Kreativagentur

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden, konzeptionellen und kreativen Unterstützung. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden:

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-02-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-12-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Parasol Island GmbH

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-12-20	Auftragsbekanntmachung
2020-03-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Referenznummer: D-0064/2019 - visitBerlin - Kreativagentur
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Marketing-Beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.about.visitBerlin.de 🌏
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Fax: +49 3025002532 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFD4SH/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFD4SH 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-20 📅
Einreichungsfrist: 2020-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-24 📅
Datum des Beginns: 2020-03-17 📅
Datum des Endes: 2022-03-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 248-614123
ABl. S-Ausgabe: 248
Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das dtvp bis spätestens 3.2.2020, 12:00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern die entsprechenden Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind. Bitte beachten Sie, dass vom 23.12.2019 bis einschließlich 2.1.2020 Bieterfragen nicht beantwortet werden. danach stehen wir aber wieder zur Verfügung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Kreation & Kampagne

Konzeption, Kreation und Umsetzung von integrierten nationalen und internationalen Kampagnen inklusive Auswertung unter Berücksichtigung der Kampagnenziele.

— Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/Kampagnenkonzepten,

— Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften,

— Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Mediaagentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen,

— Konzeption und Entwicklung von On- und Offline-Werbemitteln im Rahmen von Kampagnen und Projekten, u. a.

—— Konzeption und Erstellung von Visuals,

—— Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u. a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel),

—— Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen,

—— Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle,

—— Konzeption von Print- und Onlinepublikationen im Rahmen von Kampagnen,

—— Kreativleistungen für Printmedien (z. B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien,

—— Gegebenenfalls Einkauf von für die Kommunikationsmaßnahmen verwendeten Text- (werblich und redaktionell), Foto- und Bewegtbildmaterials sowie Verhandlung und Einkauf der damit zusammenhängenden Rechte. Die Kosten für das Material bzw. die Rechte an dem Material werden von der Auftraggeberin auf Nachweis erstattet.

— Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten,

— Konzeption und Gestaltung von Landing Pages im Rahmen von Kampagnen oder Projekten.

Koordination

— Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen,

— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager),

— Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin,

— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation,

— Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media, Social Media und SEA im Rahmen der Kampagnenplanung und gegeben falls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen,

Strategie & Weiterentwicklung

— Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können,

— Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern,

— Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter,

— Regelmäßige Inspirationspräsentationen durch die Agentur an visitBerlin-Mitarbeiter.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Rahmenvereinbarung erfolgt zunächst für den Zeitraum 17.3.2020 bis zum 16.3.2022.

Die Termine und Fristen für die Erbringung der auftragsgegenständlichen Leistungen werden von der Auftraggeberin vorgegeben. Der Auftragnehmer hat ausreichend personelle Kapazitäten vorzuhalten, um den Auftrag bedarfs- und fristgerecht auszuführen.

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum um jeweils ein weiteres Jahr, längstens jedoch bis zum 16.3.2024, zu verlängern. Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes.

Zusätzliche Informationen:

Bitte beachten Sie, dass vom 23.12.2019 bis einschließlich 2.1.2020 Bieterfragen nicht beantwortet werden. danach stehen wir aber wieder zur Verfügung.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Angaben zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung

— Der Bieter/die BG versichert, über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 500.000,00 Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen.

Oder

— Der Bieter/die BG versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Der Bieter muss als Mindestanforderung eine der oben genannten Anforderungen erfüllen. Der Nachweis der Versicherung ist unmittelbar nach Vertragsschluss vorzulegen.

2. Befähigung zur Berufsausübung

(Hinweis: Dieses Formblatt ist von Bietern, BG und Mitglieder der BG auszufüllen.)

— Der Bieter/die BG/das Mitglied der BG ist in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats unter der Nummer ___________________ verzeichnet.

— Für den Bieter/die BG/das Mitglied der BG ist ein Eintrag in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats nicht erforderlich.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung zu Referenzen,

— Erklärung zur Beschäftigtenzahl (einschließlich Büroinhaber) für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019.

Mindeststandards:

— Der Auftragnehmer hat 3 vergleichbare Referenzaufträge, die in den letzten 3 Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen soll mindestens 1 Referenzprojekt einen Berlin-Bezug aufzuweisen. Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von 150 000 EUR aufzuweisen. (Eigenerklärung)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt.

— Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag-Freitag von 10-18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann.

Der Auftragnehmer gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten von visitBerlin auf Anforderung der Auftraggeberin in der Regel innerhalb zweier Werktage.

Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.

— Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Die Agentur muss in der Lage sein, die benötigten Kapazitäten bereitzustellen, um unsere Kampagnen und Projekte (teilweise auch mehrere Kampagnen und Projekte parallel) erfolgreich umsetzen zu können.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenidee zu entwickeln und zu präsentieren. Bitte entwerfen Sie eine Präsentation zu Ihrer Kampagnenidee entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen, und reichen Sie die Präsentation als Tischvorlage mit dem Angebot vorab ein.

