Fachliche und technische Leistungen im Bereich CA Automatic Workload Automation, Vergabe-Nr.:2019/02

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin (AG) setzt für die Automation von Prozessen das Produkt CA Automic Workload Automation (im Folgenden „AWA“) ein und möchte sich insoweit zukunftssicher und innovativ aufstellen, um die Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Als Kernthemen sieht die AG: struktureller Ausbau, Optimierung mit Automic, strategische Ausrichtung der Automic-Umgebung in Richtung Selfservices, Bereitstellung Selfservices, Betriebsunterstützung. Der/die Auftragnehmende soll bei der Umsetzung von Anforderungen an das AWA-System beraten, dabei die Umsetzung der Machbarkeit untersuchen und konzipieren, bei der Konfiguration/Programmierung im AWA-System und Betrieb unterstützen. Der aktuelle Betriebszustand soll ausgebaut werden: Workflows stärker i. S. v. Selfservices zur Verfügung stellen, eine nahezu End-to-End-Automation und Erweiterung der Schnittstellen zu weiteren Systemen bzw. zum IT-Service-Management erreichen, um Ausführungen, Störungen auf Grundlage der BGW-Standards zu dokumentieren.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Erfüllung der unter II.1.4) dargelegten Ziele und Aufgaben beinhaltet die Beschaffungsmaßname folgende, nicht abschließende, Leistungsinhalte: Beratungsleistungen, insbesondere hinsichtlich der Machbarkeit konkreter technischer Anforderungen an das AWA-System sowie die Optimierung des AWA-Systems zu einer zukunftsfähigen Lösung. Projektplanungsleistungen (Projektplan, Milestone-Management, Controlling) und die Umsetzung der in der Beratung identifizierten Einzelprojekte von der Lösungsplanung und Konzeption über die Lösungsbereitstellung, Test und Einführung bis hin zum Betrieb, einschließlich Support (2nd/3rd-Level-Support), der implementierten Lösung. Daneben sind von dem/der Auftragnehmer/in der durchgängige Wissenstransfer auf die Beschäftigten des IT-Betriebs der AG sowie Coaching-Maßnahmen für diese zu erbringen. Die Coaching-Leistungen umfassen Maßnahmen wie „Training on the job“ und „Learning by doing“ mit dem Ziel, dass die Beschäftigten der AG mit der zur Verfügung gestellten Entwicklung umgehen und Fehler bzw. Fehlerquellen und deren Störwirkbreite erkennen können. Bei der Umsetzung dieser Arbeiten gewährleistet der/die Auftragnehmer/in, dass mindestens folgende Themenbereiche fachlich abgedeckt sind:
— Analysieren der bestehenden Automic-Umgebung,
— Analysieren der bestehenden Automic-Prozesse (insbesondere betreffend: der Auftragsverarbeitung, Deploymentverfahren, Testprozesse, Dokumentationsrichtlinien, Coderichtlinien),
— Planung und Design der Service-Automation in Automic,
— Planung und Design von Deploymentverfahren in Automic,
— Planung und Design von Testautomatisierung in Automic,
— Planung und Design eines automatisierten Dokumentationsprozesses in Automic,
— Planung und Design von Schnittstellen zu Drittsystemen, wie SBM und dem Automic-System,
— Realisieren und Implementieren der skizzierten Lösungen,
— Planen und Konfigurieren von Benutzer- und Gruppenbereitstellungen,
— Planen und Konfigurieren der Service-Bereitstellung aus Automic,
— Planen und Konfigurieren Automic-Schnittstellen,
— Planen und Konfigurieren der Selfservices,
— Planen und Realisieren von PromptSets für die Workflows,
— Erstellung und Anpassung von Automic-Objekten,
— Implementieren von Regelerweiterungen,
— Anpassungen an der Automic-Umgebung,
— Erweiterung und Anpassung der Mandanten in Automic,
— Upgrade der Automic-Umgebung (bspw. zur Nutzung von REST-Schnittstellen),
— Implementieren von Transportmechanismen zwischen Automic-Mandanten,
— Fehlerursachenanalyse bei Bereitstellungsproblemen,
— Durchführen einer Fehlerursachenanalyse bei Problemen im Zusammenhang mit der Service-Automation in Automic,
— Durchführen einer Fehlerursachenanalyse bei Problemen im Zusammenhang mit den Deploymentverfahren in Automic,
— Durchführen einer Fehlerursachenanalyse bei Problemen im Zusammenhang mit der Testautomatisierung in Automic,
— Durchführen einer Fehlerursachenanalyse bei Problemen im Zusammenhang mit den Dokumentationsprozessen in Automic,
— Durchführen einer Fehlerursachenanalyse bei Problemen im Zusammenhang mit den Schnittstellen zu Drittsystemen, wie SBM und dem Automic System,
— Behebung der analysierten Fehler durch entsprechende Maßnahmen.
