Indizierung der sogenannten DP 2 –Kartei

Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Arolsen Archives wird durch Techniken der Formularerkennung die ca. 2 Millionen DP2-Karten definieren und sucht nach einem Dienstleister, der diese indiziert.
Die digitalisierte Sammlung ist bis heute nicht nach Namen indiziert, was deren Benutzung erschwert.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-10-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-09-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DIGI-TEXX VIETNAM Ltd.

Wer?

• Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Kassel › Waldeck-Frankenberg
• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-09-16	Auftragsbekanntmachung
2019-11-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-09-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Kurze Beschreibung:

Arolsen Archives wird durch Techniken der Formularerkennung die ca. 2 Millionen DP2-Karten definieren und sucht nach einem Dienstleister, der diese indiziert. Die digitalisierte Sammlung ist bis heute nicht nach Namen indiziert, was deren Benutzung erschwert.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Arolsen Archives vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Telefon: +49 431 / 599-1518 📞
Fax: +49 431 / 599-1465 📠
URL der Dokumente: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏
URL der Teilnahme: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-16 📅
Einreichungsfrist: 2019-10-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-18 📅
Datum des Beginns: 2019-11-26 📅
Datum des Endes: 2019-12-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 180-438680
ABl. S-Ausgabe: 180
Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 17.10.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist. Mit dem Angebot sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: 4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen: 5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung); 6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist; 7) Preisblatt; 8) Angaben der Leistungsbeschreibung in Bezug auf die Bewertungskriterien (Tabelle); 9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes; Präqualifikation: Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.

Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 17.10.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

Mit dem Angebot sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen:

5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung);

6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist;

7) Preisblatt;

8) Angaben der Leistungsbeschreibung in Bezug auf die Bewertungskriterien (Tabelle);

9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes;

Präqualifikation:

Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Arolsen Archives wird durch Techniken der Formularerkennung die ca. 2 Millionen DP2-Karten definieren und sucht nach einem Dienstleister, der diese indiziert.

Die digitalisierte Sammlung ist bis heute nicht nach Namen indiziert, was deren Benutzung erschwert.

Leistungsbeschreibung und Aufgabenstellung

Die digitalisierte Sammlung ist bis heute nicht nach Namen indiziert, was deren Benutzung erschwert. Arolsen Archives wird durch Techniken der Formularerkennung die ca. 2 Millionen DP2-Karten definieren und sucht nach einem Dienstleister, der diese indiziert.

Folgende Informationen müssen jeweils mit dem zugehörigen Dokument elektronisch verknüpft werden:

— Name der registrierten Person,

— Vorname,

— Geburtsdatum,

— Geburtsort (wie auf dem Dokument angegeben, d. h. nach: Ortsname, „Provinz”, Staat),

— (angegebene) Staatsbürgerschaft,

— letzte Adresse,

— (beabsichtigte) Emigrations- bzw. Remigrationsort [=desired destination],

— Name des Vaters (wo vorhanden),

— Name der Mutter (wo vorhanden),

— In der Summe durchschnittlich 150 Zeichen pro Karte.

Die DP2-Karten folgen alle einem Muster, oben genannte Einträge sind immer an der gleichen Stelle in einem Formular handschriftlich eingetragen. Einige Dokumente tragen Verschmutzungserscheinungen oder andere Beschädigungen, sind aber noch lesbar.

Qualitätskriterien:

— Ortsnamen, „Provinz“ und Staaten sollen nach einem existierenden Standard erfasst werden (z. B. der „Library of Congress”, es wird kein bestimmter Standard vorgeschrieben, der gewählte muss den Arolsen Archives vorab mitgeteilt und bei der Indizierung konsequent befolgt werden),

— das Feld „Nationalität” soll nicht nach einem gegebenen Standard gefüllt werden, sondern erfasst werden, was auf dem Dokument steht,

— kleinere, offensichtliche Verschreibungen können korrigiert werden (z. B. „Lituana” „Lithuania”),

— eindeutige Abkürzungen können aufgelöst werden (z. B. „LIT” for Lithuania). Im Zweifel sollten aber die Daten wie auf dem Dokument erfasst werden,

— Fehlerrate < als 5 %.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bad Arolsen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart (Indizierung der sogenannten DP 2 –Kartei), die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Jahre (2016-2018).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

3) Erklärung (Formblatt) über mindestens eine Referenzen der im Wesentlichen in den letzten 3 Jahren (2016 – 2018) erbrachten vergleichbaren Leistungen auf dem Gebiet (Indizierungsprojekte mit historischem Kontext) unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie der öffentlichen und privaten Auftraggeber mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3) Zusätzliche Angaben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 07:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-12-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-10-28 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätsbewertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Katja Schmidt
Dokumente URL: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge/Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.

Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 17.10.2019 an die GMSH, z. H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

Mit dem Angebot sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:

4) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen:

5) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung);

6) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist;

7) Preisblatt;

8) Angaben der Leistungsbeschreibung in Bezug auf die Bewertungskriterien (Tabelle);

9) Eigenerklärung zur Einhaltung der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes;

Präqualifikation:

Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-4640 📞
Fax: +49 431988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor Zuschlagserteilung gem. § 134 GWB informiert. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der zuständigen Vergabekammer überprüfen lassen. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist die vorhergehende Rüge des Verstoßes gegenüber der Vergabestelle.

Ein Antrag auf Durchführung eines Vergabeverfahrens ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich Vergabewesen
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 431599-1518 📞
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Fax: +49 431599-1465 📠
Quelle: OJS 2019/S 180-438680 (2019-09-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-11-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-11-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-11-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 227-557710
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 180-438680
ABl. S-Ausgabe: 227

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Letzte Adresse,

— Ortsnamen, „Provinz“ und Staaten sollen nach einem existierenden Standard erfasst werden (z. B. der der „Library of Congress”, es wird kein bestimmter Standard vorgeschrieben, der gewählte muss den Arolsen Archives vorab mitgeteilt und bei der Indizierung konsequent befolgt werden),

— Das Feld „Nationalität” soll nicht nach einem gegebenen Standard gefüllt werden, sondern erfasst werden, was auf dem Dokument steht,

— Kleinere, offensichtliche Verschreibungen können korrigiert werden (z. B. „Lituana” „Lithuania”),

— Eindeutige Abkürzungen können aufgelöst werden (z. B. „LIT” for Lithuania). Im Zweifel sollten aber die Daten wie auf dem Dokument erfasst werden,

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-18 📅
Name: DIGI-TEXX VIETNAM Ltd.
Postanschrift: Ward District 12
Postort: Ho Chi Minh
Postleitzahl: 700000
Land: Vietnam 🇻🇳
United Kingdom 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Durchführung eines Vergabeverfahrens ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

Wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 227-557710 (2019-11-22)

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