Die Wertung des mit dem Angebot eingereichten beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Kreativkonzept.

Das Ergebnis der Bewertung wird auf 2 Nachkommastellen gerundet, mit der angegebenen Gewichtung für das Kampagnenkonzept (0,4) multipliziert und ggf. nochmals auf 2 Nachkommastellen gerundet.

— In dem Angebot ist außerdem eine Person als Kreativdirektor für die Ausführung der vertraglichen Leistungen zu benennen. Der Kreativdirektor ist für die gesamte Laufzeit des Vertrages mit der Leitung der für die Auftraggeberin zu erbringenden Leistungen befasst. Sollte eine Mitwirkung des von dem Auftragnehmer benannten Kreativdirektors während der Vertragslaufzeit nicht mehr möglich sein (z. B. wegen Kündigung oder dauerhafter Erkrankung) verpflichtet sich der Auftragnehmer, unverzüglich eine Ersatzperson mit der Aufgabe zu betrauen. Die Qualifikation der Ersatzperson muss der Qualifikation des zunächst eingesetzten Kreativdirektors entsprechen.

Bitte erstellen Sie eine gesonderte Anlage, in der Sie 2 Vergleichsaufträge des Kreativdirektors aus den letzten 3 Jahren darstellen. (Portfolio bestehend aus mindestens Kampagnenidee, Visuals, Budgetrahmen, wenn vorhanden Nachweise für Awards/Auszeichnungen für die Kampagne). Aus der Darstellung muss sich der Leistungsumfang, die Leistungszeit und die Qualität der Umsetzung ergeben.

Die Wertung der fachspezifischen Erfahrungen ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Fachspezifische Erfahrungen des Kreativdirektors.

Das Ergebnis der Bewertung wird auf 2 Nachkommastellen gerundet, mit der angegebenen Gewichtung für die fachspezifische Erfahrung (0,2) multipliziert und ggf. nochmals auf 2 Nachkommastellen gerundet.

— Tagessätze sind in der Anlage Preisblatt anzugeben.

Bei der Bewertung des Preises wird der Gesamtbewertungspreis (netto) gemäß ausgefülltem Preisblatt berücksichtigt.

Die Bewertung des Preises erfolgt nachfolgender Berechnungsmethode:

Punktzahl Bieter A =

Günstigster Gesamtbewertungspreis x 100

Gesamtbewertungspreis A

Das Ergebnis wird auf 2 Nachkommastellen gerundet, mit der angegebenen Gewichtung für den Preis (0,3) multipliziert und ggf. nochmals auf 2 Nachkommastellen gerundet.

In einem ersten Bewertungsschritt werden die erzielten Punkte für das Kampagnenkonzept, die fachspezifische Erfahrung des Kreativdirektors und den Preis addiert.

Alle Bieter, die bei dieser ersten Bewertung eine Chance auf den Zuschlag haben, werden zu einer Präsentation eingeladen. Eine Chance auf den Zuschlag haben alle die Bieter, die ein wertungsfähiges Angebot abgegeben haben und bei bestmöglicher Bewertung der Präsentation die höchste Punktzahl und damit den Zuschlag erhalten könnten. Dabei wird unterstellt, dass der nach ersten Bewertungsschritt führende Bieter für die Präsentation 0 Punkte erhält.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-03-25 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-02-10 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:05
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kampagnenkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachspezifische Erfahrungen des Kreativdirektors
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation des Kampagnenkonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Tourismusmarketingorganisation
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Dienste
Internetadresse: www.about.visitBerlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFD4SH/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFD4SH

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Quelle: OJS 2019/S 248-614123 (2019-12-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 250 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 064-153553
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 248-614123
ABl. S-Ausgabe: 64
Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das dtvp bis spätestens 3.2.2020, 12.00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern die entsprechenden Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind. Bitte beachten Sie, dass vom 23.12.2019 bis einschließlich 2.1.2020 Bieterfragen nicht beantwortet werden. danach stehen wir aber wieder zur Verfügung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/Kampagnenkonzepten;

— Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften;

— Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Mediaagentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen;

—— Konzeption und Erstellung von Visuals;

—— Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u. a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel);

—— Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen;

—— Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle;

—— Konzeption von Print- und Onlinepublikationen im Rahmen von Kampagnen;

—— Kreativleistungen für Printmedien (z. B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien;

— Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten;

— Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen;

— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager);

— Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin;

— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation;

— bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media, Social Media und SEA im Rahmen der Kampagnenplanung und gegeben falls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen

Strategie & Weiterentwicklung;

— Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können;

— Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern;

— Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter;

Zusätzliche Informationen:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-03-24 📅
Name: Parasol Island GmbH
Postanschrift: Rudi-Dutschke-Str. 26
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10969
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 255 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 10

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFD9EH
Quelle: OJS 2020/S 064-153553 (2020-03-27)

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