Erbringung von DL zur Weiterführung der Altschriftgutverwaltung der BvS und der BVVG

BVVG

Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme und Weiterführung der Altschriftgutverwaltung der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rhenus Archiv Services GmbH Rhenus-Platz 1 59439 Holzwickede

Wer?

• BVVG

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Bibliotheksverwaltung › Katalogisierung
• Unternehmensorganisation › Aktenführung

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-04-15	Auftragsbekanntmachung
2019-08-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-04-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Referenznummer: VG-6.9.5-74
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Katalogisierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bvvg
Postanschrift: Schönhauser Allee 120
Postleitzahl: 10437
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bvvg.de 📧
Telefon: +49 30-4432-2025 📞
Fax: +49 30-4432-1207 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/CAEB59E9-E467-4D81-AF8B-9ABADE4D9392 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/CAEB59E9-E467-4D81-AF8B-9ABADE4D9392 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-15 📅
Einreichungsfrist: 2019-05-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-04-18 📅
Datum des Beginns: 2019-07-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 077-183505
ABl. S-Ausgabe: 77

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut. Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschrift- und Behördenschriftgut der BvS und Altschriftgut der BVVG (Behörden- und GmbH-Schriftgut) sowie Alt- bzw. Firmenschriftgut ihrer (ehem.) Abwicklungsunternehmen. (Daten in papier- oder elektronischer Form, Akten, Dokumente, Mikrofilme). Das Altschriftgut der BvS und der BVVG bildet eine Einheit und unterscheidet sich nur durch die abgebenden Stellen und die daraus resultierende Zuständigkeit zur Prüfung für eine dauerhafte Aufbewahrung. Bei der Durchführung des Auftrags sind alle einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Für die Aufgabenerledigung ist das Archivmaterial vom jetzigen Dienstleister zu übernehmen, ohne das hierfür eine besondere Vergütung geschuldet ist. Für den Übergabe-/Übernahmezeitraum ist zu gewährleisten dass die Akten und Datenträger uneingeschränkt genutzt werden können. Es muss gewährleistet sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind, um die Gesamtleistung zu erbringen. Näheres entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung Anlage A 1 der Vergabeunterlagen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— aktuelle Kopie (nicht älter 6 Monate) des Nachweises über die Eintragung im Handelsregister oder ggf. Gewerbezentralregister; (Weiteres entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen und der Anlage A1!).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters nach § 42 VgV entsprechend §§ 123, 124 und ggf. 125 GWB (insbesondere darüber -dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren gegen ihn eingeleitet wurde, -dass er sich nicht in Liquidation befindet, -dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverläsigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt),

– Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist (hier mindestens 2 Mio. EUR/Jahr), jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre,

– Nachweis einer aktuellen und geeignete Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Kalenderjahr abschließen und diese während der gesamten Vertragslaufzeit unterhalten. -2 000 000 EUR für Personenschäden/-5 000 000 EUR für Sachschäden/-1 000 000 EUR für Vermögensschäden/-500 000 EUR für Schäden gemäß DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz; Insidererklärung; Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (vom Bieter unterschrieben unter Beifügung der vom Bieter zu erstellenden Anlage 5 zum Vertrag zwingend mit dem Angebot einzureichen).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Darstellung der für die Durchführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten technisch-logistischen Ausrüstung des Unternehmens hinsichtlich Fuhrpark,

– Darstellung der für die Durchführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten Archivgebäude und -räume mit der Anforderung, dass das Altschriftgut zwingend an einem Standort in Berlin oder in einer maximalen Entfernung von 100 km zur Berliner Stadtgrenze aufzubewahren ist,

– Darstellung der für die Ausführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten technischen Ausrüstung, die eine Kassation entsprechend der DIN 66399:2012 nach der Schutzklasse 2 und nach der Sicherheitsstufe P4 gewährleistet, unter Beifügung von Produktblättern,

– Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 9001,

– Aktuell gültige Zertifizierung (für alle Kernprozesse) nach ISO 27001,

– Datensicherheitskonzept gemäß ISO 27001 mit Notfallkonzept sowie Darstellung des Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS),

– Konzept der kontinuierlichen und zügigen Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister (technisch-logistisch und zeitlich),

– Konzept zur dv-gestützten Verwaltung und Kommunikation zur Aktenbewirtschaftung,

– Konzept, dass und wie der Einsatz ausreichend qualifizierter Mitarbeiter gesichert wird,

