Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung von Patientenakten und Eingangsrechnungen

Klinikum St. Georg gGmbH

Das Klinikum St. Georg gGmbH schreibt die Digitalisierung sowie die revisionssichere Langzeitarchivierung von Patientenakten der stationären Behandlung sowie der ambulanten Behandlungen der Notfallversorgung sowie die Digitalisierung und die revisionssichere Langzeitarchivierung von Eingangsrechnungen aus.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-01-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-12-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH

Wer?

• Klinikum St. Georg gGmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-12-17	Auftragsbekanntmachung
2020-03-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-12-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Referenznummer: 064 19
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum St. Georg gGmbH
Postanschrift: Delitzscher Straße 141
Postleitzahl: 04129
Postort: Leipzig
Kontakt
Internetadresse: http://www.sanktgeorg.de 🌏
E-Mail: ausschreibungsstelle@sanktgeorg.de 📧
Telefon: +49 341909-3250 📞
Fax: +49 341909-3251 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y04D447/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y04D447 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-17 📅
Einreichungsfrist: 2020-01-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-19 📅
Datum des Beginns: 2020-04-01 📅
Datum des Endes: 2024-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 245-603191
ABl. S-Ausgabe: 245
Zusätzliche Informationen

Das gesamte Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich elektronisch. In Papierform eingereichte Angebote führen zur Nichtberücksichtigung. Zur Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren ist eine kostenfreie Registrierung unter www.dtvp.de als Bieter erforderlich. Alle dem Angebot beizufügenden Unterlagen sind an den geforderten Stellen mit Unterschrift versehen und gescannt im Bietermodul des DTVP hochzuladen (Dateibezeichnung bitte mit Bietername). Der Bewerber trägt das Übermittlungsrisiko und ist für den fristgerechten Eingang des vollständigen Angebotes verantwortlich. Sollten Fragen von Bewerbern auftauchen, können diese über das Bietermodul an den Auftraggeber gerichtet werden. Die Antworten sind unter der in I.3 genannten Adresse abrufbar. Nicht registrierte Bewerber erhalten darüber keine weitere Information sondern müssen sich selbstständig darum bemühen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag umfasst folgende Arbeiten:

— elektronisches Erfassen von Papier-Krankenakten (ca. 4 120 000 Seiten p. a.) mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und revisionssicheren Aufbewahrung beim AN des hierbei entstehenden Abbildes (Scanprodukt) und späterer Vernichtung des papiergebunden Originals,

— elektronisches Erfassen von Papier-Rechnungsdokumenten (ca. 170 000 Seiten p. a.) mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und revisionssicheren Aufbewahrung beim AN des hierbei entstehenden Abbildes (Scanprodukt) und späterer Vernichtung des papiergebunden Originals,

— Langezeitarchivierung der digitalen Radiologiebefunde,

— Implementierung der Archivsoftware in das gängige Archivprogramm des AG mit digitaler Abbildung im einheitlich vorgegeben Register,

— Logistik und Transport mit Akteneingangs- und ausgangsregistratur,

— Belegindexierung und Nachindexierung zu Fallakten,

— Endkontrolle und Bereitstellung der Daten.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Klinikum St. Georg gGmbH

Delitzscher Straße 141

04129 Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1.1) Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, ggf. eidesstattliche Erklärung oder vergleichbare Bescheinigung einer Behörde des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist. (Vorlage Kopie);

1.2) Gewerbean- und ggf. -ummeldung, wenn keine Eintragungspflicht im Handels- bzw. Berufsregister besteht (Vorlage Kopie).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1.3) Nachweis über eine ausreichende Betriebshaftpflicht- Versicherung mit Angabe der jeweiligen Deckungssummen (Vorlage Kopie);

1.4) unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung und über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB (Anlage 1).

Mindeststandards:

Zu 1.3) – Mindestforderung Deckungssummen:

Sachschäden bis zu 500 000 EUR je Schadensereignis

Personenschäden bis zu 3 000 000 EUR je Schadensereignis

Vermögensschäden bis zu 1 000 000 EUR je Schadensereignis (Vorlage Kopie)

1.5) Darstellung der Mitarbeiterentwicklung in den letzten 3 Geschäftsjahren (als Anlage beizufügen);

1.6) Eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit (Umsatz), in der jeweils der Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben ist, sowie jene Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, die mit Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, erwirtschaftet worden sind. (Anlage 2)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1.7) Eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) in den vergangenen 3 Jahren.

