Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-01-08.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-11-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
100.31-4637”
Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung📦
Kurze Beschreibung:
“Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren.”
1️⃣
Ort der Leistung: Bielefeld, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Stadt Bielefeld – Bauamt
August-Bebel-Str. 92
33602 Bielefeld
Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das...”
Hauptstandort oder Erfüllungsort
Stadt Bielefeld – Bauamt
August-Bebel-Str. 92
33602 Bielefeld
Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Ke…
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Beschreibung der Beschaffung:
“Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen.
Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen.
Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im „Lenkwerk“, Am Stadtholz 24 in Bielefeld.
Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen.
Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen.
Als Ausnahme gelten ca. 10.000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Probedigitalisate
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umfang der Digitalisierung wöchentlich
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt)
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Referenz
Preis (Gewichtung): 50 %
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 36
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Die ausgeschriebene Leistung muss zeitnah, spätestens 12 Wochen nach Auftragserteilung beginnen. Zunächst ist das Hausaktenarchiv zu digitalisieren. Dieser...”
Beschreibung der Verlängerungen
Die ausgeschriebene Leistung muss zeitnah, spätestens 12 Wochen nach Auftragserteilung beginnen. Zunächst ist das Hausaktenarchiv zu digitalisieren. Dieser Auftrag muss innerhalb von 3 Jahren ausgeführt werden. Er kann aus wichtigen, sachlichen Gründen einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das...”
Beschreibung der Optionen
Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das Baulastenverzeichnis digitalisiert werden. Dieses ist davon abhängig, welche Mittel aufgrund von politischen Entscheidungen insgesamt für die Digitalisierung zur Verfügung stehen.
Denkmal- und Förderakten (optional).
Die ca. 650 Denkmal- und 8 000 Förderakten und ca. 100 Stück gerollte großformatige Pläne sollen optional analog zu den Hausakten digitalisiert werden. Es handelt sich um ungefähr 315 Meter Akten, die in unterschiedlichen Formen (Hängeregister, Aktenordner, gerollte Pläne) archiviert sind. Die Größe der Dokumente variiert zwischen <= DIN A4, DIN A3 und DIN A0. Die Papierqualität und Heftung ist vergleichbar mit den Hausakten. Sämtliche Dokumente sind nach den Vorgaben der o. a. Hausakte zu scannen.
Diese Akten befinden sich zum Teil im Technischen Rathaus und zum Teil im Lenkwerk. Beide Übergabeorte können mit Handhubwagen angefahren werden. Auch am Lenkwerk ist eine kurze Rampe zu überwinden, deren Steigungswinkel allerdings erheblich über dem zulässigen Wert einer Barrierefreiheit liegt.
Nach der Digitalisierung werden die Digitalisate durch das Bauamt stichprobenhaft einer Qualitätskontrolle unterzogen (ca. 4 Wochen).
Die Denkmalakten sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben.
Sämtliche Förderakten sind nach einer Qualitätskontrolle (Freigabe) zu vernichten.
Baulasturkunden (optional):
Das Baulastverzeichnis besteht aus ca. 27 000 Baulasturkunden. Eine Baulasturkunde besteht aus DIN A4-Papier und – in der Regel – ein oder 2 DIN A3 bis DIN A0-Plänen.
Die Urkunden sind gesiegelt und zusammengeklebt oder gebunden. Von den Urkunden sind ausschließlich die Pläne nach den Vorgaben der o. g. Hausakte zu scannen mit der Besonderheit, dass Siegel nicht gebrochen werden, die Verklebung oder Bindung der Urkunden also nicht gelöst/entfernt werden darf. Gesiegelte Dokumente sind generell mit Hilfe eines Flachbettscanners zu digitalisieren. Sämtliche Baulasturkunden sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben.
Diese Unterlagen befinden sich im Technischen Rathaus. Der Übergabeort kann mit einem Handhubwagen angefahren werden. Dabei ist eine Steigung zu überwinden, die rollstuhlgerecht hergestellt ist.
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Zusätzliche Informationen:
“Bei Überschreitung der oben unter „Beginn und Dauer“ angegebenen Fristen gilt je vollendete Woche der Überschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 %...”
