Kreis Düren Vergabe von Scan-Dienstleistungen

Kreis Düren

Das Amt für Recht, Bauordnung und Wohnungswesen des Kreises Düren, Bismarckstraße 16, 52351 Düren verfügt über einen Bauaktenbestand in Papierform in der Zeit vom 1.6.1983 bis heute. Die Bauakten sollen mit den jüngeren beginnend ab dem 31.12.2006 rückwirkend zunächst bis zum 1.6.1983 eingescannt und elektronisch archiviert werden. Die Jahrgänge 2003, 2004 sind komplett und die Jahrgänge 1983, 2005 sind bereits teilweise gescannt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-02-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Image Pro GmbH

Wer?

• Kreis Düren

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Düren

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-02-05	Auftragsbekanntmachung
2019-05-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-02-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 04/2019
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düren 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Düren
Postanschrift: Bismarckstr. 16
Postleitzahl: 52351
Postort: Düren
Kontakt
Internetadresse: http://www.kreis-dueren.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kreis-dueren.de 📧
Telefon: +49 242122-2184 📞
Fax: +49 242122-2024 📠
URL der Dokumente: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYHYEZA/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYHYEZA 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-05 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-08 📅
Datum des Beginns: 2019-05-01 📅
Datum des Endes: 2021-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 028-062403
ABl. S-Ausgabe: 28
Zusätzliche Informationen

Der Umsatz wird auf ca. 330 000 EUR für die gesamte mögliche Vertragslaufzeit geschätzt. Die Angabe ist als Kalkulationshilfe zu verstehen. Ansprüche auch einen Mindestumsatz bzw. Abnahmegarantie bestimmter Mengen können hieraus nicht hergeleitet werden. Die Bestellungen erfolgen ausschließlich nach dem tatsächlichen Bedarf.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Folgende Besonderheiten sind bei den Akten zu berücksichtigen: die Akten sind in grünen, kartonierten Bauaktenmappen bzw. bei größerem Datenbestand in DIN A4 Ordnern abgeheftet. Sie bestehen aus:

— Dokumenten < DIN A4 bis DIN A0 (in der Regel Baupläne),

— Dokumente > DIN A0 sind im Original an den Auftraggeber zurückzugeben unter Angabe der Bauaktennummer,

— die Dokumente sind teilweise doppelseitig beschriftet,

— die Dokumente sind überwiegend maschinen- teilweise aber auch handschriftlich erstellt,

— auf den Dokumenten befinden sich Kommentare, Mitzeichnungen, Stempel und ähnliche in unterschiedlichen Farben angebracht

— separat vorhandene Statikunterlagen werden den Bauakten zugeordnet

Es wird darauf hingewiesen, dass die tatsächliche Aktenmenge sowohl nach unten als nach oben variieren kann. (13850 Akten sind ein Richtwert).

Der Auftragnehmer übernimmt die Aktenaufbereitung, was u.a. die Entklammerung, die Entheftung, das Entsiegeln, das Lösen von gebundenen Aktenteilen oder das Glätten der Seiten sowie die Indizierung beinhaltet. Die Aufbereitung der Akten findet in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers statt. Die bereits gescannten Akten werden durch den Auftragnehmer zugriffsgeschützt gelagert, bis sie durch den Auftraggeber sukzessive freigegeben werden.

Abgerechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftragsvergabe erfolgt zum 1.5.2019 über einen Zeitraum von 2 Jahren. Nach Auftragsvergabe ist innerhalb von 4 Wochen mit dem Scannen zu beginnen.

Der Vertrag kann bis 3 Monate vor Ablauf einvernehmlich um ein weiteres Jahr verlängert werden. Gegenstand dieser Vertragsverlängerung wäre das Scannen der Bauakten der Jahrgänge von 2007 bis 2016.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kreis Düren

Bismarckstr. 16

52351 Düren

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter/die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Für Bietergemeinschaften gilt: die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines anderen Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgelegte Reihenfolgen soll eingehalten werden (vgl. Checkliste in den Vergabeunterlagen)

Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB (Die Eigenerklärungen sind vorformuliert und den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt.)