Zu jeder benannten Referenz sind Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner mit Tel.-Nr., Ort der Leistungserbringung, Leistungszeitraum und Nettoauftragswert anzugeben. Darüber hinaus hat der Bieter anzugeben, ob er die Leistung als Hauptauftragnehmer, als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft oder als Nachauftragnehmer erbracht hat. Schließlich hat der Bieter die im eigenen Betrieb erbrachten Leistungen mit Angabe des Umfangs zu bezeichnen.

(als Anlage beizufügen);

1.8) Nachweis der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar (Kopie Zertifikat oder Eigenerklärung beifügen);

1.9) Nachweis der Zertifizierung ISO/IEC 27001:2013 oder vergleichbar (Kopie Zertifikat oder Eigenerklärung beifügen);

1.10) Zertifizierung nach BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbar (Kopie Zertifikat oder Eigenerklärung beifügen);

1.11) Nachweis der Zertifizierung Erstellung und Betrieb des Rechenzentrums für Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderung auf Basis DIN 50600 oder vergleichbar. (Kopie Zertifikat oder Eigenerklärung beifügen);

1.12) Nachweis eines QM-Systems einschließlich Auditplan und Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2008 oder vergleichbar (Kopie Zertifikat oder Eigenerklärung beifügen).

Mindeststandards: Zu 1.7 Mindestanforderungen:

— 5 Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten…

… eines Klinikums, in dem das DMS-System HYDMedia eingesetzt wird,

… in Krankenhäusern vergleichbarer Größe,

— 5 Referenzen mit einer zertifizierten, revisionssicheren, digitalen Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der BSI TR 03138 oder vergleichbar,

— 3 Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten in Verbindung mit der Einführung der Belegindexierung mit mehr als 2 500 Dokumentenvorlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-03-13 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-01-21 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Ort des Eröffnungstermins: Nichtöffentliche elektronische Angebotseröffnung.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität und Verfahrensbeschreibung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunale Gesellschaft
Kontakt
Kontaktperson: Ausschreibungsstelle
Internetadresse: www.sanktgeorg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y04D447/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y04D447

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: PF 101364
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04013
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3202 📞
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Für Amtshandlungen der Vergabekammern werden Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben (§ 182 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 245-603191 (2019-12-17)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 062-148779
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 245-603191
ABl. S-Ausgabe: 62
Zusätzliche Informationen

Unter Bezugnahme auf § 5 Abs. (1) VgV – Wahrung der Vertraulichkeit – und § 39 Abs. (6) VgV sieht der Auftraggeber in der Veröffentlichung des genauen Auftragswertes eine Verletzung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Da im EU-Formular in den Punkten II.1.7) und V.2.4) die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1.00 EUR entschieden. Bekanntmachungs-ID: CXP4Y04D0MS

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Elektronisches Erfassen von Papier-Krankenakten (ca. 4 120 000 Seiten p.a.) mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und revisionssicheren Aufbewahrung beim AN des hierbei entstehenden Abbildes (Scanprodukt) und späterer Vernichtung des papiergebunden Originals;

— Elektronisches Erfassen von Papier-Rechnungsdokumenten (ca. 170 000 Seiten p.a.) mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und revisionssicheren Aufbewahrung beim AN des hierbei entstehenden Abbildes (Scanprodukt) und späterer Vernichtung des papiergebunden Originals;

— Langezeitarchivierung der digitalen Radiologiebefunde;

— Implementierung der Archivsoftware in das gängige Archivprogramm des AG mit digitaler Abbildung im einheitlich vorgegeben Register;

— Logistik und Transport mit Akteneingangs - und ausgangsregistratur;

— Belegindexierung und Nachindexierung zu Fallakten;

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-03-09 📅
Name: DMI GmbH
Postanschrift: Otto-Hahn-Straße 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

Da im EU-Formular in den Punkten II.1.7) und V.2.4) die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1.00 EUR entschieden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y04D0MS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Gem. § 135 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber.

1) gegen § 134 verstoßen hat oder;

2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2020/S 062-148779 (2020-03-25)

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