Beraterleistungen Digitalisierung

Kurze Beschreibung

Die AOK RPS hat im Jahr 2013 mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems begonnen. Die Eingangspost wird an 2 Logistikzentren größtenteils zentral angeliefert und von hier an die einzelnen Standorte verteilt. Für die Postverteilung werden derzeit Kurierfahrer eingesetzt. Im Rahmen einer neu aufgebauten Abteilung Automatisierung/Digitalisierung soll nun die Digitalisierung der Eingangspost zu einem höheren Reifegrad ausgebaut werden, um alle GKV-Prozesse umzusetzen. Der Grad der Automatisierung soll unter Zuhilfenahme aller Kommunikationswege ausgeschöpft werden. Ebenso ist der Ausbau der Outputsysteme im Rahmen der Umstellung auf die Software im Text umzusetzen, da der Input auch maßgeblich vom Output abhängig ist.

Beschreibung der Beschaffung

Um die Strategie der Herangehensweise, das Projektmanagement und die mit der Umstellung verbundene Kommunikation an die Endanwender (Mitarbeiter der Krankenkasse im Kundenservice) optimal gestalten zu können soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine Beratung eingekauft werden.
Detaillierte Aufgabenbeschreibung:
— Abstimmung der Umsetzungsstrategie mit dem Bereich IT-Strategie der AOK RPS,
— Priorisierung der Digitalisierungsprozesse ausgerichtet am möglichen Automatisierungsgrad bzw. Nutzen im Unternehmen,
— Die automatisch in elektronischen Akten strukturierte Sicherung und Bereitstellung aller Dokumente zur weiteren Bearbeitung durch die berechtigten Mitarbeiter und Überführung in Documentservices,
— Weiterentwicklung des Posteingangsmanagements auf mehrere Eingangskanäle (Multikanalimport),
— Die Weiterentwicklung des Output-Managements, insbesondere die Umstellung auf im Text,
— Bereitstellung von Informationen, damit eine nachhaltige Kommunikation des Changeprozesses an die Endanwender herangetragen werden kann,
— Optimierung der bisher umgesetzten Prozesse ausgerichtet an ggf. neue Verfahrensweisen,
— Optimierung von derzeitigen manuellen Bearbeitungsschritten im Rahmen der Digitalisierung,
— Weiterentwicklung der Konzepte IT-Sicherheit und IT-Risiko-management.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat das Recht, diese Rahmenvereinbarung durch einseitige Erklärung zu gleichbleibenden Konditionen einmalig um ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Vertragsverlängerung muss 3 Monate vor Ablauf des ersten Vertragsjahres schriftlich durch die Auftraggeberin angezeigt werden. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens am 31.12.2021.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1) Referenzen
Bewertet werden die Referenzen des Bewerbers aus den letzten 3 Jahren über mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Leistungen. Die Referenz muss das Handlungsfeld Digitalisierung/Automatisierung/Robotisierung umfassen. Das Beratungsende eines Referenzprojektes darf nicht vor Dezember 2015 liegen. Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen. Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein. Die Referenz umfasst einen Mindestumsatz von 500 000 EUR.
3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten.
Der Bewerber kann mit jeder Referenz maximal 13 Punkte erreichen. Es werden die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Wertung berücksichtigt, mithin können insgesamt 65 Punkte erreicht werden.
2) Durchschnittliche Beschäftigtenzahl
Bewertet wird die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Jahren (2016, 2017, 2018). Die Anzahl der sozialpflichtig beschäftigten Mitarbeiter bezieht sich auf Vollzeitkräfte, wobei Teilzeitkräfte so wie in Ziffer 2 angegeben berücksichtigt werden.
Die genaue Ausgestaltung der einzelnen Wertungskriterien sowie die jeweiligen zu erzielenden Punkte sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Soweit vorhanden und/oder zur Eintragung verpflichtet: Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angabe des jeweils innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre erwirtschafteten Jahresumsatzes des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft.
2) Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, dass der Bieter über eine aktuelle und gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens – 3 000 000,00 EUR für Sachschäden (je Schadensfall) und – 3 000 000,00 EUR für Personenschäden (je Schadensfall) sowie 500 000,00 EUR für Vermögensschäden (je Schadensfall) verfügt.
Für den Fall, dass der Bieter keine Betriebshaftpflichtversicherung in geforderter Höhe vorlegen kann, erklärt er, dass er im Falle der Zuschlagserteilung unverzüglich, eine Betriebshaftpflichtversicherung in geforderter Höhe abschließen oder die bestehende Betriebshaftpflichtversicherung erweitern und anschließend den Nachweis der Auftraggeberin vorlegen wird. Die Vergabestelle behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens den Bieter aufzufordern, die Versicherungspolice beizubringen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Referenzen (maximal 65 Punkte)
Bewertet werden die Referenzen des Bewerbers aus den letzten 3 Jahren über mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Leistungen. Die Referenz muss das Handlungsfeld Digitalisierung/Automatisierung/Robotisierung umfassen. Das Beratungsende eines Referenzprojektes darf nicht vor Dezember 2015 liegen. Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen. Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein. Die Referenz umfasst einen Mindestumsatz von 500 000 EUR.
3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten.
Der Bewerber kann mit jeder Referenz maximal 13 Punkte erreichen. Es werden die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Wertung berücksichtigt, mithin können insgesamt 65 Punkte erreicht werden. Weitere Punkte werden wie folgt vergeben:
— Mehr als 3 Referenzen, die den Nachweis im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten (2 Punkte),
— Die in der Referenz genannte Beratungsleistung dauerte länger als 1 Jahr (1 Punkte),
— Die in der Referenz genannte Beratungsleistung ist bereits abgeschlossen (2 Punkte),
— Die Beratungsleistung wurde für einen öffentlichen Auftraggeber er-bracht (2 Punkte),
— Die Beratungsleistung wurde im Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung umgesetzt (2 Punkt),
— Die Beratungsleistung wurde nach agilen Methoden wie z. B. SCRUM durchgeführt (2 Punkt),
— Die Referenz umfasste mehr als 300 Beratertage (1 Punkt),
— Die Referenz umfasste einen Mindestumsatz von mehr als 700 000 EUR (1 Punkt).
Bewerber, die in diesem Kriterium weniger als 20 Punkte erzielen, werden vom Wettbewerb ausgeschlossen.
2) Durchschnittliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens der letzten 3 Jahre (15 Punkte)
Bewertet wird die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Jahren (2016, 2017, 2018). Die Anzahl der sozialpflichtig beschäftigten Mitarbeiter bezieht sich auf Vollzeitkräfte, wobei Teilzeitkräfte so wie in Ziffer 2 angegeben berücksichtigt werden:
Durchschnittliche Beschäftigtenzahl größer bzw. gleich: 10 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte) = 15 Punkte
Durchschnittliche Beschäftigtenzahl 7 bis 9 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte) = 10 Punkte
Durchschnittliche Beschäftigtenzahl 5 bis 7 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte) = 5 Punkte
Durchschnittliche Beschäftigtenzahl weniger als 5 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte): 0 Punkte
Erreichen 2 oder mehr Bewerber nach den vorgenannten Kriterien dieselbe Gesamtpunktzahl und würde die Zulassung dieser Bewerber zur Überschreitung der vorgegebenen Höchstzahl von 5 Bewerbern für das Verhandlungsverfahren führen, wird die Auswahl danach getroffen, welcher Bewerber die höchste Punktzahl im Kriterium Referenzen erreicht hat. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 1) Referenzen
— Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen. Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein,
— Die Referenz umfasst einen Mindestumsatz von 500 000 EUR,
— 3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…"
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…"
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…".

