Beschreibung der Beschaffung
Beim Aufbau bzw. der Weiterentwicklung eines umfassenden Risiko-, Sicherheits- und Notfall-/Krisenmanagement-Systems für seine Beschäftigten und weiteren Zielgruppen benötigt der DAAD in Bezug auf seine Auslandsaktivitäten Unterstützungsleistungen eines professionellen Dienstleisters.
Im Rahmen des Sicherheitsmanagements soll der Dienstleister standardisierte telefonische Sicherheitsbriefings durchführen, die Aufschluss über Gefahren und Risiken, Verhaltenshinweise sowie weitere Präventionsmöglichkeiten für Dienstreisende geben. Dienstreisende sollen vor einer Reise den Dienstleister telefonisch kontaktieren und ein Sicherheitsbriefing zu einem Reiseziel erfragen können. Ein Sicherheitsbriefing sollte je nach Zielland und Zielort ca. 10 - 15 Minuten dauern. Der Dienstleister muss die Dienstleistung auf Deutsch oder Englisch zur Verfügung stellen.
DAAD-Mitarbeiter können über eine Informationsplattform des Dienstleisters auf Länderberichte und Analysen zugreifen, die aktuelle Hinweise zur Sicherheit, Ein- und Ausreisereise, Vorbereitung, Verhaltensempfehlungen, Notfallkontaktdaten, Risikoeinstufung, medizinische Empfehlungen, kulturspezifische Hinweise und Krisenvorsorge geben (Zugriffsmöglichkeit über Web-Browser und Smartphone-App). Die Länderberichte sollten auch dezidierte Hinweise zu einzelnen Großstädten in dem Land enthalten. Weiterhin soll auf der Weltkarte eine Risikoeinstufungen einzelner Länder und Regionen durch den Dienstleister erfolgen und in Farben sichtbar gemacht werden. Die Risikoeinstufung erfolgt aufgrund einer standardisierten Risikobeurteilungen zu den Themen Sicherheit, Politik, interne und externe Konflikte, Soziale Unruhen, Kriminalität, Naturereignisse und Reisemedizin und sollen durch den DAAD anpassbar sein. Ebenfalls sollen aktuelle, standortspezifische sicherheitsrelevante Nachrichten an Dienstreisende versendet werden können. Darüber hinaus werden Rechte zum Einpflegen von spezifischen DAAD-Inhalten und eine Schnittstelle für das DAAD-Intranet für News Alerts benötigt.
Der Dienstleister übernimmt im Auftrag des DAAD die Funktion einer durchgehend besetzten Notrufzentrale, die Dienstreisende bei einem Zwischenfall (Ereignis) jederzeit (24/7/365) kontaktieren können.
Die Anrufentgegennahme erfolgt durch fachlich geschultes Personal auf Deutsch oder Englisch. Eingehende Anrufe werden in einem IT-gestützten Case-Management-System DSGVO-konform erfasst und gespeichert.
Anrufe werden gemäß einer vorher vereinbarten Prozedur entgegengenommen und gegebenenfalls an Vertragspartner des DAAD weitergeleitet (Reisebüro, medizinischer Dienstleister).
Die Mindest-Kapazitäten der Notfallzentrale (Personal pro Schicht, Kapazität der parallel eingehenden Anrufe, Ausfallsicherheit, Ausfallzentren) müssen dem Branchen-Standard entsprechen.
Der Dienstleister muss selbst oder mittels Kooperationspartnern an allen Standorten des DAAD (Außenstellen und Informationszentren) sicherheitsrelevante Vor-Ort-Unterstützung leisten können. Vor-Ort-Maßnahmen werden nur in Absprache und nach schriftlicher Genehmigung des DAAD-Krisenbeauftragten durchgeführt.
Elementar zur Vermeidung von Gefahren und Risiken auf Dienstreisen ist die Aufklärung über solche vor einer Reise. Der DAAD möchte sein Schulungsangebot rund um das Thema Reisesicherheit, mit nutzerfreundlichen und interessanten eLearning-Modulen erweitern. Folgende Themenfelder sind vom Dienstleister in eLearning-Modulen anzubieten:
• Reisesicherheit: Zur Sensibilisierung und Schulung von Sicherheitsbewusstsein für Gefahren und Risiken bei Auslandsreisen, Reiseplanung und -vorbereitung, allgemeines Verhalten bei Zwischenfällen,
• Anschläge: Zur Schulung von richtigem Verhalten bei Terroranschlägen und Amoklagen,
• Sexuelle Belästigung: Richtiges präventives und reaktives Verhalten bei sexuellen Übergriffen mit Empfehlungen zur Reisevorbereitung.
Weitere Module sollen bei Bedarf hinzukommen und über diesen Rahmenvertrag beauftragt werden.
Einzelheiten siehe Anlage 2.