EAA-Archiv

Erste Abwicklungsanstalt AöR

Die EAA beabsichtigt, ab dem 1.10.2018 die vollständige Auslagerung ihrer Archivierung von physischen Akten und ggf. sonstigen analogen Medien zu einem externen Archivierungsdienstleister. Die Laufzeit des Vertrags endet spätestens mit Ablauf des 31.12.2037. In den ersten 5 Jahren nach Vertragsabschluss kann die EAA diesen nicht ordentlich kündigen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rhenus Archiv Services GmbH

Wer?

• Erste Abwicklungsanstalt AöR

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Nordrhein-Westfalen › Düsseldorf

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-06	Auftragsbekanntmachung
2018-06-28	Ergänzende Angaben
2018-12-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Referenznummer: 10578
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Erste Abwicklungsanstalt AöR
Postanschrift: Elisabethstraße 65
Postleitzahl: 40217
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.aa1.de 🌏
E-Mail: eu_verfahren@aa1.de 📧
Telefon: +49 2118267957 📞
Fax: +49 2118268012 📠
URL der Dokumente: https://www.aa1.de/die-eaa/oeffentliche-vergabe/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-06 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-08 📅
Datum des Beginns: 2018-10-01 📅
Datum des Endes: 2037-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 108-246127
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Begriff Archiv(dienst-)leistungen bezeichnet, im Rahmen dieses Vergabeverfahrens, folgende durch den Auftragnehmer zu erbringende Leistungen:

1) In 2018: Initiale Übernahme und Erfassung einer größeren Menge Akten sowohl aus dem aktuellen Fremd-Archiv als auch aus der EAA;

2) Ab 2019: Stufenweise Übernahme und Erfassung von Archivgut aus dem aktuellen Fremd-Archiv sowie laufende Übernahme und Erfassung weiterer EAA-eigener Archivgüter;

3) Lagerung des gesamten Archivguts;

4) Bereitstellung von Archivgut zur Nutzung bei der EAA und Wiedereinlieferung in das Archiv nach Ende der Benutzung;

5) Vernichtung von Archivgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist;

6) Archivgutverwaltung mittels Online-Verwaltungssystem, zu dem die EAA einen Zugang erhält

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Handelsregisterauszug oder äquivalent (nicht älter als 6 Monate, Kopie ausreichend).

A6 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 und 124 GWB.

Hinweis: Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen. Jeder Bieter muss diese Eigenerklärung abgeben. Für das Angebot einer Bietergemeinschaft muss jedes Bietergemeinschaftsmitglied der Bietergemeinschaft eine Eigenerklärung einreichen. Schließlich ist dieses Formblatt von jedem Nachunternehmer oder sonstigem dritten Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft (Eignungsleihe) einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

A10 Angaben zu den Umsätzen.

Hinweis: Bitte tragen Sie den erzielten Umsatz, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015, 2016, 2017 oder neuer), ein. Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen. Die Umsätze von Mitgliedern einer Bietergemeinschaft werden addiert. Umsätze von Nachunternehmern werden gewertet, wenn eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Nachunternehmers gemäß Formblatt A4 vorgelegt wird.

A9 – Eigenerklärung zum Bestehen einer Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung.

Hinweis: Mit diesem Formblatt wird eine Eigenerklärung des Bieters / der Bietergemeinschaft zum Bestehen einer Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme i. H. v. 2 000 000,00 EUR (pauschal) pro Schadensfall (sowohl Personenschäden als auch Sachschäden) und i. H. v. 200 000,00 EUR für Vermögensschäden abgegeben. Im Falle von Bietergemeinschaften ist eine entsprechende Erklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Die grau hinterlegten Felder sind – soweit zutreffend – auszufüllen.

Mindestanforderung:

Sofern der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft derzeit über keine Haftpflichtversicherung verfügt, ist zu versichern, dass im Fall der Auftragserteilung ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird.

