Beschreibung der Beschaffung
1) Projekt- und Informationsmanagement Unterstützung des Lead Partners durch:
— Allgemeine und vorbereitende Leistungen:
—— Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber,
—— Durchführungsplanung für das Projekt,
—— Unterstützung bei der Vorbereitung, Erstellung und dem Abschluss der Partnerschaftsverträge,
—— laufende Beratung der Projektpartner in allen projektrelevanten Fragestellungen,
—— Projektmonitoring.
— Sekretariatsfunktion für den Lead Partner, einschließlich des Kontakts mit dem Interreg Sekretariat,
— Dienstleistungsfunktion für die Lenkungsgruppe des Projektes,
— Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von 6 internationalen Projektkonferenzen in Abstimmung mit den verantwortlichen Partnern,
— Unterstützung der Arbeitsgruppen in den inhaltlichen Projektarbeitspaketen einschl. Unterstützung bei der Organisation & Durchführung der Arbeitstreffen in Abstimmung mit den verantwortlichen Partnern,
— Erstellen der halbjährlichen Fortschrittsberichte auf Projektebene (auf Basis der Zuarbeit der Partner),
— Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie / Dissemination Plan,
— Erarbeitung eines Corporate Designs für das Projekt sowie einer Projektwebsite und einer Social Media Page mit Informationen zum Projekt (Ziel, Partner, Ergebnisse, News zu Projektaktivitäten und –ergebnisse etc.),
— Erstellung und Pflege eines SOUTH BALTIC MANORS Story Sharing Blogs und eines SOUTH BALTIC MANORS Story Books (Sprachen: EN, DE, PL, LT, SE),
— Kontinuierliche Pflege der Projektwebsite und des Story Sharing Blogs in Absprache mit den Partnern,
— Erstellung eines Projektflyers mit den wichtigsten Informationen zum Projekt (Sprachen: Deutsch, Englisch, Polnisch, Russisch, Dänisch, Litauisch, Schwedisch, Anzahl Druckexemplare: 500-1000 Exemplare pro Sprache),
— Teilnahme an relevanten externen Veranstaltungen zur Präsentation des Projektes & der Projektergebnisse in Abstimmung mit dem Lead Partner,
— Teilnahme an Veranstaltungen des South Baltic Programms zur Präsentation des Projektes & der Projektergebnisse in Abstimmung mit dem Lead Partner,
— Koordination der Kooperation mit relevanten anderen Förder-Projekten.
2) Finanzmanagement
Unterstützung des Lead Partners beim Finanzmanagement, einschließlich:
— Regelmäßige, mindestens vierteljährliche Abstimmung der finanziellen Abwicklung mit dem Auftraggeber,
— Berichterstattung und Beratung der internationalen Lenkungsgruppe zu Finanzfragen,
— Abrechnung der Gemeinschaftskosten außerhalb des Projektes, einschließlich:
—— Erstellung eines Zahlungs-/Ausgabenplans auf Basis eines Aktivitäten-Plans,
—— Vorbereitung der Vorauszahlungsaufforderungen an die Partner,
—— Vorbereitung der Financial Notes über die Anteile an gemeinsamen Kosten bei Rückerstattungszahlungen an die Partner,
— Liquiditätsplanung & Haushaltsüberwachung der Gemeinschaftskosten,
— Haushaltsanpassung, ggf. Bearbeitung von Rückforderungen auch über die Projektlaufzeit hinaus,
— Informationsaufbereitung und -bereitstellung über zu berücksichtigende Rahmenbedingungen im Bereich der Finanzabwicklung,
— Beratung und Begleitung der Projektpartner in projektbezogenen Finanzfragen, einschließlich des First Level Controlling in allen teilnehmenden Ländern,
— Entwicklung und Bereitstellung von projektspezifischen Abrechnungsvorlagen auf Englisch,
— Erstellen der Finanzberichte auf Projektebene,
— Kontinuierliche Dokumentation der Finanzen entsprechend des Spending Plans / Finanzcontrolling,
— Betreuung einer ggf. angesetzten Second Level Prüfung (Audit) durch die Programmbehörden, u.U. weit nach Projektende.