Externe Lagerung von Arzneimittel-und Sprechstundenbedarfs-Verordnungen

Kurze Beschreibung

Die AOK Nordwest beabsichtigt, Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfs-Verordnungen, vom Abrechnungsmonat Januar 2020 an für eine Gesamtlaufzeit von 48 Monaten zzgl. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren extern zu lagern. Während dieser Zeit fallen zu Prüfzwecken Ziehungen von sowohl einzelnen Verordnungen als auch von gesamten Abrechnungsperioden an, die der Auftraggeberin dann zuzustellen sind. Einen Monat nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer stellt der Auftragnehmer die Verordnungen des betreffenden Abrechnungsjahres zur Abholung und datenschutzgerechten Vernichtung einem Vertragspartner der Auftraggeberin bereit.

Beschreibung der Beschaffung

Beschaffenheit: Bei den Verordnungen handelt es sich um DIN A6-Vordrucke mit einer Grammatur von ca. 90 g/qm. Von den Abrechnungszentren (vgl. Anlage 8) werden die Verordnungen in 85 % der Fälle in genormten Pappkartons mit der Abmessung 12 cm x 17 cm x 40 cm (BxTxH) verpackt. Die Kartons sind mit Aufklebern gekennzeichnet, die über folgende Information verfügen: Name des Abrechnungszentrums und Abrechnungszeitraum.
Beschädigte Kartonagen sind von dem Auftragnehmer entweder durch Klebeband/-folie zu sichern oder in neue Kartons – mit Ergänzung der Beschriftung – umzupacken. In jedem Karton befinden sich ca. 3 000 Verordnungen.
Mengen: Durchschnittlich werden von den Abrechnungszentren insgesamt ca. 1 944 000 Verordnungen pro Monat abgerechnet. Dieser Wert basiert auf Auswertungen der Jahre 2017/2018 mit gleichbleibender Entwicklung bis zum Jahr 2019. Die Mengen können zukünftig durch mögliche Digitalisierungsmaßnahmen variieren bzw. sich gänzlich einstellen.
Anlieferung und Einlagerung: Die Arzneimittel-Verordnungen der AOK Nordwest werden von den Abrechnungszentren nach vorheriger Terminabsprache direkt zum Lagerort des Auftragnehmers geliefert. Die von den Rechenzentren getrennt angelieferten Sprechstundenbedarfs-Verordnungen der AOK NORDWEST werden direkt zum Lagerort des Auftragnehmers geliefert. Die Sprechstundenbedarfs-Verordnungen werden zu einem späteren Zeitpunkt von der Auftraggeberin zu Prüfzwecken angefordert. Die angelieferten Verordnungen aus den Regionen Schleswig-Holstein und Westfalen-Lippe sind aus organisatorischen Gründen getrennt von einander zu lagern.
Ziehung: Von der Auftraggeberin werden zu Prüfzwecken monatlich ca. 600 Arzneimittel- sowie Sprechstundenbedarfs-Verordnungen (7.200 Verordnungen/Jahr) benötigt. Diese werden grundsätzlich zweimal monatlich, in besonderen Fällen (Fristwahrung, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren etc.) auch separat angefordert. Die entsprechenden Anforderungen gehen dem Auftragnehmer von zuvor benannten bzw. autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Auftraggeberin per verschlüsselter E-Mail zu. Das Verschlüsserungsverfahren, z. B. PGP oder S/MIME, wird von der Auftraggeberin vorgegeben. Der Auftragnehmer entnimmt die angeforderten Verordnungen aus dem eingelagerten Bestand und versendet diese kostenfrei innerhalb von 3 Werktagen (ohne Sam-, Sonn- und Feiertage) per Paketdienst oder Boten an die Anschrift der Auftraggeberin. Nach Abschluss der Prüfung sendet die Auftraggeberin die gezogenen Verordnungen per Paketdienst oder Boten zum Auftragnehmer zurück. Dieser legt die Verordnungen jedoch nicht am vorherigen Entnahmeort, sondern in gesonderten Kartons mit in der Leistungsbeschreibung beschriebener Beschriftung und Gliederung ab. Der Auftragnehmer dokumentiert die Ziehungen über die gesamt Vertragslaufzeit und stellt die Dokumentation der Auftraggeberin auf Anforderung bereit.
Bereitstellung zur Vernichtung: Spätestens vier Wochen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht stimmen der Auftragnehmer und die Auftraggeberin die Abholung der betreffenden Kartons für eine datenschutzgerechte Vernichtung terminlich und organisatorisch ab. Die weitere Aufgabe des Auftragnehmers ist es, die Kartons entsprechend der Beschriftung (Abrechnungszeitraum) am vereinbarten Abholtag in einer Sicherheitsschleuse protokolliert bereitzustellen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftrag kann durch die Auftraggeberin zweimal jeweils um ein Jahr verlängert werden. D. h. im Detail:
– Einlagerung und Ziehung von Verordnungen 1.1.2020-31.12.2021,
– 1. Verlängerung mit Einlagerung und Ziehung 1.1.2022-31.12.2022,
– 2. Verlängerung mit Einlagerung und Ziehung 1.1.2023-31.12.2023,
– Lagerung und Ziehung bis spätestens 31.12.2029.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannte Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen;
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, einschl. Nachweis* einer aktuell bestehenden und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung durch Bestätigung des Versicherers mit mindestens folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall gegen Personenschäden (500 000 EUR); Sachschäden (1 000 000 EUR) und Vermögensschäden (300 000 EUR); Ersatzweise kann der Bieter erklären, dass er unverzüglich nach Zuschlagserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung in der Höhe der geforderten Mindestdeckungssumme und in der geforderten Ausgestaltung abschließt und der Auftraggeberin durch Vorlage eines geeigneten Dokumentes nachweisen wird:
(a) Hinweis: die mit * gekennzeichnete Bescheinigung kann bereits mit Abgabe des Angebotes eingereicht werden, ist jedoch spätestens auf Aufforderung vorzulegen;
(b) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Angaben von mind. 2 aktuellen Referenzen (Referenzliste) innerhalb der letzten 3 Jahre, die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind:
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft können die zuvor genannten Erklärungen gemeinsam erbracht werden. Dabei sind die Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat;
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Erklärungen für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Zusätzlich sind folgende Angebotsunterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).
(c) Hinweis Nachunternehmer im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern sind die zuvor Erklärungen für Nachunternehmer insoweit zu erbringen, wie sie auf die vom Nachunternehmer zu übernehmende Leistung anwendbar sind. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Kontrolle der Verpflichtungen zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen und Sanktionen bei Verstößen gegen diese Verpflichtungen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen/VOL) für die Vergabe von Dienstleistungen.

Das Vergabeverfahren wird im Auftrag der Auftraggeberin vom AOK-Bundesverband durchgeführt.
Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKDRGU

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.:
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber.
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".