Beschreibung der Beschaffung
Auftraggeber ist die BA- Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH, eine 100%ige Tochtergesellschaft der Bundesagentur für Arbeit (BA). Dem AG obliegt bundesweit die Steuerung aller Bau- und Immobilienmaßnahmen der BA für die Eigenimmobilien und für die angemieteten Flächen der BA. Zur Unterstützung des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements soll eine Computer Aided Facility Management (CAFM)-Software beschafft, angepasst und implementiert werden. Durch den Auftragnehmer (AN) ist eine Software zum Betrieb innerhalb der IT-Infrastruktur des AG zu implementieren. Der AG sucht eine Soft-ware, die bereits im Standard einen Großteil der Anforderungen erfüllt. Die Leistungsbeschreibung basiert daher wesentlich auf der Richtlinie GEFMA 444 (zu erwerben unter
https://www.gefma.de/shop/) „Zertifizierung von CAFM-Software", deren Kataloge A1-A3, A9, A10, A13 und A14 die Bieter erfüllen müssen. Um den Datenaustausch mit dem Mutterunternehmen BA zu gewährleisten, muss der Bieter nachweisen, dass er bereits umfangreiche Schnittstellen zu SAP R/3 umgesetzt hat.
Rahmenbedingungen für das CAFM-Projekt:
Nutzer:
– ca. 100 bis 120 gleichzeitige FM-Sachbearbeiter,
– ca. 90 informative Nutzer (Web-Zugang ausreichend),
– ca. 50 externe Bearbeiter von Helpdesk-Tickets (TGM-Dienstleister ohne direkten Zugang zum CAFM),
– weitere ca. 100 Nutzer, die Meldungen über den Helpdesk absetzen können.
Funktionale Schwerpunkte:
– Dokumentation des baulichen und technischen Anlagenbestands,
– Grafische Dokumentation und Darstellung der Flächen,
– Bauunterhaltung inkl. Budget- und Projektmanagement mit Kostenverfolgung,
– Controlling externer TGM-Dienstleister,
– Verwaltung von Mietverträgen (An- und Vermietung),
– Helpdesk,
– Unterstützung mobiler Endgeräte und Prozesse,
– flexibles Reporting und Dashboarding.
Schnittstellen:
– CAD-Schnittstelle (AutoCAD/DWG-Dateien, derzeit mit Aufsatz delta CAD FMdesign),
– WinDream (Dokumentenverwaltung und Rechnungsprüfung),
– COBRA (Eigenentwicklung des Mutterunternehmens BA mit Objekt- und Auftragsinformationen),
– SAP S/4HANA (derzeit Einführungsprojekt im Mutterunternehmen),
– System- und DB-Schnittstellen unter MS Windows (AD, MS SQL, Oracle, etc.).
Weitere Leistungen:
– Erstellung eines webbasierten Eingabeportals zum Upload von instandhaltungsbezogenen Dokumenten (Wartungsprotokolle, Angebote, Rechnungen, etc. mit Zuordnung zu Objekten),
– weitgehend automatisierte Datenübernahme (grafisch und alphanumerisch) aus Vorgänger-CAFM-Software (conject FM) für rund 1.600 Objekte mit ca. 4,6 Mio. m NRF (einmalig),
– Schulung der Nutzer (einmalig), ca. 5 500 DWG-Pläne,
– Softwarepflege (laufend).