Lieferung und Implementierung eines integrierten Campus Management-Systems (CaMS)

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Lieferung, Anpassung, Entwicklung und Implementierung eines Campus Management-Systems an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW) mit anschließender Wartung und Support durch den Anbieter für die Dauer von mindestens fünf Jahren mit Verlängerungsmöglichkeiten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-06-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-05-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Datenlotsen Education Systems GmbH

Wer?

• Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Wie?

• Datenbanksysteme › Datenbanksoftwarepaket
• Datenbanksysteme › Datenerfassungssystem
• Datenbanksysteme › Elektronische Datenverwaltung
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Beratung
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Entwicklung
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Konfiguration
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Unterstützung
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Wartung und -Reparatur

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-05-23	Auftragsbekanntmachung
2019-05-30	Ergänzende Angaben
2020-06-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: HTW-CAMS-220519
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Software-Unterstützung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf zentral- oder bundesstaatlicher Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Postanschrift: Treskowallee 8
Postleitzahl: 10318
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: cams-projekt@htw-berlin.de 📧
Telefon: +49 3050190 📞
Fax: +49 30509012100 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/AD10BB62-DA9D-4C4F-86C6-DFFBAB7D7398 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/AD10BB62-DA9D-4C4F-86C6-DFFBAB7D7398 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-23 📅
Einreichungsfrist: 2019-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 101-244106
ABl. S-Ausgabe: 101

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ein leistungsfähiges Campus Management System ist als Basis der erfolgreichen und effizienten Verwaltung einer modernen und zukunftsfähigen Hochschule unverzichtbar. Dabei können Campus Management Systeme „von der Stange“ mit ihrem Standardleistungsumfang die vielfältigen und komplexen Anforderungen der Hochschulen oftmals nicht vollumfänglich erfüllen: Häufig müssen softwareseitig Anpassungen an dem zur Verfügung gestellten System in nicht geringem Umfang vorgenommen werden. Teilweise müssen aber auch hochschulseitig organisatorische Prozesse tiefgreifend angepasst werden. Beides treibt Kosten und Aufwände auf Seiten beider Vertragsparteien in die Höhe. In aller Regel offenbaren sich die konkreten Änderungs-/und Anpassungsbedarfe aber erst inmitten der Durchführung der Einführungsprojekte. Das führt in aller Regel dazu, dass die vorab definierten zeitlichen, finanziellen und inhaltlichen Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden. Dies führt zu Unzufriedenheit auf allen Seiten, potentiell zu Rechtsstreitigkeiten und häufig zum (gefühlten) Scheitern der Projekte. Die HTW trägt diesen Umständen durch das Beschreiten eines neuen Weges Rechnung. Die HTW beabsichtigt einen Vertrag zu schließen, der die Unsicherheiten, die der Einführung von Campus Management Systemen immanent sind, proaktiv regelnd aufnimmt: Auf der Basis einer genuin partnerschaftlichen Abwicklung des Vertrages soll – soweit erforderlich – die agile Einführung des Campus Management Systems in Teilschritten auf der Basis von SCRUM erfolgen. Die stetige partnerschaftliche Verständigung über Konkretisierungen des Leistungsumfangs auf Arbeitsebene in dafür vorgesehenen Projektgremien im Rahmen von hierfür vertraglich festgelegten Prozessen ist damit nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Dies soll sich auch in den Vergütungsregelungen widerspiegeln, die beide Seiten am Projekterfolg partizipieren lassen sollen und so auch extrinsische Anreize für die gemeinsame partnerschaftliche Abwicklung schaffen soll. Dem Abschluss eines solchen Vertrages dient dieses Verhandlungsverfahren.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Beabsichtigt ist eine einseitige Verlängerungsoption des AG um mindestens dreimal 2 Jahre.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Erklärung zur Eintragung in einem einschlägigen Berufs- bzw. Handelsregister soweit erforderlich,

— Erklärung zu Vorliegen/Nichtvorliegen der Ausschlussgründe in §§ 123, 124 GWB.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe abgeschlossen. Nachweis durch Eigenerklärung;

2) Angabe des allgemeinen Jahresumsatzes des Wirtschaftsteilnehmers für die letzten 3 Geschäftsjahre (2016-2018). Nachweis durch Eigenerklärung;

3) Angabe des („spezifischen“) Jahresumsatzes des Wirtschaftsteilnehmers in dem Geschäftsbereich des ausgeschriebenen Systems (CaMS) für die letzten 3 Geschäftsjahre (2016-2018). Nachweis durch Eigenerklärung. Nähere Informationen finden sich in den Vergabeunterlagen.