Kurze Beschreibung

Die AOK RPS hat im Jahr 2013 mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems begonnen. Die Eingangspost wird an 2 Logistikzentren größtenteils zentral angeliefert und von hier an die einzelnen Standorte verteilt. Für die Postverteilung werden derzeit Kurierfahrer eingesetzt. Im Rahmen einer neu aufgebauten Abteilung Automatisierung/ Digitalisierung soll nun die Digitalisierung der Eingangspost zu einem höheren Reifegrad ausgebaut werden, um alle GKV-Prozesse umzusetzen. Der Grad der Automatisierung soll unter Zuhilfenahme aller Kommunikationswege ausgeschöpft werden. Ebenso ist der Ausbau der Outputsysteme im Rahmen der Umstellung auf die Software im Text umzusetzen, da der Input auch maßgeblich vom Output abhängig ist.

Text

1) Referenzen
Bewertet werden die Referenzen des Bewerbers aus den letzten 3 Jahren über mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Leistungen. Die Referenz muss das Handlungsfeld Digitalisierung/Automatisierung/Robotisierung umfassen. Das Beratungsende eines Referenzprojektes darf nicht vor Dezember 2015 liegen. Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen. Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein. Die Referenz umfasst einen Mindestumsatz von 500 000 EUR.
3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten.
Der Bewerber kann mit jeder Referenz maximal 13 Punkte erreichen. Es werden die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Wertung berücksichtigt, mithin können insgesamt 65 Punkte erreicht werden.

Text

1) Referenzen
1) Bewertet werden die Referenzen des Bewerbers aus den letzten 3 Jahren über mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Leistungen. Die Referenz muss das Handlungsfeld Digitalisierung/Automatisierung/Robotisierug umfassen. Das Beratungsende eines Referenzprojektes darf nicht vor Dezember 2015 liegen. Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen oder einen Mindestumsatz von 500 000 EUR (brutto) aufweisen.
Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein.
3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld und/oder der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten.
Der Bewerber kann mit jeder Referenz maximal 13 Punkte erreichen. Es werden die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Wertung berücksichtigt, mithin können insgesamt 65 Punkte erreicht werden.