Outsourcing des ITK-Betriebs

Kurze Beschreibung

Outsourcing des ITK-Betriebs des Landkreises Harz einschließlich des Eigenbetriebs Kommunale Beschäftigungsagentur Jobcenter Landkreis Harz (KoBa Harz)
Tätigkeitsfelder:
— Systemdienstleistungen (CPV-Code 72250000-2),
— Datenverarbeitungsdienste (CPV-Code 72500000-0),
— Büroautomatisierungsdienste (CPC-Code 72513000-4),
— Help-Desk und Unterstützungsdienste (CPV-Code 72253000-3),
— Netzwerkinfrastruktur (CPV-Code 32424000-1),
— Computeranlagen und Zubehör (CPV-Code 30200000-1),
— Informationssysteme und Server (CPV-Code 48800000-6),
— Arbeitsplätze (CPV-Code 30214000-2) usw.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Landkreis Harz
Friedrich-Ebert-Straße 42
38820 Halberstadt
Die Leistung ist an den Standorten des Landkreises Harz und der KoBa Harz, die sich über den gesamten Landkreis erstrecken, zu erbringen.

Beschreibung der Beschaffung

Der Landkreis Harz hat im Jahr 2009 in einem europaweiten Vergabeverfahren den gesamten Betrieb seiner IT ausgeschrieben und mit Wirkung vom 1.8.2010 an einen externen Dienstleister ausgelagert. Im Rahmen dieses Outsourcings werden derzeit rund 1 450 Arbeitsplätze sowie die zentrale Server- und Netzwerktechnik des Landkreises und der Kommunalen Beschäftigungsagentur (KoBa) Harz bereitgestellt, gewartet und betreut.
Landkreis und KoBa betreiben Citrix-Server und VMware mit Microsoft-Standardsoftware, bestehend aus ca. 290 Standard- und Fachanwendungen. Im Rahmen des Outsourcings erfolgten auch die Bereitstellung und der Betrieb der WAN-Verbindungen (zu 15 Standorten mit insgesamt rund 60 Verwaltungsgebäuden), der Betrieb eines VoIP-Telefonsystems mit 1450 Telefon- und Faxendgeräten sowie ein Alarmierungssystem. Darüber werden weitere Leistungen bereitgestellt wie etwa ein User Help Desk.
Für diese Betriebsdienstleistungen (Outsourcing des ITK-Betriebs) soll in einem EU-weiten Verhandlungsverfahren ein neuer Dienstleister ausgewählt und mittels einer Rahmenvereinbarung über 66 Monate gebunden werden.
Die notwendigen Hardware-Betriebsmittel sind künftig überwiegend vom Auftragnehmer bereitzustellen, insbesondere betreffend zentrale IT-Systeme, Netzwerktechnik, Arbeitsplatz-IT und Telefone.
Weitere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Für alle Bewerber, die nach den Prüfschritten formal korrekte Teilnahmeanträge fristgerecht eingereicht haben, welche insbesondere alle Mindestanforderungen gemäß „III.1) Teilnahmebedingungen“ erfüllen, wird die Eignung positiv festgestellt.
Sofern danach mehr als drei erfolgreiche Teilnahmeanträge vorliegen, werden die drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die bezüglich der erreichten Eignungspunkte in der Rangfolge die Ränge 1 bis 3 belegen. Bei Punktgleichheit erfolgt die Auswahl ergänzend nach einem Auslosungsverfahren. Die Vergabe von Eignungspunkten erfolgt gemäß „III.1) Teilnahmebedingungen“ in Verbindung mit der „Eignungsbewertungsmatrix“ und den darin gewichteten Eignungskriterien (siehe Vergabeunterlagen).
Die Eignungskriterien sind gemäß „Eignungsbewertungsmatrix“ gewichtet, so dass bei Ermittlung der Eignungspunkte diejenigen Bewerber, deren Teilnahmeanträge entweder aus formalen Gründen nicht berücksichtigt werden können bzw. bei denen die Erfüllung der Anforderung an die Eignung nicht festgestellt werden kann oder die bei vorliegender Erfüllung der Eignungsanforderungen bezüglich der Eignungspunkte keinen der Ränge 1 bis 3 belegen, werden vom Auftraggeber zum Abschluss des Teilnahmewettbewerbs über die Nichtberücksichtigung ihres Teilnahmeantrags unter Angabe von Gründen informiert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

