Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,
— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,
— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,
— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-06.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-03-20.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Digitalisierung von ca. 44.000 Akten der Ausländerbehörde inklusive Transport und Vernichtung
30.02-2019/0094”
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦
Kurze Beschreibung:
“Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum...”
Kurze Beschreibung
Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,
— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,
— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,
— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenspeicherung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Ort der Leistung: Region Hannover🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 30169 Hannover
Dienstgebäude Maschstr. 17 bzw. Sitz des Auftragnehmers
Beschreibung der Beschaffung:
“Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert...”
Beschreibung der Beschaffung
Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.
Der Auftragnehmer besitzt die Fähigkeit, sowohl die Scanvor und -nachbereitung als auch das Scannen zu übernehmen und die hierfür erforderliche technische Infrastruktur vorzuweisen. Die gescannten Dokumente sind mit entsprechender Kennzeichnung und Indexierung zu versehen. Das Ausgabeformat ist PDF/A mit OCR-Volltexterkennung.
Die Digitalisierung der Ausländerakten soll über einen Zeitraum von einem Jahr verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jede Woche anteilig ca. 1000 Akten des Aktenbestandes von insgesamt ca. 44 000 (ca.1,1 km) Akten abzuholen und nach dem Scannen (Digitalisieren) zu vernichten. Die zu scannenden Ausländerakten sind vom Auftragnehmer am Standort der ABH in Maschstr. 17, 30169 Hannover abzuholen und nach dem Digitalisieren nach den Vorgaben des Vertrages zu vernichten.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2019-09-02 📅
Datum des Endes: 2020-08-31 📅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Als Eigenerklärung vorzulegen:
— Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Als Eigenerklärung vorzulegen:
— Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für Sachschäden sowie mind. 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001,
— Zertifizierung gem. BSI o.Nachweis, dass techn....”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001,
— Zertifizierung gem. BSI o.Nachweis, dass techn. Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR RESISCAN) eingehalten ist bzw. Nachweis, d. eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet,
— Aktenvernichtung = Erfahrung mit der Vernichtung v.Papierakten mit einem sehr hohen Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN 66399,Schutzklasse 3,Sicherheitsstufe 4,
— mindestens 1 Referenz über die Kapazität (ca. 8,8 Mio. Blatt) u. Erfahrung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten der öffentl. Verwaltung (insbesondere hinsichtlich datenschutzrechtlicher Anforderungen).
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: — siehe Leistungsbeschreibung-
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-05-06
09:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-07-17 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-05-07
10:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Ort: Region Hannover, Hildesheimer Str. 20, 30169 Hannover.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): — Bieter und deren Bevollmächtigte sind zum Verfahren nicht zugelassen-
“Vergabeunterlagen in elektronischer Form:
Informationen zum Abruf der Vergabeunterlagen: siehe I.3).
Kommunikation:
Anfragen zum Verfahren können...”
Vergabeunterlagen in elektronischer Form:
Informationen zum Abruf der Vergabeunterlagen: siehe I.3).
Kommunikation:
Anfragen zum Verfahren können elektronisch über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) oder an die unter I.3) genannte Adresse gestellt werden.
Angebotsabgabe:
Schriftliche Angebote sind nicht zugelassen!
Angebote können nur elektronisch in Textform abgegeben werden.
Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) zu übermitteln.
Zugang zur elektronischen Kommunikation bzw. Angebotsabgabe als registrierter Nutzer der B_I eVergabe über den Menüpunkt - Meine Vergaben - unter dem B_I code D435413247 im Bereich - Mitteilungen - bzw. - Angebot -.
Informationen zu den Registrierungsmöglichkeiten sind zu finden unter:
https://www.bi-medien.de/bi-medien/produkte/de-bimedien-produkte.bi.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Lüneburg
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131151334/1335/1336📞
Fax: +49 4131152943 📠
URL: http://www.mw.niedersachsen.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wurde, ist gegen diese Entscheidung ein Antrag auf Nachprüfung durch die Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wurde, ist gegen diese Entscheidung ein Antrag auf Nachprüfung durch die Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Regierungsvertretung Lüneburg, auf der Hude 2, 21339 Lüneburg, zulässig. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach § 161 GWB ist der Antrag schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen, unverzüglich zu begründen und soll ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 161 GWB).