Mindeststandards:

Die Deckungssummen der Haftpflichtversicherung müssen je Schadensfall mindestens betragen:

— für Personenschäden 2 500 000 EUR,

— für Sach- und Vermögensschäden 500 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten 3 Jahren. Nachweis durch Eigenerklärung:

2) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten 3 Jahren ausschließlich im Geschäftsbereich des ausgeschriebenen Systems (CaMS). Nachweis durch Eigenerklärung;

3) Es ist das Qualifikationsprofil einer geeigneten Projektleiterin/eines geeigneten Projektleiters beizufügen, welche/r an den Präsenzterminen teilnehmen wird und die Gesamtleitung des Einführungsprojektes übernimmt. Folgende Angaben sind zu bzw. im Zusammenhang mit der Person zu machen:

— durch die Einreichung des Teilnahmeantrages erklärt der Bewerber verbindlich, dass er das im Assessment Center anwesende Personal und das im Teilnahmeantrag genannte Personal auch zum Teil des Angebotes macht und im Auftragsfall einsetzt. Ein Austausch ist nur unter den in § 8 Abs. 2 des Vertrags über die Lieferung und Implementierung eines Campus Management-Systems genannten Voraussetzungen zulässig. Eine gesonderte Erklärung im Teilnahmeantrag ist hierfür nicht erforderlich. Die Erklärung gilt durch die Einreichung des Teilnahmeantrages als abgegeben,

— für die/den namentlich benannte/n Projektleiter/in ist die berufliche Qualifikation und berufliche Erfahrung im Bereich des Managements komplexer IT-System-Einführungsprojekte anhand eines aussagekräftigen Qualifikationsprofils inklusive der Nennung einschlägiger Referenzen nachzuweisen.

4) Es sind die Qualifikationsprofile zweier geeigneter Fachberater/innen beizufügen, von denen eine/r an den Präsenzterminen im Rahmen der Vergabe (Assessment Center) teilnimmt. Der Bewerber verpflichtet sich, 2 Fachberater/innen mit gleichwertigem Qualifikationsprofil rechtzeitig vor Projektbeginn mittels Einreichung des individuellen Qualifikationsprofils zu benennen. Folgende Angaben sind zu bzw. im Zusammenhang mit den Personen zu machen:

— der Bewerber hat mit den Qualifikationsprofilen nachzuweisen, dass er über den Anforderungen entsprechendes Personal (min. zwei Fachberater-Qualifikationsprofil sind einzureichen) verfügt,

— dem Auftraggeber ist bewusst, dass zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht immer das später auch zum Einsatz kommende Personal benannt werden kann. Es wird aber erwartet, dass eine/r der mit einem Qualifikationsprofil namentlich benannte/n Fachberater/in für die Präsenztermine im Rahmen der Vergabe (sowohl Assessment Center als auch Teststellung) zur Verfügung steht. Durch die Einreichung des Teilnahmeantrages verpflichtet sich der Bewerber, rechtzeitig vor Projektbeginn (spätestens zwei Wochen nach Zuschlagserteilung) Fachberater/innen für das Einführungsprojekt mit gleichwertigem Qualifikationsprofil (den Mindestanforderungen entsprechend) mittels Einreichung der individuellen Qualifikationsprofile zu benennen. Eine gesonderte Erklärung im Teilnahmeantrag ist hierfür nicht erforderlich. Die Erklärung gilt durch die Einreichung des Teilnaheantrages als abgegeben. - Für die benannten Fachberater/innen ist die berufliche Qualifikation und die berufliche Erfahrung im Bereich einer Hochschulverwaltung mittels aussagekräftiger Qualifikationsprofile inklusive der Nennung einschlägiger Referenzen nachzuweisen.