K 1.1: Angaben zur Konstellation der Leistungserbringung (Unterauftragsvergabe) [Ausschlusskriterium]
K 1.2: Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB [Ausschlusskriterium]
K 1.3: Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB [Ausschlusskriterium]
K 1.4: Kein Verstoß gemäß § 21 Abs. 1 AEntG [Ausschlusskriterium]
K 1.5: Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 98c Abs. 1 AufenthG [Ausschlusskriterium]
K 1.6: Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 19 Abs. 1 MiLoG [Ausschlusskriterium]
K 1.7 Selbstreinigung und Verfristung [Ausschlusskriterium]
E25 Abgabe der „Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit“ [Ausschlusskriterium]
E26 Abgabe der „Erklärung zum Nachunternehmereinsatz“ [Ausschlusskriterium]
E27 Abgabe der Erklärung „Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation“ [Ausschlusskriterium]
E28 Abgabe der Erklärung zur Anerkennung der „Ergänzenden Vertragsbedingungen zum Landesvergabegesetz Sachsen-Anhalt zu den §§ 12, 17 und 18“ [Ausschlusskriterium]
Weitere Details zu den Anforderungen an die Eignung ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen, Kapitel 3 sowie der Anlage TW 2 „Erklärungsbogen mit Eignungsanforderungen sowie sonstige Vorgaben und Erklärungen“ als Teil der Vergabeunterlagen.
Mindestanforderungen:
Die [Ausschlusskriterien] zu K 1.1 bis K 1.6 sowie E25 bis E28 müssen erfüllt sein bzw. es muss eine Selbstreinigung oder Verfristung feststellbar sein.
Alle geforderten Erklärungen liegen - ggf. nach einer etwaigen Nachforderung – spätestens mit dem letzten und finalen Angebot vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

K 2.1: Erklärung zum durchschnittlichen Jahresumsatz [Ausschlusskriterium]
K 2.2: Durchschnittlicher projektbezogener Jahresumsatz des Unternehmens (im Tätigkeitsbereich IT-Betrieb im Outsourcing) der letzten 3 Geschäftsjahre [Bewertungskriterium]:
< 1 500 000,00 EUR – 0 Punkte; >= 1 500 000,00 EUR – 1 Punkt; >= 2 000 000,00 EUR – 2 Punkte; >= 2 500 000,00 EUR – 3 Punkte;
>= 3 000 000,00 EUR – 4 Punkte; >= 3 500 000,00 EUR – 5 Punkte; >= 4 000 000,00 EUR – 6 Punkte; >= 4 500 000,00 EUR – 7 Punkte;
>= 5 000 000,00 EUR – 8 Punkte; >= 5 500 000,00 EUR – 9 Punkte; >= 6 000 000,00 EUR – 10 Punkte
K 2.3: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 2 Mio. EUR [Ausschlusskriterium]
Die als [Bewertungskriterium] gekennzeichneten Kriterien sind nicht zwingend zu erfüllen, unterliegen aber der Bewertung.
Weitere Details zu den Anforderungen an die Eignung ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen, Kapitel 3 sowie Anlage TW 2 „Erklärungsbogen mit Eignungsanforderungen sowie sonstige Vorgaben und Erklärungen“ als Teil der Vergabeunterlagen.

