Digitalisierung Personalmanagement am PIK

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V.

Beschaffung von Software zur Digitalisierung im Personalmanagement (inkl. Neubeschaffung der Dienstleistung Gehaltsabrechnung) am Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V..
— Los 1: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre,
— Los 2: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll) für 5 Jahre.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-10-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-09-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-09-27 Auftragsbekanntmachung
2020-01-09 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-09-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Referenznummer: 2019-04-PIK
Kurze Beschreibung:
Beschaffung von Software zur Digitalisierung im Personalmanagement (inkl. Neubeschaffung der Dienstleistung Gehaltsabrechnung) am Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V.. — Los 1: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre, — Los 2: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll) für 5 Jahre.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bereitstellung von Software 📦
Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V.
Postanschrift: Telegrafenberg A26
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.pik-potsdam.de 🌏
E-Mail: einkauf@pik-potsdam.de 📧
Telefon: +49 3312882-547 📞
Fax: +49 3312882-600 📠
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y40DJSP/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y40DJSP 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-27 📅
Einreichungsfrist: 2019-10-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-01 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2024-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 189-459912
ABl. S-Ausgabe: 189
Zusätzliche Informationen
(1) Angebote sowie Verfahrenskorrespondenz sind ausschließlich in deutscher Sprache zulässig; (2) Die Verfahrenskommunikation wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatz Land Brandenburg abgewickelt; (3) Zur Ausschreibung sind ergänzende Informationen und Formulare (Vergabeunterlagen) vorhanden. Diese sind bei der Erstellung der Angebote unbedingt zu beachten bzw. zu verwenden. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz Land Brandenburg Portal zum Download bereit. (4) Die Verfahrenskommunikation – auch die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. – wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg abgewickelt. Fragen sind ausschließlich hierüber an die Vergabestelle zu richten! (4.1) Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) – ein Versand findet nicht statt. (4.2) Registrierung Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene E-Mail-Adresse regelmäßig – auch nach Angebotsschluss! – abgerufen bzw. überwacht werden. (5) Die zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen sind vertraulich zu behandeln. Deren Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne Genehmigung der Vergabestelle unzulässig; (6) Die Beteiligung am Verfahren (u. a. Erstellung von Angeboten) erfolgt auf Kosten der interessierten Unternehmen. Aufwendungen, die den interessierten Unternehmen entstehen, werden nicht erstattet. (7) Nach Auswertung der eingegangenen Angebote, werden die besten 3 zu einer Angebotspräsentation inkl. Vorstellung des Produktes/der Lösung eingeladen. Bekanntmachungs-ID: CXP9Y40DJSP
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Beschaffung von Software zur Digitalisierung im Personalmanagement (inkl. Neubeschaffung der Dienstleistung Gehaltsabrechnung) am Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V..
— Los 1: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre,
— Los 2: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll) für 5 Jahre.
Geschätzter Gesamtwert: 250 000 EUR 💰
Informationen über Lose:
Im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens ist es ebenfalls möglich, ein Kombinationsangebot für Los 1 und LOS 2 abzugeben. Dies ist in den Angebotsunterlagen eindeutig zu kennzeichnen.
Bezeichnung des Loses: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre.
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre.
Bezeichnung des Loses: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll)
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll).
Dauer: 60 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V.
Telegrafenberg A26
14473 Potsdam

