Digitalisierung von ca. 44.000 Akten der Ausländerbehörde inklusive Transport und Vernichtung

Region Hannover

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:
— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,
— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,
— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,
— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-03-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ALPHA COM Deutschland GmbH

Wer?

• Region Hannover

Wie?

• Datenverarbeitung › Datenspeicherung
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Hannover › Region Hannover

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-03-20	Auftragsbekanntmachung
2019-04-18	Ergänzende Angaben
2019-08-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-03-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 30.02-2019/0094
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover: — den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten, — die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess, — die Digitalisierung (Scannen) der Akten, — die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder, — Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF, — die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle, — die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung, — die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten, — das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenverarbeitung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Region Hannover 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Region Hannover
Postanschrift: Hildesheimer Str. 20
Postleitzahl: 30169
Postort: Hannover
Kontakt
Internetadresse: http://www.ausschreibungen-hannover.de 🌏
E-Mail: zentrale.vergabe@region-hannover.de 📧
Telefon: +49 51161623314/23315/23557 📞
Fax: +49 51161621040 📠
URL der Dokumente: https://abruf.bi-medien.de/D435413247 🌏
URL der Teilnahme: http://www.bi-medien.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-03-20 📅
Einreichungsfrist: 2019-05-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-25 📅
Datum des Beginns: 2019-09-02 📅
Datum des Endes: 2020-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 059-136530
ABl. S-Ausgabe: 59
Zusätzliche Informationen
— Bieter und deren Bevollmächtigte sind zum Verfahren nicht zugelassen-

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover:

— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,

— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,

— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,

— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,

— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,

— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,

— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,

— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,

— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.

Geschätzter Gesamtwert: 1.2 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.

Der Auftragnehmer besitzt die Fähigkeit, sowohl die Scanvor und -nachbereitung als auch das Scannen zu übernehmen und die hierfür erforderliche technische Infrastruktur vorzuweisen. Die gescannten Dokumente sind mit entsprechender Kennzeichnung und Indexierung zu versehen. Das Ausgabeformat ist PDF/A mit OCR-Volltexterkennung.

Die Digitalisierung der Ausländerakten soll über einen Zeitraum von einem Jahr verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jede Woche anteilig ca. 1000 Akten des Aktenbestandes von insgesamt ca. 44 000 (ca.1,1 km) Akten abzuholen und nach dem Scannen (Digitalisieren) zu vernichten. Die zu scannenden Ausländerakten sind vom Auftragnehmer am Standort der ABH in Maschstr. 17, 30169 Hannover abzuholen und nach dem Digitalisieren nach den Vorgaben des Vertrages zu vernichten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

30169 Hannover

Dienstgebäude Maschstr. 17 bzw. Sitz des Auftragnehmers

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Als Eigenerklärung vorzulegen:

— Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für Sachschäden sowie mind. 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Als Einzelnachweis vorzulegen:

— Qualitätssiegel /Zertifikate gem. ISO 27001, ISO 28001 oder ISO 9001,

— Zertifizierung gem. BSI o.Nachweis, dass techn. Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR RESISCAN) eingehalten ist bzw. Nachweis, d. eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet,

— Aktenvernichtung = Erfahrung mit der Vernichtung v.Papierakten mit einem sehr hohen Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN 66399,Schutzklasse 3,Sicherheitsstufe 4,

— mindestens 1 Referenz über die Kapazität (ca. 8,8 Mio. Blatt) u. Erfahrung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten der öffentl. Verwaltung (insbesondere hinsichtlich datenschutzrechtlicher Anforderungen).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: — siehe Leistungsbeschreibung-

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-07-17 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-05-07 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Ort: Region Hannover, Hildesheimer Str. 20, 30169 Hannover.
Zusätzliche Informationen: — Bieter und deren Bevollmächtigte sind zum Verfahren nicht zugelassen-

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Team Zentrale Vergabeangelegenheiten -30.02- Dez. I - IV
Internetadresse: www.ausschreibungen-hannover.de 🌏
Dokumente URL: https://abruf.bi-medien.de/D435413247 🌏
Kontaktperson: Team Zentrale Vergabeangelegenheiten Dez. I-IV
Telefon: +49 511616 / 23315314557 📞
Land: Region Hannover 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Vergabeunterlagen in elektronischer Form:

Informationen zum Abruf der Vergabeunterlagen: siehe I.3).

Kommunikation:

Anfragen zum Verfahren können elektronisch über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) oder an die unter I.3) genannte Adresse gestellt werden.

Angebotsabgabe:

Schriftliche Angebote sind nicht zugelassen!

Angebote können nur elektronisch in Textform abgegeben werden.

Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) zu übermitteln.

Zugang zur elektronischen Kommunikation bzw. Angebotsabgabe als registrierter Nutzer der B_I eVergabe über den Menüpunkt - Meine Vergaben - unter dem B_I code D435413247 im Bereich - Mitteilungen - bzw. - Angebot -.

Informationen zu den Registrierungsmöglichkeiten sind zu finden unter:

https://www.bi-medien.de/bi-medien/produkte/de-bimedien-produkte.bi.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Lüneburg
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131151334/1335/1336 📞
Fax: +49 4131152943 📠
Internetadresse: http://www.mw.niedersachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wurde, ist gegen diese Entscheidung ein Antrag auf Nachprüfung durch die Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Regierungsvertretung Lüneburg, auf der Hude 2, 21339 Lüneburg, zulässig. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach § 161 GWB ist der Antrag schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen, unverzüglich zu begründen und soll ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 161 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 059-136530 (2019-03-20)

Ergänzende Angaben (2019-04-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover: — den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten, — die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess, — die Digitalisierung (Scannen) der Akten, — die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder, — Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF, — die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle, — die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung, — die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten, — das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-04-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 079-190722
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 059-136530
ABl. S-Ausgabe: 79

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,

— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,

— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,

— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,

— Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF,

— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,

— die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung,

— die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten,

— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.

Quelle: OJS 2019/S 079-190722 (2019-04-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-08-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst nach Maßgabe der Region Hannover: — den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten, — die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess, — die Digitalisierung (Scannen) der Akten, — die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder, — Erzeugung und Anbringung eines Transfervermerks direkt am PDF, — die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle, — die Aufbewahrung der Papierakten bis zu deren Vernichtung, — die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Papierakten, — das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts- Sicherung und Rechnungslegung.

Gesamtwert des Auftrags: 338769.2 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-08-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-08-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 160-394922
ABl. S-Ausgabe: 160

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts- Sicherung und Rechnungslegung.

Die Digitalisierung der Ausländerakten soll über einen Zeitraum von einem Jahr verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jede Woche anteilig ca. 1 000 Akten des Aktenbestandes von insgesamt ca. 44 000 (ca.1,1 km) Akten abzuholen und nach dem Scannen (Digitalisieren) zu vernichten. Die zu scannenden Ausländerakten sind vom Auftragnehmer am Standort der ABH in 30169 Hannover, Maschstr. 17, abzuholen und nach dem Digitalisieren nach den Vorgaben des Vertrages zu vernichten.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70 %
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-08-13 📅
Name: ALPHA COM Deutschland GmbH
Postanschrift: Kapweg 3-5, 13405 Berlin
Postort: Berlin, Reinickendorf
Postleitzahl: 13405
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 338769.2 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Team Zentrale Vergabeangelegenheiten -30.02- Dez. I-IV
Quelle: OJS 2019/S 160-394922 (2019-08-16)

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