5) Der Bewerber weist seine einschlägige Projekterfahrung anhand der Darstellung von Referenzprojekten nach, die gemäß einem vollständig auszufüllenden, vordefinierten Projektsteckbrief darzustellen sind. Die zu machenden Angaben ergeben sich aus den aufgestellten Mindeststandards;

6) Der Bewerber weist im Rahmen der Teilnahme eines Assessment Centers seine Kenntnisse und einschlägige Erfahrungen im Einsatz von SCRUM als Softwareentwicklungsvorgehen insbesondere bei der Einführung eines CaMS nach. Dies erfolgt anhand von Präsentations- und Gesprächsszenarien. Die Kenntnisse und Erfahrungen sind – soweit möglich – auch anhand von Referenzen in diesem Bereich nachzuweisen.

Mindeststandards:

1) Für den/die zu benennenden Projektleiter/in:

— mindestens ein abgeschlossenes Projekt im Bereich des Managements der Einführung eines komplexen IT- Systems in den vergangenen 3 Jahren und

— Nachweis einer einschlägigen Hochschulerfahrung von mindestens 2 Jahren entweder über

a) Referenzen die eine Projektaktivität in Hochschulen von mindestens 2 Jahre oder

b) Nachweis einer Anstellung in Hochschulen von mindestens 2 Jahren. 2.

Für die Fachberater/innen:

— Projekterfahrung mit dem angebotenen Campus Management System an Hochschulen im Bologna-Raum (Nachweis über Referenzen) und

a) Referenzen die eine Projektaktivität in Hochschulen von mindestens 2 Jahre nachweisen oder

b) Nachweis einer Anstellung in Hochschulen von mindestens 2 Jahren.

3) Projekterfahrung des Bewerbers:

— mindestens ein Referenzprojekt zur Einführung eines Campus Management Systems an Hochschulen im Bologna-Raum welches in den letzten 3 Jahren abgeschlossen wurde,

— mindestens ein aktiv laufendes Referenzprojekt zur Einführung eines Campus Management Systems an Hochschulen im Bologna-Raum,

— mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt in dem die Migration von Datenbeständen aus Campus Management Systemen der HIS e. G. erfolgte.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Alle vom Wirtschaftsteilnehmer zur Leistungserbringung eingesetzten Personen beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift (Mindestens entsprechend dem Niveau C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen, GER).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerb werden diejenigen Bewerber, welche mit dem eingereichten Teilnahmeantrag ihre grundsätzliche Eignung nachgewiesen haben, zu einem Assessment Center von zwei bis 3 Stunden Dauer eingeladen. Das Assessment Center findet voraussichtlich an den Tagen 28. Juni, 02., 04., 5.7.2019 an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin statt. Wichtig! Zur besseren Planung werden die potenziellen Bewerber gebeten, bereits bis zum 11.6.2019 über die Nachrichtenfunktion der E-Vergabeplattform anzugeben, ob sie potenziell einen Teilnahmeantrag einreichen werden. Dies dient lediglich der Planung des Assessment Centers, welches bereits ab dem 28. Juni und somit kurz nach dem Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge beginnt. Auf Basis der Rückmeldungen wird die Auftraggeberin die Planung vornehmen und den potenziellen Bewerbern bereits vor Einreichung der Teilnahmeanträge einen vorsorglichen Terminvorschlag für das Assessment Center an den genannten Tagen unterbreiten. Im Zuge des Assessment Centers erfolgt eine weitergehende Überprüfung und Bewertung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Fach- und Führungspersonals der Bewerber. Die vier Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl im Assessment Center werden zur Stufe 2 des Verfahrens als Bieter zugelassen und zur Abgabe eines ersten indikativen Angebots aufgefordert. Alle anderen Bewerber scheiden aus dem Verfahren aus. Ausführliche Informationen zur Durchführung des Assessment Centers (Teilnehmer, Ablauf, Bewertung) sind der Anlage A08 „Merkblatt Assessment Center“ zu entnehmen, das Teil der Vergabeunterlagen ist.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-07-19 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-12-02 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/AD10BB62-DA9D-4C4F-86C6-DFFBAB7D7398 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Im Rahmen Teilnahmewettbewerbs absolvieren die Bewerber, welche mit dem eingereichten Teilnahmeantrag ihre grundsätzliche Eignung nachgewiesen haben, ein Assessment Center. Das Assessment Center findet an den Tagen 28. Juni, 02., 04., 5.7.2019 an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin statt. Pro Bewerber ist eine Dauer im Assessment Center von ca. 2-3 Stunden an einem der oben genannten Tage vorgesehen. Wichtig: Zur besseren Planung werden die potenziellen Bewerber gebeten, bereits bis zum 11. Juni 2019 über die Nachrichtenfunktion der E-Vergabeplattform anzugeben, ob sie potenziell einen Teilnahmeantrag einreichen werden. Dies dient lediglich der Planung des Assessment Centers, welches bereits ab dem 28. Juni und somit kurz direkt nach dem Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge beginnt. Auf Basis der Rückmeldungen wird die Auftraggeberin die Planung vornehmen und den potenziellen Bewerbern bereits vor Einreichung der Teilnahmeanträge einen vorsorglichen Terminvorschlag für das Assessment Center an den genannten Tagen unterbreiten. Im Zuge des Assessment Centers erfolgt eine weitergehende Überprüfung und Bewertung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Fach- und Führungspersonals der Bewerber. Die vier Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl im Assessment Center werden zur Stufe 2 als Bieter zugelassen und zur Abgabe eines ersten indikativen Angebots aufgefordert. Alle anderen Bewerber scheiden aus dem Verfahren aus. Ausführliche Informationen zur Durchführung des Assessment Centers (Teilnehmer, Ablauf, Bewertung) entnehmen Sie der Anlage A08 „Merkblatt Assessment Center“.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erkennen gegenüber dem Auftraggeber rügen;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;

