Beschaffung eines Kommunikationssystems für die Feuerwehr Köln

Kurze Beschreibung

Lieferung, Installation und Inbetriebnahme eines Kommunikationssystems. Dies umfasst auch die Projektierung gegebenenfalls erforderlicher Softwareentwicklung sowie unterschiedlicher Schulungen. Anschließend sind die Softwarepflege, sowie weitere Dienstleistungen zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung der Software durchzuführen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Berufsfeuerwehr Köln – Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz (Amt 37) betreibt im Rahmen der öffentlichen Daseinsvorsorge eine Integrierte Leitstelle zur Brandbekämpfung, zur Erhaltung und dem Schutz besonderer Sachwerte für den Katastrophenschutz und den medizinischen und technischen Rettungsdienst (ILS). Neben der Hauptleitstelle (HLS) der Integrierten Leitstelle existiert eine Notleitstelle (NLS), die im Bedarfsfall (zum Beispiel Ausfall, Betriebseinschränkung HLS und Kapazitätserhöhung) als Ausweichstandort für den Betrieb der Integrierten Leitstelle dient. Über das Stadtgebiet Köln sind verschiedene Feuer- und Rettungswachen (FuRW) sowie Rettungswachen (RW) verteilt, an denen die Einheiten und Einsatzmittel der Feuerwehr und des Rettungsdienstes vorgehalten werden. Zur Unterstützung der Tätigkeiten in der Integrierten Leitstelle werden an den zuvor benannten Standorten verschiedene IT-Gewerke betrieben, deren Modernisierung und Erneuerung im Rahmen des Projektes „Leitstelle 2020“ (LtS 2020) durchgeführt wird.
Zu den IT-Gewerken zählt die IT-Plattform (ITP), der Wachalarm (WAL), das Kommunikationssystem (KMS) und das Einsatzleitsystem (ELS). Als Einsatzleitsoftware soll das von der Firma Sopra Steria Consulting für die Berufsfeuerwehr Berlin entwickelte System IGNIS-Plus eingesetzt werden, das die Berufsfeuerwehr Berlin der Berufsfeuerwehr Köln zur Verfügung gestellt hat.
Das KMS bildet die Schnittstelle zwischen dem Bediener und den elektronischen Kommunikationsmitteln. Das System muss dem Bediener die notwendigen Kommunikationswege zur Verfügung stellen, um die anstehenden Aufgaben schnell und überschaubar erledigen zu können. Hierzu sucht die Berufsfeuerwehr Köln einen Auftragnehmer, der neben Lieferung, Installation und Inbetriebnahme eines Kommunikationssystems auch die Projektierung gegebenenfalls erforderlicher Softwareentwicklung sowie unterschiedlicher Schulungen umfasst. Anschließend sind die Softwarepflege, sowie weitere Dienstleistungen zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung der Software durchzuführen.
Detaillierte Anforderungen an das Kommunikationssystem sowie die Inbetriebnahme, Schulungen und Dokumentation, Wartung und den Support entnehmen Sie bitte dem Entwurf der Technischen Leistungsbeschreibung. Die Technische Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen, die unter der unter Ziffer I.3 genannten Internetadresse abgerufen werden können.
Weitergehende Ausführungen siehe Leistungsverzeichnis.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der eingereichten Nachweise für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Dabei bewertet der Auftraggeber die Eignung anhand der folgenden Kriterien:
— Eingesetzte Fachkräfte
Kompetenzen der technischen Fachkräfte die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Es können maximal 8 Punkte erreicht werden. Die geforderte Mindestpunktzahl beträgt 4 Punkte. Weitergehende Informationen sind in den Dokumenten Allgemeines Vergabedokument unter 6.1 und der Anlage 2.1 Bewertungsmatrix Eignungskriterien aufgeführt.
— Projektleiter und stellvertretender Projektleiter
Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters und dessen Stellvertreters. Es können maximal 12 Punkte erreicht werden. Die geforderte Mindestpunktzahl beträgt 4 Punkte. Weitergehende Informationen sind in den Dokumenten Allgemeines Vergabedokument unter 6.2 und der Anlage 2.1 Bewertungsmatrix Eignungskriterien aufgeführt.
