Ersatzanschaffung eines ERP Wohnungswirtschaft

Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH

Eine Software-as-a-Service ERP-Lösung wird hier zur vollständigen Ersatzanschaffung ausgeschrieben, da die aktuell genutzte Software seitens des Herstellers abgekündigt wurde. Das anzuschaffende System stellt das zentrale EDV-System der Vergabestelle dar und ist somit von zentraler und kritischer Bedeutung. Vorausgesetzt wird daher ein getestetes ERP-System, welches die Prozesse in der Wohnungswirtschaft mit einem angemessenen Arbeitsaufwand abbildet. Der Aufbau soll sowohl die kaufmännische als auch technische Wohnungswirtschaft vollständig abbilden. Die Lösung wird als ständig verfügbare SaaS-Lösung (Software as a Service Lösung) ausgeschrieben. Die Inbetriebnahme soll zum 01.04.2019 erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-02-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-01-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Aareon Deutschland GmbH

Wer?

• Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin
• Mecklenburg-Vorpommern › Vorpommern-Rügen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-01-11	Auftragsbekanntmachung
2018-02-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2018-06-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: ERP2019
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Vorpommern-Rügen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH
Postanschrift: Nördlicher Rosengarten 4
Postleitzahl: 18311
Postort: Ribnitz-Damgarten
Kontakt
Internetadresse: http://www.gbw-ribnitz-damgarten.de/ 🌏
E-Mail: wulff@gbw-ribnitz-damgarten.de 📧
Telefon: +49 38218791-18 📞
Fax: +49 38218791-33 📠
URL der Dokumente: http://www.gbw-ribnitz-damgarten.de/ausschreibung-erp-software/articles/ausschreibung-erp-software.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-11 📅
Einreichungsfrist: 2018-02-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 009-016068
ABl. S-Ausgabe: 9

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Aufgrund der Komplexität und der angestrebten Funktionalität der anzuschaffenden Lösung und mit Blick auf die Effektivität wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG aus Mainz, konkret „Wodis Sigma SaaS" (Rechenzentrum), oder gleichwertigen Produkten anderer Hersteller beschränkt. Somit wird eine reibungslose und wirtschaftliche Modernisierung der über mehrere Jahre gewachsenen ERP-Landschaft gewährleistet. Einhergehend damit wird sichergestellt, dass seit Jahren etablierte Prozesse nicht unnötig neu definiert und implementiert werden müssen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund von wirtschaftlichen und personellen Überlegungen von entscheidender Bedeutung. Weiter werden dadurch Risiken von Fehlfunktionen und erhöhtem Zeit- und Kostenaufwand minimiert. Diese Vorgehensweise wurde nach einer mehr als 2-jährigen Markterkundung gewählt.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Vergabstelle hat das Recht, den Vertrag jeweils um weitere 12 Monate nach Ablauf der Erstvertragslaufzeit zu verlängern, es sei denn, eine der Vertragsparteien kündigt den Vertrag mit einer Frist von 12 Monaten.

Beschreibung der Optionen:

Um die Prozesse der GBW immer weiter zu digitalisieren, sollen perspektivisch auch mobile Anwendungen eingeführt werden. Art und Umfang der durch die mobilen Anwendungen zu optimierenden Arbeitsabläufe sind zum Zeitpunkt der ERP-Ausschreibung noch nicht klar und werden daher optional ausgeschrieben. Um eine möglichst hohe Effektivität im Hinblick auf die nachgelagerten Prozesse zu erlangen, wird eine integrierte Lösung bevorzugt. Die Sachbearbeiter sollen deutlich entlastet werden. Die mobilen Anwendungen sollten dabei unter anderem die Funktionen der mobilen Wohnungsabnahme, Bestandsdatenpflege sowie Schadensmeldung beinhalten.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie ggf. Maßnahmen des Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 GWB,

— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein,

— Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein,

— Nachweis durch Bescheinigung der Sozialversicherungsträger (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angabe des geforderten Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in 3 Geschäftsjahren,

— Eigenerklärung, ob und hinsichtlich welcher Leistungen sich der Bewerber der Kapazitäten anderer Unternehmer bedient und, dass die dann erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen,

— Angabe des Teils des Auftrages, den der Bewerber an Dritte vergeben will. Erklärung, dass die dann erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.

Mindeststandards:

— Der geforderte Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages beträgt jeweils 5 000 000 € in Jahren 2014, 2015 und 2016.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Es ist eine Liste geeigneter Referenzen über die in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Lieferleistungen vergleichbarer Art mit Angabe des Werts, des Lieferzeitpunktes sowie des privaten oder öffentlichen Empfängers vorzulegen.

Mindeststandards: — Mindestanzahl 1.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— Eigenerklärung zur Konformität der angebotenen SaaS-Lösung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland in der aktuellen Fassung vom 30.6.2017, insbesondere §5, §9, §11 BDSG und ständige Anpassung auch in Zukunft an die gesetzlichen Anforderungen,

— Eigenerklärung zur Datensicherung und Archivierung: Erfüllung aktuelle gesetzliche Anforderungen zu Archivierungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen, insbesondere §238, §239, §257, 261 HGB, §14 IV UStG, §140, §145-147 AO und GoBD und ständige Anpassung auch in Zukunft an die gesetzlichen Anforderungen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate
Datum der Angebotseröffnung: 2018-02-12 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: Amtsgericht Stralsund Nr. 2915
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunale Eigengesellschaft
Kontakt
Kontaktperson: Frau Gabriele Wulff
Adresse des Käuferprofils: http://www.gbw-ribnitz-damgarten.de/ausschreibung-erp-software/articles/ausschreibung-erp-software.html 🌏
Dokumente URL: http://www.gbw-ribnitz-damgarten.de/ausschreibung-erp-software/articles/ausschreibung-erp-software.html 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klumpen GmbH
Nationale Registrierungsnummer: Amtsgericht Charlottenburg HRB 169704 B
Postanschrift: Elberfelder Straße 4
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10555
Kontaktperson: Holger Klumpen
Telefon: +49 30568373710 📞
E-Mail: ausschreibung@klumpen.com 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: www.klumpen.com 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Mecklenburg-Vorpommern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 385588-5160 📞
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Fax: +49 385588-4855817 📠
Internetadresse: https://www.regierung-mv.de/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Absatz 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit.

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nr. 2. § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 009-016068 (2018-01-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-02-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-02-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-02-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 036-079013
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 009-016068
ABl. S-Ausgabe: 36
Zusätzliche Informationen
Gemäß §63 Abs 1 Nr. 1 Vergabeverordnung wird die Vergabe aufgehoben.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anwenderfreundlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Terminliches Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Datenmigration
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schulungs- und Coachingkonzept
Produktroadmap
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Gewichtung des Preises: 35

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Absatz 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:

Quelle: OJS 2018/S 036-079013 (2018-02-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 345379.68 EUR 💰

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 114-259770
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 036-079013
ABl. S-Ausgabe: 114

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH

Nördlicher Rosengarten 4

18311 Ribnitz-Damagarten

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-05-09 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Internetadresse: https://www.regierung-mv.de/Landesregierung/wm/Das-Ministerium/Vergabekammern/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2018/S 114-259770 (2018-06-14)

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