Die [Ausschlusskriterien] zu K 2.1 und 2.3 müssen erfüllt sein.
Alle geforderten Erklärungen liegen – ggf. nach einer etwaigen Nachforderung – spätestens mit dem letzten und finalen Angebot vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

K 3.1: Darstellung des Unternehmes [Ausschlusskriterium=A-Kriterium]
K 3.2: Mindestens 3 vergleichbare Projekte in den letzten 5 Jahren zu Betriebsdienstleistungen (IT-Betrieb im Outsourcing) [A-Kriterium]
— jeweils mindestens 500 Nutzer für alle 3 Projekte
— jeweils SLA-basierter Betrieb für alle 3 Projekte
— mind. 1 Projekt mit zu betreuender Server-Backend beim Auftraggeber lokalisiert
— mind. 1 Projekt mit „IMAC/D“-Leistungen (Install, Move, Add, Change, Dispose) für Clients
— mind. 1 Projekt mit TK-Betrieb von mind. 500 Endgeräten
— mind. 1 Projekt mit eingesetzter/betreuter Virtualisierung (z. B. VMware)
— mind. 1 Projekt mit eingesetzten/betreuten Terminal Services (z. B. Citrix)
— mind. 1 Projekt mit eingesetzter/betreuter Client-Server-Umgebung auf MS Windows Basis
— mind. 1 Projekt mit eingesetzter/betreuter Unix-/Linux-Umgebung
— mind. 1 Projekt mit eingesetzer/betreuter DB-Serverumgebung (z. B. MS SQL Server)
K 3.3: Referenzprojekt mit Technologie MS SQL Server [Bewertungskriterium=B-Kriterium]; vorhanden = 10 Punkte / nicht vorhanden = 0 Punkte [d. h. „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte]
K 3.4: Referenzobjekt mit Technologie Citrix [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.5: Referenzprojekt im Kommunalbereich [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.6: Referenzprojekt mit Standort-übergreifendem Betrieb [B-Kriterium];
Mindestens eines der unter K 3.2 dargestellten Referenzprojekte wurde bei einem Kunden mit mehreren zu betreuenden Betriebsstandorten erbracht.
>= 5 Betriebsstandorten 1 Punkt;
>= 10 Betriebsstandorten: 3 Punkte;
>= 15 Betriebsstandorten: 5 Punkte;
>= 20 Betriebsstandorten: 7 Punkte;
>= 25 Betriebsstandorten: 10 Punkte
K 3.7: Hat der Bieter im Rahmen eines outgesourcten Betriebs im Kommunalbereich folgende Fachanwendungen/Fachsoftwareprodukte operativ betrieben (z.B. Installation, einspielen v. Updates, Monitoring)?:
— Open ProSoz
— Prosoz-14+
— Pro-Bau
— P&I-LOGA
— Codia d3
— Octoware
— C.I.P,
— ZEN-network-MDM
— Stranger
— Condition WorkOffice
[B-Kriterium] Der Bewerber erhält 1 Punkt je Verfahren.
K 3.8: Erfahrung mit Telearbeit/mobilen Arbeitsplätzen [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.9: Erfahrung mit Informationssicherheitskonzepten [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.10: DIN ISO/IEC 27001 Informationssicherheitsmanagement- oder BSI Grundschutz-Zertifizierung [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.11: DIN ISO/IEC 20000 IT Service Management-Zertifizierung [B-Kriterium]; „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.12: Angabe der technischen Fachkräfte/technischen Stellen zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung [A-Kriterium]
Mindestanforderungen:
— Betriebsleiter/Programmanager: 2,
— Technische Experten (Systemadministrator/Systemingenieur): 5,
— Technische Experten TK-Betrieb: 2,
— Netzwerktechniker: 2,
— IT-Sicherheitsexperten: 1,
— Systemtechniker Clients: 2,
— Help Desk/1st Level Betreuer: 2.
Insgesamt verfügt das Unternehmen über mindestens 25 technische Fachkräfte der vorstehenden Ausprägung im Durchschnitt der letzten 3 Jahre.
K 3.13: Uweltmanagementzertifizierungen des Unternehmens [B-Kriterium] vorhanden „+“ = 10 Punkte / „-“ = 10 Punkte
K 3.14: Erklärung zur Mitwirkung beim EMAS des Landkreises [A-Kriterium]
K 3.15: DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement-Zertifizierung. Das Unternehmen verfügt über ein einschlägiges Zertifikat zum Qualitätsmanagement (z.B. ISO 9001 gleichwertig) [B-Kriterium] „+“ = 10 Punkte / „-“ = 0 Punkte
K 3.16: Erklärung zur Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) [A-Kriterium]
K 3.17: Referenz zu Auftragsdatenverarbeitung/Auftragsverarbeitung [A-Kriterium]
K 3.18: Einverständnis Geheimschutzbetreuung/Sicherheitsüberprüfung [A-Kriterium]
Weitere Details zu den Anforderungen an die Eignung ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen, Kapitel 3 sowie der Anlage TW2 „Erklärungsbogen mit Eignungsanforderungen sowie sonstige Vorgaben und Erklärungen“ als Teil der Vergabeunterlagen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die [Ausschlusskriterien] zu K 3.1, 3.2, K 3.12, 3.14, 3.16, 3.17 und 3.18 müssen erfüllt sein.
Alle geforderten Erklärungen liegen – ggf. nach einer etwaigen Nachforderung – spätestens mit dem letzten und finalen Angebot vor.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Aufträge über das Outsourcing des IT-Betriebs) sind üblicherweise auf eine längerfristige - über vier Jahre hinausgehende- Zusammenarbeit hin ausgelegt. Daneben wird die eigentliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung durch die initiale Transitionsphase verkürzt. Vor diesem Hintergrund ist eine Laufzeit von 66 Monaten angemessen für den hiesigen Auftrag bzgl. Betriebsdienstleistungen.