1) Versicherungsschutz

Wir (Name des Unternehmens) erklären, dass für unser Unternehmen eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme i. H. v. mindestens 2 000 000,00 EUR (pauschal) pro Schadensfall (sowohl Personenschäden als auch Sachschäden) und i. H. v. mindestens 200 000,00 EUR für Vermögensschäden abdeckt. Auf Verlangen werden wir der EAA den entsprechenden Nachweis vor Erteilung des Zuschlages vorlegen.

2) Zusicherung Versicherungsschutz (nur sofern nicht bereits Versicherungsschutz besteht)

Wir (Name des Unternehmens) erklären, dass für unser Unternehmen derzeit keine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme i. H. v. mindestens 2 000 000,00 EUR (pauschal) pro Schadensfall (sowohl Personenschäden als auch Sachschäden) und i. H. v. mindestens 200 000,00 EUR für Vermögensschäden besteht. Wir verpflichten uns hiermit, im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

A11 – Angaben zu den fest angestellten Mitarbeitern für den Bereich Archivdienstleistungen.

Hinweis: Bitte tragen Sie die Anzahl der festangestellten Mitarbeiter für den Bereich Archivdienstleistungen, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015, 2016, 2017 oder neuer), ein. Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen. Die Anzahl der Mitarbeiter einer Bietergemeinschaft wird addiert. Mitarbeiter von Nachunternehmern werden gewertet, wenn eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Nachunternehmers gemäß Formblatt A4 vorgelegt wird.

Mindeststandards:

Mindestanforderung:

1) Versicherungsschutz

Wir (Name des Unternehmens) erklären, dass für unser Unternehmen eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme i.H.v. mindestens 2 000 000,00 EUR (pauschal) pro Schadensfall (sowohl Personenschäden als auch Sachschäden) und i.H.v. mindestens 200 000,00 EUR für Vermögensschäden abdeckt. Auf Verlangen werden wir der EAA den entsprechenden Nachweis vor Erteilung des Zuschlages vorlegen.

2) Zusicherung Versicherungsschutz (nur sofern nicht bereits Versicherungsschutz besteht)

Wir (Name des Unternehmens) erklären, dass für unser Unternehmen derzeit keine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme i.H.v. mindestens 2 000 000,00 EUR (pauschal) pro Schadensfall (sowohl Personenschäden als auch Sachschäden) und i.H.v. mindestens 200 000,00 EUR für Vermögensschäden besteht. Wir verpflichten uns hiermit, im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nachweis über die Zertifizierung einer eingeführten Qualitätsmanagement-Norm nach ISO 9001 (oder gleichwertiges Zertifikat).

Nachweis über die Zertifizierung eines eingeführten Informationssicherheitskonzepts ISO 27001 (oder gleichwertiges Zertifikat).

Nachweis über die Zertifizierung eines eingeführten Datenschutzkonzepts.

Nachweis einer „Good Laborpraxis“ (GLP) (oder gleichwertiges Zertifikat).

A12 Referenzen zu Aufträgen mit vergleichbarer Leistung.

Hinweise: Dieses Formblatt ist von jedem Bieter und jeder Bietergemeinschaft abzugeben. Für die Wertung muss der Bieter / die Bietergemeinschaft mindestens drei (3) wertungsfähige Referenzen über die Erbringung von Aufträgen mit vergleichbarer Leistung innerhalb der letzten zehn abgeschlossenen Geschäftsjahre (2007 – 2017 oder neuer) vorweisen. Inhaltlich vergleichbar sind Referenzen zu Aufträgen zu Archivdienstleistungen für öffentliche und nicht-öffentliche Auftraggeber. Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen.

A7 Erklärungen zum Datenschutz und Eigenerklärung zum Interessenkonflikt.

Hinweis: Diese Erklärung ist von jedem Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Bietergemeinschaftsmitglied gesondert und bei beabsichtigtem Einsatz von Nachunternehmern von jedem Nachunternehmer gesondert abzugeben. Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen.

1) Datenschutz

Wir erklären für (Name des Bieters / der Bietergemeinschaft des / Nachunternehmers), alle anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften (u. a. nach der DSGVO dem BDSG) einzuhalten, insbesondere bestehen ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO hierzu. Der Auftragnehmer hat, sofern gesetzlich vorgesehen, einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 73 ff. DSGVO, § 38 BDSG ordnungsgemäß bestellt; alle natürlichen Personen, die bei dem Auftragnehmer Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind verpflichtet, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen zu verarbeiten.