— Referenzen
Referenzen der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen, mit dem Auftrag vergleichbaren Leistungen, mit Angabe von:
— Art der Leistung,
— Wert der Leistung,
— Erbringungszeitraum,
— Auftraggeber.
Es können maximal 16 Punkte erreicht werden, die geforderte Mindestpunktzahl beträgt 8 Punkte. Weitergehende Informationen sind in den Dokumenten Allgemeines Vergabedokument unter 6.3 und der Anlage 2.1 Bewertungsmatrix Eignungskriterien aufgeführt.
Sollte bei den vorgenannten Kriterien die geforderten Mindestpunktzahlen nicht erreicht werden, wird der Teilnahmeantrag zwingend vom Verfahren ausgeschlossen.
Der Teilnahmeantrag wird im Bereich „Referenzen“ nicht ausgeschlossen, wenn in einer oder mehreren Kategorien 0 Punkte erreicht werden, so lange die Mindestpunktzahl von 8 Punkten erreicht wird.
Die 3 Bewerber, die in den genannten Kriterien die höchste Gesamtpunktzahl erhalten, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Sofern mehrere Bewerber dieselbe Punktzahl erreichen:
Sollten mehrere Bewerber dieselbe Gesamtpunktzahl erreichen, wird die Reihenfolge dieser Bewerber anhand der erreichten Punktzahl für das Eignungskriterium „Anzahl der eingesetzten Fachkräfte“ erstellt. Sollte hier ebenfalls mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erreichen, wird die Reihenfolge dieser Bewerber anhand der erreichten Punktzahl für das Eignungskriterium „Anzahl vergleichbarer Referenzen“ erstellt. Sollte dadurch immer noch keine eindeutige Reihenfolge möglich sein, wird folgendes Vorgehen festgelegt:
1) Mehrere Bewerber mit der gleichen Gesamt- und Teilpunktzahl erreichen mit Ihrer Gesamtpunktzahl den ersten Platz, so werden alle Bewerber mit der gleichen Punktzahl für die Angebotsaufforderung berücksichtigt, auch wenn dies mehr als 3 Bewerber sind. Sollten 2 Bewerber mit der gleichen Gesamt- und Teilpunktzahl auf dem ersten Platz liegen, so wird nur noch der Zweitplatzierte zur Angebotsabgabe aufgefordert, so dass insgesamt 3 Bewerber aufgefordert werden.
2) Mehrere Bewerber mit der gleichen Gesamt- und Teilpunktzahl erreichen mit Ihrer Gesamtpunktzahl den zweiten Platz, so werden alle Bewerber mit der gleichen Punktzahl für die Angebotsaufforderung berücksichtigt, auch wenn dies mehr als 3 Bewerber sind. Sollten 2 Bewerber mit der gleichen Gesamt- und Teilpunktzahl auf dem zweiten Platz liegen, so wird kein weiterer Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, so dass insgesamt 3 Bewerber aufgefordert werden.
—— weiterer Text siehe „Zusätzliche Angaben“

Zusätzliche Informationen

Bei Verhandlungsverfahren mit Vergabebekanntmachung behält sich die Auftraggeberin vor, den Zuschlag gemäß § 3 b EU Abs. 3 Ziffer 7 VOB/A beziehungsweise § 17 Absatz 11 VgV auf der Grundlage des Erstangebotes zu erteilen.
Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.3.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen.
— Aktueller Handelsregisterauszug. Der Auszug darf bei Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate sein,
— Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, die Angaben zu dem Nichtvorliegen der zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB enthält,
— Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, die Angaben zu dem Nichtvorliegen der fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB enthält,
— Eigenerklärung, dass der Bewerber in ein Berufsregister (Handelsregister, Handwerksrolle et cetera) oder ein vergleichbares Register seines Herkunftslandes eingetragen ist,
— im Fall von Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaftserklärung,
— die von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnet ist,
— in der alle Mitglieder namentlich aufgeführt sind,
— in der für den Auftragsfall die Bildung einer gesamtschuldnerisch haftenden Arbeitsgemeinschaft erklärt ist und
— in der das für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrags als Vertreter bevollmächtigte Mitglied als Bewerbergemeinschaft bezeichnet ist.