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1) Nachweis über eine aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bieters Entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist.
2) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssen auch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.
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3) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 4.1 EU) – auch vom Nachunternehmer.
4) Im Falle von Bietergemeinschaften oder bei Einsatz von Nachunternehmern hat jeder Beteiligte die geforderten Eignungsnachweise zu erbringen. Die Nachweise müssen von den Beteiligten gemeinsam – je nach Leistungsanteil – erbracht werden (Formular 4.2 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung).
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5) Im Falle von Unteraufträgen/Eignungsleihe ist Formular 4.3 EU (Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe) und Formular 4.4 EU (Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen) einzureichen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1) Erklärung über den Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.
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2) Nachweis über das Bestehen einer Haftplichtversicherung mit einer Deckungssumme für Sach- und Vermögensschäden von mindestens 500 000 EUR je Schadensfall (nicht älter als 6 Monate). Alternativ Verpflichtung des Abschlusses einer Versicherungspolice im Auftragsfall.
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3) Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, ist durch jedes Mitglied die unter Ziffer 1-2 genannte Erklärung/Nachweis, unter Berücksichtigung des jeweils zu erbringenden Leistungsanteils innerhalb der Bietergemeinschaft, der grob zu beschreiben ist, vorzulegen.
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4) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssen auch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.
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5) Kann ein Bewerber oder Bieter aus einem berechtigten Grund die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener, Unterlagen (z. B. Patronatserklärung, Eignungsleihe) belegen.
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
1) Referenzachweis: Es werden erfahrene Mitarbeiter (3-5 Jahre Projekterfahrung je Mitarbeiter) des AN mit entsprechenden Referenzen über vergleichbare Projekte erwartet, die eine professionelle Durchführung im Ressourcen- und Zeitplan gewährleisten. Es sind mindestens 3 Referenzprojekte aus Forschungseinrichtungen aufzuzeigen.
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Der Nachweis von Referenzen erfolgt durch Eigenerklärung mit Kurzbeschreibung der Referenz, Adresse und Ansprechpartner des jeweiligen Auftraggebers. Angebote von AN, welche die geforderten Referenzen nicht oder nur unvollständig nachweisen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
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2) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
3) Schriftliche Erklärung, dass dem Vertrieb und dem Inverkehrbringen des angebotenen Produkts durch den Bieter/die Bietergemeinschaft keine Rechte Dritter oder Rechtsvorschriften entgegenstehen.
4) Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffer 1 bis 3 genannten Erklärungen, unter Berücksichtigung des jeweils zu erbringenden Leistungsanteils innerhalb der Bietergemeinschaft, der grob zu beschreiben ist, vorzulegen.
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5) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssen auch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Mindestentgeltanforderungen nach Brandenburgischem Vergabegesetz (s. Ergänzende Vereinbarung BbgVergG (Formular 5.3 EU) sowie Nachunternehmererklärung BbgVergG (Formular 5.4 EU) im Bereich „Vergabeunterlagen" im Projektraum (Identifikationsnummer: CXP9Y40DJSP) auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg.
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Für die Einführung der angebotenen Software muss der AN sicherstellen, dass alle Prozesse und Funktionalitäten so zu implementieren sind, dass personenbezogene Daten des Auftraggebers gesetzeskonform bezüglich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) verarbeitet werden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß § 28 EU-DSGVO ist vorgesehen und liegt unter „Sonstiges" den Ausschreibungsunterlagen bei.
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Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-12-20 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-10-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Eingetragener Verein mit überwiegend staatlicher Finanzierung
Kontakt
Kontaktperson: Beschaffungsstelle
Internetadresse: www.pik-potsdam.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y40DJSP/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
(1) Angebote sowie Verfahrenskorrespondenz sind ausschließlich in deutscher Sprache zulässig;
(2) Die Verfahrenskommunikation wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatz Land Brandenburg abgewickelt;
(3) Zur Ausschreibung sind ergänzende Informationen und Formulare (Vergabeunterlagen) vorhanden. Diese sind bei der Erstellung der Angebote unbedingt zu beachten bzw. zu verwenden. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz Land Brandenburg Portal zum Download bereit.
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(4) Die Verfahrenskommunikation – auch die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. – wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg abgewickelt. Fragen sind ausschließlich hierüber an die Vergabestelle zu richten!
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(4.1) Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) – ein Versand findet nicht statt.
(4.2) Registrierung
Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene E-Mail-Adresse regelmäßig – auch nach Angebotsschluss! – abgerufen bzw. überwacht werden.
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(5) Die zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen sind vertraulich zu behandeln. Deren Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne Genehmigung der Vergabestelle unzulässig;
(6) Die Beteiligung am Verfahren (u. a. Erstellung von Angeboten) erfolgt auf Kosten der interessierten Unternehmen. Aufwendungen, die den interessierten Unternehmen entstehen, werden nicht erstattet.
(7) Nach Auswertung der eingegangenen Angebote, werden die besten 3 zu einer Angebotspräsentation inkl. Vorstellung des Produktes/der Lösung eingeladen.
Bekanntmachungs-ID: CXP9Y40DJSP

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3318661-719 📞
Fax: +49 3318661-652 📠
Internetadresse: https://mwe.brandenburg.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung der Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
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3) Der Antrag ist unzulässsig, soweit:
a) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
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b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 189-459912 (2019-09-27)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-01-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Beschaffung von Software zur Digitalisierung im Personalmanagement (inkl. Neubeschaffung der Dienstleistung Gehaltsabrechnung) am Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V.. Los 1: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre. Los 2: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll) für 5 Jahre.
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Gesamtwert des Auftrags: 250 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-01-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-01-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 007-012024
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 189-459912
ABl. S-Ausgabe: 7
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9Y40DGKD

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Los 1: Beschaffung einer Software für die Personalverwaltung in Form von Software-as-a-Service inkl. Service & Wartung für 5 Jahre.
Los 2: Neubeschaffung der externen Dienstleistung der Gehaltsabrechnung (Payroll) für 5 Jahre.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-12-30 📅
Name: P & I Personal & Informatik AG
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Postort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land: Deutschland 🇩🇪
Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 25 000 EUR 💰
225 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Die Unwirksamkeit des Vertrages kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Da der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht hat, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Quelle: OJS 2020/S 007-012024 (2020-01-09)