Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Migration, Pflege und Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems (Nachfolge GES)

Grundstücks- und Gebäudewirtschafts-Gesellschaft m.b.H.

Lieferung/Bereitstellung, Installation, Parametrierung und Customizing sowie permanenter Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Systems samt Begleitsoftware zur Ablösung von GES inkl. Dokumentation, Vorabeiten sowie Datenmigrations-, Schulungs- und Betreuungsleistungen, Schnittstellenanpassung, Softwarepflegeleistungen und Rechenzentrumsbetrieb im Full- Service- Modus (ASP- Betrieb)

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-05-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-04-12.

Wer?

• Grundstücks- und Gebäudewirtschafts-Gesellschaft m.b.H.

Wie?

Wo?

• Chemnitz › Chemnitz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-04-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-04-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: ERP01_2018
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Chemnitz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Grundstücks- und Gebäudewirtschafts-Gesellschaft m.b.H.
Postanschrift: Clausstraße 10/12
Postleitzahl: 09126
Postort: Chemnitz
Kontakt
Internetadresse: https://www.ggg.de/ 🌏
E-Mail: kathrin.kuge@ggg.de 📧
Telefon: +49 3715331012 📞
Fax: +49 3715331019 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-12 📅
Einreichungsfrist: 2018-05-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 073-162112
ABl. S-Ausgabe: 73
Zusätzliche Informationen

Anfragen etc. sind in Textform ausschließlich in deutscher Sprache an die Kontaktstelle zu richten. Der Teilnahmeantrag und alle vom Bewerber abzugebenden Erklärungen müssen im Original von den vertretungsberechtigten Personen unterzeichnet sein. Die Vertretungsberechtigung der unterzeichnenden Personen ist mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen. Es werden in der ersten Phase den Bewerbern nur die Unterlagen zur Verfügung gestellt, welche für die Entscheidung erheblich sind, ob ein Unternehmen sich bewirbt. Weitere Unterlagen (bspw. Anforderungskatalog) werden den Bietern erst in der zweiten Phase (Verhandlungsphase) zur Verfügung gestellt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Aufgrund der Komplexität und der gewünschten Funktionalitäten des anzuschaffenden ERP-Gesamtsystems wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG Mainz, konkret „Wodis Sigma“ oder gleichwertiger Produkte anderer Hersteller beschränkt. Damit soll die Abbildung und Modernisierung der bereits bestehenden und über die Jahre gewachsenen ERP-Landschaft einschließlich deren Schnittstellen zum Zahlungsverkehr der Aareal Bank (BK01/XL) sowie zur Schadensabwicklung (Bausecura) gewährleistet werden. Gleichzeitig soll damit vor dem Hintergrund wirtschaftlicher und personeller Gesichtspunkte sichergestellt werden, dass bestehende Prozesse nicht wesentlich neu definiert werden müssen. Diese Vorgehensweise wurde nach einer 2-jährigen Markterkundung gewählt.

Der Auftragsgegenstand umfasst insbesondere:

a) Bereitstellung einer funktional ausgereiften, wohnungswirtschaftlichen Standard ERP-Software zum Management der Immobilien und des sonstigen Geschäftsbetriebes des GGG Konzerns (Neubau, Sanierung, Kauf, Verkauf, Vermarktung und Fremdverwaltung von Wohn- und Gewerbeeinheiten einschließlich Buchführung);

b) Standardsoftware, die über eine Verbreitung in der deutschen Wohnungswirtschaft verfügt, sodass der Funktionsumfang bezogen auf diese Branche bereits in der Standardanwendung umfassend und ausgereift ist;

c) Anpassung der Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten ohne Entwicklung einer unternehmensspezifischen Individualprogrammierung sowie Einbindung und Anpassung systemtechnisch bedingter Komponenten sowie ergänzender Fremdsoftware, wie

— Handwerkerkopplung (Mareon),

— Digitales Archiv (Easy),

— Virtuelles Kontensystem BK01/XL (Aareal Bank),

— automatisches Kleinschadensabwicklungssystem über Bausecura.