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Erklärungen a), b) c) g)von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens 2 Mio. EUR und für sonstige Schäden in Höhe von mindestens 1 Mio. EUR verfügt oder eine solche spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen ab Zuschlag abschließen und nachweisen wird. Zum Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung ist mit dem Angebot beziehungsweise spätestens innerhalb von einer Frist von 14 Tagen ab Zuschlag eine Bestätigung des Versicherungsgebers oder eine Kopie der Versicherungspolice beizufügen. Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst belegt durch Geschäftsberichte, Bilanzauszüge oder vergleichbare Unterlagen,
— Angabe des Umsatzes für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistung (computergestützte Disposition) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Angabe der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung in den nachfolgenden Fachbereichen eingesetzt werden sollen:
— Projektleiter und stellvertretender Projektleiter,
— Fachkräfte Datenbank-Management-System,
— Fachkräfte ETL-Prozesse,
— Fachkräfte Qualitätsmanagement,
— Fachkräfte IT-Sicherheit.
Unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht.
Die Fachkunde der benannten technischen Fachkräfte im jeweiligen Fachbereich weist der Bewerber durch Vorlage entsprechender Zertifikate oder anderer geeigneter Nachweise nach. Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter gibt der Bieter außerdem die Berufserfahrung in Jahren und die Anzahl der als Projektleiter / stellvertretender Projektleiter durchgeführten Projekte an. Der Auftraggeber stellt für die Angabe der erforderlichen Informationen Formblätter bereit.
b) Eigenerklärung mit Angabe von Referenzen für die nachfolgenden Referenzbereiche:
— Anbindung von Analogfunk: Realisierte Projekte, in denen von Ihnen Analogfunk an das Kommunikationssystem funktionsfähig angebunden wurde,
— Anbindung von Digitalfunk: Realisierte Projekte, in denen von Ihnen Digitalfunk an das Kommunikationssystem funktionsfähig angebunden wurde,
— Anbindung eines Wachalarmsystems: Realisierte Projekte, in denen von Ihnen ein Wachalarmierungssystem.
Vergleichbar zur geforderten Leistung in diesem Auftrag, an das Kommunikationssystem funktionsfähig angebunden wurde.
— POCSAG Alarmierung: Realisierte Projekte, in denen von Ihnen ein Alarmierungssystem auf Basis von POCSAG an das Kommunikationssystem funktionsfähig angebunden wurde,
— kritischen Infrastruktur entsprechend der Sektoren- und Branchenaufteilung des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe ist. Ein Merkblatt zur Definition „Kritische Infrastrukturen“ und „Sektoren- und Branchenaufteilung“ des BMI ist den Vergabeunterlagen beigefügt,
— große Leitstelle: Inbetriebnahme eines Kommunikationssystems in einer Leitstelle mit mindestens 10 Einsatzleitplätzen,
— Gefahrenabwehr: Inbetriebnahme eines Kommunikationssystems in einer Leitstelle von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Katastrophenschutz,
— Auftragswert: Mit dem Auftrag vergleichbare Leistung mit einem Gesamtauftragswert (Inklusive Wartung und Support) von mindestens 1 Mio. EUR.
Eine Referenz kann auch für mehrere Referenzbereiche benannt werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, auch Referenzen über Leistungen zu berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen (früher als in den letzten 3 Jahren vor Ablauf der Teilnahmefrist erbrachte wurden), soweit dies erforderlich ist, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen.