Bei der Leistungserbringung wird von dem/der Auftragnehmer/in erwartet, dass zielorientiert und konstruktiv mit den internen Abteilungen der AG und externen beratenden Personen zusammengearbeitet wird. Die enge Zusammenarbeit bezieht sich insbes. auf die konzeptionelle sowie umsetzungstechnische Abstimmung hinsichtlich der Infrastruktur und Anpassungsleistung mit der AG.
Die Abrufmengen sind für die Vertragsdauer grundsätzlich nicht prognostizierbar. Die AG geht von einem unverbindlichen Volumen von ca. 800 Personentagen über die gesamte Laufzeit aus. Ein Anspruch auf Abruf besteht nicht. Die AG benötigt für die Umsetzung der anfallenden und beschriebenen Leistungen regelmäßig vor Ort am Standort Hamburg Unterstützung.

Beschreibung der Verlängerungen

Eine Verlängerung der Vertragslaufzeit ist zweifach für jeweils ein weiteres Vertragsjahr möglich, wobei die AG die beiden Verlängerungen auch zusammen in einer Erklärung geltend machen kann.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung sind von dem/der Bieter/in bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3) dieser Bekanntmachung:
1) Angabe des Namens bzw. der Firma/Bezeichnung des/der Bieter/in. Der/die Bieter/in hat eine für das Verfahren zuständige Ansprechperson mit Kontaktdaten anzugeben;
2) Einreichung einer selbst zu erstellenden Unterlage für eine Beschreibung Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Unternehmen. Wir gehen davon aus, dass für eine kurze prägnante Beschreibung Ihrer Struktur (einschließlich der Struktur, mit der Sie unseren Auftrag erfüllen möchten (unter Einbindung Dritter Unternehmen), Gründung, Niederlassung(en) in Deutschland, verbundener Unternehmen) und Ihres Leistungsportfolios bis zu 3 Seiten (DIN A4) ausreichen;
3) Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister, soweit der/die Bieter/in/das Mitglied der Bietergemeinschaft dort eingetragen ist, oder vergleichbarer Nachweis der Existenz des Unternehmens, jeweils nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge. Der eingereichte Nachweis gibt den aktuellen Eintragungsstand wieder.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der Befähigung sind von dem/der Bieter/in bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3 dieser Bekanntmachung:
1) Nachweis, dass für Ihr Unternehmen eine ungekündigte Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 000 000,00 EUR für Personenschäden sowie für Vermögens- und Sachschäden pro Schadensfall jeweils zweifach maximiert auf alle Versicherungsfälle pro Jahr, besteht. Fügen Sie in dem Fall eine Kopie der Versicherungsbestätigung als Nachweis bei.
Sofern noch keine entsprechende Haftpflichtversicherung besteht, reichen Sie bitte eine Eigenerklärung ein, dass eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 000 000,00 EUR für Personenschäden sowie für Vermögens- und Sachschäden pro Schadensfall jeweils zweifach maximiert auf alle Versicherungsfälle pro Jahr im Auftragsfall, spätestens bis zum Beginn der Auftragsausführung vorgehalten wird und Sie sich verpflichten, diese für die Dauer der Vertragsdurchführung aufrecht zu erhalten und die Prämien rechtzeitig zu entrichten.
2) Eigenerklärung zum Jahresgesamtumsatz des/der Bieters/in in Euro (netto) jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre sowie Angaben zum Jahresumsatz des/der Bieters/in in Euro (netto) jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie unter den Ziffern II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben, also fachliche und technische Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich CA Automic Workload Automation, die die in II. 2.4 genannten Themenbereiche abdecken. Die Angaben zum Jahresumsatz müssen sich dabei auf das in dieser Vergabe bietende Unternehmen, nicht auf den gesamten Konzern beziehen.
3) Eigenerklärung zur Anzahl der festangestellten Beschäftigten in den letzten 3 Geschäftsjahren, bezogen auf die mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbarer Leistungen. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie unter den Ziffern II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben, also fachliche und technische Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich CA Automic Workload Automation, die die unter Ziffer II. 2.4 dieser Bekanntmachung genannten Themenbereiche abdecken.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bieter/in bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen, wobei die Anforderungen unter Nr. 2. und Nr. 3. von der Bietergemeinschaft gemeinsam erfüllt werden können. Bitte beachten Sie zusätzlich die Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3 dieser Bekanntmachung:
1) Liste mit Referenzen über in den letzten 3 Jahren ausgeführten vergleichbaren (Teil-)Liefer- und (Teil-)Dienstleistungen, aus denen die Auftraggeberin ersehen kann, dass der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft über ausreichend vergleichbare Erfahrungen mit den hier zur Vergabe anstehenden Teilleistungen verfügt. Sämtliche Referenzen müssen aus den letzten 3 Jahren (ab 2015) stammen, wobei eine Referenz nur eine abgeschlossene oder nahezu abgeschlossene erbrachte Leistung ist. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie in II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben, also fachliche und technische Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich CA Automic Workload Automation die die unter Ziffer II. 2.4 dieser Bekanntmachung genannten Themenbereiche abdecken. Eine Referenz kann auch mehrere der ausgeschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistungen abdecken. Aus der Referenzliste müssen sich je Referenz folgende Angaben ergeben:
— Angabe Leistungsempfänger,
— Art und Umfang der erbrachten Leistungen: Beschreibung, aus der die Vergleichbarkeit der Referenz mit den hier ausgeschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistungen anschaulich wird, insbesondere solche wie in II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben, die die unter Ziffer II. 2.4 dieser Bekanntmachung genannten Themenbereiche abdecken,
— Zeitraum der Leistungserbringung.
