Ausschreibungsunterstützung sowie Umsetzungsbegleitung VoIP/UCC Plattform

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der Umstellung auf eine zukunftsfähige Technologie wurde das Projekt „Einführung von VoIP / Unified Communications and Collaboration Services (VoIP / UCC) für die LHM“ installiert.
Als Teil dieses Projektes wird zukünftig eine Vergabe des VoIP/UCC-Systems erfolgen, welches zunächst an 2 Pilotstandorten eingesetzt wird und dann die Basis für einen stadtweiten Rollout bietet.
Gegenstand des Vertrages sind Dienstleistungen des Auftragnehmers zur fachlich-technischen Unterstützung im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens des VoIP/UCC-Systems und anschließender Umsetzungsbegleitung.
Folgende Phasen werden hierfür beauftragt:
— Phase I: Grundlagenermittlung und Ausführungsplanung,
— Phase II: Vorbereiten der Vergabe aus technischer Sicht,
— Phase III: Mitwirkung bei der Vergabe als technischer Ansprechpartner,
— Phase IV: Umsetzungsbegleitung für die 2 Pilotstandorte,
— Phase V: Umsetzungsbegleitung für 10 Standorte beim stadtweiten Roll-out.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Landeshauptstadt München
It@M Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik
Der Landeshauptstadt München
Agnes-Pockels-Bogen 21
80992 München
Deutschland

Beschreibung der Beschaffung

Es ist geplant, die folgenden Aufgaben zu vergeben:
— Phase I: Grundlagenermittlung und Ausführungsplanung,
— Phase II: Vorbereiten der Vergabe aus technischer Sicht,
— Phase III: Mitwirkung bei der Vergabe als technischer Ansprechpartner,
— Phase IV: Umsetzungsbegleitung für die 2 Pilotstandorte,
— Phase V: Umsetzungsbegleitung für 10 Standorte beim stadtweiten Roll-out.
Das Ziel ist es, einen Auftragnehmer zu beauftragen, der den Bereich it@M bei den Phasen I bis V unterstützt, um ein neues VoIP/UCC-System für die Landeshauptstadt München zubeschaffen.
Der geschätzte Umfang je Phase wird wie folgt geschätzt:
— Phase I: 15 Personentage,
— Phase II: 60 Personentage,
— Phase III: 30 Personentage,
— Phase IV: 45 Personentage,
— Phase V: 30 Personentage.
Insgesamt demnach ca. 180 Personentage über die Vertagslaufzeit.
Hierfür soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit ab Zuschlag von 4 Jahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem. § 48 VgV aufgeführt. Die Beantwortung der Eignungsanforderungen erfolgt ausschließlich im Fragebogen zur Eignungsprüfung. Dieser wird im eVergabesystem zur Verfügung gestellt.
Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen.
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen, welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Angebot beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt, diese werden ebenfalls über das eVergabesystem zur Verfügung gestellt:
1) Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft;
2) Erklärung Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe;
3) Vertraulichkeitserklärung.
Mindestpunktzahl:
Für die Bewertungskriterien wurden 1 000 Gewichtungspunkte (GP) verteilt.
Insgesamt muss der Bieter mit seinem Angebot eine Mindestpunktzahl von 6 500 (von insgesamt 10 000 möglichen) Eignungspunkten erreichen, um seine Eignung nachzuweisen. Erreicht der Bieter insgesamt weniger als 6 500 Eignungspunkte, wird sein Angebot ausgeschlossen.
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien:
https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-16d62795fd2-63dcf97a6d5f8d58

Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 21.10.2019, 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Auf eine Beantwortungspäter eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Gemäß § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen in Menge (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder Fachgebiete abzielt. Insofern ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und Fachlosen selbstständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden sind.
Bei dieser Vergabe erfolgt keine Aufteilung in Lose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gemäß § 97 Abs. 4 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt.
Eine Losaufteilung in Fachlose käme vorliegend grundsätzlich in Betracht hinsichtlich der Beratungsleistungen:
— Phase 1: Grundlagenermittlung und Ausführungsplanung,
— Phase 2: Vorbereiten der Vergabe aus technischer Sicht,
— Phase 3: Mitwirkung bei der Vergabe als technischer Ansprechpartner,
— Phase 4: Umsetzungbegleitung für 2 Pilotstandorte,
— Phase 5: Umsetzungsbegleitung für 10 Standorte beim stadtweiten Roll-out.
Diese Leistungen sind aneinander geknüpft, weil sie inhaltlich und zeitlich aufeinander aufbauen und Kenntnisse und Erfahrungen der Vorphasen in die kontinuierliche Bearbeitung eingepflegt werden müssen. Die Umsetzungsbegleitung erfordert im Rahmen der durchzuführenden Tests und der qualitativen Abnahmen ein tiefgehendes Verständnis der in der Leistungsbeschreibung definierten Anforderungen.
Daher bilden die Leistungen (Phase 1) bis (Phase 5) eine wirtschaftliche Einheit, welche gem. § 97 Abs. 4 GWB i. V. m. § 30 VgV nicht in Fachlose aufgeteilt werden können.
Bei Einzelvergabe der Phasen ergibt sich eine hohe Zahl von Einarbeitungstagen für das jeweils neue Beratungsunternehmen; darüber hinaus kann es zu Informations- und Zeitverlusten kommen. Durch den zeitlich aufeinander abgestimmten Verlauf der Phasen, kann der Gesamtauftrag auch von kleineren und mittelgroßen Unternehmen abgewickelt werden. Die Anforderung von mindestens 3 qualifizierten Mitarbeitern gewährleistet diesen Umstand. Dem Grundsatz des Mittelstandschutzes aus § 97 Abs. 3 GWB ist damit Sorge getragen. Ein hinreichender Wettbewerb ist gewahrt.
Mit einer Aufteilung in Lose würde zudem kein anderer, neuer Markt erschlossen werden.
Auch eine Aufteilung in Teillose ist hier nicht sinnvoll, da beispielsweise eine jährliche Abgrenzung in Lose verschiedene Leistungsphasen betreffen könnte. Verzögerungen in der Projektabwicklung könnten hier darüber hinaus ein großes Delta zwischen ausgeschriebener Menge und tatsächlich in Anspruch genommener Beratungsleistung hervorrufen. Dies macht aus wirtschaftlicher Sicht keinen Sinn, sondern würde nur eine nicht nachvollziehbare Stückelung hervorrufen, die einen Mehraufwand und keine Kostenersprarnis bedeutet.
Daher spricht man auch hier von einer wirtschaftlichen Einheit, welche gemäß § 97 Abs. 4 GWB i. V. m. § 30 VgV nicht in Teillose aufgeteilt werden kann.
Rahmenvereinbarung ohne monetäre Deckelung:
Der geschätzte Auftragswert kann über- oder unterschritten werden und stellt keine Höchst- bzw. Mindestabnahmemenge dar. Es ist zu beachten, dass sich aus diesem geschätzten Bedarf kein Anspruch auf eine tatsächliche Abnahmemenge begründet. Wesenszug einer Rahmenvereinbarung ist, dass keine genaue Abnahmemenge vorhergesagt werden kann. Sie ist daher nur auf die Laufzeit begrenzt. Auf eine monetäre Deckelung wurde daher verzichtet.
Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers. Diese Mengenangaben berücksichtigen aktuelle Planungen, welche hinsichtlich der Durchführung allerdings noch nicht final beschlossen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).