– Angabe, ob und welche Leistungen durch Nachunterunternehmer ausgeführt werden sollen, Benennung der Nachunternehmer,

– Referenzliste in anonymisierter Form für den Bieter für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten 3 Geschäftsjahren, mind. 3 (anzugeben sind Leistungszeit, Auftragsvolumen); nachgereicht werden können 6 Tg. nach ges. schriftl. Aufforderung:

– Referenzliste vollständig,

– Nachweise über die beruflichen Qualifikationen des für den Auftrag vorgesehenen fachlichen Projektleiters und dessen Vertreters pro Standort (ggf. anonymisierte Einzelprofile) unter Angabe der beruflichen Qualifikationen (abgeschlossenes Hochschulstudium der Fachrichtung Archiv-/Dokumentationswesen oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten), für den kaufmännischen Projektleiter wirtschaftswissenschaftlicher Abschluss,

– Darstellung, dass die übrigen Archivkräfte über Erfahrungen im Archivwesen verfügen und nach Möglichkeit mit der Aufbewahrung, Bereitstellung und Aussonderung von Behördenschriftgut vertraut sind. Die Mitarbeiter/innen müssen aufgrund ihrer Ausbildung und bisherigen beruflichen Tätigkeiten in der Lage sein, sich schnell und zuverlässig mit der Struktur und den Aufgaben der Auftraggeber sowie der bereitgestellten dv-Anwendung vertraut zu machen; Bei Nachunternehmereinsatz:

– Abgabe der vollständig ausgefüllten und verbindlich unterschriebenen Verpflichtungserklärung für jeden Nachunternehmer und Nachreichen von Eignungsnachweisen des Nachunternehmers (s. Punkt auch 4.1.1),

– Nachweis der Eignungsvoraussetzungen für die Nachunternehmer (ISO 9001, ISO 27001, DIN 66399:2012 (wie oben); vom Nachunternehmer unterschriebener Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (wie oben),

– Nachweise zur beruflichen Qualifikation der Projektleiter und weiteren Mitarbeiter (wie oben),

– Referenzliste für Nachunternehmer für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten 3 Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. Anzugeben sind Leistungszeit, Auftragsvolumen sowie die vollständige Anschrift des jeweiligen Auftraggebers mit Tel.-Nr. und Ansprechpartner (s. a. Anlage A 5).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Vertragserfüllungsbürgschaft

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-06-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-05-21 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/CAEB59E9-E467-4D81-AF8B-9ABADE4D9392 🌏
Telefon: +49 30-4432-1037 📞
Land: Berlin 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Weitere andere öffentliche Auftraggeber: BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben, Schönhauser Allee 120, 10437 Berlin

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 531213
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen,

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2019/S 077-183505 (2019-04-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-08-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2263813.09 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH
Postanschrift: Schönhauser Allee 120, 10437 Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://bvvg.de 🌏
Telefon: +49 304432/2025 📞
Fax: +49 304432/1207 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-08-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-08-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 163-401108
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 077-183505
ABl. S-Ausgabe: 163

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut. Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschrift- und Behördenschriftgut der BvS und Altschriftgut der BVVG (Behörden- und GmbH-Schriftgut) sowie Alt- bzw. Firmenschriftgut ihrer (ehem.) Abwicklungsunternehmen. (Daten in papier- oder elektronischer Form, Akten, Dokumente, Mikrofilme). Das Altschriftgut der BvS und der BVVG bildet eine Einheit und unterscheidet sich nur durch die abgebenden Stellen und die daraus resultierende Zuständigkeit zur Prüfung für eine Dauerhafte Aufbewahrung. Bei der Durchführung des Auftrags sind alle einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Für die Aufgabenerledigung ist das Archivmaterial vom jetzigen Dienstleister zu übernehmen, ohne das hierfür eine besondere Vergütung geschuldet ist. Für den Übergabe-/Übernahmezeitraum ist zu gewährleisten dass die Akten und Datenträger uneingeschränkt genutzt werden können. Es muss gewährleistet sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind, um die Gesamtleistung zu erbringen.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-06-18 📅
Name: Rhenus Archiv Services GmbH Rhenus-Platz 1 59439 Holzwickede
Postanschrift: Rhenus-Platz 1
Postort: Holzwickede
Postleitzahl: 59439
Land: Deutschland 🇩🇪
Unna 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2 263 813 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Privatisierung von Immobilien
Kontakt
Kontaktperson: BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postleitzahl: 53123
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe oben VI.4.1
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 163-401108 (2019-08-22)

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