d) Bereitstellung der ERP-Software im Full-Service-Betrieb in einem Rechenzentrum (ASP Betrieb). Unter „ASP“ versteht der Auftraggeber, dass alle vom Anbieter bereitgestellten Komponenten (z. B. Rechenzentrumsinfrastruktur, Hardware und insbesondere die Software) im Eigentum des Anbieters oder eines Dritten verbleiben und durch den Auftraggeber lediglich gegen Gebühr dazu genutzt werden, um die eigenen Daten verarbeiten zu können. Ein Lizenzkauf ist nicht beabsichtigt. Das Rechenzentrum muss sich in Deutschland befinden und der EU-DSGVO entsprechen;

e) Schulung des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer (ca. 150 Personen) durch in der Software erfahrene Trainer;

f) Projektsteuerung und planung, Einführungsunterstützung, Protokollierung und Dokumentation des Systemwechsels;

g) Service, Wartung und ständige Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, branchentypische und systemtechnische Gegebenheiten grds. für die Vertragslaufzeit mit Verlängerungsoption;

h) Betrieb des angebotenen ERP-Systems in integrierter Zusammenarbeit mit EASY oder Angebot einer mindestens gleichwertigen Alternative zu EASY mit vollständiger Überführung der bereits in EASY hinterlegten Dokumente in das angebotene alternative Archiv.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Vertragsverlängerung um jeweils mindestens 12 Monate nach Ablauf der Erstvertragslaufzeit

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Chemnitz, DE

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärung im Original über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB,

— Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist (nicht älter als 6 Monate nach Ablauf der Angebotsfrist),

— Auszug Handelsregister (nicht älter als 12 Monate ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung),

— Vorlage des Berichtes und Softwarebescheinigung gemäß dem IDW Prüfungsstandard IDW PS 880 „Prüfung von Softwareprodukten“,

— Vorlage des Berichtes zur Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des eingerichteten dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems in ausgewählten Bereichen der Informationstechnologie (Prüfung nach IDW PS 951 n.F. Typ 2).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Nur auf Nachforderung (noch nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen): Unternehmenskennzahlen; Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung; Eigenkapitalquote und Bilanzsumme (oder vergleichbare Dokumente), jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

b) Nur auf Nachforderung (noch nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen): Vorlage testierter Jahresabschlüsse der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Kopien reichen aus). Liegen keine Jahresabschlüsse vor, weil nicht bilanziert wird, genügt die Vorlage entsprechender Gewinn- und Verlustrechnungen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Angabe von mindestens 4 Referenzen (Ausschlusskriterium) und maximal 8 Referenzen hinsichtlich in der Aufgabenstellung ähnlich gelagerter Projekte (Ersetzung des vorhandenen ERP-Systems eines wohnungswirtschaftlich geprägten Unternehmens mit mindestens 15 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten durch ein neues, welches dem hiesigen Auftragsgegenstand entspricht). Wertung: Für die 4. Referenz (und jede folgende Referenz bis zur 8. Referenz einschließlich) wird ein Punkt vergeben, insgesamt höchstens 5 Punkte (bei dann insgesamt 8 Referenzen)

b) Angabe von mindestens 2 Referenzen (Ausschlusskriterium) und maximal 4 Referenzen für Projekte, bei denen der Bewerber sein wohnungswirtschaftlich ausgerichtetes Software-Produkt in integrierter Zusammenarbeit (zeitgleich) mit dem Zahlungsverkehr der Aareal-Bank (BK01/XL) mit direkter Zuordnung der Zahlungsströme zum jeweiligen Mietvertragskonto und zur Betriebskostenabrechnungseinheit eingeführt hat. Wertung: Für die 2. Referenz (und jede folgende Referenz bis zur 4. Referenz einschließlich) wird ein Punkt vergeben. Jede folgende Referenz bis zur 4. Referenz einschließlich erhält je 2 Punkte, insgesamt höchstens 5 Punkte (bei dann insgesamt 4 Referenzen).