Hierzu sind mit Angebotsabgabe ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine/ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. (Formblatt 124)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Leistungsverzeichnis ohne Änderungen;

2) Ausschließlich elektronisches Angebot entweder mit fortgeschrittener Signatur, oder elektronisch mit qualifizierter Signatur oder elektronisch in Textform;

3) Eigenerklärung 124 alternativ PQ-NR. o. EEE;

4) Ggf. Bietergemeinschaftserklärung bei Bildung einer Bietergemeinschaft;

5) Ggf. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer bei Unteraufträgen;

6) Ggf. Eignungsleihe bei Unteraufträgen;

7) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß den Vorgaben zu Ziffer 6 Haftung des Rahmenvertrages. Sollten die vorhandenen Deckungssummen des Bieters für vorstehende Risiken zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebotes nicht den geforderten Deckungssummen entsprechen, ist zum einen eine Bescheinigung über die aktuell versicherten Risiken inkl. Deckungssummen und ergänzend eine Bescheinigung des Versicherers vorzulegen, dass dem Bewerber im Falle der Auftragserteilung eine den geforderten Risiken und Deckungssummen entsprechende Erhöhung der Betriebshaftpflichtversicherung zur Verfügung gestellt wird;

8) Die für das Scannen und Aufbewahren der Akten genutzten betrieblichen Räume sind zusätzlich gegen Brand und Einbruch abzusichern. Der Nachweis (z. B. durch eine Versicherung, Vertrag mit einer privaten Bewachungsfirma oder elektronische Vorkehrungen) ist mit Abgabe des Angebotes zu erbringen;

9) Referenzübersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit (Anlage 1)

10) Eigenerklärung Zutrittsgewährung (Anlage 2);

11) Eigenerklärung Datenschutz (Anlage 3)

12) Rückgabe der Musterakte postalisch und der gespeicherten Daten möglichst elektronisch zusammen mit der Angebotsabgabe alternativ können die Daten der Musterakte auf einem Datenträger (z.B. CD-ROM o. USB-Stick) zum Angebotstermin abgegeben werden.

Auf Verlangen der Vergabestelle:

1) Auf entsprechende Anforderung des Auftraggebers ist eine Präsentation der zu erbringenden Leistungen in deutscher Sprache zu erbringen;

2) Benennung eines deutschsprachigen Ansprechpartners bzw. Projektleiter.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-04-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-03-13 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.kreis-dueren.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYHYEZA/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Es sind ausschließlich elektronische Angebote über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen. Sofern sich im Verlauf der Angebotsfrist die Notwendigkeit der Anpassung von Vergabeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die auf dem Vergabeportal registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikation unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Angebotsabgabe die Aktualität der auf dem Vergabeportal hochgeladenen Dokumente zu prüfen.

Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet.

Zur Abgabe eines gültigen Angebotes muss ein Scann einer Musterakte erstellt und mit der digitalen Fassung des Angebots auf handelsüblichem Datenträger eingereicht werden. Für die Abforderung der Musterakte ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen ein Formschreiben beigefügt.

Fragen können bis zum 5.3.2019 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder E-Mail vergabestelle@kreis-dueren.de gestellt werden. Die Antworten werden im Rahmen eines Frage- u. Antwortkatalogs unter www. vergaben-Wirtschaftsregion-Aachen.de unter der entsprechenden Vergabe-Nr. 04/2019 bekannt gemacht. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden diese als Ergänzung zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht.

Angebote, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.

Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter den Bestimmungen des § 62 VgV

Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYHYEZA

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221-147-3045 📞
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221-147-2889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) Ein Antragsteller, der einen Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt hat, muss diesen innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, GWB); der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB),

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs.3 Nr. 3 GWB),

4) Hilft der Auftraggeber einer Rüge nicht ab, ist der Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers zu stellen (Vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Die Vergabestelle wird vor Zuschlagserteilung die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollten, hiervon in Textform in Kenntnis setzen. Bei schriftlicher Mitteilung darf der Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Mitteilung auf elektronischem Weg oder per Fax erst 10 Kalendertage nach der Absendung dieser Information geschlossen werden (vgl. § 134 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 028-062403 (2019-02-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-05-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 106 696 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 103-250210
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 028-062403
ABl. S-Ausgabe: 103

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Folgende Besonderheiten sind bei den Akten zu berücksichtigen: Die Akten sind in grünen, kartonierten Bauaktenmappen bzw. bei größerem Datenbestand in DIN A4 Ordnern abgeheftet. Sie bestehen aus:

— auf den Dokumenten befinden sich Kommentare, Mitzeichnungen, Stempel und ähnliche in unterschiedlichen Farben angebracht,

— separat vorhandene Statikunterlagen werden den Bauakten zugeordnet.

Beschreibung der Optionen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kreis Düren Bismarckstr. 16

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-04-30 📅
Name: Image Pro GmbH
Postanschrift: Max-Planck-Str. 16-18
Postort: Karben
Postleitzahl: 61184
Land: Deutschland 🇩🇪
Wetteraukreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 106 696 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 12

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYHY0R8
Quelle: OJS 2019/S 103-250210 (2019-05-27)

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