2) Interessenkollision

Wir erklären für (Name des Bieters / der Bietergemeinschaft / des Nachunternehmers), dass wir unsere Dienstleistung unabhängig von Interessen Dritter erbringen.

3) Vorgaben DIN ISO 11799 und DIN 67700

Wir erklären für (Name des Bieters / der Bietergemeinschaft / des Nachunternehmers), dass wir im Auftragsfall die Vorgaben der DIN ISO 11799 und der DIN 67700 einhalten.

A8 Unternehmensdarstellung, Havariekonzept und Nachweise.

Hinweis: Der Bieter hat nachfolgende Angaben zur Beschreibung des Unternehmens zu machen. Alle grau hinterlegten Felder sind zwingend auszufüllen, es sei denn, es wird explizit ein Nachweis in anderer Form gefordert oder für zulässig erklärt (z. B. separate Einreichung). In diesem Fall ist dieser Nachweis zusammen mit diesem Formblatt A8 einzureichen.

Unternehmensdarstellung: Beschreibung des Unternehmens, seiner wesentlichen Geschäftsfelder, der jeweiligen Lagerstandorte sowie der Lagerbedingungen (Bspw. Beschreibung der Lagerhallen, Bauart der Lagerstätten).

Havariekonzept: Darstellung des für die Leistung ausreichenden Havariekonzepts.

Nachweis einer „Good Laborpraxis“ (GLP) (oder gleichwertiges Zertifikat), das Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Diebstahl, Feuer, Wasserschäden und Ungeziefer abdeckt oder Eigenerklärung über eine solche im Auftragsfall zum Leistungsbeginn zu verfügen.

Nachweis über die Zertifizierung einer eingeführten Qualitätsmanagement-Norm nach ISO 9001 (oder gleichwertiges Zertifikat) oder Eigenerklärung über eine solche im Auftragsfall zum Leistungsbeginn zu verfügen.

Nachweis über die Zertifizierung eines eingeführten Informationssicherheitskonzepts nach ISO 27001 (oder gleichwertiges Zertifikat), das die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems spezifiziert oder Eigenerklärung über eine solche im Auftragsfall zum Leistungsbeginn zu verfügen.

Mindeststandards:

Drei (3) wertungsfähige Referenzen über die Erbringung von Aufträgen mit vergleichbarer Leistung innerhalb der letzten zehn abgeschlossenen Geschäftsjahre (2007 – 2017 oder neuer).

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-12-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-07-11 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Erste Abwicklungsanstalt AöR – Herr Jochen Spindler
Dokumente URL: https://www.aa1.de/die-eaa/oeffentliche-vergabe/ 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB

Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) 1 Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. 2 Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) 1 Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3 § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 108-246127 (2018-06-06)

Ergänzende Angaben (2018-06-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die EAA beabsichtigt, ab dem 1.10.2018 die vollständige Auslagerung ihrer Archivierung von physischen Akten und ggf. sonstigen analogen Medien zu einem externen Archivierungsdienstleister. Die Laufzeit des Vertrags endet spätestens mit Ablauf des 31.12.2037. In den ersten fünf Jahren nach Vertragsabschluss kann die EAA diesen nicht ordentlich kündigen.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Elisabethstrasse 65

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-28 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 124-283127
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 108-246127
ABl. S-Ausgabe: 124
Quelle: OJS 2018/S 124-283127 (2018-06-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 246-565151
ABl. S-Ausgabe: 246

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

6) Archivgutverwaltung mittels Online-Verwaltungssystem, zu dem die EAA einen Zugang erhält.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Sicherheitskonzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Servicekonzepts
Qualität des Handhabung des Online-Verwaltungssystems
Preis (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-11-21 📅
Name: Rhenus Archiv Services GmbH
Postort: Holzwicke
Land: Deutschland 🇩🇪
Dortmund, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Einleitung, Antrag:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

(2) 1 Antrags befugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. 2 Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt

Quelle: OJS 2018/S 246-565151 (2018-12-18)

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