2) Angabe der für die Vertragsdurchführung einzusetzenden Person für die Projektleitung: Benennung der Person unter Beifügung eines aussagekräftigen Kurzlebenslaufs. Als Mindestanforderung ist mit dem Kurzlebenslauf (z. B. Referenzen) zu belegen, dass diese Person über mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung bei der Beratung, der Projektplanung und der Lösungsplanung einschließlich Konzeption sowie dem Coaching im Zusammenhang mit CA Automic Workload Automation verfügt.
3) Angaben mindestens einer für die Vertragsdurchführung einzusetzenden Person im Berater-/Entwicklerteam: Benennung mindestens einer Person im Berater-/Entwicklerteam unter Beifügung eines aussagekräftigen Kurzlebenslaufs. Als Mindestanforderung sind mit dem Kurzlebenslauf (z. B. Referenzen) zu belegen, dass diese Person über mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung bei der Beratung, der Lösungsbereitstellung, dem Test und der Einführung sowie dem Betrieb im Zusammenhang mit CA Automic Workload Automation verfügt und diese Person die unter Ziffer II.2.4) dieser Bekanntmachung aufgeführten Themenbereiche fachlich abdeckt.

1) Zu Ziffer IV. 1.1) dieser Bekanntmachung: Das Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren nach der VgV durchgeführt. Zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Anforderungen gemäß Ziffern III. 1), III. 2) und VI. 3) nachzuweisen.
2) Das Verfahren wird elektronisch geführt.
3) Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Einreichung Ihres Angebots, dass wir die von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens verarbeiten werden, um unserer rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung nachzukommen. Ihr Angebot und damit Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine notwendige vorvertragliche Maßnahme.
4) Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Bitte beachten Sie, dass wir Antworten und Auskünfte ebenfalls auf der Plattform bei subreport-ELViS hochladen. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nur, wenn Sie sich dort für dieses Verfahren registriert haben.
5) Die Vergabeunterlagen können Sie unter dem in Ziffer I. 3) dieser Bekanntmachung angegebenen Link herunterladen. Dort erhalten Sie auch Vorlagen für Erklärungen zu Abschnitt III. dieser Bekanntmachung. Bitte beachten Sie die Unterlage Aufforderung zur Angebotsabgabe mit weiteren Hinweisen;
6) Ein/e Bieter/in kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritte/Unterauftragnehmende/Konzernunternehmen als „Dritte(n)“) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm/ihr und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall hat der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft - den Umfang der Eignungsleihe sowie die Dritten mit seinem/ihrem Angebot zu benennen und
— alle unter Ziffer III.1.1), III.1.2), dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise für jeden Dritten vorzulegen,
— die gemäß Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind für jeden Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten bezieht,
— Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Dritten auch die Erklärungen gemäß Ziffer III. 2) Nr. 1-4 dieser Bekanntmachung vorlegen,
— mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten eine Erklärung vorzulegen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, dass der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft im Auftragsfall auf die erforderlichen Mittel dieses Dritten in dem benannten Umfang vollumfänglich zugreifen kann (z. B. Verpflichtungserklärung).
Sofern Sie sich für die berufliche Erfahrung (Referenzen) auf die Kapazitäten Dritter nach den hier beschriebenen Anforderungen beziehen, beachten Sie bitte, dass diese Dritten im Umfang der Eignungsleihe für die Ausführung der Leistungen einzusetzen sind.
7) Die Auftraggeberin wird über den/die Bieter/in bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft und Dritten, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO, § 19 Abs. 4 MiLoG anfordern und diesen ihrer Entscheidung über die Geeignetheit des/der Bieter/in bzw. Bietergemeinschaft zu Grunde legen.
8) Sofern Sie sich auf andere Unternehmen zur Erbringung eines Teils der Leistung berufen (ohne Eignungsleihe) (Unterauftragnehmer), haben Sie dies mit dem Angebot mitzuteilen. Vor Zuschlagserteilung sind diese auf Verlangen der AG zu benennen, das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachzuweisen und entsprechende Verpflichtungserklärungen beizubringen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
1) Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB) (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
2) Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB) (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
— gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
— den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3) Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB) Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.