c) Beschreibung der angewandten Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Der Bieter muss nachweisen, dass seine Maßnahmen zur Qualitätssicherung den einschlägigen europäischen Normen (z. B. ISO 9001) genügen und von einer akkreditierten Stelle zertifiziert sind. Der Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an. Sofern ein Bewerber oder Bieter aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, die betreffenden Bescheinigungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist einholen kann, wird der öffentliche Auftraggeber auch andere Unterlagen über gleichwertige Qualitätssicherungssysteme anerkennen, sofern der Bewerber oder Bieter nachweist, dass die vorgeschlagenen Qualitätssicherungsmaßnahmen den geforderten Qualitätssicherungsnormen entsprechen;
d) Nachunternehmerleistungen
Vorgesehene Nachunternehmerleistungen und soweit bekannt die vorgesehenen Nachunternehmer sind anzugeben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu lit. a)
Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist darzustellen, wie viele Jahre Berufserfahrung sie haben und wie viele Projekte sie in ihrer Rolle als Projektleiter oder stellvertretender Projektleiter durchgeführt haben. Sofern der Projektleiter weniger als 5 Jahre Berufserfahrung oder der stellvertretende Projektleiter weniger als 2 Jahre Berufserfahrung hat, wird der Teilnahmeantrag vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Sofern der Projektleiter oder der stellvertretende Projektleiter 2 oder weniger Projekte durchgeführt hat, wird der Teilnahmeantrag vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Für die weiteren unter lit. a) genannten Fachbereiche ist jeweils mindestens eine Person zu benennen, die die erforderlichen Fachkenntnisse aufweisen. Eine Person darf maximal für 2 Software-Module benannt werden, um bei einem Ausfall die Leistungsfähigkeit des Bewerbers weiter sicherzustellen.
Wenn für einen oder mehrere Fachbereiche kein Mitarbeiter benannt werden kann, wird der Teilnahmeantrag vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Weitere Details zu Mindestanforderungen ergeben sich aus dem Dokument „Allgemeine Vergabeunterlagen“ und „Anlage 2.1 – Bewertungsmatrix der Eignungskriterien“, die den Vergabeunterlagen beigefügt sind, die unter der unter Ziffer I.3 genannten Internetadresse zugänglich sind.

—— Beschreibung Zuschlagskriterium Qualität.
Bewertung der vorlegten Konzepte anhand Anlage 6 (Bewertungsmatrix der Konzepte) der Ausschreibungsunterlagen. Folgende Konzepte werden gefordert:
— Projektabwicklung,
— Beschreibung des Gesamtsystems,
— Datenmanagement,
— Betriebskonzept inklusive Release- und Patch-Management,
— Datenabgleich,
— Datensicherung,
— Zertifizierung nach ISO Din/EN 50518,
— Digitalfunk,
— Notruf- und Sprachaufzeichnung,
— Rückfallebene Einsatzleitsystem,
— Rückfallebene Notrufannahme,
— Rückfallebene Funkbedienung,
— Sprachsynthese.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, alle Kriterien und Details sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt.
—— Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe beziehungsweise Teilnahme aufgefordert werden.
3) Mehrere Bewerber mit der gleichen Gesamt- und Teilpunktzahl erreichen mit Ihrer Gesamtpunktzahl den dritten Platz, so werden alle Bewerber mit der gleichen Punktzahl für die Angebotsaufforderung berücksichtigt, auch wenn dies mehr als 3 Bewerber sind.
Einzelheiten zur Bewertung der vorgelegten Eignungsnachweise entnehmen Sie bitte dem „Allgemeinen Vergabedokument“ und dem Dokument „Bewertungsmatrix Eignungskriterien“. Beide Dokumente sind Bestandteil der Vergabeunterlagen, die unter der unter Ziffer I. 3) genannten Internetadresse abgerufen werden können.
—— Angaben zur Rahmenvereinbarung.
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung 4 Jahre übersteigt:
Die Umgebung einer Leitstelle von Feuerwehr und Rettungsdienst ist sehr komplex und stellt zahlreiche spezifische Anforderungen. Mehrere Auftragnehmer liefern unterschiedliche technische Komponenten, die als ein integriertes System mit hoher Ausfallsicherheit und Stabilität betrieben werden müssen. Wartung und Support müssen mit der technisch zuständigen Abteilung der Feuerwehr im Detail lückenlos für das Gesamtsystem abgestimmt sein, um die die Schutzziele und die Hochverfügbarkeit sicher zu stellen. Typische Lebenszyklen für IT-Technik liegen im Bereich von 5 Jahren.
Die Laufzeit der Rahmenverträge für Wartung und Support stellt somit einen sinnvollen Kompromiss dar.
Bekanntmachungs-ID: CXQ0YYRY4NJ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Siehe § 160 Absatz 3 GWB:
— innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung,
— spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind,
— spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,
— innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen.
Siehe § 135 Absatz 2 GWB:
— 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsschluss..
Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.