c) Angabe von mindestens 4 Referenzen (Ausschlusskriterium) zu Datenmigrationsprojekten, in denen der Bewerber die wohnungswirtschaftlichen Datenbestände aus der Anwendung GES in sein Software-Produkt migriert hat und es danach erfolgreich produktiv gesetzt hat. Bei mindestens zwei der angegebenen Referenzen (diese sind explizit zu benennen) muss die Migration zum Geschäftsjahreswechsel, bei mindestens zwei anderen der angegebenen Referenzen (diese sind explizit zu benennen) muss die Migration unterjährig im Geschäftsjahr stattgefunden haben. Eine Migration im Sinne dieser Ausschreibung ist Übernahme der Daten aus dem bestehenden GES System in das angebotene ERP-System inklusive der testatfähigen/revisionssicheren Dokumentation der Datenmigration zum Geschäftsjahreswechsel oder unterjährige Datenmigration. Eine Migration zum Geschäftsjahreswechsel liegt nur dann vor, wenn mindestens die Stammdaten der Wirtschaftseinheiten, Gebäude, Mietobjekte, Mieter, Mietverträge, technischen Plätze, Handwerker und die ihnen zugeordneten Datentypen sowie die Salden aller Personen- und Sachkonten der Haupt- und Nebenbücher zum Geschäftsjahresanfang migriert wurden. Eine unterjährige Migration im Geschäftsjahr liegt nur dann vor, wenn zusätzlich zu den zum Geschäftsjahreswechsel geforderten Datentypen sämtliche Kontenbewegungen aller Personen- und Sachkonten der Haupt- und Nebenbücher eines bereits im Altsystem GES begonnenen Geschäftsjahres migriert wurden. Es wird ausdrücklich klargestellt, dass eine unterjährige saldenbezogene Migration ohne Kontenbewegungsmigration dieses Kriterium nicht erfüllt. Wertung: Für die 2. Referenz einer Migration unterjährig im Geschäftsjahr wird ein Punkt vergeben. Jede folgende Referenz bis zur 7. Referenz einschließlich

Erhält je einen Punkt, insgesamt höchstens 5 Punkte (bei dann insgesamt 7 Referenzen).

d) Angabe von mindestens 10 Referenzen (Ausschlusskriterium) und maximal 14 Referenzen, bei denen das angebotene Software-Produkt in einem Rechenzentrum in Deutschland aktuell im ASP-Betrieb betrieben wird und der Bewerber alleiniger Verantwortlicher und Ansprechpartner für den jeweiligen Referenz-Auftraggeber ist. Wertung: Für die 10. Referenz wird ein Punkt vergeben, für jede weitere Referenz jeweils ein weiterer Punkt, insgesamt höchstens 5 Punkte (bei dann insgesamt 14 Referenzen).

e) Anzahl der Wohnungsunternehmen, die vom Bewerber aktuell mit dem angebotenen Software-Produkt betreut werden (laufende Wartungsverträge). Der Stichtag ist der Tag der Bekanntmachung. Es sind mindestens 10 Referenzen (Ausschlusskriterium) zu nennen. Wertung: Für die 10. Referenz wird ein Punkt vergeben, für jede weitere Referenz jeweils ein weiterer Punkt, insgesamt höchstens 5 Punkte (bei dann insgesamt 14 Referenzen).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Verhandlung, die Abwicklung der Leistungsbeziehung und das Erbringen der Dienstleistung erfolgt in deutscher Sprache.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Gesamtpunktzahl bzgl. der Eignungskriterien, die entsprechend dem festgelegten Kriterienkatalog bewertet werden. Die Punkte werden addiert und ergeben eine Rangfolge der Bewerber. Der Auftraggeber wird aus dem Kreis der geeigneten Bewerber die vorstehend genannte Anzahl von Teilnehmern zur Abgabe von Angeboten auffordern, die am besten geeignet scheinen. Die Summe der Eignungspunkte ergibt eine Rangfolge der Bewerber. Falls die Höchstzahl der Bewerber überschritten wird, scheiden die jeweils nachrangigen Bewerber aus.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-11-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anwenderfreundlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektausführungsfristen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Datenmigration
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kundendients/technische Hilfestellung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): personelle/technische Ressourcen
Produktentwicklung
Gewichtung des Preises: 30

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunales Wohnungsunternehmen
Kontakt
Kontaktperson: Frau Kathrin Kuge
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3419773800 📞
E-Mail: post@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 3419771049 📠
Quelle: OJS 2018/S 073-162112 (2018-04-12)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe (7)

Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe