Externes Scannen und Archivieren von Stationären und ambulanten (optional) Patientenakten

Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.

Das Universitätsklinikum Magdeburg führt die Ausschreibung „Externes Scannen und Archivieren von stationären und ambulanten (optional) Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg, A. ö. R.“ durch.
Gegenstand der Vergabe ist die vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten (optional) Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg,
A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-04-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Magdeburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-03-14	Auftragsbekanntmachung
2018-06-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-03-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Referenznummer: 01/2018/EU/E13
Kurze Beschreibung:

Das Universitätsklinikum Magdeburg führt die Ausschreibung „Externes Scannen und Archivieren von stationären und ambulanten (optional) Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg, A. ö. R.“ durch. Gegenstand der Vergabe ist die vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten (optional) Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg, A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Postleitzahl: 39120
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.med.uni-magdeburg.de/ 🌏
E-Mail: fabian.wagner@med.ovgu.de 📧
Telefon: +49 391-6713053 📞
Fax: +49 391-6715104 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=190848 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-14 📅
Einreichungsfrist: 2018-04-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-16 📅
Datum des Beginns: 2018-06-01 📅
Datum des Endes: 2022-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 053-117430
ABl. S-Ausgabe: 53
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach dem Zuschlag unverzüglich mit der Bearbeitung beginnt. Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal zwei Vertreter zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig. Wir bitten um schriftliche Anmeldung der Personen per Fax unter +49 391 67290110 oder E-Mail unter der Adresse fabian.wagner@med.ovgu.de. Termine sind maximal bis einschließlich 23.3.2018 möglich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist die vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten (optional) Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg,

A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken.

Patienten und medizinischem Fallabschluss durch einen geeigneten AN per Scan-Verfahren in eine elektronische Form (Hauptform PDF) überführt werden. Die digitalisierten Daten sind an das UKMD-eigene Dokumentenmanagementsystem SHA zur Integration zu transferieren.

Des Weiteren soll im Rahmen des Scan-Verfahrens eine digitale, revisionssichere Langzeitarchivierung eingeführt werden. Das Langzeitarchivierungssystem muss sicherstellen, dass archivierte Dokumente über den gesamten, rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum uneingeschränkt die Sicherstellung von Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewährleisten.

Die Ein- und Durchführung der Langzeitarchivierung ist in vollem Umfang vom AN zu übernehmen. In diesem Zusammenhang hat er auch, unter Berücksichtigung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbes. der EU-DSGVO, die Lagerung, Vernichtung und Entsorgung der Papierakten durchzuführen.

Der AN soll bei der Umsetzung der Scan-Dienstleistung die Einbindungsmöglichkeit der Klinikmitarbeiter aus den Archivbereichen darstellen und bei der Preisstellung entsprechend zum Abzug zu bringen.

Sowohl die Erstellung der elektronischen Akte, als auch die Form der Langzeitarchivierung müssen den gesetzlichen Vorschriften des Landes Sachsen-Anhalt zur Archivierung von stationären und ambulanten Patientenakten und den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.

In weiteren Ausbaustufen sollen (Reihenfolge ist nicht zwangsläufig die Reihenfolge der Realisierung):

1) Die Ambulanzakten eingebunden werden;

2) Die digitalen Dokumente mit inhaltlicher Erschließung für den Codierungs-/MDK-Prozess in der Systemumgebung bereitgestellt werden;

3) Die digital originär erzeugten elektronischen Daten in das Langzeitarchivierungskonzept eingebunden werden;

4) Das Langzeitarchiv IHE-konform in eigener Affinity Domain ausgeführt werden. Einen Anspruch auf die tatsächliche Umsetzung dieser Optionen besteht für den AN nicht.

Beschreibung der Optionen: Einjährige Verlängerungsoption.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.

Kaufmännisches Direktorat.

Leipziger Straße 44.

39120 Magdeburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) in den vergangenen fünf Jahren.

Referenzen sind durch entsprechende Referenzschreiben in einer gesonderten.

Anlage (Anlage 12 - Referenzen) nachzuweisen.

Als Mindestanforderungen gelten für den/die Bieter:

— fünf Referenzen über die Digitalisierung von…

… Patientenakten eines Klinikums, in dem das IT-System medico eingesetzt wird,

… Patientenakteneines Klinikums, mit Integration der digitalisierten Patientenakten in SHA (Cerner),

— fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen Langzeitarchivierung,

— fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten im universitären Bereich,

— zwei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten…

… entsprechend den Vorgaben des Krankenhausgesetzes in Sachsen-Anhalt,

… in Verbindung mit der Einführung der automatisierten Belegindexierung mit mehr als 1 000 Belegen,

— fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der BSI TR 03138,

— zwei Referenzen mit Einbindung der digitalen Akten in eine IHE-konforme Archivierungslösung.

Zu jeder benannten Referenz sind Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner.

Mit Tel.- Nummer, Ort der Leistungserbringung, Leistungszeitraum und Netto-Auftragswert.

Anzugeben.

Der Bieter hat die im eigenen Betrieb erbrachten Leistungen mit Angabe des Umfangs zu.

Bezeichnen.

Folgende Zertifikate sind nachzuweisen:

— DIN EN ISO 9001:2008 oder vergleichbar,

— BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbare Dokumente,

— ISO/IEC 27001:2013.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-05-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-04-19 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herr Fabian Wagner
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=190848 🌏
Kontaktperson: Zentrale Poststelle
Land: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach dem Zuschlag unverzüglich mit der Bearbeitung beginnt.

Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal zwei Vertreter zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig.

Wir bitten um schriftliche Anmeldung der Personen per Fax unter +49 391 67290110 oder E-Mail unter der Adresse fabian.wagner@med.ovgu.de.

Termine sind maximal bis einschließlich 23.3.2018 möglich.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 2. Vergabekammer beim Landerverwaltungsamt (Sachsen-Anhalt)
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 053-117430 (2018-03-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 390 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-07-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 125-285820
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 053-117430
ABl. S-Ausgabe: 125
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach dem Zuschlag unverzüglich mit der Bearbeitung beginnt. Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal 2 Vertreter zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig. Wir bitten um schriftliche Anmeldung der Personen per Fax unter +49 391 67290110 oder E-Mail unter der Adresse fabian.wagner@med.ovgu.de. Termine sind maximal bis einschließlich 23.3.2018 möglich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1) die Ambulanzakten eingebunden werden;

2) die digitalen Dokumente mit inhaltlicher Erschließung für den Codierungs-/MDK-Prozess in der Systemumgebung bereitgestellt werden;

3) die digital originär erzeugten elektronischen Daten in das Langzeitarchivierungskonzept eingebunden werden;

4) das Langzeitarchiv IHE-konform in eigener Affinity Domain ausgeführt werden. Einen Anspruch auf die tatsächliche Umsetzung dieser Optionen besteht für den AN nicht.

Beschreibung der Optionen: Einjährige Verlängerungsoption
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kaufmännisches Direktorat

Leipziger Straße 44

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Gewichtung des Preises: 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-06-29 📅

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal 2 Vertreter zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig.

Quelle: OJS 2018/S 125-285820 (2018-06-29)

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