Rahmenvertrag über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (Softwareüberlassung, Installation, Einführung, Schulungen, Instandhaltung und Pflege

Landeswohlfahrtsverband Hessen

Abschluss eines mehrjährigen Rahmenvertrags über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (Softwareüberlassung, Installation, Einführung, Schulungen, Instandhaltung und Pflege der Lösung über 48 Monate)

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-09-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-08-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Landeswohlfahrtsverband Hessen

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-08-08	Auftragsbekanntmachung
2019-01-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-08-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 2018-198
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeswohlfahrtsverband Hessen
Postanschrift: Ständeplatz 6-10
Postleitzahl: 34117
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: http://www.lwv-hessen.de 🌏
E-Mail: stefan.asbrand@lwv-hessen.de 📧
Telefon: +49 56110042651 📞
Fax: +49 56110042645 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=60-2852 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-08-08 📅
Einreichungsfrist: 2018-09-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-08-10 📅
Datum des Beginns: 2018-12-01 📅
Datum des Endes: 2022-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 153-351066
ABl. S-Ausgabe: 153
Zusätzliche Informationen

Aufgrund interner Bearbeitungszeiten sollten Bieterfragen bis spätestens fünf Kalendertage vor Ablauf der Abgabefrist des Angebotes abgegeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der LWV beabsichtigt mittelfristig die weitgehende Digitalisierung der verbandsweiten Vorgangsbearbeitung [DMS-Einführung]. Mit Perspektive auf die generelle Konzeption digitaler Vorgangsbearbeitung möchte der LWV zunächst begrenzt an einer nicht unerheblichen Zahl der Arbeitsplätze digitale Vorgangsbearbeitung im Rahmen einer ersten Stufe eines Beschaffungsprojektes realisieren.

Für die Pilotlösung wurde eine einheitliche Struktur für die Einzelfallakte in und mit den Fachbereichen 204, 206, 207, 202 und 202.2 (Fachdienst) konzipiert. Die Realisierung erfolgt zunächst in einem Organisations-bereich in der Regionalverwaltung Darmstadt und kann durch die Definition einer gemeinsamen Struktur der Einzelfallakte anschließend auf alle beteiligten Fachbereiche ausgerollt werden. Außerdem wurden die Fachbereiche 103 „Zentrale Verwaltungsangelegenheiten“ und 403 „Archiv, Gedenkstätten, Historische Sammlungen“ bereits in diesem Rahmen bei der Konzipierung von Scanstellen und anschließender Archivierung der Fallakten miteinbezogen.

Beschreibung der Optionen:

Sofern möglich soll der Betrieb der DMS-Lösung als optionale Leistung mit angeboten werden. Weiterhin erwartet der Auftraggeber Aussagen zu möglichen Managed Services. Alle Informationen (Leistungen / Preismodell) zu dem Outsourcing-Modell für den Betrieb sind in einem separaten Konzept/Kapitel zu beschreiben. Da es sich um einen optionale Angebotsbestandteil handelt, fließen weder die Preisinformationen, noch die angegebenen Leistungen mit in die Bewertung der eingehenden Angebote ein.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Verwaltungsstandorte des LWV Hessen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Siehe Vergabeunterlagen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Bieter akzeptiert mit Angebotseinreichung u. a. die EVB-IT Dienstleistung und EVB-IT ÜberlassunG TYP A als Vertragsgrundlage und stimmt dem Abschluss einer Fernwartungsvereinbarung auf Grundlage der DSGVO zu.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-11-23 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-09-13 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:30
Ort des Eröffnungstermins: Ständeplatz 2
34117 Kassel
Raum 220
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Wert gemäß Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=60-2852 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 153-351066 (2018-08-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 298 852 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 009-016951
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 153-351066
ABl. S-Ausgabe: 9
Zusätzliche Informationen

Aufgrund interner Bearbeitungszeiten sollten Bieterfragen bis spätestens 5 Kalendertage vor Ablauf der Abgabefrist des Angebotes abgegeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen:

Sofern möglich soll der Betrieb der DMS-Lösung als optionale Leistung mit angeboten werden. Weiterhin erwartet der Auftraggeber Aussagen zu möglichen Managed Services. Alle Informationen (Leistungen / Preismodell) zu dem Outsourcing-Modell für den Betrieb sind in einem separaten Konzept/Kapitel zu be-schreiben. Da es sich um einen optionale Angebotsbestandteil handelt, fließen weder die Preisinformationen, noch die angegebenen Leistungen mit in die Bewertung der eingehenden Angebote ein.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-11-23 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstraße2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
Land: Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 298 852 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2019/S 009-016951 (2019-01-11)

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