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 059-136530 (2019-03-20)
Ergänzende Angaben (2019-04-18) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Digitalisierung von ca. 44 000 Akten der Ausländerbehörde inklusive Transport und Vernichtung
30.02-2019/0094”
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2019/S 059-136530
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: II.1.5)
Ort des zu ändernden Textes: Geschätzter Gesamtwert
Alter Wert
Text: Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.: 1,20 EUR
Neuer Wert
Text: Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt: 1 200 000 EUR
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: III.1.2)
Ort des zu ändernden Textes: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Alter Wert
Text:
“Als Eigenerklärung vorzulegen:- Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für Sachschäden...”
Text
Als Eigenerklärung vorzulegen:- Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für Sachschäden sowie mind. 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden.
Mehr anzeigen Neuer Wert
Text:
“Als Eigenerklärung vorzulegen:- auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle bis zur Zuschlagserteilung Nachweis Haftpflichtversicherung f. Vermögensschäden...”
Text
Als Eigenerklärung vorzulegen:- auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle bis zur Zuschlagserteilung Nachweis Haftpflichtversicherung f. Vermögensschäden m. einer versicherten Summe von mind. 1 Mio. EUR pro Schaden und Jahr.
Mehr anzeigen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: III.1.3)
Ort des zu ändernden Textes: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Alter Wert
Text:
“Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001,
— Zertifizierung gem. BSI o. Nachweis, dass techn....”
Text
Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001,
— Zertifizierung gem. BSI o. Nachweis, dass techn. Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR RESISCAN)eingehalten ist bzw. Nachweis, d. eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet,
— Aktenvernichtung = Erfahrung mit der Vernichtung v. Papierakten mit einem sehr hohen Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4,
— mindestens 1 Referenz über die Kapazität (ca. 8,8 Mio. Blatt) u. Erfahrung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten der öffentl. Verwaltung (insbesondere hinsichtlich datenschutzrechtlicher Anforderungen).
Mehr anzeigen Neuer Wert
Text:
“Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001 und mindestens eine Referenz hinsichtlich der...”
Text
Als Einzelnachweis vorzulegen:
— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001 und mindestens eine Referenz hinsichtlich der datenschutzgerechten Transportkapazitäten,
— Zertifizierung gem. BSI o. Nachweis, dass techn. Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen" (TR RESISCAN) eingehalten ist bzw. Nachweis, d. eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet,
— mindestens eine Referenz über die Kapazität (8,8 Mio. Blatt) und Erfahrung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten der öffentl. Verwaltung (insbesondere hinsichtlich datenschutzrechtlicher Anforderungen)
— mindestens eine Referenz hinsichtlich der Vernichtung von Papierakten mit sehr hohem Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 079-190722 (2019-04-18)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-08-16) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Kontaktperson: Team Zentrale Vergabeangelegenheiten -30.02- Dez. I-IV
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum...”
Kurze Beschreibung
Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,
— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,
— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,
— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts- Sicherung und Rechnungslegung.
Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 338769.2 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert...”
Beschreibung der Beschaffung
Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.
Der Auftragnehmer besitzt die Fähigkeit, sowohl die Scanvor und -nachbereitung als auch das Scannen zu übernehmen und die hierfür erforderliche technische Infrastruktur vorzuweisen. Die gescannten Dokumente sind mit entsprechender Kennzeichnung und Indexierung zu versehen. Das Ausgabeformat ist PDF/A mit OCR-Volltexterkennung.
Die Digitalisierung der Ausländerakten soll über einen Zeitraum von einem Jahr verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jede Woche anteilig ca. 1 000 Akten des Aktenbestandes von insgesamt ca. 44 000 (ca.1,1 km) Akten abzuholen und nach dem Scannen (Digitalisieren) zu vernichten. Die zu scannenden Ausländerakten sind vom Auftragnehmer am Standort der ABH in 30169 Hannover, Maschstr. 17, abzuholen und nach dem Digitalisieren nach den Vorgaben des Vertrages zu vernichten.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 059-136530
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel:
“Digitalisierung von ca. 44 000 Akten der Ausländerbehörde inklusive Transport und anschließender Vernichtung”
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-08-13 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: ALPHA COM Deutschland GmbH
Postanschrift: Kapweg 3-5, 13405 Berlin
Postort: Berlin, Reinickendorf
Postleitzahl: 13405
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 338769.2 💰
Quelle: OJS 2019/S 160-394922 (2019-08-16)