Zusätzliche Informationen
Bei Überschreitung der oben unter „Beginn und Dauer“ angegebenen Fristen gilt je vollendete Woche der Überschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % der auf die jeweilige Option (Hausaktenarchiv, Förderakten, Denkmalakten, Baulasturkunden) entfallenden Auftragssumme als vereinbart, höchstens jedoch 5 % der Auftragssumme.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1) Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
1) Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde;
2) Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet;
3) Erklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt;
4) Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde;
5) Erklärung, dass sich das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft angemeldet hat.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— der Bieter muss zwingend ein Qualitätsmanagement führen. Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2008 (neuester Standard) ist nachzuweisen,
— die Zertifizierung...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— der Bieter muss zwingend ein Qualitätsmanagement führen. Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2008 (neuester Standard) ist nachzuweisen,
— die Zertifizierung nach ISO 27001 ist nachzuweisen,
— der Dienstleister muss mindestens 1 positive Referenz mit kommunalem Auftraggeber (vergleichbare Aufgabenstellung und Auftragsvolumen aus den letzten 3 Jahren) mit Ansprechpartner (Name, Tel.-Nr., E-Mail) vorlegen. Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn das Auftragsvolumen der Referenz mindestens 50 % des Auftragsvolumens des auf diese Ausschreibung abzugebenden Angebotes erreicht,
— auf besondere Aufforderung sind jeweils 2 vom Auftraggeber ausgewählte Akten unterschiedlicher Menge und Qualität des Hausakten- und des Förderaktenarchivs, des Baulastenverzeichnisses und 2 Mikrofiche zu scannen und die Dateien innerhalb von 5 Werktagen zur Beurteilung vorzulegen. Die Probeakten und Probemikrofiche sind innerhalb von 7 Werktagen per Einschreiben an den Auftraggeber zurückzusenden. Sofern die Probedigitalisate zum vorgesehenen Termin nicht zur Verfügung stehen, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
Die Akten und Mikrofiche können nach Aufforderung durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Bielefeld im Bauamt abgeholt oder an den Bieter übersandt werden.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten): Die Einhaltung der technischen Richtlinie BSI TR Resiscan ist verpflichtend.
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Bei einer beabsichtigten Vergabe von Teilleistungen an Nachunternehmer ist dieser bereits mit der Abgabe des Angebotes zu benennen. Eine Weitergabe des...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Bei einer beabsichtigten Vergabe von Teilleistungen an Nachunternehmer ist dieser bereits mit der Abgabe des Angebotes zu benennen. Eine Weitergabe des Auftrages oder Teilen daraus an andere Dienstleister (Nachunternehmer) ist nach Auftragserteilung nur nach Zustimmung des Auftraggebers möglich.
Ein digitaler Zugriff auf die Hausakten ist über den gesamten Projektzeitraum an 365 Tagen im Jahr innerhalb von 2 Stunden zu gewährleisten, wenn vertretbare plausible Gründe (wie z. B. Polizeieinsätze, Feuerwehr- und Rettungseinsätze) vorliegen. Ist ein digitaler Zugriff auf die Akte nicht möglich, so ist die analoge Akte dem Auftraggeber innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung zu stellen. Ein Notfallplan mit einer 24-Stunden-Notrufnummer soll mit dem Angebot vorgelegt werden. Es ist mit bis zu 5 Fällen pro Jahr zu rechnen.
Der AN muss für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung vorweisen können (s. Leistungsbeschreibung).
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-01-08
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-04-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2020-01-08
10:00 📅
“Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten...”
Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten darf eine Frist von 5 Arbeitstagen nicht überschritten werden. Die Organisation der Abholung erfolgt nach Auftragserteilung. Der AG stellt pro Woche bis zu 1.000 Akten zur Verfügung.
Die analogen und digitalen Informationen dürfen nicht an Unbefugte weitergelangen oder gegeben werden. Der Dienstleister hat den Datenschutz zu gewährleisten, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und alle am Prozess Beteiligten müssen der Verschwiegenheit verpflichtet sein.
Originale dürfen nicht außerhalb der Geschäftsräume des Dienstleisters bearbeitet werden. Der Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 ist zu erbringen.
Die Akten dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen.
Die Festpreisbindung gilt bis zum Ablauf des 2. Vertragsjahres. Eine marktübliche Preiserhöhung ist nur einvernehmlich und frühestens 2 Jahre nach Vertragsbeginn möglich und ist spätestens 3 Monate vor Ablauf der Festpreisbindung zu beantragen. Sollte eine der Optionen erst nach diesem Zeitraum beauftragt werden, muss die Beantragung innerhalb von 1 Monat erfolgen. Die neuen Preise gelten jeweils mindestens 1 Jahr.
Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein virengeprüftes Abrechnungstool zur Verfügung. Hierdurch muss die Anzahl aller PDF-Dateien, die Anzahl der Blätter <= DIN A3 und die Anzahl der Blätter > DIN A3 aufsummiert und gelistet sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, einzelne Verzeichnisstrukturen auszuwählen. Das Tool wird zur Kontrolle einer vom Auftraggeber erstellten Rechnung benötigt. Die Rechnungsstellung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen.
Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein Erfassungstool zur Verfügung. Damit wird durch den AG pro Objekt ein Barcodeblatt erzeugt. Dieses Barcodeblatt wird als Deckblatt vorangestellt. Dieses Deckblatt enthält Kriterien wie z. B. Straße, Hausnummer/+zusatz und Koordinaten. Die genaue Definition erfolgt nach Auftragserteilung.
Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.
Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9NMJ
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de📧
Fax: +49 2514112165 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de📧
Fax: +49 2514112165 📠
Quelle: OJS 2019/S 227-557431 (2019-11-22)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-05-19) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
100.31-4637 EX”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 411 415 💰
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Stadt Bielefeld – Bauamt
August-Bebel-Str. 92
33602 Bielefeld
Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das...”
Hauptstandort oder Erfüllungsort
Stadt Bielefeld – Bauamt
August-Bebel-Str. 92
33602 Bielefeld
Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks in Bielefeld. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im „Lenkwerk“, Am Stadtholz 24 in Bielefeld.
