Beschreibung der Beschaffung
1) Angaben zur Leistungserbringung Der ausgeschriebene Auftrag betrifft den Druck und die Herstellung des Mitteilungsblattes den Auftraggeber für das Jahr 2019. Das Mitteilungsblatt erscheint vierteljährlich, jeweils im Februar, Mai, August und November des Kalenderjahres. Abweichungen von den konkreten Erscheinungsdaten sind möglich und werden rechtzeitig mit dem Dienstleister direkt abgestimmt mitgeteilt.
2) Herstellung / Auslieferung 2.1. Beschreibung der Herstellung – Format: DIN A 4 hoch, angeschnitten
— Druck: 4/4farbig, Euroskala
Individueller bedruckter Umschlag.
— 2 Versionen: einmal mit aufgedrucktem Adressfeld auf der letzten Seite, einmal ohne Adressfeld
— Verarbeitung: Klebefalzung oder Rückendrahtheftung, 3seitig beschnitten, auf Paletten abgesetzt
— Papier: 90 g/m holzfrei matt gestrichen Bilderdruck
— Seitenzahl: 24, bis maximal 28 Seiten pro Exemplar
— Auflage: ca. 440 000 Exemplare je Erscheinungsdatum (davon jeweils 48 000 Exemplare mit Umschlag ohne Adressfeld, 392 000 mit Umschlag mit Adressfeld)
2.2 Lettershop-Leistungen Hinsichtlich des Umfangs der vom Bieter zu erbringenden Lettershop-Leistungen ist zwischen den Exemplaren mit Umschlag mit Adressfeld (ca. 392 000) und den Exemplaren mit Umschlag ohne Adressfeld (ca. 48 000) zu differenzieren. Eine Teilmenge der Exemplare mit Umschlag mit Adressfeld von ca. 10 000 ist zudem besonders für mehrfach Empfänger herzurichten/einzukuvertieren:
Exemplare mit Umschlag mit Adressfeld:
— Adressen sind maschinell auf Zeitschriften zu etikettieren oder alternativ im Ink-Jet-Verfahren aufzubringen, Zeitschriften sind herzurichten und versandfertig zu machen. Dem Bieter steht es frei, welches Verfahren er anbietet (siehe Preisblatt),
— Die Briefsendungen werden nach den Vorgaben des entsprechenden Versanddienstleister postfertig (Verpackung und Sortierung) gemacht, sowie zum jeweils abzustimmenden Datum für den Versanddienstleister bereitgestellt. Zwischen dem Druckdienstleister und dem Versanddienstleister findet eine entsprechende Abstimmung zur Aufbereitung, Bereitstellung und Abholung der Sendungen statt. Die Kontaktdaten werden dazu über den Auftraggeber nach Vergabe der jeweiligen Ausschreibungen übermittelt,
— Die Sendungen werden – falls vom entsprechenden Versanddienstleister gefordert – mit weiterführenden logistischen Angaben (z. B. durch individuellen Barcode, DV-Freimachung, Sortierinformationen oder ähnlichem) im Zuge der Adressierung bedruckt. Seitens des Auftraggebers wird hierzu das EDV-gerechte Anschriftenfeld nach DIN ISO 5008 umgesetzt. Der Auftragnehmer hat die Vorgaben (Aufbereitung, Sortierung und Bereitstellung der Sendungen) des Versanddienstleister zur Portooptimierten Übergabe dabei einzuhalten,
— Nach Fertigstellung sind die 392 000 Exemplare mit Umschlag mit Adressfeld (inklusive der 10 000 Mehrfachempfänger-Exemplare) auf Paletten zur Abholung für den Versand bereit zu stellen. Die Absprache mit dem abholenden Versanddienstleister erfolgt zeitnah.
Herrichten (Einkuvertieren) für Mehrfachempfänger:
— Anzahl: ca. 10 000 Exemplare (Teilmenge aus den oben genannten 392 000 Exemplaren mit Umschlag mit Adressfeld)
— Mehrfachversand erfolgt im Umschlag (3 – 12 Exemplare an 649 Adressen, insgesamt 2853 Hefte), bzw. als Paket (>12 Exemplare an 96 Adressen, insgesamt 7127 Hefte),
— Verpackungsmaterial für Mehrfachversand
— Sortierung und Stapelmenge der Druckerzeugnisse erfolgen nach Absprache und Vorgabe des Versanddienstleisters (wie zuvor beschrieben)
Exemplare mit Umschlag ohne Adressfeld:
— Die Exemplare mit Umschlag ohne Adressfeld, (ca. 48 000 St. pro Erscheinungsdatum) werden vom Auftragnehmer selbst nach Terminabsprache an einen Versanddienstleister innerhalb Deutschlands in einer versandsicheren Verpackung versendet.
Der Versanddienstleister wird dem Auftragnehmer vor Druckbeginn und spätestens ab Druckbeginn mitgeteilt.
Näheres siehe Leistungsbeschreibung.