Für das Vergabeverfahren gelten die Vorgaben der Bewerbungsbedingungen, die zusammen mit den Vergabeunterlagen unter der in I.3) angegebenen Internetadresse abgerufen werden können.
Der Bieter, der einen Teilnahmeantrag abgeben möchte, ist verpflichtet, regelmäßig auf der Internetseite https://www.evergabe-online.de/ (E-Vergabeplattform) Änderungen bzw. Konkretisierungen der Vergabeunterlagen abzurufen. Ein Teilnahmeantrag kann regelmäßig nur berücksichtigt werden, wenn der Bewerber alle veröffentlichten Informationen seinem Teilnahmeantrag zugrunde legt.
Jedes Unternehmen, das die Teilnahme am Vergabeverfahren beabsichtigt, steht es frei, sich auf der vorstehenden E-Vergabeplattform kostenfrei anzumelden und eine eindeutige Unternehmensbezeichnung sowie eine E-Mail-Adresse anzugeben. Nur wenn Bieter sich zum Vergabeverfahren registriert haben, können sie ab dem Registrierungszeitpunkt über etwaige ergänzende Informationen und Änderungen der Vergabeunterlagen (beispielsweise Antworten auf Bewerberfragen) aktiv informiert werden.
Eine Registrierung für dieses Vergabeverfahren ist bis zum Ablauf der Frist für die Abgabe des Teilnahmeantrags möglich.
Die Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bewerbern bzw. Bietern erfolgt über die Vergabeplattform.
Die Einreichung des Teilnahmeantrags erfolgt über das e-Vergabesystem des Auftraggebers.
Die zugelassene Form für die elektronische Abgabe der Teilnahmeanträge für dieses Vergabeverfahren ist die Textform (gemäß § 126b BGB). Auf anderem als dem vorbezeichneten Wege übermittelte Teilnahmeanträge – wie beispielsweise durch Telefax, Telegramm, Telex oder E-Mail sowie Schriftform – sind nicht zugelassen.
Der Auftraggeber behält sich im Hinblick auf die Teilnahmeanträge und Angebote alle Maßnahmen nach Maßgabe des § 56 Abs. 2 und 3 VGV „Prüfung der Interessenbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen“ vor.
Der Auftraggeber wird bei Bedarf über den gesamten Angebotsinhalt verhandeln einschließlich den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen. Verbindliche Mindestanforderungen werden spätestens mit Aufforderung zum endgültigen Angebote (letztes und bestes Angebot – BAFO) festgelegt.
Weitere Details zur Bearbeitung und Einreichung eines Teilnahmeantrags sowie inhaltliche Vorgaben und Vordrucke sind den Bewerbungsbedingungen mit Anlagen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zu beachten ist § 160 Abs. 3 GWB. Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB (Vertragsschluss nach Ablauf einer Wartefrist) bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe oder gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.