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Beschreibung der Beschaffung:
“Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen.
Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen.
Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im „Lenkwerk“, Am Stadtholz 24 in Bielefeld.
Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen.
Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen.
Als Ausnahme gelten ca. 10 000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das...”
Beschreibung der Optionen
Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das Baulastenverzeichnis digitalisiert werden. Dieses ist davon abhängig, welche Mittel aufgrund von politischen Entscheidungen insgesamt für die Digitalisierung zur Verfügung stehen.
Denkmal- und Förderakten (optional)
Die ca. 650 Denkmal- und 8 000 Förderakten und ca. 100 Stück gerollte großformatige Pläne sollen optional analog zu den Hausakten digitalisiert werden. Es handelt sich um ungefähr 315 Meter Akten, die in unterschiedlichen Formen (Hängeregister, Aktenordner, gerollte Pläne) archiviert sind. Die Größe der Dokumente variiert zwischen <= DIN A4, DIN A3 und DIN A0. Die Papierqualität und Heftung ist vergleichbar mit den Hausakten. Sämtliche Dokumente sind nach den Vorgaben der o. a. Hausakte zu scannen.
Diese Akten befinden sich zum Teil im Technischen Rathaus und zum Teil im Lenkwerk. Beide Übergabeorte können mit Handhubwagen angefahren werden. Auch am Lenkwerk ist eine kurze Rampe zu überwinden, deren Steigungswinkel allerdings erheblich über dem zulässigen Wert einer Barrierefreiheit liegt.
Nach der Digitalisierung werden die Digitalisate durch das Bauamt stichprobenhaft einer Qualitätskontrolle unterzogen (ca. 4 Wochen).
Die Denkmalakten sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben.
Sämtliche Förderakten sind nach einer Qualitätskontrolle (Freigabe) zu vernichten.
Baulasturkunden (optional)
Das Baulastverzeichnis besteht aus ca. 27 000 Baulasturkunden. Eine Baulasturkunde besteht aus DIN A4-Papier und – in der Regel – ein oder 2 DIN A3 bis DIN A0-Plänen.
Die Urkunden sind gesiegelt und zusammengeklebt oder gebunden. Von den Urkunden sind ausschließlich die Pläne nach den Vorgaben der o. g. Hausakte zu scannen mit der Besonderheit, dass Siegel nicht gebrochen werden, die Verklebung oder Bindung der Urkunden also nicht gelöst/entfernt werden darf. Gesiegelte Dokumente sind generell mit Hilfe eines Flachbettscanners zu digitalisieren. Sämtliche Baulasturkunden sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben.
Diese Unterlagen befinden sich im Technischen Rathaus. Der Übergabeort kann mit einem Handhubwagen angefahren werden. Dabei ist eine Steigung zu überwinden, die rollstuhlgerecht hergestellt ist.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 227-557431
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-04-08 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Rosenberger GmbH & Co. KG
Postort: Bielefeld
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 411 415 💰
“Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten...”
Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten darf eine Frist von 5 Arbeitstagen nicht überschritten werden. Die Organisation der Abholung erfolgt nach Auftragserteilung. Der AG stellt pro Woche bis zu 1 000 Akten zur Verfügung.
Die analogen und digitalen Informationen dürfen nicht an Unbefugte weitergelangen oder gegeben werden. Der Dienstleister hat den Datenschutz zu gewährleisten, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und alle am Prozess Beteiligten müssen der Verschwiegenheit verpflichtet sein.
Originale dürfen nicht außerhalb der Geschäftsräume des Dienstleisters bearbeitet werden. Der Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 ist zu erbringen.
Die Akten dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen.
Die Festpreisbindung gilt bis zum Ablauf des 2. Vertragsjahres. Eine marktübliche Preiserhöhung ist nur einvernehmlich und frühestens 2 Jahre nach Vertragsbeginn möglich und ist spätestens 3 Monate vor Ablauf der Festpreisbindung zu beantragen. Sollte eine der Optionen erst nach diesem Zeitraum beauftragt werden, muss die Beantragung innerhalb von 1 Monat erfolgen. Die neuen Preise gelten jeweils mindestens 1 Jahr.
Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein virengeprüftes Abrechnungstool zur Verfügung. Hierdurch muss die Anzahl aller PDF-Dateien, die Anzahl der Blätter <= DIN A3 und die Anzahl der Blätter > DIN A3 aufsummiert und gelistet sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, einzelne Verzeichnisstrukturen auszuwählen. Das Tool wird zur Kontrolle einer vom Auftraggeber erstellten Rechnung benötigt. Die Rechnungsstellung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen.
Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein Erfassungstool zur Verfügung. Damit wird durch den AG pro Objekt ein Barcodeblatt erzeugt. Dieses Barcodeblatt wird als Deckblatt vorangestellt. Dieses Deckblatt enthält Kriterien wie z. B. Straße, Hausnummer/+zusatz und Koordinaten. Die genaue Definition erfolgt nach Auftragserteilung.
Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.
Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9Z56
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Quelle: OJS 2020/S 099-237939 (2020-05-19)