Enaio Pflege und Weiterentwicklung 2020

Beschreibung der Beschaffung

Als Anstalt öffentlichen Rechts gehört die NBank zu 100 Prozent zum Land Niedersachsen, vertreten durch das Niedersächsische Ministerium für Finanzen. Näheres finden Sie unter www.nbank.de.
Aktuelle Einsatzgebiete des DMS
Das System enaio (interne Bezeichnung IDA) wird bislang im Wesentlichen von den operativen Einheiten mit rund 220 bis 250 aktive Rich-Clients zur Antragsbeabeitung genutzt. Alle Mitarbeiter nutzen das im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgebildete Organisationshandbuch (OHB). Auch Projekte und Prüfungen werden im DMS bearbeitet und dokumentiert.
— Abbildung des Organisationshandbuches (OHB)/der schriftlich fixierten Ordnung,
— Unterstützung des Wissensmanagements durch die Konsolidierung vorhandener Wissensquellen, sowie der Herstellung einer besseren Auffindbarkeit und leichteren Pflege von Informationen,
— Führen von elektronischen Akten,
— das System ist dabei mit diversen anderen IT-Systemen über Schnittstellen verbunden:
—— SAP/ABAKUS – Automatische unmittelbare Anlage von Fallakten zu neu angelegten Förderanträgen,
—— Datawarehouse,
— tägliche Anlage von Akten zu am Vortag im SAP/ABAKUS neu angelegten Geschäftspartnern.
— tägliche Aktualisierung der Metadaten von Fall- und Geschäftspartnerakten:
—— Schriftverkehrssystem ABADOC – Automatische Ablage von in ABADOC archivierten Dokumenten in den entsprechenden Fall- oder Geschäftspartnerakten.
— Abbildung des Eingangsrechnungsprozesses inklusive Rechnungsfreigabe sowie dazugehörigen Buchungen,
— Dokumentation im Rahmen von Servicedesign.
Allgemeine Anforderungen
Die NBank strebt eine langfristige, partnerschaftliche und erfolgreiche Zusammenarbeit für die nächsten Jahre mit dem neuen Dienstleister an. Integrität, Flexibilität, Vertrauen und Zuverlässigkeit sind Werte, auf die die NBank in diesem Zusammenhang setzt. Für die Rahmenvereinbarung ist daher eine Vertragslaufzeit von 36 Monaten vorgesehen mit einer einseitigen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate.
Dabei ist ein Kündigungsrecht nach einem Jahr vorzusehen. Gründe für eine Ausübung des Sonderkündigungsrechts sind eine andauernde Unzufriedenheit mit den Leistungen des Anbieters im Rahmen der Weiterentwicklung und Wartung (Support) des Systems gemäß dieser Leistungsanforderung.
Die gesamte Kommunikation mit der NBank sowie die Vertragsgestaltung hat in deutscher Sprache zu erfolgen.
Die NBank erwartet eine regelmäßige Vor-Ort-Betreuung in der NBank an wenigstens einem Tag pro Woche für Betrieb und Wartung (z. B. Fehlerbehebung, Housekeeping und Performance). Je nach Auftragslage werden für Weiterentwicklung und/oder Projekte weitere Anwesenheit erforderlich.
Es wird erwartet, dass die Aufgaben immer durch die gleichen Personen durchgeführt werden. Begonnene Aktivitäten müssen von denselben Personen fertig gestellt werden. Für den Vertretungsfall muss eine geeignete Person mit gleichartiger Qualifikation bereitgestellt werden. Unterlagen über die geforderten Qualifikationen sind dem Angebot beizufügen – siehe Verdingungsunterlage.
Technische Rahmenbedingungen
Die Systemlandschaft der NBank besteht aus einer dreistufigen Systemlandschaft mit einem zusätzlichen Releasewechselsystem.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

10.1.1) Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mit dem Angebot geeignete Referenzen über die aktuelle Betreuung / Wartung und Weiterentwicklung von bereits implementierten OS/ECM-Systemen mit entsprechendem Funktions- und Themenumfang einzureichen.
Dabei ist der jeweilige Auftraggeber namentlich unter Nennung eines Ansprechpartners, dessen Rufnummer sowie Auftragswert und Liefer- bzw. Leistungszeitraum zu nennen. Es sind maximal 5, aber mindestens 2 Referenzaufträge zu nennen. Bitte nutzen Sie das beigefügte Formular (Anlage 06 der Vergabeunterlagen);
10.1.2) Qualitätssicherung:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot darzustellen, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden (formlos bzw. Eigenerklärung);
10.1.3) Unteraufträge:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden (formlos bzw. Eigenerklärung);
10.2.5) Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter:
Mit dem Angebot sollen die für den Auftrag einzusetzenden Mitarbeiter (Leitung und Personal) unter Darstellung der Qualifikation und Erfahrung inkl. Angaben zur beruflichen Qualifikation genannt werden (formlos bzw. Eigenerklärung). Folgende Informationen/Unterlagen sollen vorgelegt werden:
— Nennung der für die Weiterentwicklung einzusetzenden Mitarbeiter unter Angabe der Qualifikation insbes. der Berufserfahrung im Bereich der technischen und fachlichen Beratung bei der Weiterentwicklung von aktuellen Dokumenten Management System-Lösungen des Herstellers Optimal Systems GmbH, Berlin,
— Nennung der für die Wartung einzusetzenden Mitarbeiter unter Angabe der Qualifikation insbes. der Berufserfahrung im Bereich des Betriebs und der technischen Wartung (Fehlerbehebung) von aktuellen Dokumenten Management System-Lösungen des Herstellers Optimal Systems GmbH, Berlin,
— Zusicherung, dass die angebotenen Mitarbeiter für die gesamte Vertragslaufzeit für die NBank zur Verfügung stehen (Ausnahme: Gründe, die nicht vom Dienstleister zu vertreten sind, z. B. Kündigung) und im Vertretungsfall Mitarbeiter mit gleichartigen Qualifikationen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

10.2.4) Mindestentgelterklärung:
Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Mindestentgelterklärung einzureichen (Anlage 05 der Vergabeunterlagen).
Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen;
10.2.2) Bietergemeinschaft:
Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (formlos);
10.2.6) Verpflichtungserklärung zum Datenschutz:
Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen (Anlage 07 der Vergabeunterlagen).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

10.2.6) Verpflichtungserklärung zum Datenschutz:
Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen (Anlage 07 der Vergabeunterlagen);
10.1.4) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ist das beigefügte Formular zu unterzeichnen und mit dem Angebot vorzulegen (Anlage 04 der Vergabeunterlagen);
10.1.5) Dritte:
Sofern der Einsatz von Dritten/Subunternehmern/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen. Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vorzulegen (formlos bzw. Eigenerklärung);
10.2.1) Angaben zum Unternehmen:
Angaben (Name, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner) zum Unternehmen des Bieters sowie Kurzdarstellung des Unternehmens (z. B. Leistungsspektrum und Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit) und der Unternehmensorganisat

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.