Digitalisierung beschädigter Printmedien

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort durch Säurefraß und andere Ursachen beschädigte gedruckte Medien mit ca. 1 Mio. seiten aus dem Erscheinungszeitraum ab 1913 digitalisieren zu lassen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit rechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.1.2020 zu beginnen. Die Laufzeit wird mit 23 Monaten angesetzt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-10-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-08-30.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Datenverarbeitung › Dateneingabe

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-08-30	Auftragsbekanntmachung
2019-11-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-08-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 19/85
Kurze Beschreibung:

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort durch Säurefraß und andere Ursachen beschädigte gedruckte Medien mit ca. 1 Mio. seiten aus dem Erscheinungszeitraum ab 1913 digitalisieren zu lassen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit rechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden. Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.1.2020 zu beginnen. Die Laufzeit wird mit 23 Monaten angesetzt.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=279257 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=279257 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-08-30 📅
Einreichungsfrist: 2019-10-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-03 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2021-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 169-413528
ABl. S-Ausgabe: 169
Zusätzliche Informationen
Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.1.2020 zu beginnen. Die Laufzeit wird mit 23 Monaten angesetzt.

Geschätzter Gesamtwert: 400 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die zu digitalisierenden Medien stammen größtenteils aus dem 20. Jahrhundert. Das Material ist in der Regel in Papierumschläge gepackt. Durchschnittlich ist von 20 Seiten pro Werk auszugehen.

Beim Digitalisieren der beschädigten Medien ist durchgängig mit saurem, in verschiedener Intensität vergilbtem Papier zu rechnen. Nahezu alle Werke enthalten einzelne lose Seiten, zum Teil ist das Papier an den Rändern angegriffen, sodass beispielsweise Ecken fehlen können. Der Hauptteil der Seiten ist gleichwohl erhalten und stabil. Die Einbände (sowohl Original- als auch Bibliothekseinbände) sind in relativ gutem Zustand, teilweise kann der Buchrücken lose oder gebrochen sein (ca. 10 % des Bestandes). Ca. 70 % der Werke sind in Antiquaschrift, rund 30 % in Frakturschrift gedruckt.

Die meisten Bände sind schwarz-weiß gedruckt, nur wenige (ca. 10 %) enthalten teilweise farbige Abbildungen und / oder Tabellen. Sehr selten sind gefaltete Beilagen Teil der Medienwerke, sie können ein anderes Format haben (< 1 %).

Etwa 20 % der Medien sind Monografien, für die bibliografische Metadaten vorliegen. Bei 80 % der Medien handelt es sich um Zeitschriften oder mehrbändige Werke ohne eigene bibliografische Metadaten. Bei diesen müssen neben der Digitalisierung zusätzlich pro Heft/Stück einfache bibliografische Metadaten durch den Dienstleister erstellt werden.

Die zu digitalisierenden Werke haben die folgenden Formate:

— Rückenhöhe bis 25 cm: ca. 30 %,

— Rückenhöhe bis 35 cm: ca. 55 %,

— Rückenhöhe bis 42 cm: ca. 15 %.

Neben den oben genannten und beschriebenen Medienwerken sind gelegentlich auch weitere Materialarten (Sondermaterialien) zu digitalisieren, beispielsweise Einblattdrucke, Postkarten oder Plakate. Diese Materialien entsprechen in ihrem Erhaltungszustand den oben beschriebenen Medienwerken. Die maximale Größe dieser Materialien ist DIN A 1.

Folgende Dienstleistungen sind zu erbringen:

— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig,

— Entgegennahme der von der Auftraggeberin regalweise angelieferten Medien im zur Verfügung gestellten Arbeitsraum,

— Auspacken der Medien aus ihren Schutzhüllen,

— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen,

— Erzeugung von technischen Metadaten je Objekt,

— Erzeugung einfacher bibliografischer Metadaten für Zeitschriftenhefte u. Ä.,

— Texterkennung mittels OCR,

— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten sowie der OCR-Daten,

— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,

— Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Objekt,

— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,

— Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin,

— Einpacken der Medien in von der DNB zur Verfügung gestellte Schutzhüllen, die nicht zu verschließen sind,

— Versehen der Schutzhülle mit einem von der DNB zur Verfügung gestellten Aufkleber,

— Rückgabe der bearbeiteten Medien an die Auftraggeberin im zur Verfügung gestellten Arbeitsraum,

— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Alle zur Digitalisierung und Bearbeitung verwendeten Geräte stellt der Auftragnehmer.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Option 1
Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere beschädigte Bände in entsprechendem monatlichem Umfang digitalisieren zu lassen. (Option 1).

Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option vor, zusätzlich bis zu 2 weitere begrenzte Aufträge pro Jahr mit insgesamt ca. 200 000 Seiten (pro Jahr) zu beauftragen (Option 2).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutsche Nationalbibliothek Standort Leipzig

Deutscher Platz 1

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-11-20 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-10-15 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main
Zusätzliche Informationen: Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=279257 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek – Verwahrung Angebote Abt. Z
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Land: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das für die Erstellung des Referenzdigitalisats benötigte Zeitschriftenheft ist bis zum 30.9.2019 über die E-Vergabe-Plattform des Bundes oder in Ausnahmefällen bei folgender Adresse anzufordern: E-Mail: zvs@dnb.de.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek – Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2019/S 169-413528 (2019-08-30)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-11-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort durch Säurefraß und andere Ursachen beschädigte gedruckte Medien mit ca. 1 Mio. Seiten aus dem Erscheinungszeitraum ab 1913 digitalisieren zu lassen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit rechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden. Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.1.2020 zu beginnen. Die Laufzeit wird mit 23 Monaten angesetzt.

Gesamtwert des Auftrags: 400 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-11-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-11-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 230-564710
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 169-413528
ABl. S-Ausgabe: 230

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die meisten Bände sind schwarz-weiß gedruckt, nur wenige (ca. 10 %) enthalten teilweise farbige Abbildungen und/ oder Tabellen. Sehr selten sind gefaltete Beilagen Teil der Medienwerke, sie können ein anderes Format haben (< 1 %).

— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen.

— Erzeugung einfacher bibliografischer Metadaten für Zeitschriftenhefte u. Ä. ,

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutsche Nationalbibliothek Standort Leipzig, Deutscher Platz 1

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-20 📅
Name: Iron Mountain Deutschland GmbH
Postanschrift: Randstr. 11
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22525
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Name: Iron Mountain Austria Archivierung GmbH
Postanschrift: Gewerbeparkstr. 3
Postort: Markgrafneusiedl
Postleitzahl: 2282
Land: Österreich 🇦🇹
Weinviertel 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek - Justiziariat
Quelle: OJS 2019/S 230-564710 (2019-11-26)

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