Entsäuerung und restauratorische Bearbeitung des Arolsen Archives Bestands

Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Arolsen Archives sucht einen Dienstleister für die Entsäuerung und restauratorische Bearbeitung des Bestands: Registrierungen von Ausländern und deutschen Verfolgten durch öffentliche Einrichtungen, Versicherungen und Firmen in der US-Zone.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Zentrum für Bucherhaltung GmbH

Wer?

• Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Kassel › Waldeck-Frankenberg
• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-03	Auftragsbekanntmachung
2019-07-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-06-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Telefon: +49 431 / 599-1518 📞
Fax: +49 431 / 599-1465 📠
URL der Dokumente: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏
URL der Teilnahme: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-03 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-04 📅
Datum des Beginns: 2019-08-15 📅
Datum des Endes: 2019-12-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 106-259223
ABl. S-Ausgabe: 106
Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe- Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 27.6.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist. Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: 4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen: 5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung); 6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist; 7) Preisblatt; 8) Angaben im Punkt 5.2 der Leistungsbeschreibung; 9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes.

Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe- Plattform der GMSH verknüpfen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.

Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 27.6.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen:

5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung);

6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist;

7) Preisblatt;

8) Angaben im Punkt 5.2 der Leistungsbeschreibung;

9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Entsäuerung und restauratorische Bearbeitung des Arolsen Archives Bestands: Registrierungen von Ausländern und deutschen Verfolgten durch öffentliche Einrichtungen, Versicherungen und Firmen in der US-Zone.

Der Bestand „Registrierung von Ausländern und deutschen Verfolgten durch öffentliche Einrichtungen, Versicherungen und Firmen in der US Zone“ (ITS 2.1.1.1) gehört zu den Originalunterlagen der Arolsen Archives, die von der UNESCO mit dem Titel „Weltdokumentenerbe“ ausgezeichnet wurden.

Den Kern dieses aus mehreren Provenienzen von den Arolsen Archives zusammengestellten Bestands bilden Dokumente über „Angehörige der Vereinten Nationen, andere Ausländer, deutsche Juden und Staatenlose“, die sich während des Krieges und in der unmittelbaren Nachkriegszeit in der US-amerikanischen Zone aufhielten. Deutsche Kommunalbehörden, Versicherungen und Firmen waren per Alliiertenbefehl verpflichtet, hierüber Auskunft zu geben. Die Arolsen Archives übernahmen diese Dokumente nach der Zentralisierung der Suchbemühungen aus dem Suchbüro in Esslingen.

Dieser Bestand ist digitalisiert und namentlich erschlossen. Der Bestand kann ein Gesamtbild vom Einsatz und Charakter der Zwangsarbeit liefern. Er ist für die Beauskunftung über Einzelschicksale wie auch für die historische Forschung von großer Bedeutung.

Eckdaten: Der Bestand besteht aus fast 700 000 Dokumenten, die in 2 635 Stehkartons aufbewahrt werden. Die Einzeldokumente sind als lose Blattsammlung im DIN A3 und DIN A4 Format teilweise gefaltet abgelegt. Das Gesamtgewicht des Archivbestandes beträgt in verpackter Form ca. 6,6 Tonnen.

Bei dem Umfang handelt es sich um eine grobe Schätzung der Arolsen Archives und ist nicht als verbindliche Mengenangabe zu bewerten. Eine Bestandsbesichtigung ist vor Angebotsabgabe möglich.

Aufgabenstellung:

Dem Bestand ist eine Entsäuerung zu unterziehen.

Neben der Entsäuerung sind folgende Maßnahmen durchzuführen:

1) Trockenreinigung;

2) Entfernen von Verklebungen (z. B. Tesa);

3) Schließen von Rissen;

4) Ergänzen von Fehlstellen;

5) Glätten von verworfenen Dokumenten und Eselsohren;

6) Entfalten und Planlegen von DIN A3-Formaten;

7) Verpackung in fach- und formatgerechte Kartonagen.

Die Fähigkeit zur fachgerechten und zuverlässigen Ausführung bzw. Handhabung der zur Erfüllung der Maßnahmen 1 – 7 erforderlichen Verfahren und Methoden ist vom Bieter mit dem Angebot unter Punkt 5.2 des Leistungsverzeichnisses zu bestätigen.

Die Dokumente sind im bestehenden Zusammenhang und in der vorgefundenen Reihenfolge zu verpacken und zurück zu liefern.

Die Beschaffung der fach- und formatgerechten Kartonagen erfolgt durch den Auftragnehmer und ist Teil der Finanzierung durch Fördermittel. Die Qualität der Kartonagen muss der DIN ISO 16245 Typ A entsprechen.

Eine elektronische Dokumentation der Behandlungsparameter ist möglich. Mit Rücklieferung des Bestandes sind die elektronischen Daten den Arolsen Archives als Auftraggeber zu übergeben. Die Art (analog und/oder digital) und der Umfang der Dokumentation ist vom Bieter mit dem Angebot darzustellen und zu erläutern.

Für die durchgeführten restauratorischen Maßnahmen an den Einzeldokumenten muss ebenfalls eine entsprechende Dokumentation erfolgen. Vorzugsweise entsteht diese Dokumentation in digitaler Form. Über die Qualität und Aussagefähigkeit der Dokumentation wird vom Bieter gefordert, mit seinem Angebot eine entsprechend dezidierte Darstellung zu übergeben.

Der Auftraggeber behält sich vor, aus den Darstellungen des Bieters entstehende Fragen im Rahmen eines Aufklärungsgespräches beantworten zu lassen und das Ergebnis in der Entscheidung zur Auftragsvergabe zu berücksichtigen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bad Arolsen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.

Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart (Entsäuerung), die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Jahre (2016-2018).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

3) Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal fünf Referenzen der im Wesentlichen in den letzten 3 Jahren (2016 – 2018) erbrachten vergleichbaren Leistungen auf dem Gebiet (Entsäuerung und restauratorische Bearbeitung von Teilen des Archivbestandes) unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie der öffentlichen und privaten Auftraggeber mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 07:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-09-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-07-08 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätsbewertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Preis (Gewichtung): 70 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Katja Schmidt
Dokumente URL: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.

Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 27.6.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen:

5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung);

6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist;

7) Preisblatt;

8) Angaben im Punkt 5.2 der Leistungsbeschreibung;

9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-4640 📞
Fax: +49 431988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor Zuschlagserteilung gem. § 134 GWB informiert. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der zuständigen Vergabekammer überprüfen lassen. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist die vorhergehende Rüge des Verstoßes gegenüber der Vergabestelle.

Ein Antrag auf Durchführung eines Vergabeverfahrens ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

Wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich Vergabewesen
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 431599-1518 📞
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Fax: +49 431599-1465 📠
Quelle: OJS 2019/S 106-259223 (2019-06-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-07-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-07-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-07-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 146-360338
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 106-259223
ABl. S-Ausgabe: 146

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-07-23 📅
Name: Zentrum für Bucherhaltung GmbH
Postanschrift: Bücherstraße 1
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04347
Land: Deutschland 🇩🇪
Leipzig 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2019/S 146-360338 (2019-07-29)

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