierung der Papierakten;

5) Rücklieferung von digitalisierten Akten;

6) Vernichtung der Papierakten.

Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerung der Aufbewahrungszeit um 12 Monate als Option.
Beschreibung der Optionen: Verlängerung der Aufbewahrungszeit um 12 Monate.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Eschborn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit ihrem Angebot haben die Bieter folgende Dokumente bzw. Unterlagen im Rahmen der Prüfung der Bietereignung vorzulegen:

III.1.1.1)

— ihren Firmennamen und -anschrift sowie,

— (ggf.) die Handelsregister-Nr.,

— ein kurzes Firmenprofil (max. 20 Zeilen) und

— den Ansprechpartner/in für Rückfragen.

III.1.1.2) Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe aus §§ 123, 124 GWB bzw. dem Vorliegen von Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB sind anzugeben (Ausschlusskriterien).

Es wird die Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars „Eigenerklärungen, Datenschutz und Referenzliste“ empfohlen.

III.1.1.3) Nur im Falle, dass es sich bei den Bietern um eine Bietergemeinschaft (§ 43 VgV) handelt: Vorlage einer von den Bietern unterzeichneten Bieter/Arbeitsgemeinschaftserklärung, in der eine Erklärung über die Rechtsform, den bevollmachtigten Vertreter sowie über die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bietergemschaft enthalten ist (Ausschlusskriterium).

Es wird eine Verwendung des entsprechenden Formulars „Arbeitsgemeinschaftserklärung“ empfohlen.

Mehrfachbewerbungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher Betroffener Bietergemeinschaften (Ausschlusskriterium).

III.1.1.4) Eignungsleihe (§ 47 VgV) ist möglich. Die Einbeziehung eines Nachtunternehmers stellt keine „Bietergemeinschaft“ im Sinne von Ziffer III.1.1.3) dar. Auch Mitglieder einer Bietergemeinschaft können sich Nachunternehmer bedienen. Mehrfachbeteiligungen als Nachunternehmer sind möglich. Alle Auftragsbestandteile, die als Unterauftrag vergeben werden sollen, sind gem. § 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV anzuigeben (Ausschlusskriterium). Es wird die Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars „Eigenerklärungen, Datenschutz und Referenzliste“ empfohlen.

III.1.1.5) Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Nachweise gem. § 48 Abs. 4-6 VgV nachzufordern.

III.1.1.6) Die ausgefüllten Unterlagen sind dreifach mit dem Angebot einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Von den Bietern sind Eigenerklärungen über das Vorliegen eines Mindestjahresumsatzes von 400 000 EUR in den letzten 3 Jahren im Bereich der Digitalisierung von Personalakten vorzulegen. Abgabe einer Eigenerklärung, dass eine Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut, für Personen und sonstige Schäden mit einer Deckung von mindestens jeweils 1 000 000,00 EUR und jeweils zweifach maximiert, besteht oder dass diese für den Auftragsfall mit der angegebenen Mindesthöhe abgeschlossen bzw. die Deckungshöhe auf die Mindesthöhe aufgestockt wird, abzugeben.

Es wird die Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars „Eigenerklärungen, Datenschutz und Referenzliste“ empfohlen.

Mindeststandards:

Mindestjahresumsatz von 400 000 EUR in den letzten 3 Jahren im Bereich der Digitalisierung von Personalakten. (Ausschlusskriterium) Vorliegen einer Berufshaftlpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 1 000 000 EUR oder Abgabe einer Eigenerklärung, dass diese Versicherung für den Auftragsfall mit der angegebenen Mindesthöhe abgeschlossen bzw. die Deckungshöhe auf die Mindesthöhe aufgestockt wird (Ausschlusskriterium).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eigenerklärung über das Bestehen einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder nach IT-Grundschutz oder gleichwertig, über das Bestehen einer Zertifizierung nach DIN 66399 oder gleichwertig und über das Vorliegen des vom Auftraggeber geforderten ausreichenden Datenschutzes (Ausschlusskriterium).

Eigenerklärungen über die Durchführung von mindestens 3 Referenzprojekten mit einer zumindest vergleichbaren Größenordnung und vergleichbaren Anforderungen im Bereich der Digitalisierung von Personalakten in den letzten höchstens 3 Jahren mit entsprechenden Angaben mit der Projektbezeichnung, dem Auftraggeber, dem Ausführungszeitraum, dem Auftragswert in Euro, dem Land sowie einer kurzen Projektbeschreibung in 5 bis 10 Sätzen in einer Tabelle abzugeben (Ausschlusskriterium).

Eigenerklärung über das Qualitätsmanagementsystem und das IT-Sicherheitskonzepts zu beschreiben und die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Transport und der Verarbeitung der Personalakten der GIZ (Ausschlusskriterien).

Es wird die Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars „Eigenerklärungen, Datenschutz und Referenzliste“ empfohlen.

Mindeststandards:

Angabe von mindestens 3 Referenzprojekten mit einer zumindest vergleichbaren Größenordnung und vergleichbaren Anforderungen im Bereich der Digitalisierung von Personalakten in den letzten höchstens 3 Jahren mit entsprechenden Angaben mit der Projektbezeichnung, dem Auftraggeber, dem Ausführungszeitraum, dem Auftragswert in EUR, dem Land sowie einer kurzen Projektbeschreibung in 5 bis 10 Sätzen in einer Tabelle (Ausschlusskriterium).

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-03-26 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:01

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: http://www.giz.de/ausschreibungen-dienstleistungen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 Einleitung, Antrag

1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

(a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

(b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

(c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

(d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

§ 161 GWB Form, Inhalt

1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen;

2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 035-076413 (2018-02-16)

Ergänzende Angaben (2018-03-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistung zur Digitalisierung von Bestandsakten und der Rücklieferung der digitalen Daten für den Import der digitalen Dokumente in eine digitale Personalakte (im Folgenden als „DPA“) für die GIZ, Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit GmbH Vom Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“) sind folgende Leistungen zu erbringen: 1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung; 2. Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART); 3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten; 4. Digitalisierung der Papierakten; 5. Rücklieferung von digitalisierten Akten; 6. Vernichtung der Papierakten

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 047-103934
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 035-076413
ABl. S-Ausgabe: 47

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung;

2. Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART);

3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten;

4. Digitalisierung der Papierakten;

5. Rücklieferung von digitalisierten Akten;

6. Vernichtung der Papierakten

Quelle: OJS 2018/S 047-103934 (2018-03-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-11-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistung zur Digitalisierung von Bestandsakten und der Rücklieferung der digitalen Daten für den Import der digitalen Dokumente in eine digitale Personalakte (im Folgenden als „DPA“) für die GIZ, Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit GmbH Vom Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“) sind folgende Leistungen zu erbringen: 1) Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung; 2) Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART); 3) Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten; 4) Digitalisierung der Papierakten; 5) Rücklieferung von digitalisierten Akten; 6) Vernichtung der Papierakten.

Gesamtwert des Auftrags: 164 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-11-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-11-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 227-519893
ABl. S-Ausgabe: 227

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen: Verlängerung der Aufbewahrungszeit um 12 Monate

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-07-03 📅
Name: DMI GmbH
Postort: Münster
Land: Deutschland 🇩🇪
Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 164 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

(1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. 3 Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.

(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.

Quelle: OJS 2018/S 227-519893 (2018-11-22)

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