4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2019/S 101-244106 (2019-05-23)

Ergänzende Angaben (2019-05-30)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Unterstützung 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-30 📅
Einreichungsfrist: 2019-06-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 105-255830
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 101-244106
ABl. S-Ausgabe: 105

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Quelle: OJS 2019/S 105-255830 (2019-05-30)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 110-266840
ABl. S-Ausgabe: 110

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ein leistungsfähiges Campus Management System ist als Basis der erfolgreichen und effizienten Verwaltung einer modernen und zukunftsfähigen Hochschule unverzichtbar. Dabei können Campus Management Systeme „von der Stange“ mit ihrem Standardleistungsumfang die vielfältigen und komplexen Anforderungen der Hochschulen oftmals nicht voll umfänglich erfüllen: Häufig müssen softwareseitig Anpassungen an dem zur Verfügung gestellten System in nicht geringem Umfang vorgenommen werden. Teilweise müssen aber auch hochschulseitig organisatorische Prozesse tiefgreifend angepasst werden. Beides treibt Kosten und Aufwände auf Seiten beider Vertragsparteien in die Höhe. In aller Regel offenbaren sich die konkreten Änderungs-/und Anpassungsbedarfe aber erst inmitten der Durchführung der Einführungsprojekte. Das führt in aller Regel dazu, dass die vorab definierten zeitlichen, finanziellen und inhaltlichen Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden. Dies führt zu Unzufriedenheit auf allen Seiten, potentiell zu Rechtsstreitigkeiten und häufig zum (gefühlten) Scheitern der Projekte. Die HTW trägt diesen Umständen durch das Beschreiten eines neuen Weges Rechnung. Die HTW beabsichtigt einen Vertrag zu schließen, der die Unsicherheiten, die der Einführung von Campus Management Systemen immanent sind, proaktiv regelnd aufnimmt: Auf der Basis einer genuin partnerschaftlichen Abwicklung des Vertrages soll – soweit erforderlich – die agile Einführung des Campus Management Systems in Teilschritten auf der Basis von SCRUM erfolgen. Die stetige partnerschaftliche Verständigung über Konkretisierungen des Leistungsumfangs auf Arbeitsebene in dafür vorgesehenen Projektgremien im Rahmen von hierfür vertraglich festgelegten Prozessen ist damit nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Dies soll sich auch in den Vergütungsregelungen widerspiegeln, die beide Seiten am Projekterfolg partizipieren lassen sollen und so auch extrinsische Anreize für die gemeinsame partnerschaftliche Abwicklung schaffen soll. Dem Abschluss eines solchen Vertrages dient dieses Verhandlungsverfahren.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-20 📅
Name: Datenlotsen Education Systems GmbH
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2020/S 110-266840 (2020-06-05)

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